Онлайн-ккт: проблемы со связью работе не помешают

Как предупредить некорректную работу онлайн-кассы

Хотя у компании есть высокие шансы избежать ответственности, все равно следует предупреждать проблемы с онлайн-кассой. Сделать это вполне возможно. К примеру, имеет смысл приобрести источник бесперебойного питания. Работать он должен на мощном аккумуляторе. Эта мера позволяет не прекращать торговую деятельность даже при перебоях с электричеством.

Следующий шаг – выбор качественного оборудования для учета платежей, надежного поставщика интернета и коммунальных услуг. Также следует заключать договоры только с добропорядочными поставщиками. Рекомендуется регулярно обновлять антивирус, прошивку.

Причины неполадок

• Технический сбой. Это может быть отключение Интернета и более серьезные проблемы с самой кассой или ФН.
• Проблемы на сервере ОФД. В результате чего оператор не принимает данные и не отправляет подтверждения.

Именно для устранения причин неполадки законодатель дает владельцам ККМ 30 дней, после которых наступает блокировка оборудования.

Как узнать, что информация не направляется в ОФД и налоговую службу

Сделать это можно на сайте оператора фискальных данных, с которым вы подписали договор. Более того, контролировать этот вопрос нужно постоянно, потому что от этого зависит успешность бизнеса.

Как снять блокировку

Если проблема была в отключении от Интернета, то достаточно устранить эту неполадку. Тогда информация, которая скопилась за время его отсутствия автоматически отправится в ОФД. После того, как от оператора фискальных данных придут оповещения, накопитель будет разблокирован. Далее вы будете работать в привычном режиме. Если неполадки возникли по другой причине, то ее также будет достаточно устранить.

Блокировка, если касса не использовалась

Часто пользователи задают вопрос касательно устройств, которые временно не используются. Если касса просто простаивает 30 дней, то она не будет заблокирована

Очень важно понимать, что если вы купили ККМ и зарегистрировали ее должным образом, сделали несколько чеков и получили подтверждение на них от ОФД, то вам ничего не грозит

Однако если подтверждение на фискальные документы отсутствует. Например, если вы напечатали чеки и выключили кассу из сети, то ее заблокируют. Поэтому если вы планируете отключить оборудование и не использовать его длительное время, убедитесь, что смена закрыта, а все фискальные документы подтверждены.

Проще всего в этом случае распечатать отчет. Он так и будет называться — «О закрытии кассовой смены». В нем напротив строки «Непереданные ФД» должен стоять «0». В отчете есть еще один важный пункт «ОФД не отвечает». Напротив этой строки должно стоять значение «нет». В таком случае вы можете спокойно отключать ККМ.

Надеемся, что статья помогла разобраться с вопросом блокировки фискальных накопителей онлайн-касс.

Что делать, если пропал интернет

Информация о платежах размещается в памяти фискального накопителя. Это обязательная мера перед отправкой сведений оператору фискальных данных. И это спасение при возникновении проблем с интернетом. Если данные не отправились сразу же, направить их можно позже, так как они сохранены. Хранятся они до 30 суток. За это время можно устранить все проблемы с сетью.

Если интернет будет отсутствовать в течение более месяца, накопитель данных блокируется. Работа онлайн-кассы останавливается. Следовательно, компания также должна приостановить свою деятельность. Что делать в этом случае? Для снятия блокировки достаточно подключить аппарат к интернету. Сделать это можно до истечения срока годности.

То есть с рассмотренной проблемой справиться легко. Однако блокировка кассы может вызвать вопросы у ФНС. Если сеть пропала лишь в одной коммерческой точке, а не по всему зданию, это может спровоцировать подозрения со стороны контролирующих органов. В частности, компанию могут заподозрить в сокрытии информации. Выполняется внеплановая проверка. Если было обнаружено правонарушение, на фирму накладывается штраф.

ВАЖНО! Руководителю рекомендуется отслеживать передачу данных через личный кабинет. Такая услуга предоставляется многими операторами фискальных данных

О работе с кассой лицо могут уведомлять через СМС.

Что делать, если кассовые аппараты перестали работать

1. Проверить на месте

Кассы, как и любая техника, могут зависнуть, а провода — порваться. Продавец должен проверить исправность подключения и перезагрузить технику.

2. Рассказать о проблеме техподдержке

Если проблемы не исчезли, кассир должен сразу рассказать о них техническому специалисту, если такой есть в магазине, владельцу бизнеса или написать в техподдержку.

