Нерабочий апрель: переводим всех работников на «удаленку»

Электронный документооборот

При дистанционной работе установлена принципиально новая форма — обмен электронными документами.

Каждая из сторон должна направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для такого обмена сторонам трудового договора нужно получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и содержащему печать.

Посредством обмена электронными документами работодатель может:

1) заключить трудовой договор о дистанционной работе с работником;

2) до подписания трудового договора ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые предусмотрены ст. 68 Трудового кодекса:

правилами внутреннего трудового распорядка;

коллективным договором и положением об оплате труда;

иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой дистанционного сотрудника;

3) внести изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения;

4) знакомить работника с приказами (распоряжениями), уведомлениями, требованиями или иными документами, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме под роспись.

Работник же может в виде электронных документов направлять работодателю различные заявления, объяснения, обращения и другую информацию, которую он вправе или должен предоставлять ему.

Дома — эффективнее

К тому же, если добираешься до работы полтора часа в давке с пересадками, то приезжаешь уже не в самом ресурсном состоянии. Выход нашелся сам собой: в нашей компании все работают из дома, в офис мы приезжаем на совещания или когда между встречами есть время, а ехать домой долго и неудобно.

Получается, что минимум два часа в день я экономлю на поездках в метро, дома исключены болтовня с коллегами и усталость в течение дня: я могу отвлечься от работы на полчаса йоги или даже на двухчасовую прогулку днем, и никто меня не будет контролировать, в какое время я ушла на обед и в какое время вернулась. Летом в жару иногда с утра езжу купаться на озеро, возвращаюсь в 10-11 утра. Да, я начинаю свой рабочий день позже, чем обычно, но он очень продуктивный, и за несколько часов я успеваю переделать кучу дел!

Недавно прочла про результаты исследований, согласно которым сотрудники, переведенные на удаленную работу, работали на 35% эффективнее. Обрадовалась: я не исключение!

Понятно, что на производстве такое решение невозможно, но в любом консалтинговом или бухгалтерском бизнесе – пожалуйста! Я знаю одну немаленькую компанию, где рабочих мест меньше, чем сотрудников: каждый день в каждом отделе кто-то работает удаленно. В результате помещение снимается меньшее по площади, что экономит расходы на аренду (в Москве это может быть заметно), в то же время сотрудники дополнительно мотивированы оставаться в этой компании как можно дольше.

Опасение 3. Работник не успеет использовать отгулы перед увольнением

Закон не говорит что делать, если работник просит предоставить накопленные отгулы перед тем, как уволиться. С одной стороны, отказать ему вы не вправе, с другой — он может не успеть использовать все накопленные дни отдыха до увольнения.

Нужно ли этого опасаться? Нет, не нужно. Соглашаться или нет, если работник просит до увольнения предоставить ему отгулы, зависит от того, когда он попросил отгул и можете ли вы перенести дату увольнения.

Если сотрудник попросил отгул до того, как начали оформлять увольнение, предоставьте сотруднику неоплачиваемые дни отдыха. Чтобы правильно рассчитать ему зарплату, не забудьте передать приказ в бухгалтерию.Если работник попросил другой день отдыха уже после того, как издали приказ, определите, можете ли вы перенести дату увольнения. Это зависит от основания увольнения.Если сотрудник увольняется по собственному желанию, предложите ему переписать заявление и отодвинуть дату увольнения на количество отгулов. Прежнее заявление он должен отозвать.

Пример Петров работал в нерабочий праздничный день 1 мая. Компания оплатила работу в двойном размере. Работник попросил присоединить другой день отдыха к отпуску в августе, но затем написал заявление с просьбой уволить его 27 июня.В день увольнения Петров вспомнил, что не использовал отгул, и попросил его предоставить. Директор согласился. Петров отозвал заявление об увольнении и написал новое с просьбой уволить его 1 июля.

