Обзор документа
В целях налогообложения прибыли организация может учесть расходы на аренду автомобиля для проезда сотрудников во время командировки. Указанные затраты нужно подтвердить документами. В их числе — договор аренды, акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки и т. д. Документы, подтверждающие размещение на парковку (стоянку).
НДФЛ не облагаются компенсационные выплаты, связанные, в частности, с исполнением физлицом трудовых обязанностей.
К таким компенсациям относится и оплата аренды автомобиля для командированных работников. В организации должны быть документы, подтверждающие использование транспорта для служебных целей.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Кто может взять напрокат авто в командировке?
Чтобы взять напрокат машину, каких-то особых документов с арендатора не потребуется. Все, что вам понадобится – паспорт, водительское удостоверение и еще один документ (к примеру, загранпаспорт, ИНН). В роли арендатора может выступать исключительно гражданин, достигший восемнадцатилетнего возраста и со стажем вождения более одного года. Если же автомобиль арендует иностранный гражданин, то от него понадобятся разрешение на работу в стране, а также миграционная карта. Но здесь необходимо дополнить, что вместо разрешения на рабочую деятельность можно предоставить подтверждение регистрации в гостинице.
Оформление договора аренды займет порядка пятнадцати минут. Выдается он в двух экземплярах.
Следует ли начислять страховые взносы во внебюджетные фонды?
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.
Командировочные расходы являются подотчетными суммами, так как не признаются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений. Кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, поскольку работник должен представить авансовый отчет.
В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за пределы территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19).
Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).
На каких условиях сотруднику возмещаются расходы на автопрокат
В статье 167 ТК РФ прописано право сотрудника на возмещение затрат, обусловленных служебной командировкой. А ст. 168 ТК РФ уточняет, о каких именно расходах идет речь. Размер возмещения и порядок в коммерческих организациях устанавливается посредством коллективного договора либо локального нормативного акта (ЛНА). Так что, чтобы командировочные сотрудники могли арендовать транспортное средство, а затем получить за него компенсацию, прежде всего это необходимо обозначить в ЛНА либо коллективном договоре.
Как видите, прокат автотранспортного средства в случае выездной командировки не несет в себе каких-то трудностей касаемо оформления. Вам просто необходимо будет предоставить в бухгалтерию по месту работы пакет документов, подтверждающих факт проката автомашины для возмещения организационных расходов. Самое главное в этом вопросе – остановить свой выбор на надежной компании по аренде автомашин, которая предоставит вам всю требуемую документацию.
Прокат комфортных и просторных универсалов для поездок всей семьёй
Вы собрались на отдых с семьей и решили воспользоваться услугой проката автомобилей? Но вот дилемма: нужно угодить каждому член…
Лучше учиться на механике или автомате
Лучше учиться на механике или автомате
Условия проката автомобиля: на что следует обратить внимание
Условия проката автомобиля: на что следует обратить внимание
Можно ли признать расходы по аренде автомобиля в целях исчисления налога на прибыль?
Касательно отнесения сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке к расходам по налогу на прибыль сообщаем следующее.
Главой 25 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик — российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- на наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
То есть расходы по аренде автомобиля, произведенные работником или группой работников, находящихся в командировке, учитываются в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
Необходимо ли удерживать НДФЛ?
Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ либо за пределами РФ.
В ст. 217 НК РФ названы виды доходов физических лиц, освобождаемые от обложения НДФЛ. Так, согласно п. 3 указанной статьи не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Кроме того, п. 3 ст. 217 НК РФ гласит, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Также ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником для проезда до места назначения командирования и обратно.
Кроме того, выданные на командировку подотчетному лицу денежные средства не являются доходом физического лица. То есть суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в загранкомандировке не подлежат обложению НДФЛ, так как относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.
Однако следует помнить, что в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. В этом случае документами, подтверждающими произведенные расходы по аренде автомобиля, будут являться в первую очередь договор аренды, а также акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
К сведению. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата.
