Перенос отпуска по желанию работника и по необходимости

Основания для переноса очередного отпуска по ТК

О том, можно ли перенести отпуск по желанию работника, говорится в 124-й ст. Трудового кодекса (сокращенно – ТК). Кроме того, в кодексе есть ряд статей, где право переноса отпускных дней предоставляется отдельным категориям сотрудников.

Согласно 124-й ст. ТК, работодатель обязан осуществить перенос отпуска по желанию работника, или продлить его, в следующих случаях:

если сотрудник в отпускной период заболел и находился на больничном;
если работник во время отпуска был вынужден исполнять государственные обязанности, при выполнении которых работающие граждане освобождаются от работы (например, когда их выбирают в качестве присяжных заседателей в суде или призывают на военные сборы);
в иных случаях, предусмотренных законом и локальными актами.

К иным случаям, когда работодатель должен согласиться на перенос отпуска по инициативе работника, относится особый статус последнего, позволяющий ему отдыхать в удобное время. К таким привилегированным сотрудникам, в частности, относятся:

женщины вправе добавить полагающийся ежегодный отпуск либо к отпуску по БиР (беременности и родам), либо по УР (уходу за ребенком) (ст. 260 ТК);
работающие супруги беременных женщин – они могут совместить свой отпуск с отпуском жены по БиР (ст. 123 ТК);
(ст. 260 ТК);
несовершеннолетние труженики (ст. 267 ТК);
один из родителей, в том числе приемных, ребенка с инвалидностью (аналогичной преференцией обладают его опекуны и попечители) (ст. 262.1 ТК);
многодетные родители 3-х и более детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК);
совместители, взявшие свой отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК).

В ТК (124-я ст.) указаны еще два обстоятельства, при которых перенос ежегодного отпуска по инициативе работника обязателен:

если работодатель не предупредил подчиненного о предстоящем отпуске за две недели;
если работник за три дня до запланированного отпуска не получил отпускные.

Можно ли перенести отпуск на другой месяц, зависит не только от положений ТК, но и отдельных законов. Например, закон о донорстве от 20 июля 2012 года № 125-ФЗ от 20.07.2012 разрешает почетным донорам брать отпуск в удобное для них время года (23-я ст.). Это означает, что если по графику они должны будут отдыхать в неудобный период, по их просьбе им должны передвинуть отпуск на другой срок.

Изменение отпускного периода по согласованию сторон

А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц – возможно ли это? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон, только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.

Просто отменить работнику отпуск нельзя – его можно только передвинуть на другие даты.

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Если работник хочет изменить время отдыха, он должен написать на имя руководителя заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем, с ним должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).

Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска – у нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь

Перенос по инициативе работодателя

Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если человек откажется, отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком

Важно получить именно письменное согласие – тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе. Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату

Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет руководитель отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.

Как переностятся дни в праздничные даты

В ТК РФ (ст. 112) изложены все праздничные даты, которые являются официальными выходными. Если такой праздничный день приходится на ежегодный отпуск сотрудника, то время отдыха продлевается на 1 день автоматически. В графике отпусков такие даты просто исключаются из расчёта длительности отпусков.

Если праздничный день приходится на выходные, то он переносится. Кадровая служба учитывает, на какое число переносится официальный нерабочий день и учитывает актуальную дату. Праздничные дни считаются нерабочими и не оплачиваются.

Если в заявлении указаны конкретные даты начала и окончания отдыха, то дополнительный нерабочий период не будет включён. Нужно будет выходить на работу в обозначенное число. В документе следует указывать начальную дату отпуска и его длительность (количество дней). Тогда к ежегодному периоду отдыха добавится дополнительный день.

Порядок и условиях предоставления отпускных на видео

Законом предусмотрены обстоятельства, при которых возможно изменить дату ежегодного отдыха работника. Оформляется перенос с согласия работающего. Обе стороны должны прийти к согласию, чтобы график не ущемлял права сотрудника и не нарушал работу предприятия.

Как происходит процедура смещения отпуска

Во-первых, требуется получить от сотрудника заявление о соответствующих действиях.

Во-вторых, данное заявление фиксируется в специальном журнале регистрации заявлений.

