Расчет 6-ндфл: сложные вопросы

Когда надо подавать пустой расчет 6-НДФЛ

В ситуации с полным отсутствием отчетности по зарплате сдается или нет нулевая 6-НДФЛ понятно. Но как быть, если сотрудники были приняты на работу во втором и последующих кварталах в текущем году. В таком случае разделы 1 и 2 налоговой декларации будут заполняться с момента, когда начислялась доходность. Потребуется сдача отчета по истечению годового периода.

Рассмотрим подробнее возможные ситуации:

1. Если в первый и последующие кварталы текущего года отсутствуют финансовые начисления, подавать нулевку не обязательно.
2. Доход выплачивался в 4 квартале – надо сдать только один годовой отчет, поквартальные декларации являются не обязательными.
3. Фирма производила начисления в 3 квартале – нулевка за 1 квартал и 6 месяцев не подается. Необходимо заполнить бумаги, для которых отчетным периодом будет принят 9 месячный и годовой срок.

Важно! Это актуально даже если в 4 квартале поступления опять отсутствуют.

1. Зарплата начислялась со 2 квартала – аналогично рассмотренному выше. Декларация по форме 6-НДФЛ сдается за все последующие временные промежутки, начиная со второго. Если в 3 и 4 квартале выплат нет, в отчете проставляются нули.
2. ФЛ получали заработок только в одном квартале – первом, в этой ситуации следует подать отчетные документы за каждый налоговый период.

В вопросе нужно ли сдавать 6-НДФЛ при нулевой отчетности есть свои нюансы. В том случае, если факт начисления дохода состоялся, ЮЛ И ИП, как добропорядочные налоговые агенты, должны декларировать эти выплаты. Объясняется подобное методикой внесения сведений в форму 6-НДФЛ. Она заполняется нарастающим итогом. Поэтому единственное начисление заработка ФЛ или подрядчику должно быть отражено в каждом последующем квартальном и годовом отчете.

Сроки и способы сдачи 6-НДФЛ

Как уже отмечалось, отчёт подаётся ежеквартально. Крайний срок информирования налоговиков — последнее число первого месяца следующего квартала. Нулевые отчёты сдаются в те же сроки.

Таблица: отчётные периоды для налоговой декларации 6-НДФЛ

Отчётный период	Сроки подачи
За 2017 г	2 апреля 2018 г
Первый квартал 2018 г	30 апреля 2018 г
Полугодие 2018 г	31 июля 2018 г
Девять месяцев 2018 г	31 октября 2018 г
За 2018 г	1 апреля 2019 г

Способы подачи налоговой декларации:

• в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
• на бумажном носителе, если численность людей, получивших доходы в налоговом периоде (за год) не превышает 25 человек.

Сдаётся отчёт 6-НДФЛ в ФНС по месту учёта налогового агента, а именно:

• для организаций — это место нахождения;
• для ИП — это место регистрации.

Уведомление налоговой – альтернативный вариант

В целом по необходимости заполнения нулевой отчетности налоговый агент принимает решение самостоятельно. Отчитается он или нет – в обоих случаях он окажется прав, а налоговая должна принять документ при любом раскладе. Не возбраняется уведомлять сотрудников инспекции о том, что отчетность за конкретный период подготовлена не будет. По сути, такое письмо заменит нулевую отчетность и станет страховкой от лишних вопросов со стороны ФНС – у госорганов не будет повода усомниться в правильности действий налогоплательщика.

Сообщение о непредставлении формы

Текст составляется в произвольном виде. Обязательно указываются причины, по которым нулевая отчетность не сдается в срок. Получателем в данном случае является руководитель ИФНС.

Письмо должно быть подписано либо директором, либо лицом, действующим по доверенности. Доверенность следует приложить к тексту письма. Сроки отправки соответствуют срокам сдачи обычных форм 6-НДФЛ. Сведения о них содержатся в следующей таблице.

Таблица 1. Срок передачи сведений

Период	Квартал
1 квартал	До последнего дня месяца, который идет за отчетным кварталом
2 квартал (нарастающим итогом в разделе 1)
3 квартал (нарастающим итогом в разделе 1)
4 квартал (нарастающим итогом в разделе 1)

Если ИФНС настаивает на передаче сведений об отсутствии перечислений физическим лицам и даже заблокировала счет компании, подготовьте «нулёвку» или письмо, как показано выше. Не более одного рабочего дня есть у налоговиков, чтобы снять санкции с движений по счету. Еще один день отводится на передачу соответствующего решения в банк налогоплательщика. Сейчас для взаимодействия банков и ФНС активно используется сеть Интернет, поэтому обмен информацией производится оперативно. В течение суток по требованию налоговиков банковские работники вернут счету активный режим.

