Дебетовая карта
В бухучете деньги, зачисленные на карту, выданную сотруднику для оплаты расходов во время командировок, отразите на счете 55 «Специальные счета в банках». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».
При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.
При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.
Выдачу аванса при использовании дебетовой карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.
Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты
ООО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет 50 000 руб.
Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил командировочные расходы в сумме 15 000 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;
Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).
Что входит в перечень командировочных расходов
Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:
- суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
- транспортные расходы;
- расходы на жилье;
- оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
- консульские сборы;
- сборы за право выезда/въезда;
- сбор за платные дороги;
- оформление обязательной страховки;
- другие расходы, которые являются обязательными сборами и платежами;
- другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.
Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться, изучив статью «Расчет суточных при загранкомандировках».
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в учете командировочных расходов. Для учета командировочных расходов предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками». По дебету счета учитываются все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы. По кредиту счета отражаются проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Дт 71 – Кт 50 выдано на командировочные расходы (проводка). Если перед этим деньги были получены в кассу на командировочные расходы, то проводка будет следующая: Дт 50 – Кт 51;
Дт 71 – Кт 51 перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
Дт 55 – Кт 51 осуществлен перевод на спец счет. Впоследствии, когда сотрудник будет рассчитываться картой, например, за гостиницу, бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55. Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты, например, на питание, то проводка будет такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относятся на счета затрат (в большинстве случаев). По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы.
В этом случае бухгалтер отразит в учете: Дт 26 – Кт 71 списаны командировочные расходы (проводка).
Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».
ОСНО и ЕНВД
В загранкомандировку может быть направлен сотрудник, который одновременно занят в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В таком случае расходы, связанные с открытием и использованием банковских карт, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Расходы, связанные с открытием и использованием банковских карт, для оплаты командировки сотрудника, занятого только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Пример распределения расходов, связанных с открытием и использованием банковской карты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 15 000 000 руб.;
- по розничной торговле – 5 500 000 руб.
Других доходов организация не получала.
Генеральный директор организации А.В. Львов с 16 по 18 марта находился в загранкомандировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.
Чтобы обеспечить Львова валютой, организация перевела со своего расчетного счета на специальный карточный счет 40 000 руб. Расчетная банковская карта оформлена на имя Львова. Комиссионное вознаграждение банка составило 250 руб.
Чтобы распределить сумму комиссии банку между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
15 000 000 руб. : (15 000 000 руб. + 5 500 000 руб.) = 0,7317.
Сумма комиссии банку за открытие и обслуживание банковской карты, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
250 руб. × 0,7317 = 182,93 руб.
Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.
Сумма комиссии банку, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
250 руб. – 182,93 руб. = 67,07 руб.