В-третьих, происходит оформление и издание приказа о переносе отпуска.

В-четвертых, приказ регистрируется через журнал регистрации распоряжений (приказов) – срок хранения составляет пять лет. Далее происходит ознакомление сотрудника с соответствующим приказом (в распечатанной форме под подпись с датой).

В-пятых, если требуется, необходимо составить акт об отказе от ознакомления (потребуется подпись составителя и двух других сотрудников).

Приказ о переносе отпуска

Акт фиксируется в журнале регистрации.

После этого вносятся непосредственно изменения в отпускной график, а затем в личную карточку сотрудника.

После этого соответствующие сведения вносятся в табель учета рабочего времени. Если произведен перенос отпуска, то в данном табеле также отображаются даты – по временной нетрудоспособности выставляется буква «Б», если происходит исполнение каких-либо государственных или общественных обязанностей – «Г», для отпуска «ОТ» или «09».

Следующим шагом выполняется перерасчет отпускных.

По факту, это все, что и требуется для оформления переноса времени отпуска. После этого остается только заполнить и напечатать документы и выполнить инструкцию.

Пример графика отпусков

Как правильно написать заявление

Как правило, в заявление включается следующая информация:

название фирмы, где трудится специалист;
ФИО и должность автора-составителя;
даты отпуска, изначально обозначенные в графике;
желаемые даты, на которые планируется перенос;
причина внесения коррективов;
дата составления документа;
собственноручная подпись автора.

Заявление пишется от руки или печатается на компьютере. Если соответствующий порядок предусмотрен внутренними актами компании, он оформляется на фирменном бланке.

Как правило, сотрудник, желающий сдвинуть отпуск, готовит заявление в двух экземплярах. Один он отдает в отдел кадров, другой остается у него с отметкой о принятии.

Когда заявление передано в отдел кадров, администрация нанимателя издает приказ о переносе отпускных дней. Именно он является основанием для изменения данных в графике. Унифицированной формы документа нет, предприятие самостоятельно разрабатывает бланк и закрепляет его внутренними актами.

В приказе прописывается его номер (согласно принятой в компании системе нумерации), дата и место издания, наименование нанимателя, ФИО и должность сотрудника. Указывается, с каких дат и на какие переносятся дни оплачиваемого отдыха, обозначается дата получения заявления от работника. Распорядительный документ визируется генеральным директором фирмы и дается на ознакомление сотруднику, который подтверждает прочтение собственноручной подписью.

Перенос отпуска на следующий отпуск

Законодательством запрещается переносить отпуск на время следующего отпуска, если следующий отпуск не является частью очередного оплачиваемого отпуска, разделенного на две части.

При таких обстоятельствах перенести отпуск можно, однако только в случае, если и работник, и работодатель согласны на такие изменения, и это не повлечет какие-либо трудности и проблемы для организации в целом.

В случае возникновения обстоятельств, требующих изменения времени начала отдыха, допускается увеличение продолжительности отпуска, если работодатель и работник совместно определили такое решение наиболее выгодным для обоих сторон выходом.

Также отпуск переносится на другой отпуск или время, если работодатель не выполнил условия отправления работников на отдых, к которым относятся:

Уведомление работников не менее, чем за две недели до даты начала отпуска.
Выплата отпускных не позднее, чем за три дня до даты начала отдыха.

При невыполнении какого-либо из условий отправить работника на отдых нельзя.

Как правильно составить и его образец

Поскольку единой формы не предусмотрено, его составление осуществляется:

либо по образцу заявления о переносе отпуска на другой срок (по графику), содержащемуся в локальных нормативных актах работодателя;
а если такой образец работодателем не утвержден – согласно образцам, характерным для других заявлений, используемых в трудовых правоотношениях.

Рекомендуется составлять документ, включая в него:

“шапку”, где указывается наименование должности руководителя организации, полное наименование работодателя (с указанием организационно-правовой формы), название должности работника, ФИО и, при наличии, его табельный номер;
наименование документа – “Заявление о переносе отпуска”;
непосредственно “тело” заявления, содержащее формулировку, явно указывающую на причину;
дата составления документа;
подпись сотрудника с расшифровкой.

