Преимущества электронного трудового договора
1. Работодателю гораздо проще оформить трудовые отношения с сотрудником, работающим удаленно (например, значительно снижается бумажная волокита, появляется возможность в считанные минуты оформить сотрудника на работу, не прибегая к помощи почтовых отправлений).
2. Существенно упрощается кадровый документооборот между сторонами (например, сотрудник может направить документы для трудоустройства в электронном виде и в таком же порядке знакомиться с локальными нормативными актами компании и другими документами).
3. Электронный документооборот позволяет компании снизить затраты на ведение кадрового делопроизводства (например, это помогает экономить на бумаге и на шкафах, в которых хранятся бумажные документы, освободить офисное пространство и т. д.).
4. Работнику не нужно тратить время и средства, чтобы посетить офис работодателя и получить подписанный экземпляр трудового договора или ознакомиться с приказом.
5. Сотрудник имеет право выбора – поручить работодателю внести изменения в его трудовую книжку об удаленной работе или нет (таким образом, дистанционным работникам предоставят альтернативу, тогда как для других категорий такую возможность трудовое законодательство не предлагает).
Минтруд запустит портал для заключения трудовых договоров
Минтруд создает портал, где можно будет дистанционно заключать трудовые договоры. Планируется, что к государственной информационной системе (ГИС) «Электронный трудовой договор» будут иметь доступ как работодатели, которые смогут создавать документ в системе, так и соискатели, которые получат возможность подписывать документ при помощи единой системы идентификации и авторизации (ЕСИА) портала госуслуг.
В Федеральной службе по труду и занятости (Роструд, координируется Минтрудом) рассказали, что заключение трудового договора в электронном виде позволит снизить издержки работников и работодателей, а также создаст мощный стимул к легализации трудовых отношений.
— Для решения данной задачи предполагается внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации, предполагающие добровольное заключение трудового договора между работником и работодателем в электронной форме, — рассказали в пресс-службе Роструда. — На сегодняшний день около 5 млн граждан в России работают дистанционно. При этом не менее половины из них — нелегально. Повышенный уровень неформальной занятости для дистанционных работников обусловлен прежде всего трудностями, связанными с оформлением таких трудовых отношений. Проблемы связаны с необходимостью обмена бумажными документами на больших расстояниях, что предполагает прямые финансовые и временные затраты, при этом затраты несет и работодатель, и работник.
Накануне создание ГИС «Электронный трудовой договор» обсуждали в администрации президента с участием представителей Минтруда, Минкомсвязи, советника президента РФ Германа Клименко, представителей Института развития интернета (ИРИ), «Яндекс», Mail.Ru Group и Сбербанка
По мнению Германа Клименко, важно, чтобы на портале электронные документы смогли составлять не только юридические лица и индивидуальные предприниматели, но и физические лица
— Очень много программистов работают в регионах. И всякий раз встает вопрос — как взять на работу программиста из Новосибирска. Можно обмениваться документами по почте, но это всё сложно, — описал Клименко специфику IT-бизнеса. — Бывает фрилансер работу выполнил, но деньги получить не может, а бывает, что фрилансер не выполняет взятые на себя обязательства. Есть масса примеров, когда одна из сторон не выполняет условия устного договора.
Предполагается, что ГИС «Электронный трудовой договор» позволит эти проблемы решить — через портал работодатели смогут создавать договор, а работник с помощью ЕСИА его подписать. Если работнику понадобится бумажная версия договора, то ее можно получить в ближайшем центре госуслуг, работники которого будут иметь доступ к документам и смогут их заверять.
— Электронное взаимодействие граждан с государством уже стало нормой, электронные государственные услуги используют 40% граждан, — говорит заместитель главы Минкомсвязи Алексей Козырев. — Проект Минтруда расширяет возможности такого взаимодействия и распространяет его на сферу трудовых взаимоотношений между работником и работодателем, а уже сформированная инфраструктура «электронного правительства» позволит реализовать этот проект быстро, эффективно и удобно для граждан.
По мнению президента рекрутингового портала SuperJob Алексея Захарова, введение электронного трудового договора позволит экономить компаниям, которые переведут сотрудников на подписание электронного документа, что, в свою очередь, будет способствовать увеличению количества пользователей госуслуг.
