Чем подтвердить фактические расходы разъездных сотрудников

Предприниматель хочет поменять свой объект налогообложения по УСН (Зоркина Е.)

Дата размещения статьи: 01.12.2015

Что предпринять? Если вы уже работаете на «упрощенке», а с нового года хотите поменять объект налогообложения, подайте налоговикам уведомление по форме N 26.2-6. Срок — до 31 декабря.

А если вы только переходите на УСН со следующего года, но уже подали заявление с выбранным объектом налогообложения, а теперь решили его сменить, подайте новую форму N 26.2-1 не позднее 31 декабря. И укажите в ней новый объект налогообложения. Приложите к новой форме N 26.

2-1 пояснение с просьбой аннулировать первое уведомление с неправильным объектом.

К выбору объекта налогообложения по УСН следует подойти внимательно. В одном бизнесе может быть выгоднее платить 6% с доходов, а расходы не учитывать вовсе. В другом — платить налог с разницы между доходами и расходами. Но тут ставка налога будет уже 15%, если только регион не установил более низкие тарифы.

Каждый налогоплательщик решает самостоятельно, как он будет считать «упрощенный» налог, и указывает свой выбор объекта налогообложения (доходы или доходы, уменьшенные на величину расходов) в уведомлении о переходе на упрощенную систему налогообложения.

А сменить объект можно только с начала календарного года. Поэтому сейчас самое время подумать и взвесить все «за» и «против».

Возможно, по вашему виду бизнеса для другого объекта налогообложения в вашем регионе действуют более выгодные ставки (информацию об этом смотрите во врезке ниже).

Примечание. Как узнать, может ли бизнесмен применять пониженную ставку «упрощенного» налога

Наши коллеги из редакции журнала «Упрощенка» собрали законы по УСН всех субъектов РФ в специальную таблицу, с которой вы можете ознакомиться на сайте журнала 26-2.ru. Для этого вам нужно просто на нем зарегистрироваться. Далее наберите в поисковой строке фразу «пониженные ставки».

Нажав на них, вы сможете прочитать интересующий вас закон и при необходимости скачать себе на компьютер или распечатать.

Далее мы расскажем, как поменять объект налогообложения по упрощенной системе, если вы сочтете это целесообразным.

Как сменить объект налогообложения бизнесмену, который уже применяет УСН

Если вы уже применяете «упрощенку», можете менять объект налогообложения ежегодно (п. 2 ст. 346.14 НК РФ). Но только с начала следующего календарного года.

Для этого подайте в свою ИФНС уведомление о смене объекта налогообложения. Заметим, что подать его вы вправе в произвольном виде. Или можете использовать форму N 26.

Примечание. Посмотреть заполненный образец уведомления о смене объекта налогообложения вы можете на сайте электронного журнала «Бухгалтерия ИП» e.indpred.ru в разделе «Формы».

Обратите внимание: подать в ИФНС уведомление о смене объекта вы должны до 31 декабря текущего года (п. 2 ст

346.14 НК РФ). Учтите, что 31 декабря в срок не входит.

Поэтому, если вы планируете сменить объект налогообложения УСН с 1 января 2016 г., уведомите об этом ИФНС до 30 декабря 2015 г. включительно. Внимательно отнеситесь к срокам.

Иначе сменить объект по упрощенной системе вы не сможете еще как минимум год.

Может ли поменять объект налогообложения бизнесмен, который только зарегистрировался и сразу перешел на УСН

Для этого вы должны уведомить о своем желании сотрудников налоговой инспекции не позднее 30 календарных дней с момента регистрации. Уведомление тоже подавайте по форме N 26.2-1. Но, заполняя его, будьте внимательнее с выбором объекта налогообложения — доходы или доходы, уменьшенные на величину расходов.

Ведь после подачи уведомления о переходе на «упрощенку» сменить объект вы сможете только с начала следующего календарного года.

