Подотчет просрочен: что делать
Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте . В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.
Внимание! При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами
Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней :
- или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- или со дня возвращения из командировки;
- или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.
Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки . А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.
Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.
Внимание! Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам. Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника
Для этого нужно :
Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника . Для этого нужно :
- не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;
- ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.
Справка
Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки .
Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.
Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288. Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Пункт 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Статья 137 ТК РФ. Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0. Статья 138 ТК РФ.
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет РФ в 2020 году
После того, как налоговый агент или же сам налогоплательщик — физическое лицо, исчислили налог, они обязаны уплатить его в бюджет РФ.
Крайние сроки уплаты сведены в таблице 2.
Таблица 2. Сроки уплаты НДФЛ в бюджет в 2020 г.
Полученный доход
Время получения дохода на руки или перечисления его на банковский счет
Крайний срок уплаты налога НДФЛ
Доходы работников, находящихся в штате компании
Заработная плата сотрудников
Последний день месяца начисления
Следующий после выплаты день
Ежемесячные премии по производственным результатам
Доход в виде среднего заработка за время нахождения работника в командировке
Доход в виде среднего заработка за донорские дни
День выплаты
Доход в виде среднего заработка за время простоя не по вине работника
Квартальные и полугодовые премии по производственным результатам
Непроизводственные премии
Отпускные
Последний день месяца выплаты
Больничные, в т.ч. по уходу за ребенком
Суточные сверх лимита
Последний день месяца утверждения авансового отчета
Следующий после выплаты день
Компенсация проезда и проживания сотрудника в командировке (при отсутствии подтверждающих документов)
Матпомощь на сумму более 4000 р.
День выплаты или оплаты товаров, услуг за работника
Доход в виде списания долга
День списания долга с баланса
Доход в виде зачета встречных однородных требований
День зачета
Вручение подарка стоимостью более 4000 р.
День вручения
Доходы уволенных работников, которые находились в штате организации
Заработная плата
Последний рабочий день, по который был начислен доход
Следующий после выплаты день
Компенсация за неиспользованный отпуск
Последний рабочий день
Отпускные
День выплаты
Последний день месяца начисления
Доходы по договорам ГПХ или авторским договорам
Гонорар
День выплаты
Следующий после выплаты день
Оплата товаров, работ или услуг
Материальная выгода от экономии на процентах по займам, выданным после 01.01.2016 г.
Последний день каждого месяца в течение срока предоставления займа
Материальная выгода от экономии на процентах по займам, выданным до 01.01.2016 г.
За период до 2016 г. – день погашения долга
За период с 2016 г. – последний день каждого месяца в течение срока предоставления займа
Матвыгода от приобретения товаров или ценных бумаг
День, когда купили (получили безвозмездно) ценные бумаги или товары согласно подп.3 п.1 ст.№223 НК
Доходы индивидуального предпринимателя
Доходы, указанные в декларации 4-НДФЛ:
День поступления средств на расчетный счет или в кассу
Не позже 15 июля налогового периода
Не позже 15 октября налогового периода
Не позже 15 января налогового периода
Фактически полученные в налоговом периоде доходы минус уплаченные в нем авансовые платежи
Не позже 15 июля следующего налогового периода
Доходы физлиц
Доходы, указанные в декларации 3-НДФЛ
День поступления денежных средств на расчетный счет или получения дохода на руки
Не позже 15 июля следующего налогового периода
Доходы, с которых НДФЛ удерживает налоговый агент
Дата, когда налоговый агент обязан был удержать налог НДФЛ
Не позже 1 декабря следующего налогового периода, согласно налоговому уведомлению от ИФНС
Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней
Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно в приказе или служебной записке. Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег. Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.
Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам. Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели
Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015)
НДФЛ в 2020 году: изменения
В настоящее время закон о повышении НДФЛ в 2020 г. находится в процессе предварительного рассмотрения в Госдуме.
Законодатели предлагают следующее:
- Ввести пониженную ставку НДФЛ в размере 5% в отношении тех доходов граждан, которые составили за налоговый период (календарный год) менее 100 000 руб. в год.
- В отношении доходов в размере 100 000 — 3 000 000 руб. в год предлагают ввести ставку 13%.