Общая характеристика формы 6-НДФЛ

Документ 6-НДФЛ представляет собой обязательный отчёт, обобщающий все налоговые выплаты в пользу сотрудников. Заполненная форма отчёта подаётся в ФНС каждый квартал.

Оформление такого документа регламентируется следующими документами:

• приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@ (это основной документ, где содержится основная информация по отчёту);
• приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7–11/18@ (предусматривает некоторые нововведения с 2018 г.).

Отчёт 6-НДФЛ должен предоставляться следующими налоговыми агентами:

• индивидуальными предпринимателями;
• коммерческими и государственными организациями;
• нотариусами;
• адвокатами;
• представителями иностранных компаний, начисляющими гражданам различные виды доходов.

Налоговая декларация оформляется в отношении всех граждан, получивших от экономического субъекта такие доходы:

• заработок по трудовым договорам;
• вознаграждения по гражданским контрактам;
• дивиденды и пр.

Форма документа была введена для полноценного контроля со стороны налоговой службы за своевременностью начисления и уплаты подоходного налога работодателями.

Отчёт 6-НДФЛ фиксирует начисление и уплаты налога с доходов физических лиц

Когда предусмотрен штраф за нулевой отчет

Так как подача нулевой 6-НДФЛ не является обязанностью, то и штраф за это неисполнение не предусмотрен. Но вот проинформировать ФНС об отсутствии зарплатных платежей надо, так как они могут расценить это как нарушение сроков подачи отчета и оштрафовать на 1000 рублей. Это сумма с первого дня просрочки и до месяца. Далее она удваивается и утраивается. Кроме того, при длительной задержке информации, налоговики имеют право на арест банковского счета.

Есть и другие виды нарушений, которые касаются и подателей «нулевой» декларации:

• Недостоверная информация (500 рублей).
• Ошибки при заполнении (500 рублей).
• Неправильный способ подачи, например, личный вместо электронного для крупных компаний (200 рублей).

Можно ли не сдавать 6-НДФЛ, если ни выплат, ни начислений не было

Обязанность сдавать форму 6-НДФЛ лежит на налоговых агентах (п. 2 ст. 230 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ к ним относятся те экономические субъекты, которые выплачивают доходы физическим лицам. Следовательно, если указанных фактов не было, то лицо «не считается» налоговым агентом по НДФЛ и может не заполнять форму.

Налоговики согласны с этой позицией (письмо ФНС РФ от 23.03.2016 г. № БС-4-11/4901).

Однако если компания работала, а затем прекратила (или приостановила) деятельность, то контролирующие органы не могут сами «догадаться» о том, что у нее больше нет обязанности сдавать отчет. Чтобы избежать проблем, лучше направить в ИФНС письмо с пояснениями.

В ИФНС № 11 по г. Москва

от ООО «Сигма»

ИНН 7712345678, КПП 770101001

110000, г. Москва, ул. Зеленая, д. 6

Пояснение о непредставлении формы 6-НДФЛ

ООО «Сигма» не представило отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года, т.к. в течение указанного периода хозяйственная деятельность не велась, заработная плата не начислялась и не выплачивалась.

Поэтому в соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ ООО «Сигма» в течение отчетного периода не являлось налоговым агентом по НДФЛ и, следовательно, не должно сдавать форму 6-НДФЛ (письмо ФНС РФ от 23.03.2016 г. № БС-4-11/4901).

Директор                  Николаев                П.А. Николаев

В рассмотренном выше случае (когда была только выплата в январе) правильнее будет весь год сдавать нулевую форму. Несмотря на то, что данных для заполнения раздела 2 отчета за 6, 9 и 12 месяцев уже не будет, работодатель в течение всего года продолжает являться налоговым агентом.

О том, как следует заполнять нулевой отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года – читайте далее.

Образец заполнения нулевого 6-НДФЛ можно скачать здесь.

Что собой представляет форма расчетов НДФЛ?

