Причины отмены командировки
Отмена командировки по семейным обстоятельствам
Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить. Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать. Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.
В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.
Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью
В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.
Отмена командировки в связи с болезнью работника
Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.
И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.
Отмена поездки в связи с форс-мажором
Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.
Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.
Командировку отменили
Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.
Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?
Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.
Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99).
Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.
Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.
Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, на них налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Пример 1. ООО «Пассив» запланировало командировку своего сотрудника М.И. Семенова в Чехию. Цель командировки — заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.
Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.
Бухгалтер «Пассива» сделал проводки:
Дебет 76 Кредит 51
7500 руб. — оплачена стоимость билетов;
Дебет 50-3 Кредит 76
7500 руб. — получены авиабилеты;
Дебет 71 Кредит 50
8000 руб. — выданы деньги сотруднику.
В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:
Дебет 50 Кредит 71
8000 руб. — возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.
Были сданы авиабилеты. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку — 500 руб.
В учете были сделаны проводки:
Дебет 76 Кредит 50-3
7500 руб. — возвращены билеты;
Дебет 51 Кредит 76
7000 руб. — получена стоимость билетов;
Дебет 91-2 Кредит 76
500 руб. — сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.
В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.
Налогообложение расходов по несостоявшимся служебным командировкам
Налог на прибыль. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы по командировкам учитываются на дату утверждения авансового отчета. Поскольку командировка не состоялась, то авансовый отчет сотрудник в бухгалтерию не представит. Следовательно, расходы, связанные с несостоявшейся командировкой, нельзя признать в целях налогообложения прибыли ввиду отсутствия оправдательного документа. Аналогичный вывод содержится в Письмах Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134, Управления ФНС по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95309б.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование, налог на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переездом на работу в другую местность или возмещением командировочных расходов). В силу п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (в ред. от 25.11.2009) не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации.
К командировочным расходам не относятся суммы среднего заработка, выплачиваемые работнику по постоянному месту работы за время нахождения в командировке (ст. 167 ТК РФ). Такие суммы облагаются взносами на обязательное социальное страхование в общем порядке.
Статьей 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2009) установлено, что объект обложения страховыми взносами, база для начисления страховых взносов, суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, порядок исчисления, порядок и сроки уплаты страховых взносов, а также порядок обеспечения исполнения обязанности по уплате страховых взносов регулируются Федеральным законом «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Таким образом, на суммы затрат организации по оформлению и выдаче виз страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются. Следует отметить, что порядок начисления и уплаты страховых взносов не зависит от факта отмены командировки.
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат обложению НДФЛ суточные в пределах норм, установленных согласно законодательству Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 — выдача денежных документов из кассы организации.
Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:
Дебет 60 (76) Кредит 51 — перечислены денежные средства на приобретение билета;
Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76) — отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).
Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:
Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы» — выдан билет работнику, направленному в командировку.
Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71 — списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);
Дебет 19 Кредит 71 — учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 — НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.
Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);
Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — учтен НДС, предъявленный гостиницей;
Дебет 76, субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51 — оплачен штраф гостиницы;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 — НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.
Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Вахромова Наталья
Ответ прошел контроль качества
5 февраля 2016 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
