Нужно ли удерживать НДФЛ с неподтвержденных подотчетных: разъяснения

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги

Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.

В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей. Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

К вопросу о достоверности финансового отчета

Для налоговых агентов представляет интерес постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08, в котором рассмотрена следующая ситуация: налоговый орган при проверке доначислил НДФЛ в отношении подотчетных сумм, по которым физические лица отчитались недостоверными, по его мнению, документами. Президиум ВАС отметил, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом (то есть, налоговым агентом). Авансовые отчеты работников приняты, приобретенные товарно-материальные ценности по подотчетным денежным средствам оприходованы в установленном порядке. Налоговая инспекция, в свою очередь, не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников (аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС УО от 23.12.2009 N Ф09-456/09-С2). При этом выводы нижестоящих судов, что стоимость приобретенных физическими лицами ТМЦ не подлежит отнесению на расходы, связанные с производством и реализацией, не имеют отношения к порядку исчисления НДФЛ.

ФАС МО (постановление от 24.06.2009 N КА-А40/4694-09), рассматривая дело по эпизоду признания доходом работников сумм, выданных под отчет, и удержания с них НДФЛ на основании неподтверждения ими достоверности расходования денег в связи с ненадлежащим оформлением авансовых отчетов установил, что работники действовали от имени общества, денежные средства, выданные под отчет, являлись собственностью заявителя и были выданы им на хозяйственные расходы, при этом смены собственника подотчетных сумм не произошло. Налоговой инспекцией не представлено доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников, в силу чего суды пришли к выводу о неправомерности признания спорных сумм доходом сотрудников и удержания с них НДФЛ (приведенные правовые позиции закреплены в определении ВАС РФ от 14.01.2008 N ВАС-15318/08).

Также следует отметить, что своевременно не возвращенные подотчетные суммы (задолженность по выданным авансам) нельзя квалифицировать в качестве выданных физическим лицам по договорам займа (глава 42 ГК РФ), поскольку они имеют разную правовую природу, соответственно, материальная выгода, определение которой производится по правилам подпункта 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ, не исчисляется.

Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250). Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов. Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.

Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно в приказе или служебной записке. Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег. Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.

Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам. Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели

Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015)

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте . В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание! При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней :

или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;
или со дня возвращения из командировки;
или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки . А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание! Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам. Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника

Для этого нужно :

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника . Для этого нужно :

не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;
ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки .

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288. Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Пункт 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Статья 137 ТК РФ. Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0. Статья 138 ТК РФ.

Сроки уплаты НДФЛ в бюджет РФ в 2020 году

После того, как налоговый агент или же сам налогоплательщик — физическое лицо, исчислили налог, они обязаны уплатить его в бюджет РФ.

Крайние сроки уплаты сведены в таблице 2.

Таблица 2. Сроки уплаты НДФЛ в бюджет в 2020 г.

Полученный доход

Время получения дохода на руки или перечисления его на банковский счет

Крайний срок уплаты налога НДФЛ

Доходы работников, находящихся в штате компании

Заработная плата сотрудников
Последний день месяца начисления
Следующий после выплаты день

Ежемесячные премии по производственным результатам

Доход в виде среднего заработка за время нахождения работника в командировке

Доход в виде среднего заработка за донорские дни
День выплаты

Доход в виде среднего заработка за время простоя не по вине работника

Квартальные и полугодовые премии по производственным результатам

Непроизводственные премии

Отпускные
Последний день месяца выплаты

Больничные, в т.ч. по уходу за ребенком

Суточные сверх лимита
Последний день месяца утверждения авансового отчета
Следующий после выплаты день

Компенсация проезда и проживания сотрудника в командировке (при отсутствии подтверждающих документов)

Матпомощь на сумму более 4000 р.
День выплаты или оплаты товаров, услуг за работника

Доход в виде списания долга
День списания долга с баланса

Доход в виде зачета встречных однородных требований
День зачета

Вручение подарка стоимостью более 4000 р.
День вручения

Доходы уволенных работников, которые находились в штате организации

Заработная плата
Последний рабочий день, по который был начислен доход

Следующий после выплаты день

Компенсация за неиспользованный отпуск
Последний рабочий день

Отпускные
День выплаты
Последний день месяца начисления

Доходы по договорам ГПХ или авторским договорам

Гонорар
День выплаты
Следующий после выплаты день

Оплата товаров, работ или услуг

Материальная выгода от экономии на процентах по займам, выданным после 01.01.2016 г.
Последний день каждого месяца в течение срока предоставления займа

Материальная выгода от экономии на процентах по займам, выданным до 01.01.2016 г.

За период до 2016 г. – день погашения долга

За период с 2016 г. – последний день каждого месяца в течение срока предоставления займа

Матвыгода от приобретения товаров или ценных бумаг
День, когда купили (получили безвозмездно) ценные бумаги или товары согласно подп.3 п.1 ст.№223 НК

Доходы индивидуального предпринимателя

Доходы, указанные в декларации 4-НДФЛ:
День поступления средств на расчетный счет или в кассу

Не позже 15 июля налогового периода

Не позже 15 октября налогового периода

Не позже 15 января налогового периода

Фактически полученные в налоговом периоде доходы минус уплаченные в нем авансовые платежи
Не позже 15 июля следующего налогового периода

Доходы физлиц

Доходы, указанные в декларации 3-НДФЛ
День поступления денежных средств на расчетный счет или получения дохода на руки
Не позже 15 июля следующего налогового периода

Доходы, с которых НДФЛ удерживает налоговый агент
Дата, когда налоговый агент обязан был удержать налог НДФЛ
Не позже 1 декабря следующего налогового периода, согласно налоговому уведомлению от ИФНС

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2020 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Решение суда

Арбитры в данном споре заняли сторону налоговых инспекторов И вот почему.

Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды устанавливаемой в соответствии со статьей 212 Налогового кодекса РФ.

В постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 указано, что налогом на доходы физических лиц не облагаются денежные суммы, которые были выданы работникам под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей. Но при условии, что работники документально подтвердили свои расходы, а товарно-материальные ценности приняты на учет.

В данном случае работник организации, получивший денежные средства под отчет, после покупки горюче-смазочных материалов обязан был представить в бухгалтерию авансовый отчет. При этом к нему должны прилагаться все оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые понес работник.

Статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, нужно оформлять оправдательными документами. В пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного приказом Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет, в течение трех дней после истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу должны отчитаться по полученным средствам.

При этом документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).

А в рассматриваемом случае вместе с авансовым отчетом не сдано ни одного первичного бухгалтерского документа о закупке дизельного топлива за наличный расчет. Таким образом, налоговый агент обязан был исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.

Важно

Если работник не отчитался по подотчетным суммам, их надо включить в его налогооблагаемый доход. Иначе налоговики оштрафуют компанию.

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
багаж;
аренда жилья;
затраты на связь;
получение визы;
комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника

При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней

Срок использования подотчетных сумм

Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п. В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.

Пример

Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет. Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения. Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».

В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ. Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода. К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
учетной политикой;
внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
Командировочные расходы.
Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов). Примерный текст заявления такой:

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона N 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы .

Справка

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврату .

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штраф . И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньги .

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

Котова Любовь Алексеевна, действительный государственный советник РФ 3 класса

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник :

— или вернет деньги;

— или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.