Прекращаете договор по соглашению сторон, договоритесь с работником и измените в соглашении дату увольнения.Увольняете работника за дисциплинарный проступок, укладываетесь в месячный срок привлечения к ответственности, а директор не возражает, отмените приказ об увольнении и издайте новый с более поздней датой. Учтите, сделать так вы можете, но не обязаны. Откажете работнику и уволите той датой, которой собирались изначально, закон не нарушите.

Если не хотите переносить дату увольнения или не можете ее изменить, например увольняете сотрудника из-за сокращения, предоставьте работнику столько дополнительных выходных, сколько сможете. Остальные отгулы он использовать не сможет, потому что трудовые отношения с ним прекратятся. Не переживайте, интересы работника вы не нарушите — в месяце, когда работал в выходной, он получил двойную оплату.

Сотрудников не проконтролировать?

Как эффективно работать с людьми на удаленке? Секрет прост: нанимайте на работу только само-мотивированных сотрудников, которых не нужно подгонять, и предложите им систему отчетности, которая будет понятна и удобна всем. Не обязательно контролировать их каждый день, пусть это будут еженедельные отчеты. Если проект требует быстрого реагирования, можно созваниваться по скайпу, списываться в группе в вотсапе и собирать промежуточные мини-отчеты

Современные средства связи позволяют всегда оставаться онлайн, а где при этом находятся люди – не так уж важно

Какие плюсы и минусы у работы бухгалтером на удаленке, читайте в материале практика. Статья активно обсуждается коллегами.

Трудно поверить, но еще четыре-пять лет назад я не рассматривала для себя работу вне офиса, идея возникла из необходимости отвечать на междугородные телефонные звонки с семи утра и быть на связи до семи вечера, потому что московские контакты тоже никто не отменял. Работы было много, до офиса добираться – полтора часа, и я предложила руководству один-два дня в неделю оставаться работать из дома. Со временем я оценила удобства, которые дает офис на дому.

Как работодателю проследить за графиком работы дистанционного работника

На сайте Онлайнинспекция.рф, где представители Роструда отвечают на вопросы пользователей, неоднократно задавался вопрос, как работодатель может проверить, соблюдает ли дистанционный сотрудник установленный договором режим работы. Но прямого ответа ни разу дано не было. В ведомстве подчеркивают, что в силу ст. 91 ТК РФ работодатели обязаны вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, в том числе дистанционным. Но как это сделать на практике, не объясняется.

Одна из рекомендаций в данном случае — прописать в трудовом договоре, что работник должен быть на связи в конкретный промежуток времени, например, с 9 до 18 часов. Кроме того, есть специальные программы, которые позволяют отслеживать, сколько времени работал человек, что удобно, например, если сотрудник должен отвечать на запросы пользователей в онлайн-режиме.

Для дополнительного контроля допустимо уточнить в трудовом договоре, что подчиненный обязан отвечать на электронные письма или SMS-сообщения по конкретному номеру телефона в течение 1-2 часов. Также могут быть оговорены:

• дополнительный способ связи на случай отключения электричества или интернета;
• обязанность предупреждать об отсутствии, если заранее известно о плановых отключениях;
• обязанность сообщать о невыходе на работу в связи с болезнью или иными обстоятельствами личного характера, чтобы работодатель нашел замену (при необходимости).

К слову, также по почте заказным письмом с уведомлением о вручении подчиненный отправляет работодателю свою трудовую книжку, если стороны договорились вносить в нее запись о дистанционной работе. Если дистанционная работа для человека будет первой и трудовая пока не заведена, позволено не оформлять ее. Подтверждением трудоустройства станет второй экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему (при наличии).

Можно ли уволить дистанционного работника за прогул

Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд. Когда трудовой договор заключается с дистанционщиком, в качестве рабочего места чаще всего указывают место жительства гражданина. Поэтому чтобы уволить сотрудника на удаленке за прогул, работодателю необходимо удостовериться, что в течение 4 часов подряд или целый день сотрудник отсутствовал на рабочем месте (в месте проживания) в установленный графиком рабочий день.