— Сейчас, как правило, договоры с фрилансерами не подписываются, а заключаются в устной форме, — говорит Захаров. — В случае необходимости заключения письменного договора документы сейчас отправляются по почте. Перевод на электронный документооборот сильно упростит жизнь и ускорит все процессы.
Чего ожидать работникам?
Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.
Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.
Совет
Можно рекомендовать будущим работникам обращаться за оформлением ЭЦП к крупным операторам электронного документооборота. У них во многих регионах уже организована система, при которой подтверждающий личность для ЭЦП сотрудник приезжает на дом к получателю подписи.
Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.
С чего все начиналось
Чиновники впервые анонсировали электронный трудовой договор в 2012 году. Тогда в Госдуму от имени правительства поступил законопроект, предлагавший дополнить Трудовой кодекс РФ нормами об особенностях регулирования труда дистанционных работников. Именно на подобные трудовые отношения и предлагалось распространить электронный документ, а сам он рассматривался как вариант сокращения расходов работодателей и работников «на удаленке».
Но в 2012 году глава, посвященная трудоустройству граждан, работающих дистанционно, была одобрена без такого понятия, как электронный трудовой договор. Тогда государство только начинало развивать собственную информационную систему, а усиленная квалифицированная подпись (статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи») была чем-то особенным. Тем не менее, в Трудовом кодексе нет запрета на пользование электронными документами. Но их применение сейчас, скорее, усложняет, чем облегчает жизнь работодателям, так как всю документацию приходится дублировать по почте. Кроме того, государство не уточнило правила и порядок их использования, а значит, применять их рискованно, считают некоторые предприниматели.
С чем придется столкнуться работодателям?
Первая сложность
Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».
Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.
Второй момент Третий аспект
Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.
Что придумали депутаты
С 01.10.2019 вступит в силу Федеральный закон от 18.03.2019 № 34-Ф3, который вводит в гражданское законодательство возможность заключения сделок с помощью электронных документов. Законодатель оговорил, что юридически значимые положения можно оформлять в любом виде, на любых материальных носителях, если стороны согласны. По мнению депутатов Госдумы, аналогичные правила должны быть предусмотрены и в трудовой сфере. Для этого был разработан законопроект № 736455-7, который немного меняет и дополняет Трудовой кодекс РФ.
В частности, предлагается ввести статью под названием «Общие положения о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора», по которой:
Заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования или иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора могут передаваться как в личном присутствии сторон трудового договора (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте или путем направления документа либо иной информации с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения.
При этом дописано, что во всех случаях, когда законодательство требует письменную форму юридически значимого сообщения, допускается составлять и отправлять такие сообщения с использованием электронных либо иных технических средств. Новое правило будет работать и в том случае, когда ознакомление работника может осуществляться исключительно при его личном присутствии (под подпись).
Что касается доставки подобных сообщений, депутаты предлагают вписать в ТК РФ следующие нормы:
Юридически значимые сообщения, с которыми трудовое законодательство или трудовой договор связывают возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений, влекут такие последствия для получателя соответствующего сообщения с момента его доставки. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило стороне трудового договора, которой он направлен, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было вручено или сторона трудового договора не ознакомилась с ним.
По сути, депутатская инициатива может привести к тому, что обмен любыми документами, заявлениями и уведомлениями между работодателем и работником будет переведен в электронный формат. Стороны сами смогут договориться, каким именно способом «общаться»: по электронной почте, по телефону с помощью SMS, с помощью сообщений в Skype, WhatsApp или другом сервисе.
И хотя плюсов и для работника, и для работодателя немало, предусмотрено, что работник может отказаться от подобного онлайн-общения. В таком случае с ним нужно будет поддерживать связь традиционным способом — просить подписать документ лично, присылать уведомления на бумаге и т. д.
Депутаты настаивают, чтобы новые правила заработали уже с 01.10.2019. Но пока тяжело представить, как будут реагировать на такой формат взаимодействия сами работники, особенно если они уже немолодые и не воспринимают подобные способы общения либо не пользуются современными гаджетами. Кроме того, работодателям понадобится разработать и утвердить дополнительную документацию, чтобы внедрить возможность направлять работникам юридически важные сообщения с помощью телефонов и интернета. Но в некоторых организациях это все равно существенно упростит работу кадровиков.
