Штраф за нарушение кассовой дисциплины с 2024 года

Знание каких документов требуется для обеспечения кассовой дисциплины?

Ответственные лица организаций и предприниматели, применяющие в своей деятельности ККТ, должны знать, какие документы и бланки используются для оформления кассовых операций. Они приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Ведение кассовой дисциплины предусматривает, например, что в конце дня кассир пробивает Z-отчет, в котором содержится информация о поступившей в течение дня выручке. Данные фиксируются в журнале КМ-4, если работал кассир, или в журнале КМ-5, если ККТ функционирует без такого сотрудника. По итогам Z-отчета кассир составляет справку-отчет КМ-6, которая сопровождает выручку при сдаче в операционную кассу.

При оформлении операций в операционной кассе возможны следующие события:

• Поступление денежных средств сопровождается оформлением приходного кассового ордера (форма КО-1). Лицу, которое деньги вносит, передается отрывная часть ордера с подписями и печатью. К ордеру могут прилагаться документы, подтверждающие действительность операции.
• При выдаче денег через кассу оформляется расходный кассовый ордер (форма КО-2). Для выдачи денег по такому ордеру обязательным требованием является наличие подтверждающих документов — ведомости по заработной плате, копии приказов на командировки, отпуска и т. п. В данном ордере обязательно должны быть отражены реквизиты удостоверения личности.

Формы и того и другого ордера определены Госкомстатом в постановлении № 88. Кассовая дисциплина требует, чтобы каждой операции соответствовал свой документ. Информация о заполненных ордерах вносится в кассовую книгу (форма КО-4), где записи ведутся каждый операционный день. По окончании дня выводится сальдо между приходом и расходованием средств.

Если на предприятии есть необходимость, вносятся данные в журнал записи ордеров по приходным и расходным операциям (форма КО-3), а также журнал учета денежных средств, передаваемых иным кассирам (форма КО-5).

Каковы меры ответственности за несоблюдение правил?

Законодательством РФ предусматриваются определенные санкции за нарушения кассовой дисциплины, выявленные при проверке налоговой службой у хозяйствующего субъекта, работающего с наличностью.

Применение фискальным органом той или иной меры воздействия зависит от величины допущенного нарушения.

Предупреждение

Так, мера ответственности в виде предупреждения выносится хозяйствующему субъекту только в тех случаях, когда у него отсутствует или некорректно эксплуатируется контрольно-кассовая техника.

Дополнительным условием для применения столь «лояльной» меры воздействия является отсутствие у субъекта предпринимательства иных серьезных нарушений на протяжении периода проверки.

Кроме того, организация-нарушитель может отделаться получением предупреждения, если её руководство своевременно направило налоговой службе соответствующее ходатайство с обещанием скорейшего устранения обнаруженных ошибок.

Какие штрафные санкции установлены — размеры штрафов для юридических лиц и ИП

Мера ответственности в виде начисления штрафа хозяйствующему субъекту осуществляется налоговой службой, если выявляются такие нарушения кассовой дисциплины, как превышение максимального ограничения по кассовому остатку или, например, некорректное оформление наличной выручки.

Суммы накладываемых штрафов предопределяются в этом случае организационно-правовой формой хозяйствующего субъекта:

• Индивидуальному предпринимателю, допустившему нарушение установленного порядка кассовых операций, может быть начислен штраф в размере 4000-5000 рублей.
• На юридическое лицо, пренебрегающее нормами кассовой дисциплины, налагается штраф, величина которого может составлять уже 40000 – 50000 рублей.
• Сотрудник юридического лица (организации), отвечающий за кассовые операции и допустивший ошибку в данной сфере, например, кассир также может быть оштрафован на сумму, составляющую 4000-5000 рублей. Таким субъектом может являться, например, старший кассир, главный бухгалтер или, как вариант, руководитель организации.

Отсутствие контрольно-кассовой техники у индивидуального предпринимателя повлечет наложение на него штрафа в размере 25-50% наличной выручки, не проведенной по кассе (минимальный штраф – 10000 рублей).

Если применяемый аппарат онлайн-кассы не соответствует актуальным требованиям действующего законодательства, индивидуальный предприниматель штрафуется на 1500-3000 рублей, а юридическое лицо – на 5000-10000 рублей.

Если покупателю (плательщику) не предоставляется надлежащий кассовый чек, индивидуальный предприниматель штрафуется на 2000 рублей, а организация – уже на 10000 рублей.

Срок исковой давности

За несоблюдение и нарушение норм (правил) кассовой дисциплины хозяйствующий субъект может быть оштрафован на протяжении 2 (двух) месяцев, отсчитываемых с момента допущения каждого подобного нарушения.

Такая оговорка о сроке давности четко предусматривается нормами действующего законодательства (КоАП РФ, статья 4.5).

Проверка кассовой дисциплины — какова процедура

Чтобы инициировать проверку соблюдения кассовой дисциплины, руководитель налоговой инспекции издает приказ, в котором определяются сроки контрольного мероприятия и его цели. Порядок принятия решения установлен приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н.

Обследованию подлежат:

• документы, оформлявшиеся в ходе обеспечения кассовых операций;
• фискальные отчеты и контрольные ленты ККТ;
• регистрационные и эксплуатационные документы на ККТ;
• документы, отражающие сведения о получении БСО, об их учете и утилизации;
• регистры учета бухгалтерских и хозяйственных операций;
• приказы, устанавливающие лимиты остатков по кассе;
• авансовые отчеты.

Помимо перечисленных документов и регистров налоговики вправе требовать пояснений и испрашивать любые другие формы, имеющие отношение к предмету контроля.

Порядок проверки кассовой дисциплины

Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.