Только в том случае, когда работодатель имеет доказательства отсутствия работника, можно оформлять акты, а затем увольнять за прогулы, уверены в Судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда. В вынесенном ею Апелляционном определении от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018 заявлено: даже если сотрудник не показывал, что трудится (не выходил на связь, не сдавал отчеты), это не означает, что он прогуливал. В таком случае за прогулы уволить нельзя.

Вместе с тем есть судебные решения и в пользу работодателей, которые увольняли дистанционных сотрудников. Так, судьи Краснодарского краевого суда признали законным увольнение за прогул работника, принятого в компанию в качестве медицинского представителя на удаленке, который не явился на встречу, длившуюся более 4 часов — с 9.00 до 13.15 (определение от 07.06.2018 № 33-16435/2018). А их коллеги из Волгоградского областного суда поддержали работодателя, уволившего регионального менеджера, который в рабочие дни находился в стране, где не могло быть никаких клиентов компании — ни потенциальных, ни настоящих (определение от 15.03.2018 № 33-3875/2018).

Учитывая судебную практику, работодателям надо понимать, что зачастую рабочее место дистанционного работника определить сложно. Например, у торгового представителя или менеджера по продажам фактическим местом осуществления трудовой деятельности почти никогда не будет дом или квартира, где он живет. Предполагается, что сотрудник должен встречаться с потенциальными и настоящими клиентами, а где он будет это делать — на дому или в ближайшем кафе — работодатель не устанавливает и не контролирует. Поэтому в таком случае отсутствие сотрудника в месте проживания вполне законно, и уволить его за прогул не удастся. Так что если компания перестала нуждаться в услугах дистанционного сотрудника либо его результаты не удовлетворяют руководство, стоит подобрать иную причину для расторжения трудового договора, но не прогулы.

Ответы на частые вопросы

Вопрос 1: Могу ли я работать дома из-за коронавируса?

Ответ: Можете, но после того, как будет достигнута согласованность с работодателем и будут оформлен приказ и доп соглашение.

Вопрос 2: Обязан ли работодатель перевести на дистанционную работу?

Ответ: Работодателям рекомендуется перевести персонал на удаленный труд, если есть такая возможность, позволяют производственные условия, есть необходимые ресурсы.

Вопрос 3: Как повлияет удаленный режим труда на мою зарплату?

Ответ: Размер заработной платы не должен меняться из-за перемены рабочего места.

Вопрос 4: Что делать, если работодатель не хочет переводить меня на работу дистанционно?

Ответ: Отказ от перевода — это право работодателя. Никакой ответственность для организации за отказ не предусмотрено. Заставить его нет возможности. Минтруд лишь дает рекомендации.

Вопрос 5: Можно ли отказать от командировки в связи с коронавирусом?

Ответ: Командировки за границу сейчас ограничены из-за закрытия границ РФ по причине распростражения коронавируса (СОVID-19). Командировки по РФ разрешены, в настоящее время ограничения по передвижению по России не введены. Отказаться от командировок могут беременные, несовершеннолетние, женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители и опекуны с детьми до 5 лет, родители с детьми-инвалидами, а также ухаживающие за больным родственником.

Вопрос 6: Возможно ли увольнение работника, который работает удаленно?

Ответ: Да, возможно, с условием соблюдения требований ТК РФ.

Вопрос 7: Возможно ли заключение трудового договора с сотрудником на условиях дистанционной работы?

Ответ: Да, возможно, при соблюдении требований ТК РФ.

Как себя замотивировать?

Во-первых, занимайтесь тем, что вам нравится: любимое дело зажигает и без дополнительных мотивов.

Во-вторых, организуйте себе комфортное рабочее место и договоритесь с домашними, если такие есть, чтобы не дергали вас по мелочам.

В-третьих, вставайте по возможности раньше и приводите себя в порядок. Когда вы аккуратно одеты, причесаны и нанесли макияж, работать легче. Освободившееся время, которое раньше занимала дорога в офис, лучше потратить на зарядку, бег или другую физическую активность. А уж если вам не хватает привычного общения, продумайте свой досуг особенно тщательно: выставки, кино, театры, встречи с друзьями за чашечкой чая или вечерние прогулки в парке.