Таблица 1. Документы, подтверждающие «разъездные» расходы

------T-----------------T-------------------------------------------------- N п/п¦   Вид расходов  ¦             Подтверждающие документы------+-----------------+--------------------------------------------------   1  ¦Расходы на       ¦Авиа-, железнодорожные, автобусные билеты, билеты      ¦проезд           ¦на морской, речной транспорт, общественный      ¦                 ¦транспорт - метро, автобус, маршрутное такси,      ¦                 ¦распечатка электронного документа на бумажном      ¦                 ¦носителе и посадочный талон и т.д.------+-----------------+--------------------------------------------------   2  ¦Расходы на       ¦Счета из гостиницы, счета-фактуры, акты, кассовые      ¦проживание       ¦чеки, договор аренды, действующий в период      ¦                 ¦командировки, платежные документы, которые      ¦                 ¦свидетельствуют об уплате арендных платежей      ¦                 ¦и т.д.------+-----------------+--------------------------------------------------   3  ¦Представительские¦Кассовые и товарные чеки и т.д.      ¦расходы          ¦------+-----------------+--------------------------------------------------

Что делать, если есть расхождения в бухгалтерской и налоговой отчетности по УСН

После отчетного периода, когда все декларации сданы, расслабляться бухгалтеру нельзя, поскольку возможна камеральная проверка. Но расхождения в налоговой и бухгалтерской отчетности не являются грубым нарушением.

Все финансовые результаты по строке «Выручка» должны отражать суммарный годовой оборот по кредиту 90 счета, субсчета «Выручка».

Если из налоговой инспекции пришел запрос об уточнении разницы между прибылью и убытком, то необходимо пояснить, что она получена из-за использования разных правил признания расходов и доходов.

Таким образом, по строке 2110 отражается оборот по кредиту 90 счета за минусом оборота по дебету счета 90 счета субсчета «НДС» и «акцизы».

Кроме того, выявленная разница между налогооблагаемой и бухгалтерской прибылью, которая образовалась вследствие использования разных правил признания расходов и доходов, состоит из постоянных и временных разниц.

Данные о разнице формируются на основе первичной документации, либо выявляется самостоятельно. Постоянные и временные разницы могут обособленно учитываться в бухгалтерском учете. Для аналитического учета временные разницы учитываются по видам обязательств или активов, при оценке которых появилась временная разница.

Отчет формируется на основании данных 90 счета.

При этом следует подчеркнуть, что все данные отчеты заполняются «по отгрузке», поэтому учитываются все операции, отраженные в учете, факт получения оплаты в данном случае не имеет значения.

В итоге выручка, указанная в отчете, не совпадет с суммой дохода, которая будет учтена в книге в конце года, поскольку книга формируется только «по оплате».

При формировании отчета на УСН применяются те же коды, но есть нюансы. При составлении отчета по упрощенке в одну строку можно вносить несколько показателей. Например, отчет по УСН не содержит отдельных строк «себестоимость продаж» или «коммерческие расходы», эти показатели следует суммировать и показать в строке «расходы по обычным видам деятельности».

Но это условие должно быть обязательно прописано в договоре. В этом случае, выручка, зафиксированная в бухгалтерском учете, будет считаться оплаченной.

Но это единственное исключение, в других случаях выручка будет учитываться только после перехода права собственности, при этом не имеет значения, в какой именно момент были переданы деньги.

Бухгалтерскую отчетность за год необходимо сдать в налоговую инспекцию не позже трех месяцев после окончания года. То есть последний днем сдачи декларации будет 31 марта 2016 года.

В итоге, для заполнения строки «выручка» необходимо взять оборот по кредиту 90 счета, именно на нем учитывалась выручка компании за год. В последний день года необходимо обнулить субсчет.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, теперь кроме деклараций подают бухгалтерскую отчетность. Если налоговыми инспекторами будут выявлены расхождения, потребуются пояснения. Итак, что проверят при УСН:

Доходы и выручка – в декларации строка 210, в отчете о финансовых результатах строка 2110. Инспекторы считают, что суммы по указанным строкам должны обязательно совпадать. Но если возникла разница?
Расходы – проверяется соответствие строк 2120 в отчете и 220 в декларации. Инспекторы уверены, что расходы по указанным строкам должны совпадать. Наибольшее количество вопросов возникает, если расходы выше в декларации, а не в бухгалтерском учете.
Сумма налога – инспекторы будут проверять строку 2410 в бухгалтерской отчетности и строку 260 в декларации. Если в отчетности сумма будет больше, то может возникнуть вопрос о неправомерном занижении компанией налоговой базы.

Следует иметь в виду, что пояснения необходимо предоставлять, если этого требуют инспекторы после проведения проверок.

Если в компанию поступил официальный запрос на разъяснение причин различия в отчетах, то предоставить пояснения можно в свободной форме.

Необходимо указать, что в бухгалтерском учете списана задолженность, в то время как на УСН сделать такую операцию невозможно. Пояснения необходимо предоставить в течение пяти дней.