3. Использовать подменную технику

Магазин не может работать без кассовой техники. Поэтому если устройство нужно сдать в ремонт, торговой точке понадобится подменный аппарат. Мы предоставляем подменную технику на время ремонта.

Проблема 1: что такое расчеты

Одним из популярных вопросов владельцев интернет магазинов является — нужно ли пробивать кассовый чек, если покупатель оплачивает покупку напрямую со своего расчетного счета на ваш через банк?

На что я обычно даю развернутый ответ.

Каждый закон РФ содержит информацию о сфере применения.

54-ФЗ гласит:

«Контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом» (п.1 ст. 1.2 54-ФЗ (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ).

То есть чек выбивать надо, если вы производите РАСЧЕТЫ.

А что такое «расчеты»?

В 54-ФЗ также приведены значения терминов.

«Расчеты — прием или выплата денежных средств с использованиемналичных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей» (ст. 1.1 54-ФЗ (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ).

Что делать, если отключилось электричество

Отключение электричества является форс-мажорной ситуации, то есть руководитель никак не может на это повлиять. Действия кассира являются стандартными: приостановка торговли с последующим вызовом представителей обслуживающей фирмы. Если компания желает полностью обезопасить себя от наложения штрафов, нужно выполнить эти действия:

• Подготовка письменного объяснения. В документе указывается информация об обстоятельствах отключения кассы.
• Запрос поставщику услуги. У поставщика нужно попросить подтверждение факта отключения электроэнергии.
• Создание чеков коррекции.

Все эти документы предъявляются при проверке. Это гарант того, что компания не будет привлечена к ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ! Чек коррекции предполагает отражение суммы сделки, которая проводилась во время отключения энергии. Создавать его нужно до закрытия смены. В крайнем случае документ формируется на следующий день.

Что говорят представители ФНС

Рекомендации ФНС приведены в письме №ЕД-4-20/24899. В этом нормативном акте даны советы по поводу действий кассира при внезапном прекращении работы онлайн-системы. В частности, руководителю не обязательно немедленно закрывать торговую организацию. Главное, что он обязан сделать, – направить в налоговую инспекцию заявление о периоде, в котором касса не работала.

Сразу после включения кассы нужно оформить чеки по всем выполненным операциям. Рекомендуется отправить в инспекцию также уведомление о составлении бумаг. В уведомлении прописываются реквизиты этих чеков. В письме указано, что организации рекомендуется запастись дополнительной кассой. Ей можно пользоваться в период поломки основного аппарата.

Ответственность за неправильные действия при поломке

Самое важное при отключении онлайн-системы – прекращение торговой деятельности. Если компания не прекратит продажи, она будет оштрафована

Размер штрафа определяется на основании пункта 2 статьи 14.6 КоАП РФ:

• Половина суммы от выручки, которая не проведена через онлайн-кассу (не меньше 10 тысяч рублей).
• Полный размер выручки (не меньше 30 000 рублей).

Если магазин предоставил чек коррекции при проверке, вероятность наложения штрафа минимальна. Что делать, если компания все-таки была привлечена к ответственности? Если фирма имеет все подтверждающие документы, имеет смысл обратиться в суд для оспаривания. Скорее всего, компания выиграет дело. Суды встают на сторону налогоплательщиков в том случае, если:

• компания не виновата в происшедшем и не могла предотвратить отключение системы;
• кассир произвел все необходимые действия: оформление документов, подтверждающих сбой, создание коррекционных чеков.

Главное для предупреждения проблем с налоговой структурой – грамотные действия кассира и руководителя.

Приблизительные расценки на ремонт ККТ

Обычно компании по автоматизации торговли оформляют свои услуги в виде пакетных предложений. Стоимость пакета поддержки зависит от срока абонентского сопровождения и объема работ, включенных в тариф. Чем больше срок и больше работ, предусмотренных пакетом, тем дороже он стоит. Обычно все выглядит приблизительно так:

1. Начальный уровень — тариф базовый. Стоит от 3 до 4 тысяч рублей на 3 месяца, в зависимости от организации и региона. Включает в себя устранение мелких сбоев и неисправностей.
2. Средний вариант — тариф стандарт. Срок тот же — 3 месяца, а вот объем работ, предусмотренный пакетом, уже больше. Это не только мелкие глюки и баги, но и более серьезные поломки. Стоит такое предложение уже от 6 тысяч рублей.
3. Высший уровень — тариф расширенный. Предусматривает устранение любых дефектов, в том числе тех, которые возникли по вине пользователя, за исключением стоимости запасных частей. Пакет обойдется уже от 9 тысяч рублей на срок 3 месяца.
4. Индивидуальные тарифы. При желании можно подобрать пакет абонентского обслуживания под условия конкретного бизнеса. Сроки и объемы работ могут быть любыми, в зависимости от того, что вам нужно. Кстати, сроки реагирования на проблему в различных тарифах могут сильно разниться. Если в тарифе начального уровня проблема устраняется за рабочую смену, то в продвинутом пакете счет идет уже на часы. На деле это означает, что ваша заявка будет в приоритете. Специалист бросит все и поедет в первую очередь к вам.

Полезный совет! Предостерегаем вас от ошибки, которую совершают многие начинающие предприниматели. В стремлении сэкономить средства на старте бизнеса, договор технической поддержки заключается на первые два-три месяца после покупки и установки кассового аппарата. Это в корне неправильно. Чтобы избежать простоев, абонентское сопровождение должно осуществляться на постоянной основе. Поверьте нашему опыту: глючить кассовый аппарат с большой долей вероятности будет. Оплачивать выезд специалиста — удовольствие, прямо скажем, не из дешевых. Средняя стоимость нормо-часа в крупных компаниях составляет около 1800 рублей. Провозился мастер пару часов — и вы уже заплатите сумму, равную стоимости технической поддержки на три месяца. Кстати, если специалист решит вопрос за 20 минут, отстегнуть все равно придется столько же, как если бы он работал целый час.

Следующий вызов уже начнет приносить убытки. Поэтому настоятельно рекомендуем заключить договор абонентского обслуживания сразу, а потом продлевать его. И обязательно заложите расходы по обслуживанию ККТ в смету расходов.

Зачем это нужно и к чему это может привести

Блокировка фискального накопителя необходима для предотвращения незаконной деятельности. Ведь в 54-ФЗ четко прописано, что каждый предприниматель, подпадающий под новые правила, обязан направлять всю информацию с кассы в ОФД и налоговую службу.

Поэтому в законе установлено, что через 30 дней после того, как оператор дает одобрение последнего чека с фискальным признаком, ФН автоматически блокируется. Если это происходит, то у вас не будет возможности вести бизнес. Потому что ФН формирует фискальные признаки к каждому напечатанному документу. С учетом того, что такой реквизит является обязательным и без него чеки не получат одобрения, работа кассы будет полностью приостановлена.

Поэтому если случилась неполадка, то до наступления 30 дней ККМ будет печатать чеки. При этом информация о них не будет поступать оператору и в налоговую. Поэтому так часто владельцы касс просто не замечают проблемы.

Действия при поломке кассового аппарата или дополнительного оборудования

Пробуем решить проблему самостоятельно

Есть определенный набор действий, которые под силу выполнить даже не самому опытному продавцу-кассиру. Самое интересное, что как минимум в половине случаев это помогает вернуть устройство к жизни. Вот эти операции:

• попробуйте перезапустить устройство, выключив и снова его включив. После этой операции многие баги пропадают и онлайн-касса начинает нормально функционировать. Если это не помогает — выдерните шнур питания из розетки и вставьте его снова, после чего запустите кассу. Тоже иногда помогает;
• проверьте разъемы. Часто разъемы самой кассы или дополнительного оборудования ослабевают или окисляются, в результате чего пропадает контакт. Вытащите разъем из гнезда и вставьте его обратно — и девайс может начать работать. Помните свой смартфон, которые не всегда начинает заряжаться при подключении зарядного устройства и нужно пошевелить разъем? С кассовым аппаратом все абсолютно то же самое;

• убедитесь, что в помещении не отключили интернет. Онлайн-кассы передают фискальные чеки и другую информацию через всемирную паутину. Касса подключается к интернету несколькими способами: через сеть вай-фай, по проводной связи или через мобильную сеть. Если документы перестают улетать в облачный сервис — кассовый аппарат сообщит об это соответствующей надписью на экране. В этом случае проверьте интернет-соединение — скорее всего, причина кроется именно в нем;
• проверьте, работает ли электрическая розетка, к которой подключен кассовый аппарат. Для этого попробуйте включить в нее другой электроприбор: ноутбук, зарядное устройство для смартфона — все что угодно. Если он не пожелает работать — значит, причина не в кассовом аппарате, а в проводке и нужно вызывать электрика;
• убедитесь, что на кассовом аппарате стоит последняя версия программного обеспечения. Онлайн-кассы самостоятельно скачивают и устанавливают программы и приложения. Если это не произошло, некоторые функции могут работать некорректно. О том, какая версия прошивки установлена на устройстве, можно посмотреть в настройках кассы;
• проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Еще бывает, что если неаккуратно оторвать чек, ленту закусывает в принтере и касса перестает работать.