Ответственность работодателей за нарушения во время карантина

Уровень наказания зависит от степени правонарушений. Это может быть и административная, и уголовная ответственность, причем применяться нормы КоАП РФ могут только если нет оснований для применения положений УК РФ:

• За сам факт нарушения трудового законодательства юридическое лицо может быть подвергнуто штрафу до 50000 рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
• Еще до 50000 рублей — за невыплату или неполную выплату зарплаты (ч.6 ст.5.27 КоАП).

При повторном нарушении штрафы могут быть удвоены, а на основании судебной практики штрафовать могут за каждый случай такого нарушения, т.е. за каждого работника, в отношении которого произошло нарушение.

При более длительной задержке по ЗП могут быть использованы положения ст.145.1 УК РФ. Далее будем указывать максимальные наказания по статье, подразумевая, что есть и более мягкие альтернативы – запреты, работы и т.п.:

1. Частичная невыплата более 3-х месяцев – лишение свободы до 1 года.
2. Полная невыплата более 2-х месяцев – до 3-х лет лишения свободы.
3. Предыдущие условия, если последствия оказались тяжкими – до 5 лет.

При этом лицо, ранее не привлекавшийся по данной статье, может быть освобождено от уголовного преследования, если в течение 2-х месяцев полностью погасит задолженность, включая все необходимые пени, доплаты, компенсации.

Что делать, если вы уже выгорели?

«В идеальном мире — ты приходишь к руководителю и говоришь: я не могу концентрироваться, кажется, я выгорел, — продолжает Ольга Бабанина. — И вы садитесь вместе и думаете, в чем причина. Справляться с такими проблемами — одна из задач руководителя, но если на него нет надежды — я бы рекомендовала пройти по следующему списку:

• Оценить, насколько удовлетворены физиологические потребности: что вы едите, сколько спите, занимаетесь ли спортом, есть ли другие занятия, кроме работы. У меня от физического состояния зависит количество энергии и способность думать и концентрироваться.
• Разгружать мозг. Помогает гулять и ни о чем не думать — без музыки, без друзей.
• Понять причину выгорания. Можно обратиться к психотерапевту или любому помогающему специалисту. Но можно проанализировать ситуацию самостоятельно. Например, сесть с листочком бумаги и написать: «мне не нравится моя работа”. Далее задать вопрос «почему?» — нарисовать ответвления. Например, «потому что я устаю». После чего вопрос «почему?» надо задать снова и на него ответить. После того как получится дерево с кучей ответвлений, докапываешься до сути проблемы. 
• Поймите, что не нравится лично вам. Я ненавижу созвоны, поэтому у меня их два-три в неделю. Зато я без проблем общаюсь в чатах и почте.
• Делайте перерывы от онлайна на рабочие задачи. Закрывайте все чаты и почту на час и работайте над конкретной задачей. Иначе день уходит на мелкие вопросы, а работать приходится ночью, когда никто не трогает. Кстати, в офисе то же самое. Весь день совещания, а потом: о, шесть часов вечера — наконец-то можно поработать».

«Установите для себя время начала и окончания рабочего дня, — советует Дарья Попова, hr-менеджер «Туту.ру». — Можно попробовать создать ритуал начала и конца работы: переодеваться в рабочее, наливать себе чай или кофе в определенную «офисную» кружку. — Потратьте с утра минут 20–30, чтобы вспомнить все, что нужно сделать в течение дня, и раскидайте в календаре по часам. Если переживаете, что может прийти что-то срочное и нужно будет отвлекаться, выделите час на такие задачи. Забронируйте время в календаре под обед и перерыв, чтобы не забывать про них. Перестаньте ходить на встречи, на которых ваше отсутствие не критично».