Инспекции принимают 6-НДФЛ, где налогоплательщики раскрывают информацию по начисленным и удержанным суммам соответствующего налога. Налоговыми агентами в данном случае выступают фирмы, индивидуальные предприниматели, представители обособленных подразделений иностранных фирм в РФ, а также нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой. Для указанных категорий действует правило: передал доход физическому лицу – оформи расчетную форму. Это касается всех доходов в натуральной и денежной формах:

1. Суммы, полученные в рамках трудового договора.
2. Доходы по договору подряда.
3. Доходы от дивидендов.

Если доходы были, налогоплательщик последовательно заполняет все блоки раздела 1 и раздела 2, из которых состоит форма 6-НДФЛ. В первом разделе указывают данные нарастающим итогом за отчетный период. В разделе 2 предыдущие кварталы не учитываются, суммируют поступления и отчисления только за последние три месяца.

Есть определенные значения, которые не зависят от налоговых сумм. Рассмотрим, какие значения необходимо проставлять в графах документа.

На титульном листе отведено специальное место для реквизитов. В случае, когда отчетность готовит филиал компании, указывается КПП соответствующего подразделения.

Значение КПП

Если документ подается впервые и уточнений по нему не было, в графе «Номер корректировки» указывается нулевое значение. Для всех остальных случаев – 001, 002, 003, и так далее.

Значение «Номера корректировки»

В строке кода представления указывается квартал, за который плательщик налога представляет данные. В качестве налогового периода указывается соответствующий календарный год.

Период предоставления

Четырехзначный код содержит код региона и непосредственно код налоговой инспекции (по две цифры – на каждый).

Код налоговой инспекции

В следующем коде зашифрована информация о том, какая именно организация является налогоплательщиком. Если компания отчитывается по месту учета, в данной строке проставляется «212». Когда отчетность подается ОП, это отмечают сочетанием цифр «220». Что касается крупнейших налогоплательщиков, то для них предусмотрен код «213». Индивидуальные предприниматели также пользуются уникальными цифровыми кодами (120, 320 – для места учета и отчетности по месту ведения деятельности, соответственно).

Код по месту нахождения

Далее на титульном листе указывают полное (или краткое, если есть) название компании и код муниципального образования.

Наименование организации

Код ОКТМО

После представления общей информации заполняются блоки с данными по налогу.

Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ

Предоставление такой отчетности не является обязательным. Каждое предприятие самостоятельно выбирает: 6 НДФЛ нулевой сдавать или нет. Некоторые предприниматели переживают, что могут возникнуть какие-либо неприятности с налоговой службой, поэтому подают каждый квартал нулевую отчетность. Сотрудники обязаны ее принять в случае предоставления.

Нулевая 6 НДФЛ не сдается в налоговую службу в том случае, когда:

• У налогового агента нет сотрудников;
• Сотрудники в наличии, но в отчетном периоде никакие выплаты не производились;
• Не ведется никакой вид деятельности.

Для тех, кто сомневается в правильности таких действий, можно отправить в налоговую пояснительную записку, где указать причину не сдачи 6-НДФЛ.

Но правило это будет действовать до тех пор, пока сотрудникам не выплачивается заработная плата. Если же в каком-нибудь месяце начислен был доход, то 6-НДФЛ подается за весь квартал.

Например, организация выплачивает доход работнику 06.05.2017г. Тогда, 6-НДФЛ за первый квартал подавать не нужно. В этом случае документ составляется за второй, третий квартал, и годовая отчетность. Причем составляется бумага с нарастающим итогом. Тут уже не получится отделаться только пояснительным письмом для налоговой службы.

Рассмотрим еще один пример сдавать или нет 6-НДФЛ нулевой.

ИП Иванова А.А. зарегистрировалась как индивидуальный предприниматель с 01.05.2016г. Однако, у нее не получилось набрать штат и начать торговлю обувью из-за невозможности ввоза ее на территорию России. В связи с чем, Иванова А.А. не считается налоговым агентом, потому как не начисляет доход, с него не перечисляется налог бюджету. Именно поэтому она вправе предоставить нулевую 6-НДФЛ, но также вправе и не подавать ее.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

После чего 01.06.2016г. Иванова А.А. находит российского производителя обуви, потом нанимает человека на реализацию товара. 01.07.2017г. выплачивает ему заработную плату. С данного дохода налог начисляется в бюджет, поэтому отчетность предприниматель обязана подать в налоговую службу.