Формулировка будет отличаться в зависимости от того, кто выступил инициатором – труженик или работодатель.

Во втором случае формулировка должна выражать согласие работника. Пример: “Я, Кузьмин Анатолий Геннадьевич, согласен с переносом моего ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого согласно графику в период с 20 июня по 18 июля 2020 года, на срок с 23 июня по 21 июля 2020 года”.

Поэтому формулировка в заявлении будет примерно следующей: “Я, Максимов Степан Александрович, согласен с переносом моего отпуска, предоставляемого с 20 июня по 18 июля 2020 года, на 2020 – в соответствии с графиком, который будет утвержден на 2020 год”.

В каких случаях работодатель обязан перенести отпуск работника

Существует ряд обстоятельств, при которых предприятие обязано перенести отпускной период сотрудника.

Один из наиболее часто встречающихся поводов: временная нетрудоспособность работника, проще говоря, его нахождение на больничном.

Если человек заболел накануне отпуска и обратился к работодателю с просьбой перенести отпускные дни, последний не имеет права ему отказать. И даже если на предприятии уже выпущен приказ об отпуске сотрудника, его необходимо отменить.

Еще одна причина для переноса отпускного периода: исполнения сотрудником во время запланированного отпуска государственных обязанностей (но только тогда, когда ТК РФ дает в связи с этим право на освобождение от основной работы).
В случаях, когда работодатель задержал оплату отпуска или же не отправил своевременно (за две недели) работнику соответствующего уведомления о приближении отпускного периода, сотрудник также имеет право подать заявление о переносе отпуска и работодатель обязан будет его удовлетворить, перенеся отпуск на другой срок, предварительно согласованный с сотрудником.

Существуют и другие обстоятельства, по которым работодатель должен перенести отпуск в обязательном порядке: все они подробно прописаны в Трудовом Кодексе РФ или же в локальных нормативных актах, действующих внутри организации.

Как перенести отпуск во время декрета

Работающие женщины имеют право на особые виды отпусков:

По причине беременности и рождения ребёнка.
По уходу за ребёнком до 3 лет.

Брать отпуск в 30 недель беременности и выходить из него через 3 года — это не обязанность, а привилегия/право. По собственной инициативе работница может отказаться от декретного отпуска, прервать его до истечения срока или перенести его часть на иной период. Отозвать сотрудницу с декрета можно только по её согласию (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Причины переноса отпуска во время декрета:

Два вида отпуска совпали по датам: ежегодный и декретный.
Сотрудница выходит на работу до истечения декрета.

Во время декрета сотрудница может работать в сокращённом режиме: неполный день или на дому. Оплата за труд рассчитывается согласно отработанным часам или по результату работы. Если сотрудница выходит на полный рабочий день раньше истечения отпуска, то пособие больше не выплачивается.

После выхода из декрета сотрудница имеет право на очередной ежегодный отпуск. Согласно письму МинТруда России № 14–2/В-899 от 20.09.16 сотрудница имеет право на продление отпуска по беременности и родам, если на него приходится ежегодный отпуск. А также можно оставшуюся часть ежегодного отпуска перенести на будущее.

Перенос отпуска во время декрета оформляется по тому же принципы, как и перенос по инициативе работника:

Сотрудница пишет заявление о переносе отпуска.
Руководитель подписывает заявление.
Кадровая служба издаёт соответствующий приказ.
Изменения вносят в кадровую документацию.

Перенос отпуска по желанию работника + примеры заявлений

По прошению сотрудника отпуск может быть перемещён, если имеются уважительные обстоятельства (ст. 124 и ст. 136 ТК РФ):

Работодатель не уведомил работающего заранее о предстоящем отпуске. Сообщать необходимо минимум за 2 недели до наступления срока.
Работник не получил отпускные. Расчёт должен производиться не позднее чем за 3 дня до наступления срока.
Совпадение больничного и ежегодного отпусков. Ежегодный отдых продлевается на период лечения или оставшиеся дни переносятся на другой период. Требуется лист о временной нетрудоспособности.
Совпадение ежегодного отпуска с экзаменами.
Выполнение государственных обязанностей или общественного долга.

По иным причинам перенос даты не предусмотрен. Работодатель вправе отклонить просьбу. Например, прошение по семейным обстоятельствам может быть отклонено, если на работе аврал.