Обращаемся к специалистам

Если все вышеперечисленное не помогло, потребуются услуги профессионала. Оговоримся сразу: болезнь лучше предупредить, чем потом ее лечить. Поэтому лучшим решением будет заключение договора технического сопровождения контрольно-кассовой техники. В идеале лучше всего сделать это при покупке и установке контрольно-кассового оборудования. То есть та компания, которая продала вам онлайн-кассу, и будет ее обслуживать.

Плюсы договора абонентского обслуживания:

• оперативность. По договору специалисты должны отреагировать на заявку в течение нескольких минут. На решение стандартных проблем отводится один рабочий день. Если неисправность серьезная и нужно заказывать запчасти, время может увеличиться;
• выгодные расценки. К конкретным цифрам на ремонт и обслуживание онлайн-касс мы перейдем чуть позже, а пока сообщим: намного дешевле иметь договор техподдержки, чем каждый раз оплачивать выезд специалиста на торговую точку;
• все услуги в одном месте. Гораздо лучше, когда специалист знаком с оборудованием. Он едет уже относительно подготовленным и знает, с какими проблемами может столкнуться на конкретной торговой точке. Если покупать кассу в одной компании, обслуживать ее в другой, а ремонтировать в третьей, то можно потерять драгоценное время;
• акции и скидки. При комплексном обслуживании контрольно-кассовой техники можно рассчитывать на индивидуальный подход. Например, при большой сумме заказа пакет абонентского сопровождения можно получить бесплатно в виде бонуса;
• контроль над ситуацией. Еще один плюсик к оперативности. В случае непредвиденных обстоятельств вы точно знаете, куда и кому звонить для решения проблемы. Не нужно тратить время на поиски того, кто отремонтирует кассовый аппарат.

Почему не работают кассовые аппараты

Мы разобрали распространенные причины сбоя работы кассовых аппаратов.

Отсутствует подключение к интернету. Онлайн-кассы передают информацию о покупках оператору фискальных данных в режиме реального времени. Если в торговой точке не работает интернет, касса сохранит данные на фискальном накопителе. Как только соединение возобновится, оператор получит сведения о чеках, которые кассир пробил во время сбоя. Аппарат может работать без интернета до 30 дней. Если за этот срок интернет не появится, кассовая техника заблокируется и магазин не сможет работать.

Не работает электроэнергия. Если в торговой точке возникли проблемы со светом, Модулькасса продолжит работу: в нее встроен аккумулятор. Полного заряда хватит на 48 часов работы. В магазинах, которые используют кассы без аккумулятора, придется остановить работу на время поломки.

Оборвалась кассовая лента. Чек может помяться в принтере, оборваться из-за скачков электричества или поломки печатающего механизма. В такой ситуации кассир по возможности восстанавливает работу принтера и печатает новый чек.

Касса не синхронизировалась с системой учета товаров. Если кассовая техника работает с базой МойСклад, 1С или другой внутренней системой, могут возникнуть проблемы с синхронизацией. Кассир должен проверить подключение — программное и проводное, перезагрузить устройство и синхронизировать данные в интерфейсе.

Заблокирован фискальный накопитель. Онлайн-кассы хранят чеки на фискальном накопителе. Он может заблокироваться, если на нем есть неотправленные данные за 30 дней, не закрыта 24-часовая смена, закончилась память или неверно установлено время устройства. Модулькасса автоматически завершает смену и открывает новую, если устройство работает больше 24 часов. Устройство заранее предупредит о том, что емкость фискального накопителя подходит к концу и его нужно заменить. Кассиру остается проследить, чтобы на кассе было установлено точное время и работал интернет.