Порядок заполнения нулевого 6-НДФЛ

Как и обычная форма декларации, нулевая должна состоять из:

• титульного листа;
• раздела 1, в котором приводятся обобщённые показатели;
• раздела 2, где указываются даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного подоходного налога.

При нулевом отчёте полностью заполняется лишь титульный лист. Сведения в эту часть документа фиксируются независимо от того, содержат ли его основные разделы какую-либо информацию или нет.

Титульный лист оформляется по всем правилам даже в том случае, если отчёт 6-НДФЛ будет с нулевыми показателями

Оформление титульного листа при нулевом 6-НДФЛ:

1. Проставляются идентификационные налоговые коды — ИНН и КПП (КПП — только для юридических лиц).
2. Номер корректировки должен иметь формат «000», «001», «002» и т. д. Он показывает, вносились ли изменения в отчёт и сколько раз.
3. Период сдачи отчёта отражается в двух полях: год (2018) и отчётный период.
4. Далее фиксируется код ФНС.
5. Вписывается код местонахождения (для российского юридического лица используется код 214).
6. Указывается наименование налогового агента или Ф. И. О. без сокращений.
7. Правопреемникам необходимо указать код реорганизации.
8. Вносится код ОКТМО, который свидетельствует о месте жительства, регистрации и пр.
9. Указывается контактный телефон лица, ответственного за подготовку документа.
10. Фиксируется количество листов отчёта и подтверждающих документов (при их наличии).
11. Вписывается Ф. И. О., подпись ответственного лица и дата заполнения формы.

Разделы 1 и 2 формы нулевой 6-НДФЛ не содержат значимой информации.

Оформление этих разделов происходит следующим образом:

• в полях, где необходимо указать числа, ставятся нули и прочерки;
• поля, где должны быть зафиксированы временные показатели, заполняются в формате «00.00.0000»;
• заполнению подлежат поля, касающиеся порядкового номера страницы, сведений об ИНН предпринимателя и КПП предприятия;
• внизу страницы указывается дата, а также ставится подпись оформителя.

В полях нулевого отчёта, где должны быть зафиксированы показатели в виде чисел, ставятся нули и прочерки

Каким способом сдается нулевка

Отчет передается в большинстве своем по защищенным каналам связи. При численности сотрудников меньше чем 25 человек, допускают сдачу на бумаге. Датой сдачи считается та, когда контрольные системы формируют положительный протокол. В случае отрицательного протокола отчет возвращается для исправления ошибок и не считается сданным.

Важно! Ошибки могут быть и в нулевом отчете. Для отчета, отправляемого через почтовые отделения, датой сдачи считается дата, зафиксированная на описи вложений

Для отчета, отправляемого через почтовые отделения, датой сдачи считается дата, зафиксированная на описи вложений.

Как заполнить нулевую форму

В данном случае о полноценном заполнении можно говорить только для титульного листа. Данные в этот раздел отчета заносятся независимо от того, содержит ли его «основная» часть какие-либо сведения, или нет.

1. Идентификационные налоговые коды – ИНН и КПП (последний – только для юридических лиц).
2. Номер корректировки имеет формат «000», «001», «002» и т.д. Он показывает, вносились ли изменения в отчет и если да, то сколько раз.
3. Период сдачи отражается в двух полях: год (2018) и отчетный период. Он выбирается из приложения 1 к Приказу № 450, для 9 месяцев – «33»
4. Код ИФНС.
5. Код места нахождения (приложение 2 к приказу № 450). Этот показатель позволяет определить причину сдачи отчета именно в эту налоговую инспекцию. Для российского юридического лица используется код 214.
6. Наименование (ФИО) налогового агента. Название компании нужно указывать сокращенное, а ФИО, напротив – без сокращений.
7. Код формы реорганизации (из приложения 4 к приказу № 450) и ИНН/КПП реорганизованной организации используется только правопреемником, сдающим форму за реорганизованную компанию.
8. Код ОКТМО может показывать место жительства, регистрации, ведения деятельности и т.п. Он должен быть «увязан» с кодом места нахождения.
9. Контактный телефон. Обычно указывают контакты лица, ответственного за подготовку формы.
10. Количество листов отчета и подтверждающих документов (при их наличии).
11. ФИО, подпись ответственного лица и дата заполнения формы. Если отчет сдается по доверенности, то нужно еще указать ее реквизиты.
12. Сведения о получении отчета заполняет налоговый инспектор.