На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:

• паспорт на кассу;
• карточка регистрации;
• КМ-1, 4, 8;
• КО-1, 2, 4;
• авансовый отчет;
• книга учета расходов/доходов;
• оборот по счету;
• документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
• иные первичные документы.

По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• проверка кассовой дисциплины представителями налоговой инспекции. В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

  Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

• проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка. Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

3 правила кассовой дисциплины

Вне зависимости от типа кассового аппарата (обычная или онлайн-касса), а также конкретной модели организация и в частности кассир, продавец должны соблюдать единые правила кассовой дисциплины, которые состоят в следующем:

Документальное оформление каждой операции

Любая операция с наличными средствами – покупка, возврат, прочие приходные или расходные транзакции – должна оформляться документально. Если это покупка в магазине, сотрудник выдает чек либо другой документ, подтверждающий покупку. Если это приобретение товара в интернете, на е-мэйл высылается электронная квитанция.

Соблюдение лимита

Конкретные лимиты устанавливаются руководителем компании или ИП в виде отдельного распоряжения/регламента. При  определении лимита следует руководствоваться формулами, описанными в Положении ЦБ России №373-П. Согласно ему формула для расчета определяется выручкой и временным интервалом между датами, когда наличность предоставлялась в банк. Соотношения следующие:

1. Если на день определения лимита компания продолжала получать денежную выручку:
2. Если на этот день выручка не получалась:

Ограничения установлены не только для лимитов, но и для других показателей в указанных формулах:

• максимальная длительность расчетного периода – 92 рабочих дня;
• максимальный интервал – 7 рабочих дней.

Есть и общие исключения, которые допускают превышение лимитов:

1. В дни, когда выдается зарплата работникам, а также стипендии учащимся и т.п. Сроки выдачи определяются непосредственно директором. Это могут быть конкретные даты либо диапазон (максимум 1 неделя, т.е. 5 рабочих дней).
2. В выходные дни и на праздники, если магазин, ИП осуществляют свою работу и в эти даты.

Лимит на расчеты с контрагентами

Что касается расчетов с другими субъектами коммерческой деятельности (как с юридическими лицами, так и с ИП), то в отношении них установлен свой лимит. Он составляет 100 тысяч рублей из расчета на 1 договор. Это ограничение действует только для наличных расчетов. Однако проводить банковские переводы можно в пределах любых сумм (в рамках регламента самого банка). Поэтому в большинстве случаев организации и ИП предпочитают рассчитываться через банк.

Правила расходования наличных

Особое внимание в кассовой дисциплине в 2020 году уделяется и наличным средствам. В большинстве случаев наличные запрещено тратить, однако есть и исключения

Деньги можно выдать в качестве:

• зарплаты и/или социальных выплат сотрудникам;
• суммы подотчетным лицам (например, на командировку);
• оплаты за поставку товаров (исключение – покупка ценных бумаг);
• оплаты за исполненные услуги/работы;
• возврата средств покупателям или заказчикам за товары/услуги, которые были также оплачены наличными, но на законных основаниях были возвращены продавцу.

Таким образом, действует общее правило кассовой дисциплины: способ расчета и способ возврата средств должны быть одинаковыми – либо наличными, либо безналичным банковским переводом.

Что понимается под «Соблюдением кассовой дисциплины»

Под соблюдением кассовой дисциплины специалисты понимают исполнение норм и правил при проведении операций с наличными финансовыми средствами через операционную кассу юридического лица или индивидуального предприятия. Также она включает в себя совокупность правил, которые необходимо для работы с ККТ, а также документами, оформляющееся  без него.

Существуют определенные условия, которые  необходимо соблюдать при работе с операционной кассой:

• Специально для этой работы назначается сотрудник, который в дальнейшем будет выполнять работу кассира. Компания с ним заключает трудовой договор, а также предоставляет на подпись документ, который подтверждает его материальную ответственность. В том случае, если кассиром является директор организации, такой документ не требуется;
• Кассир и руководство предприятия должны обеспечивать наличным финансовым средствам и всей кассовой документации абсолютную безопасность при хранении;
• Любая операция, которая производится по основной кассе, оформляется соответствующими документами. Все они имеют унифицированную форму, закрепленную законодательно. Кассир обязательно должен знать правила и порядок их заполнения. Это необходимо выполнять во время совершения любой транзакции с наличными средствами;
• Каждый день в конце рабочего дня кассир должен составляет документы для тех денег, которые были получены вне кассы. При этом многие предприятия вводят новый упрощенный учет кассовых транзакций, по которому оформление бланков документов не является обязательным;
• Существует статья закона, по которому обязательным условием при совершении любой сделки является предоставление  кассовый чека;
• Средства, поступившие в кассу предприятия, должны быть направлены руководством только на определенные статьи расходов. К ним могут относиться:
• заработная плата работникам оплату;
• услуг поставщиков сырья и материалов;
• оплата государственных пошлин.

Исключением является индивидуальный предприниматель, который может использовать эти средства в личных целях.

Стоит отметить, что существует определенный порядок для сдачи личности в банковские учреждения.  При заключении договора между предприятием банковской организацией, оговаривается вопрос срока предоставления наличных средств, а также основные условия этой сделки.

Одним из них является установление лимита на перечисление. То есть на  банковском счете может храниться только ограниченная  сумма средств, поступившая от организации. Такое ограничение согласовывается с предприятием каждый год.

Выводы

Хозяйствующим субъектам проще соблюдать элементарные требования кассовой дисциплины, чем допускать нарушения правил ведения кассовых транзакций.

Несоблюдение порядка ведения операционной кассы и правил использования онлайн-касс влечет за собой наложение денежных штрафов.

Кроме того, нарушители кассовых регламентов чаще подвергаются проверкам, инициируемым налоговой службой.

Штрафные санкции дифференцируются в зависимости от организационной формы предпринимательского субъекта.