Чем грозит поломка онлайн-кассы

1. Убытки. Представляете, если в цветочном магазине касса ломается 8 марта? Этого дня продавцы цветов ждут целый год, и остановка продаж в эту дату — просто катастрофа. Не легче будет продуктовым магазинам перед праздниками — убытки могут быть огромными.
2. Штрафы. Если кассовый аппарат перестал отправлять фискальные документы налоговикам — это карается серьезными штрафными санкциями. То же самое касается и электронных кассовых чеков, которые вы обязаны отправлять покупателям.
3. Увеличение времени работы. Современные онлайн-кассы работают с большим количеством дополнительного оборудования. Это сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для приема банковских карт. Выход из строя любого из этих устройств грозит тем, что у продавца-кассира уйдет гораздо больше времени на то, чтобы сформировать и пробить кассовый чек. Поломка терминала для приема карт сделает невозможной оплату товара по безналичному расчету что, опять же, приведет к убыткам и потере лояльности покупателей.
4. Невозможность принимать алкогольные накладные в системе учета ЕГАИС. Многие кассовые аппараты интегрируются с компьютером при помощи транспортного модуля. Это позволяет подтверждать документы от поставщиков прямо на онлайн-кассе, что очень удобно в работе. Так вот, если в этой системе произойдет сбой, принятие накладных будет невозможно. Придется утверждать документы на компьютере, а это не всегда удобно. И опять же, за нарушение в области оборота этилового спирта предусмотрены штрафные санкции.

Проблема 7: стандарт фискального документа и продажи с авансами

Отдельно хотелось бы поговорить о так называемом стандарте фискального документа.

Стандарт утверждает состав обязательных реквизитов чека, который должен передаваться в ОФД.  На текущий момент используется стандарт ФФД 1.0, который неплохо вписывается в концепцию розничной торговли.

Но когда дело доходит до оптовых продаж с авансами и предоплатами (реквизита, описывающего этот признак расчета, не заложено в ФФД 1.0) — работа с ККТ из любой учетной программы превращается в ад.

Огромное количество наших клиентов обращается с вопросом – как в рамках закона 54-ФЗ отражать эти операции в своей учетной базе и бить чек?

Хочу подчеркнуть – универсального решения для всех конфигураций сейчас нет. Приходится предлагать разные решения: обработки, настройка доп. характеристик для номенклатуры, заведение номенклатуры с наименованием «Аванс» и др.

Решение зависит от конкретной ситуации и от того, как наш клиент ведет свои продажи.

Пример решения реализации «Аванса» в самом простом случае:

Проблема 8: переход на ФФД 1.05

Проблема в корне будет решена, когда будет введен ФФД 1.05, а впоследствии ФФД 1.1.

В этих форматах фискальных документов появится обязательный реквизит «Предмет расчета», который будет полностью описывать различные авансовые расчеты, часто встречающиеся в оптовой торговле. У 1С  уже есть решения, в которых начинает поддерживаться работа с данными ФФД.

Но не стоит забывать, что сейчас в современных ККТ установлены ФН, работающие по ФФД 1.0 и чтобы перейти на ФФД 1.05, надо заменить ФН.

Фискального накопителя, поддерживающего  ФФД 1.05, пока что в продаже нет. Планируемый обязательный переход на  него — июль 2018 года (см. закон 54-ФЗ).

ФФД 1.0 разрешается использовать до 1 января 2019 г. После этой даты все ККТ будут работать с ФФД версии не ниже 1.05. Сейчас поддержка ФФД 1.05 требуется со стороны всех участников информационного обмена – ККТ, ОФД, автоматизированной системы ФНС.

В настоящее время фискальные документы нового формата пока не принимаются ФНС. Для этого налоговая служба должна утвердить протокол ОФД-АСК ККТ. Рабочая группа сейчас занимается его доработкой.

От себя хочу добавить: на текущий момент многие разработчики программного обеспечения (по крайней мере, 1С) успевают отслеживать изменения в законе и вносить поправки в свои продукты.

Гораздо хуже обстоят дела с аппаратной реализацией требований законодательства и разработкой технических стандартов, которым должны отвечать современные ККТ и ОФД для работы с новым форматом фискальных документов.

На текущий момент продажа без новой ККТ уже является редким исключением. Многим будет трудно привыкнуть к новому порядку работы, и пока до конца не понятно, как должен будет выглядеть в итоге фискальный чек. Но одно можно сказать точно – мы будем и дальше «держать руку на пульсе» и продолжать решать задачи по автоматизации наших клиентов в соответствии с буквой законодательства, какие бы сложности оно не вызывало у конечных пользователей.