Ведение журнала кассира

Как работать с онлайн-кассой

Кассир в течение дня совершает множество операций с кассой. Опишем порядок работы поэтапно.

Этап 1. Начало смены. До начала смены кассир получает из главной кассы разменные купюры и монеты. Это нужно чтобы вести расчеты с клиентами и выдавать сдачу. Получение наличных нужно внести в форму КО-5.

Этап 2. Работа в течение дня. Кассир принимает оплату от покупателя, выбивает чеки за товары (работы, услуги), которые реализует организация. Форма расчетов наличная или безналичная. При отказе покупателя от товара и его возврате кассир выдает деньги из кассы.

Этап 3. Закрытие смены. В конце смены кассир должен напечатать отчет о закрытии смены с помощью онлайн-кассы и подготовить дневную выручку. Её нужно сдать инкассатору или главному кассиру.

Обратите внимание: если применяете онлайн-кассу, вы можете отказаться от некоторой первички. Это правило касается форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9

Но для этого внесите изменения в учетную политику.

Документы, которые требуется заполнять

В их число входят:

• кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;

• приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;

• расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.

• БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.

Кроме того, появились чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый необходимо формировать и печатать, если выручка не была учтена на кассе. Например, в случае перебоя электроэнергии, когда кассир вынужден вести торговлю без применения кассы.
Второй документ необходим при возврате денежных средств за товар или услугу. Кассир должен оформить и выдать его клиенту как при наличной, так и при безналичной оплате.

Помимо этого, пользователь онлайн-кассы должен вести отчёты об открытии и закрытии смены, а также закрытии фискального накопителя.

20 Января 2020

856

Комментарии для сайта Cackle

Какие чеки формирует онлайн-касса

Онлайн-чеки можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный формат чеков обязательный. Выдавайте их клиенту при любой покупке. По желанию покупателя формируйте электронный чек. Его нужно отправить на телефон или электронную почту клиента. Рассмотрим порядок заполнения трех видов чеков: на продажу, на возврат и чека коррекции.

Отдельно стоит отметить такой реквизит как QR-код. Сейчас организации указывают этот реквизит по собственному усмотрению. Но скоро выбора у компаний не будет. Законопроект № 344028-7, который должен внести изменения в 54-ФЗ и сделать QR-код обязательным реквизитом онлайн-чека, уже находится на рассмотрении Государственной Думы.

QR-код помогает проверить подлинность чека и сведений о покупке. Есть два способа проверки:

Пример онлайн-чека смотрите ниже.

Чек «возврат прихода». Оформите такой чек в двух случаях:

1. Покупатель возвращает товар в магазин. Пробейте такой чек независимо от того, когда происходит возврат — в день покупки или через несколько дней. Кассир делает возврат на основании кассового чека и заявления клиента в произвольной форме. Обязательно оформите РКО на сумму возвращенного товара.
2. Кассир ошибся в сумме платежа. Если ошибку обнаружили до окончания смены, оформите чек «возврат прихода» и сделайте правильный фискальный документ. Выявили неточность в платеже позже — запросите объяснительную записку у кассира и оприходуйте в кассу реальную сумму покупки.

Чек коррекции. Оформите такой чек, если не применили онлайн-ККТ при расчете с покупателем. Укажите в документе как обязательные реквизиты (п. 1 ст. 4.7 от 22.05.2003 54-ФЗ), так и дополнительные:

• признак расчета (коррекция прихода или коррекция расхода);
• тип коррекции (самостоятельно);
• основания для коррекции (реквизиты объяснительной записки кассира);
• название документа «Чек коррекции».

После составления корректировочного чека, обязательно сообщите об этом в свой налоговый орган. Если сделать это своевременно, штрафа можно избежать.

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Прежде чем применять кассовую технику, зарегистрируйте её в налоговом органе. Обратиться можно в любую инспекцию. Алгоритм действий такой:

1. Отправьте отчет о регистрации ККТ. Как только получите регномер от инспекторов, внесите его и другие сведения в фискальный накопитель. Например, информацию о кассовом аппарате или наименование организации. После этого сделайте на онлайн-ККТ отчет о регистрации и направьте в налоговый орган. Можно это сделать как в бумажном виде, так и в электронном. Срок отправки — следующий рабочий день включительно после того, как сформировали отчет о регистрации.
2. Получите карточку регистрации ККТ.  Инспекторы обязаны зарегистрировать кассовую технику в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Когда прислали карточку регистрации — это значит, что ККТ проверена, авторизована и внесена в журнал учета. Можно начинать работу.

Рекомендуем экспресс-курс Контур.Школы «Кассовые операции. Наличные расчеты и применение онлайн-касс». Обучение поможет привести в порядок документы при работе с ККТ, в том числе при использовании онлайн-касс, правильно работать с лимитом наличности. Вы сможете наладить безошибочную работу с кассовой техникой и бланками строгой отчетности, составите локальный нормативный акт по кассовой дисциплине, который поможет проходить проверки без штрафов.