Ответы

Выплаты, которые перечислены в ст. 168.1 Трудового кодекса, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Это объясняется тем, что такие выплаты являются компенсацией, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ). Поэтому с суточных, выплачиваемых при подвижной или разъездной работе, НДФЛ не должен удерживаться в пределах тех сумм, которые установлены коллективным или трудовым договором.

Напомним, что с 1 января 2008 г. установлена предельная сумма возмещения суточных по России в размере 700 руб., по загранице — 2500 руб. (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но такое изменение касается только суточных при командировке.

Поскольку служебные поездки сотрудников с подвижным или разъездным характером работы командировкой не признаются (ст. 166 ТК РФ), указанный норматив в данном случае не применяется.

Расчет среднего заработка (размера средней заработной платы) для оплаты отпуска производится в порядке, установленном ст. 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее — Положение). Так, при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда.

К таким выплатам относятся: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др. (п. 3 Положения).

В трудовом договоре или должностной инструкции должно быть прописано условие о том, что работа сотрудника носит разъездной характер. При этом не обязательно прописывать в этих документах обязанность ездить в разовые командировки.

«Разъездные» работники могут не сдавать в бухгалтерию авансовые отчеты после каждой поездки. Периодичность сдачи отчетов утверждается руководителем организации в локальном нормативном акте, коллективном договоре или в трудовых договорах.

Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Такая обязанность прописана в ст. 168.1 Трудового кодекса.

Комментарий специалиста. П. Семерикова, аудитор ЗАО «Право-Консалт»:

Необходимо помнить, что служебные поездки сотрудников с подвижным или разъездным характером работы не являются командировками (ст. 166 ТК РФ). Различен и порядок налогообложения командировок и разъездных поездок. Поэтому, если некоторые сотрудники могут быть оформлены как «разъездные», так и командируемые (например, менеджеры по продажам), следует изначально просчитать уровень налоговой нагрузки при учете разъездных поездок и командировок.

Например, размер суточных при командировках учитывается в пределах установленных норм, а при разъездной работе — в пределах норм, установленных руководителем организации.

Что касается прочих расходов, при командировках в целях налогообложения прибыли разрешается учитывать только те расходы, которые прямо поименованы в Налоговом кодексе. При разъездной работе при расчете налога на прибыль не учитываются любые экономически обоснованные расходы, предусмотренные в коллективном (трудовом) договоре, локальном нормативном акте.

Относительно НДФЛ: при командировках перечень расходов, с которых не удерживается налог, закрыт. При разъездах НДФЛ не удерживается с любых расходов, которые предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре, локальном нормативном акте.

Аренда автомобиля у сотрудника

Существующие компенсации настолько невелики, что содержать на них автомобиль сложно. На наш взгляд, торговым организациям выгоднее арендовать автомобиль у своего сотрудника. Очевидным плюсом в такой ситуации будет возможность учета всех расходов на автомобиль практически без ограничений. Кроме этого, данные выплаты не подпадают под обложение страховыми взносами, поскольку не связаны с трудовыми отношениями.

Однако НДФЛ с таких выплат удержать следует. Более того, если по договору аренды транспортного средства организация выплачивает аванс, то НДФЛ необходимо удержать в том налоговом периоде, в котором были выплачены деньги, а не в периоде оказания услуги, поскольку в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода будет считается день перечисления денежных средств на счет арендодателя (Письмо Минфина России от 13.01.2014 N 03-04-06/360).

Отметим, что в судебной практике нет единого мнения по вопросу удержания НДФЛ при выплате аванса. Есть судебные решения как в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Уральского округа от 14.11.2011 N Ф09-7355/11), так и в пользу контролирующих органов (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.10.2013 N А56-72251/2012).

Важно помнить, что в договоре аренды автомобиля необходимо упомянуть о том, что расходы по его ремонту и техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор, иначе организация не сможет учесть их в целях исчисления налога на прибыль (п. п

1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ).

Кроме этого в договоре следует указать, что автомобиль арендуется без экипажа.

В противном случае есть вероятность, что проверяющие доначислят НДФЛ и страховые взносы. Дело в том, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей: платы за саму аренду и платы за услуги, оказываемые физическим лицом по управлению этим транспортным средством и его технической эксплуатации (Письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780). А плата за услуги, оказанные физическим лицом, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.