 Разделы 1 и 2 формы в данном случае не содержат значимой информации. 

Данные в них можно отнести к двум категориям – числовые и временные (т.е. даты выплат, перечислений налога и т.п.)

В каких случаях отчет сдается?

Как мы уже говорили, 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом. Иногда возникают ситуации, когда выплаты по заработной плате в течение года меняются. Рассмотрим ситуации, когда отчет заполняется, а когда нет:

• В течении всего года не было выплат заработной платы. В этом случае отчётность не заполняется.
• Выплаты появились в последнем квартале (4-м). В этом случае не сдаются квартальные отчёты, но сдавать годовой отчет обязательно.
• Если выплаты произошли в третьем квартале, то отчёты не предоставляются за первый квартал и полугодие. А вот за девять месяцев (3-й квартал) и за год сдавать обязательно, даже если в четвертом квартале выплаты прекратились.
• Ситуация, когда оплата появилась во втором квартале,  аналогична предыдущей. Отчет за первый квартал не делается, а последующие сдаются в обязательном порядке.
• Если же выплаты случились только в первом квартале, а во всех остальных их не было, то отчётность сдаётся в течение всего года.

Еще вопрос, который может возникнуть у бухгалтера, — имеет ли нулевая 6-НДФЛ отдельный бланк для заполнения? Как уже писалось выше, если в организации не производились выплаты по заработанной плате и, соответственно, не было отчислений подоходного налога, то отчетность не сдаётся. А значит, специальный бланк для заполнения 6-НДФЛ не потребуется.

Еще одно подробное объяснение относительно нулевой 6-НДФЛ можно увидеть в видео:

6-НДФЛ нулевая – нужно ли сдавать

Нулевые отчетные формы по налогу характерны для ситуаций, когда ИП или фирма в отчетном периоде не являлись налоговыми агентами, то есть, не выплачивали физлицам никаких облагаемых НДФЛ доходов.

Расчет 6-НДФЛ нулевой – сдавать или нет:

• расчет можно не сдавать, или сдать с нулевыми показателями, если начисления в пользу наемного персонала или иных физлиц не производились на протяжении всего года;
• расчет с заполненными показателями (не нулевой) нужно сдавать, если хотя бы в одном месяце отчетного года был начислен доход физлицам.

Решив в целом вопрос о том, надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ или обычный, работодатель должен определиться с количеством подаваемых расчетов в течение налогового года. Этот показатель зависит от того, в каком интервале прошли начисления и выплаты доходов. Если зарплата или другие поступления были отражены в учете в 4 квартале, то достаточно подачи годовой формы. Если заработок был начислен только в 1 квартале – последующие квартальные интервалы в разделе 2 будут пустыми, а в разделе 1 надо показать данные с начала года.

Если доход физлицам не начислялся, обязанностей налогового агента у компании или ИП не возникает, а значит вопрос, нулевой 6-НДФЛ сдавать или нет, отпадает – отчет подавать не обязательно. В то же время, налоговики обязаны принять расчет, если он подается с нулевыми показателями. Это подтверждается письменными разъяснениями ФНС от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928. Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, решает работодатель.

Особенность расчета по подоходному налогу в том, что он предполагает накопительное отражение данных в разделе 1, а раздел 2 содержит лишь данные последнего квартала. В течение года могут возникать такие ситуации:

1. Зарплата и прочие облагаемые выплаты физлицам не выплачивались вовсе на протяжении всего налогового года: ответ на вопрос, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, будет отрицательным – не сдается.
2. Выплата зафиксирована только в последнем квартале – подается только годовой расчет 6-НДФЛ.
3. Выплата была только в 3 квартале и не повторялась до конца года – составляется расчет за 9 месяцев, также его данные войдут в раздел 1 годовой формы 6-НДФЛ. Если нет заработной платы, сдавать расчет все равно надо в сроки, которые предусмотрены Налоговым кодексом.
4. При появлении выплат физлицам лишь во 2 квартале, первым отчетом будет отчет за полугодие, а далее нужно отражать данные в разделе 1 в последующих периодах до конца года.
5. Если доход отражен только в начале года, то полноценным будет отчет за 1 квартал. В нулевой 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год в раздел 1 будут занесены данные первого квартала, а строки Раздела 2 останутся пустыми. Т.е. расчет необходимо будет сдавать ежеквартально в течение года.