6-ндфл: заполняем без ошибок

Цель

Отчет отражает состояние дел компании по вопросу начисления, удержания и уплаты НДФЛ.
НДФЛ облагаются денежные выгоды, полученные гражданами в организации. Бухгалтерия предприятия консолидировано платят налоговые вычеты с доходов, которые получили работники на предприятии.
По сути Отчет ежеквартально контролирует работодателя и защищает интересы работающих граждан. Отчет используется налоговой как инструмент, чтобы выявлять тех налогоплательщиков, которые задерживают или вовсе не выплачивают заработную плату тем, кто на него работает.
С введением Отчета налоговые органы получили прозрачность в действиях работодателя в отношении выплат доходов физическим лицам, с которыми он взаимодействует и осуществляет выплаты.

В каких случаях сдается уточненка 6-НДФЛ

Вот некоторые ситуации, когда налоговому агенту придется сдавать корректирующий расчет 6-НДФЛ:

Указан неправильный ОКТМО – налоговая может запросить уточнения по указанному коду, если он не относится к ее территории обслуживания. Если же указанный код относится к данной ИФНС, начисления без дополнительных уточнений будут отнесены на неверный ОКТМО. Во избежание штрафа за непредставление в срок 6-НДФЛ по верному ОКТМО, придется сдать сразу 2 корректирующих расчета:

1. уточненный расчет с неправильным ОКТМО, указав нулевые данные в разделах 1 и 2;
2. уточненный расчет с правильным ОКТМО и правильными показателями.

• Неправильно указан код места нахождения (учета) – такое может случиться, например, если у фирмы есть обособленные подразделения, но при сдаче расчета по филиалу вместо кода «220» указали «212» — головную организацию.
• Неправильно указана ставка налога в разделе 1, либо при исчислении НДФЛ по нескольким ставкам, все показатели отнесли только к одной из них. Для каждой ставки налога необходимо заполнить отдельную страницу расчета со строками 010-050, а итоговые показатели в строках 060-090 суммируют данные по всем ставкам и отражаются только на первой странице.

Основные нюансы заполнения разд. 2 формы 6-НДФЛ

В этом разделе расчета приводятся только те доходы, НДФЛ с которых был удержан и перечислен в бюджет в течение последних трех месяцев периода, за который подается расчет. Значит, в данном разделе не надо показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года (Письмо ФНС РФ от 08.06.2016 № БС-4-11/10170@).

Обратите внимание:

Если доход получен в течение последних трех месяцев, за которые подается расчет, но установленный Налоговым кодексом срок перечисления НДФЛ с этого дохода еще не наступил, данный доход в разд. 2 не отражается. Этот доход и удержанный с него НДФЛ показываются в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за период, в котором налог должен быть перечислен в бюджет. Так, в Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@ сказано: если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления расчета, а завершает ее в другом периоде, данная операция отражается в том периоде, в котором она завершена. При этом операция считается завершенной в периоде представления расчета, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Аналогичные разъяснения даны в Письме ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@.

Пример 1

Сотруднику была выплачена заработная плата за июнь 30.06.2017, при этом НДФЛ с нее должен быть перечислен в бюджет не позднее 03.07.2017 (01.07.2017 и 02.07.2017 – выходные дни). Как заполнить расчет 6-НДФЛ за полугодие?

Если удержанный с заработной платы НДФЛ перечислен в бюджет 30.06.2017, заработная плата и НДФЛ с нее не будут отражаться в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие. В расчете за полугодие будут показаны:

• по строке 020 – заработная плата за январь – июнь;
• в разделе 2 – заработная плата за апрель – май. Заработная плата за июнь попадет в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев.

Итак, разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ содержит несколько строк, в которых фиксируются:

• по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Данная строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ;
• по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, показанных по строке 130. Эта строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ;
• по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Данная строка заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. При этом следует помнить, если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, указывается ближайший следующий за ним рабочий день. Например, если срок перечисления НДФЛ приходится на 30.04.2017 (воскресенье), по строке 120 проставляется дата «02.05.2017» (01.05.2017 – праздничный день) (письма ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@);
• по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную по строке 100 дату;
• по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в отраженную по строке 110 дату.

Обратите внимание:

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, сроки перечисления налога различаются, строки 100 – 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

В завершение данного раздела статьи отметим, что по строкам 100 – 140 разд. 2 расчета могут быть отражены доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам. Об этом сказано в Письме ФНС РФ от 27.04.2016 № БС-4-11/7663.

Уточнение 6-НДФЛ за 2016 год

Если первичный расчет 6-НДФЛ за 2016 год был успешно сдан с первого раза, но позднее налоговый агент обнаружил в нем какие-либо ошибки, в обязательном порядке сдается «уточненка».

Уточненный или корректирующий, расчет предполагает составление 6-НДФЛ заново с правильными показателями и в полном объеме. На его титульном листе будет указан номер корректировки «001», «002» и т.д. в зависимости от количества «пересдач».

Обнаружив ошибку самостоятельно, подать уточненную 6-НДФЛ лучше без промедления. Если ваши ошибки первыми найдут налоговики, они посчитают это недостоверными сведениями и взыщут штраф в размере 500 руб. за каждый неверный документ (ст. 126.1 НК РФ).

Уточненный расчет сдается за тот период, к которому относится обнаруженная ошибка. К примеру, в годовом 6-НДФЛ выявлена ошибка при исчислении налога, которую допустили еще в 1 квартале. В этом случае должна быть сдана корректировка 6-НДФЛ за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и за 2016 год, ведь расчет составляется нарастающим итогом, значит, ошибка повлияла на итоги всех отчетных периодов.

В отличие от справок по форме 2-НДФЛ, расчет 6-НДФЛ не предусматривает частичного исправления, отмены, или аннулирования данных.

Ошибки без штрафов

Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.

Если ошибка в 6-НДФЛ обнаружена при сдаче расчета

Ошибки в 6-НДФЛ могут быть выявлены уже на этапе представления расчета в ИФНС. Так, первичный расчет вообще не будет принят, если на титульном листе будут указаны неверные реквизиты налогового агента (ИНН, наименование, Ф.И.О. предпринимателя), или код ИФНС. Неправильный код отчетного периода тоже является причиной отказа в приеме.

В таком случае придется исправить ошибки в 6-НДФЛ и подать расчет заново. Расчет снова будет сдаваться как первичный с номером корректировки «000», т.к. начальный его вариант так и не был принят инспекцией и считается непредставленным. Сделать это нужно как можно быстрее, чтобы не пропустить срок сдачи отчетности, иначе неминуем штраф в размере 1000 руб. за каждый просроченный месяц, даже неполный (п. 1.2. ст. 126 НК РФ). На руководителя фирмы налоговики могут наложить административный штраф от 300 до 500 руб (ст. 15.6 КоАП РФ).