- По ставке 18% будет облагаться только годовой доход в размере 3 000 000 — 10 000 000 руб. в год.
- Для доходов более 10 000 000 руб. предусмотрена ставка 25%.
Рассмотрим все изменения подробнее в таблице 1.
Таблица 1. Возможное повышение НДФЛ в 2020 г.
Сумма дохода за налоговый период календарный год, в руб.
Ставка НДФЛ в 2020 г.
Срок использования подотчетных сумм
Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п. В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.
Пример
Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет. Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения. Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».
В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ. Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода. К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.
Нужно ли начислять страховые взносы
Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.
Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона N 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы .
Справка
Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврату .
Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штраф . И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньги .
Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.
Начисление страховых взносов на подотчетные деньги
Котова Любовь Алексеевна, действительный государственный советник РФ 3 класса
— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.
Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник :
— или вернет деньги;
— или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета 2020 представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Мнение специалистов Минздравсоцразвития России
На аналогичный вопрос в Минздравсоцразвития России нам ответили, что при решении данной проблемы необходимо учитывать следующее.
Частью 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что при возмещении плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами обложению страховыми взносами не подлежат суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно ст. 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы на проезд;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Учитывая изложенное выше, в примере 3 расходы по найму жилого помещения, выплачиваемые работнику при направлении в командировку, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, авансовый отчет должен быть утвержден в сумме 17 000 руб.:
— 7000 руб. (10 календ. дн. x 700 руб.) — суточные;
— 10 000 руб. (10 календ. дн. x 1000 руб.) — расходы на проживание за 10 календарных дней.
Изменения в порядке выдачи денег в подотчет
Ранее применяемый порядок предусматривал выдачу денежных средств в подотчет по заявлению сотрудника компании, утвержденному руководителем. С 19.08.17 основанием для выплаты могут служить:
- заявление работника, утвержденное руководителем;
- распорядительный документ руководителя организации.
Например, при направлении работников в командировку более удобным является именно издание приказа о направлении в командировку, в котором можно прописать размер и сроки выплаты командировочных расходов.
В любом случае в заявлении или в распорядительном документе руководителю следует указать срок, на который выдаются средства в подотчет. После завершения этого срока работник обязан либо в течение трех рабочих дней сдать отчет и подтверждающие расходы документы, либо вернуть излишне полученные средства.
К затратам необходимо приложить подтверждающие документы
Если долг за сотрудником еще числится, то основной контраргумент организации — возможность его взыскать. Но если компания уже приняла к учету от работника неподтвержденный авансовый отчет и списала его задолженность, ей стоит оперировать реальностью затрат. Например, результаты работ, услуг или закупленные товары. Если же компания оплатила долг перед контрагентом через подотчетника, нужно предъявить акты сверок с этим контрагентом.
В одном из судебных разбирательств организация приняла к учету товары без документов. Сотрудники приложили к авансовым отчетам акты рабочей комиссии, справки-отчеты, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но налоговики с этим не согласились, включили эти суммы в доход работников и обложили его взносами. Суд встал на сторону компании. Он указал, что налоговики не предъявили доказательств, что материалы, товары, работы и услуги общество получило на безвозмездной основе. Следовательно, компания за них заплатила, и подотчетные деньги нельзя считать доходом физических лиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Однако пока это только одно дело в пользу компании, поэтому не факт что и в следующий раз налоговики тоже проиграют.
Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги
Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.
В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей. Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.
Исчисление НДФЛ с подотчетных
Иная ситуация, когда компания пыталась взыскать долг.
Пример
Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.
Другой довод — действия самой организации. Она приняла решение об удержании задолженности из зарплаты. Кроме того, обратилась с судебным иском к работнику, требуя погашения им долга. Предприятие не списывает задолженность. Значит, не относит спорные суммы к тем, которыми физлицо может распоряжаться. Если сотрудник не вправе распоряжаться средствами, то у него нет дохода. Это вывод из пункта 1 статьи 210 НК РФ, и он не позволяет доначислить НДФЛ. Так сообщил Девятнадцатый ААС (постановление от 05.04.16 № А36-5689/2015). С ним согласился АС Центрального округа в комментируемом постановлении.
