Постановление Правительства № 749 о командировках

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Налог на прибыль

Не подлежат налогообложению:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм (100 руб. в сутки), утверждаемых Правительством РФ;
• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Е.В.Строкова

К. э. н.,

главный бухгалтер

МГТУ им. Н.Э.Баумана,

консультант-эксперт

ИД «Советник бухгалтера»

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

• операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
• когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия

Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки

Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Внесение изменений в Положение о командировках от 29.07.2015 года

Немного конкретики о внесенных корректировках:

• обязательное издание приказа о направлении работника в командировку или распоряжения;
• возможность использования договора заключения найма жилого помещения, либо оплаченного счета в отеле для определения фактического периода пребывания сотрудника в командировке. Данный вариант учета продолжительности командировки необходим в случае, если отсутствуют проездные документы;
• возможность подтверждения фактического срока пребывания посредством документа, выданного принимающей стороной о дате прибытия и убытия командированного сотрудника.

Нормы возмещения командировочных расходов

За счет средств федерального бюджета расходы осуществляются в следующих размерах:

1. наем жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;
2. суточные — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
3. проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда, в том числе:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — общего пользования (кроме такси).

Причем, если работник потерял проездные документы, подтверждающие произведенные расходы, выплаты производятся в размере минимальной стоимости проезда, в том числе:

• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Хотелось бы особо отметить, что в п. 3 Постановления N 729 разрешено расходы, превышающие нормативные размеры, возмещать за счет:

• экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организаций;
• средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Накладывая новое Постановление N 749 на действующее Постановление N 729, напрашивается вывод, что необходимо определить размеры возмещения в коллективном договоре или локальном нормативном акте!

За счет иных источников (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62):

• наем жилого помещения — в полном объеме. Кроме того, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93);
• проезд в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Причем разрешено не облагать НДФЛ стоимость сервисных услуг, включенную в цену проезда в вагонах повышенной комфортности (Письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-01/125).

Заметим, что новое Положение N 749 о командировках ограничений по виду транспорта не содержит (кроме федеральных учреждений!).

Единое условие для вышеперечисленных нормативных документов — это документальное подтверждение затрат (расходов) и их обоснованность.

ПРАВИЛА ДЛЯ КОМАНДИРОВОК СТАЛИ БЛИЖЕ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ОТ 13.10.2008 № 749)

Веденина Е.Л.,эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

     До последнего времени действовали правила направления работников в служебные командировки, разработанные еще во времена существования СССР. Они частично противоречили Трудовому кодексу РФ, введенному в действие в 2002 году, создавая сумятицу и в налогообложении командировочных расходов.    Постановлением Правительства РФ утверждено новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). О нем мы расскажем в нашей статье. 

Универсальное Положение

     Ранее порядок направления сотрудников в служебные командировки по России регулировался Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция). Она была выпущена на основании постановления Совета Министров СССР от 18.03.1988 № 351.    Новое об особенностях направления работников в служебные командировки разработано в соответствии со Трудового кодекса РФ, которая уполномочила Правительство РФ определять такие особенности.    В отличие от Инструкции новое Положение устанавливает особенности для командировок на территории как России, так и иностранных государств ( Положения).    В Положения подчеркнуто, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.    В соответствии со статьями , ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее с работодателем в трудовые отношения, которые возникают на основании трудового договора.    В ТК РФ сказано, что нормами трудового законодательства руководствуются работодатели — не только организации, но и индивидуальные предприниматели, а также физические лица (не предприниматели).    В ТК РФ не уточняется статус работодателя, который направляет своего работника в служебную командировку для выполнения поручения вне места постоянной работы.    В определении базового термина «место постоянной работы» ( Положения) говорится о месте расположения организации (обособленного структурного подразделения организации). Далее в базовых нормах Положения часто упоминается формулировка «руководитель организации».    Из этого можно сделать странный вывод, что определяет особенности направления в командировку работников только для работодателей-организаций (юридических лиц). Заметим, что в определении термина «служебная командировка», приведенном в Инструкции, тоже говорилось о командирующих работников юридических лицах (министерствах, ведомствах, объединениях, предприятиях, организациях, учреждениях).    Еще одной отличительной особенностью нового Положения является то, что в нем учтена норма ТК РФ, согласно которой порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом ( Положения). При этом возмещаются только документально подтвержденные расходы ( Положения). 

Куда командируют работника?

     В ТК РФ дано определение служебной командировки, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Место работы — это обязательный реквизит трудового договора ( ТК РФ). Но само это понятие в Трудовом кодексе не расшифровано.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах

Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

• командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
• проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
• любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
• авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Основные положения Постановления 729

• Расходы на аренду или найм жилого помещения. Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки. При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
• Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
• Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов. Обязательно наличие подтверждающих документов установленного образца. При отсутствии проездных документов оплата производится в ином порядке. Рассмотрим возможные варианты более подробно в таблице, приведенной ниже.

Возмещение понесенных сотрудником затрат осуществляется организацией, его командировавшей. При этом оплата затрат по нормам, установленным данным постановлением, производится из средств, выделенных на эти цели из федерального бюджета. Возмещение затрат, совершенных сверх установленных норм, проводится за счет экономии средств бюджетной сметы.