Сотрудники «на удалёнке» тоже имеют право на отпуск

Каждый официально трудоустроенный человек в нашей стране имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Порядок его предоставления определяется трудовым законодательством и, в некоторых случаях, отраслевыми нормативными актами.

В соответствии со статьей 107 Трудового кодекса РФ отпуск – это ежегодное время отдыха, которое предоставляется работнику работодателем. Сотрудник, оформленный по трудовому договору, проводит отпуск за счет работодателя, получая за время отдыха свой средний заработок. Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ должность за работником в это время сохраняется. От рабочих обязанностей гражданин на время отдыха полностью освобожден.

По общему правилу минимальный период для отдыха — 28 календарных дней в год. Для определенных трудовых категорий (госслужащие, медики, учителя, полицейские и т. д.) предусмотрены более длительные периоды освобождения от труда. Их предоставление регулируется отраслевым законодательством. Дополнительное оплачиваемое ежегодное время для отдыха получают также работники вредных производств и граждане с ненормированным графиком труда.

Все сотрудники, независимо от способа трудоустройства, вправе отдыхать от выполнения работы. Это, в том числе: сезонные рабочие (ст. 295 ТК РФ); лица, которые трудятся по срочному трудовому договору до 2-х месяцев (ст. 291 ТК РФ); надомные работники (ч. 4 ст. 310 ТК РФ); дистанционные сотрудники (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).

Согласно части 8 статьи 11 Трудового кодекса  РФ не предоставляется такая возможность только лицам, которые трудятся по гражданско-правовым договорам.

В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, если человек только что трудоустроился, то он не может сразу получить отпуск. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после 6 месяцев работы непрерывно у одного работодателя. Однако, если руководство согласно предоставить отпуск работнику до истечения полугода работы, трудовое законодательство этому не препятствует (часть 2 статьи 122 Трудового кодекса   РФ). В некоторых случаях, оговоренных в законе отдельно (часть 3 статьи 122 Трудового кодекса РФ), работодатели обязаны предоставлять возможность отдохнуть сотрудникам по их желанию до истечения полугода работы. Это относится: к лицам моложе 18 лет; женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; лицам, усыновившим ребенка возрастом до 3-х месяцев; к иным категориям лиц, указанным в федеральных законах.

Если человек трудится в организации не первый год, то он может отдыхать согласно графику, заранее установленному на конкретный календарный год (статьи 122, 123 Трудового кодекса РФ). Отдельным лицам ежегодный оплачиваемый отдых положен по их желанию в любое удобное время, например, по желанию мужа в период окончания беременности и родов его жены (часть 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ).

График отпусков работников утверждается не позднее, чем за 2 недели до начала нового календарного года (статья 123 Трудового кодекса РФ). Как минимум за 2 недели до начала периода оплачиваемого отдыха согласно утвержденного графика работодатель должен вручить работнику под роспись уведомление о начале его отпускного периода.

С. Столбов, заместитель прокурора районастарший советник юстиции

Может, поменять работу прямо сейчас?

«Я постоянно чувствую себя выгоревшим, надеюсь на отпуск. Как минимум — вернуться в офис. Если честно, я чаще думаю о том, чтобы сменить работу», — делится Тимофей из московского пиар-агентства. 

Если вас устраивала работа, а такие мысли пришли на самоизоляции — это не лучшая идея, считают эксперты. 

«Во-первых, нет гарантий, что работа найдется быстро или что в новой сфере будет так же комфортно, как и в прошлой. Во-вторых, эти мысли возникают по большей части из-за того, что человек физически сидит на одном месте у себя в квартире и ему кажется, что и в развитии наступила пауза. Лучше подождать и прислушаться к своим чувствам и ощущением чуть позднее

Можно попробовать уйти в отпуск, но тут все равно важно что-то поменять: уехать на дачу, к маме и так далее, отпуск в тех же четырех стенах может не помочь, а только усугубить состояние отчаяния и безысходности», — говорит Дарья Попова

«Принимайте решение о смене работы только в состоянии счастья и удовлетворения, не иначе», — считает Павел Александров.