Компания вправе приводить и другие доводы, свидетельствующие о принятии мер по взысканию долга. Это, в частности, письма с требованием о погашении выданных авансов, направленные подотчетнику. Или его расписка, где приведен срок погашения долга. Или акты сверки, свидетельствующие о признании задолженности сотрудником (в актах желательно прописывать ожидаемые сроки погашения).
Иногда предприятие и работник подписывают соглашения о новации, по которому спорная сумма признается займом, предоставленным физлицу. Но мы не рекомендуем использовать подобные соглашения. Ведь если заем беспроцентный или выдан под низкую ставку (менее 2/3 учетной ставки ЦБ РФ), то нужно определить материальную выгоду. Ее рассчитывают со дня подписания соглашения о новации, облагая налогом по 35-процентной ставке (п. 2 ст. 224 НК РФ).
*** Если трехлетний срок давности истек, то суд одобряет начисление НДФЛ с непогашенного долга (пример — постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № А66-8581/2015).
Возможна ситуация, когда подотчетные суммы возвращены по истечении проверяемого периода. Тогда документы на возврат стоит предъявить ревизорам. Скорее всего, они откажутся от доначисления НДФЛ. Если инспекция все-таки доначислит налог, то она проиграет суд (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013). Арбитраж примет документы на возврат, даже если они не предъявлены в ходе проверки. Это вывод из постановления Четвертого ААС от 25.03.15 № А19-16749/2014 (оставлено без изменений постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № А19-16749/2014). Он соответствует части 3 статьи 65 АПК РФ, где подчеркнута лишь необходимость предоставления доказательств «до начала судебного заседания» первой инстанции. И не сказано, что к доказательствам относят лишь те документы, что предъявлены во время проверки.
Сроки сдачи отчетности по НДФЛ в 2020 г.
Кроме уплаты НДФЛ у налоговых агентов существует обязанность по предоставлению в налоговую инспекцию отчетности:
- по форме 6-НДФЛ — каждый квартал;
- по форме 2-НДФЛ — ежегодно.
Физические лица отчитываются по форме 3-НДФЛ о своих доходах, налог с которых не удержал налоговый агент.
Все сроки сдачи отчетности уточняйте в таблице 3.
Таблица 3.Сроки сдачи отчетности по НДФЛ в 2020 году
Виды отчетности
Крайний срок сдачи согласно законодательству РФ
Крайняя дата сдачи в 2020 году
2-НДФЛ
01.04 следующего налогового периода
01.04
6-НДФЛ
год
1 кв.
30.04
30.04
полугодие
31.07
31.07
9 мес.
31.10
31.10
3-НДФЛ
30.04.2020 г.
30.04.2020 г.
- Не имеете опыта в составлении отчетности и не хотите платить штрафы за ошибки в отчетности.
- Хотите минимизировать расходы на содержание бухгалтерии и лицензионное программное обеспечение.
- Необходимо квалифицированное бухгалтерское сопровождение.
- Обеспокоены возможной налоговой проверкой и не уверены в ее положительном результате.
- Налоговая заблокировала расчетный счет.
Спектр услуг
Квалифицированные специалисты с многолетним опытом работы обеспечат высокий уровень при оказании самых сложных бухгалтерских услуг.
Бухгалтерские и налоговые услуги: помощь в компании «Казначей»
Почему стоит обратиться за услугами бухгалтерии, налогового учёта в «Казначей»?
На рынке работает много подобных компаний, но вам стоит стать именно нашим клиентом по ряду причин:
- наличие сформированного штата опытных специалистов − у нас работают только профессионалы, которые свободно ориентируются в действующей нормативно-правовой базе;
- быстрое реагирование на обращение − все поставленные задачи выполнятся в срок;
- доступные цены на бухгалтерские и налоговые услуги − вам делаются действительно выгодные предложения.
Что в результате?
Став нашим клиентом, вы гарантированно получите:
- организацию ведения учётных операций без нарушений, ошибок и погрешностей;
- своевременное проведение налоговых и бухгалтерских консультаций;
- надёжность аргументированной защиты интересов в случае общения с представителями надзорных и контролирующих органов.