Законом определены категории сотрудников, которым нельзя отказывать в пересмотре даты отдыха:

Работающие по совместительству. Их отпуск на дополнительной работе должен совпадать с отпуском, назначенным на основном месте труда.
Супруги военнослужащих. Их отпуск должен начинаться одновременно с отпуском супруга.
Работники, усыновившие ребёнка/детей возрастом до 3 месяцев.
Сотрудницы, которые планируют использовать свой ежегодный отпуск до или после декретного.
Работники-мужчины, которые желают совместить свой ежегодный отдых с отпуском жены по беременности и родам.

Такие сотрудники должны перед составлением графика отпусков на год предупредить руководство о примерных датах будущего отпуска. Если возникли обстоятельства, требующие переноса отпуска, то нужно документально оформить изменения в графике. Порядок оформления следующий.

Шаг 1. Работающий пишет заявление с просьбой перенести период отпуска. В заявлении чётко указывается причина, желательно наличие документального подтверждения. Заявление должно быть официально зарегистрировано в журнале: на документе проставляют номер и дату.

Шаг 2. Руководитель ставит подпись под заявлением служащего, если одобряет изменения.

Шаг 3. Специалист отдела кадров готовит приказ о переносе отпуска на основании подписанного заявления. Приказ подписывает руководитель и сотрудник.

Шаг 4. В графике отпусков кадровик делает соответствующие записи.

Шаг 5. В табель учёта рабочего времени вносятся изменения: отображаются даты, когда работник болел/выполнял гособязанности и пр., корректируется дата отпуска.

Когда компания обязана удовлетворить просьбу работника о переносе отпуска?

Действующее законодательство гласит, что фирма-наниматель обязана перенести специалисту отпуск по его требованию в трех случаях:

Нарушение, допущенное администрацией компании
Речь идет о двух ситуациях:
- гражданину не перечислили отпускные в трехдневный срок перед запланированным отдыхом;
- кадровики не предупредили работника в письменной форме за 14 дней о будущем отпуске, стоящем по графику.
  Если наемный специалист, в отношении которого были допущены эти ошибки, захочет сдвинуть даты отпуска, компания будет обязана удовлетворить его просьбу. Дополнительно ей грозят штрафные санкции за нарушение, налагаемые инспекцией по труду.
Наличие уважительных причин
Для обязательного переноса нужны веские основания, расплывчатая формулировка «по семейным обстоятельствам» не подойдет. К числу уважительных относятся следующие причины:
- Выполнение государственных обязанностей (например, дача свидетельских показаний в суде). К заявлению работника прилагается повестка.
- Болезнь специалиста, подтвержденная медицинским заключением. Уважительным основанием признается только нездоровье самого гражданина, а не членов его семьи. К заявлению прикладывается листок нетрудоспособности.
  Если сотрудник желает сдвинуть даты отдыха по иной причине, вопрос о возможности их изменения решается администрацией нанимателя. Согласиться на условия специалиста – ее добрая воля, а не обязанность.
Особый статус работника
В ТК РФ перечислены категории специалистов, которым даются отпуска в удобное для них время вне зависимости от желания нанимателя. К их числу относятся:
- лица, не достигшие 18 лет;
- почетные доноры;
- ликвидаторы аварии в Чернобыле;
- работницы в преддверии декретного отпуска;
- мужчины, жены которых пребывают в декрете;
- усыновители ребенка до трехлетнего возраста;
- граждане, в семье которых воспитывается несовершеннолетний инвалид.

Действует правило, что жене военного обязаны предоставить отпуск в удобные даты, если она предоставит документальное подтверждение, что ее муж отправляется на отдых в это время.

Администрация нанимателя обязана отпустить внешнего совместителя в те даты, которые он выбрал для отдыха по основному месту трудоустройства.

Если конкретный случай не попадает ни под одну из категорий, обозначенных в законодательстве, работодатель вправе по собственному усмотрению решать, удовлетворить просьбу сотрудника или отказать. Если он против, гражданин обязан пойти на отдых в те даты, которые указаны в графике, без дополнительных заявлений и уведомлений со стороны администрации нанимателя.