Чеки, подтверждающие оплату ГСМ
Для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли необходимо также наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты ГСМ). Какие сложности могут возникнуть с этим документом? Дело в том, что нередко на практике возникают ситуации, когда водитель вместо чека на бензин приносит так называемый нефискальный отчет — документ, который выдают некоторые АЗС непосредственно перед заправкой. После того как водитель наполнит бак, пробивается «настоящий» чек. Внешне нефискальный отчет похож на обычный чек: в нем указаны данные АЗС, стоимость бензина, марка, литраж. В то же время в нем в отличие от чека отсутствуют такие обязательные реквизиты, как заводской номер ККТ, номер электронной защитной ленты. Кроме того, в фискальном отчете прямо сообщается: «Не является фискальным документом. Не пригоден для бухгалтерской отчетности». У налоговых органов по этому поводу, скорее всего, возникнут претензии к налогоплательщику. Тогда налогоплательщик может привести в свою защиту следующие аргументы. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты могут быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. В данном случае объем и стоимость израсходованного бензина могут подтверждаться путевым листом и нефискальным отчетом. Нелишней будет и объяснительная записка водителя об утрате чека ККТ.
К.С.Стриж
Эксперт журнала
«Налог на прибыль:
учет доходов и расходов»
Бухгалтерский учет нормативов ГСМ
При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:
- в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
- частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).
Для этого применяется счет 10 «Основные средства» с соответствующими субсчетами.
Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист, форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.
Из истории вопроса
Согласно Инструкции Минтранса расходы на топливо для автотранспортных средств учитываются в пределах норм, утверждаемых Минтрансом, что указывается в учетной политике организации. Об этом говорится в п. 40 разд. 3 данной Инструкции.
Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.
Изначально Нормы были утверждены Минтрансом 29.04.2003 и действовали до 01.01.2008. В период с 01.01.2008 по 14.03.2008 нормирование установлено не было. Новые нормы введены в действие 14.03.2008 — в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее — Рекомендации). Они предназначались для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России (п. 1 Рекомендаций).
Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Как рассчитываются нормы в соответствии с этим документом? Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. При нормировании расхода топлив различают базовое значение расхода топлив, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлив, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.
Нормы расхода топлив могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:
- в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) — на 5% — 20%;
- на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) — до 20%;
- на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории дороги) — до 30%;
- в городах (в зависимости от количества жителей) — до 25%;
- при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, — до 10%;
- при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д. с пониженной скоростью — до 35%;
- при обкатке новых автомобилей и вышедших из капремонта — до 10%;
- при использовании кондиционера или установки «климат-контроль» при движении автомобиля — до 7% от базовой нормы.
Вот далеко не полный список условий, при которых базовая норма расхода топлива может повышаться.
Нормы расхода установлены для различных видов автомобилей: легковых, автобусов, грузовых бортовых автомобилей, тягачей, самосвалов, фургонов, медицинских автотранспортных средств, автомобилей-эвакуаторов, специальных и специализированных автомобилей. В качестве примера определим нормативный расход топлива для легкового автомобиля. Он рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),
где Qн — нормативный расход топлив, л;
Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Пример. Организация, расположенная в г. Москве, имеет на балансе автомобиль Hyundai Santa Fe 2.4 GLS 4WD (4L-2,351-145-5M), находящийся в эксплуатации с мая 2007 г.
Согласно путевому листу за 7 августа 2012 г. пробег автомобиля в этот день составил 50 км. День был жарким, поэтому на всем протяжении следования автомобиля работала система «климат-контроль».
Рассчитаем нормируемое значение расхода топлива согласно Рекомендациям.
Базовая норма расхода топлива (Hs) для данного автомобиля составляет 11,4 л/100 км.
Поправочный коэффициент (D) равен 37 (25 + 5 + 7):
- работа в городе с населением свыше 3 млн чел. — 25%;
- автомобиль находится в эксплуатации более пяти лет с общим пробегом более 100 тыс. км — 5%;
- при движении автомобиля использовалась установка «климат-контроль» — до 7% от базовой нормы.
Qн = 0,01 x 11,4 л/100 км x 50 км x (1 + 0,01 x 37) = 7,8 л.
