Если сроки командировки изменились, как правильно оформить

Продление командировки без согласия работника

Нередко актуальным становится вопрос, могут ли продлить командировку без согласия работника. По законодательству такие действия неправомерны. То есть в принудительном порядке продлить служебную поездку работника никто не может.

Если начальник хочет продлить поездку по своей инициативе, то об этом должно быть направлено уведомление сотруднику. Только в случае согласия последнего составляется служебная записка и издается соответствующий приказ. Последний также должен быть через факс заверен подписью командированного.

Следует учитывать, что издание всех нормативов является обязательной процедурой, как для работодателя, так и для сотрудника. Для первого это возможность избежать вопросов со стороны проверяющих органов. Для второго указанные нормативы — это гарантия в полной мере получить все надлежащие выплаты.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 350-73-59

Возможные причины увеличения срока

Причин продления командировки множество.

Условно их делят на несколько групп:

• По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
• По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
• Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
• Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
• Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.

Какой пакет документов при приеме на работу требуют работодатели? Узнайте тут.

Продление командировки без согласия сотрудника

Если работодатель видит необходимость в продлении поездки, он может увеличить её срок без согласия сотрудника. В этом случае работодатель в общем порядке издаёт приказ о продлении командировки. 

Если сотрудник отказывается от продолжения поездки без уважительных причин, он может понести дисциплинарную ответственность. Так как поездка в командировку — трудовая обязанность, отказ от неё может рассматриваться как невыполнение служебных задач. По закону, работодатель имеет право объявить выговор, замечание, а при нескольких нарушениях дисциплины даже уволить сотрудника.

Однако, по ст. 259 ТК РФ, некоторые работники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Поэтому они имеют право отказаться от продления поездки. Это:

— женщины с детьми до трех лет;

— воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;

— воспитывающие ребенка-инвалида;

— осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Все эти гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.  

Можно ли это сделать без согласия работника?

Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

К таким категориям относятся относятся:

• Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
• Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
• Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
• Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
• Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.

Важно! Поскольку изначально данные сотрулники дают согласие на поездку определенной длительности, при продлении командировки на новый срок необходимо снова запрашивать у них дополнительное согласие. В случае отказа, производить увеличение срока поездки такому сотруднику администрация не имеет право.

Оплата дополнительных расходов, в связи с продлением командировки

Перед отбытием в командировку работник получает авансом деньги на расходы, связанные с поездкой.

В них могут входить:

• суточные, в установленном законодательством размере;
• оплата проживания;
• стоимость проезда к месту командировки и обратно;
• деньги, необходимые для оплаты дополнительных расходов, связанных с целью поездки (представительские нужды).

При отправлении в командировку, часть расходов может не учитываться в авансе, например, при оплате со счета компании за проживания в гостинице.

При продлении командировки, сотруднику должны в обязательном порядке перечислить суточные. Остальные расходы могут быть также оформлены как аванс, либо перечислены после прибытия к месту работы, на основании отчета работника о командировке.

Если время командирования работника, приходится на дни выплаты зарплаты, премии или иного вида основного заработка, ему должны быть переданы эти деньги.

Кроме того, при продлении командировки из-за болезни сотрудника, он может передать по почте больничный лист, который должен быть оплачен сразу после получения.

Еще одним из дополнительных расходов, которые связаны с увеличением срока пребывания в командировке, может быть разница в стоимости первоначально заказанного проездного документа и цены вновь приобретенного билета. Эти деньги возмещаются сотруднику после прибытия к месту работы и заполнения отчета о поездке.

За исключением суточных на командировку, остальные расходы сотрудника в дополнительные дни командирования могут быть оплачены после составления и согласования руководством авансового отчета.

Командирование сотрудников для выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте является обычной практикой в деятельности любой организации. Иногда обстоятельства складываются таким образом, что выполнить поручения руководства в срок или вовремя вернуться из поездки работник не может. В этом случае, на основании докладной записки работника или его непосредственного начальства может быть увеличен срок пребывания в командировке. Процедура оформления дополнительных дней аналогична отправке сотрудника в деловую поездку, при этом необходимо заново издать приказ о продлении срока командировки и доплате работнику за увеличение срока пребывания в ней. В некоторых случаях, кроме ознакомления с приказом о продлении, необходимо также взять согласие у сотрудника на увеличение срока командирования.

Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.

В каком случае можно продлить командировку

Законодательными актами не устанавливается запрета на возможность продления служебной поездки.

По инициативе руководства компании срок командировки сотрудника может быть увеличен по различным производственным факторам.

Часто они связаны с неправильным определением первоначального объема работ, запланированного для выполнения командируемым сотрудником, или же при появлении дополнительной работы, которую ему нужно выполнить.

Кроме этого, период командировки может быть увеличен и по инициативе работника.

Это возможно делать, но только с разрешения руководства организации или в соответствии с законодательством. К такому продлению командировки может привести болезнь, направленного в поездку сотрудника, вынужденная задержка в пути (отсутствие билетов, поломка транспортного средства), форс-мажорные обстоятельства и другие причины.

Решение о продлении командировки принимает директор либо при возвращении работника на предприятие, либо при нахождении его в поездке. Данный человек подает на имя руководства докладную или служебную записку, с аргументацией причин, по которым пришлось задержаться в командировке.

Внимание!

При необходимости работник должен по возвращении приложить соответствующие, подтверждающие основания для увеличения времени командировки, документы.

Изучив представленные бланки, руководитель издает свое решение в виде приказа. Его лучше оформить до того момента, когда работник будет представлять авансовый отчет.

Важно!

Как оформить продление командировки?

Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.

Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.

Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др. Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Уведомление о продлении

Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.

Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:

Служебная записка

Затем издается приказ о продлении.

Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.

Обязательно должен содержать:

• причины увеличения продолжительности;
• новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.

Пример смотрите здесь:

Приказ о продлении

Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. . К.Е. Костенко».

В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.

При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.

Пример:

Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2019 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.

Кадровый специалист должен подготовить:

Служебную записку:

Служебная записка

Приказ:

Приказ о продлении командировки

В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.

Как оформить продление командировки

Шаг 1. Запросить согласие работника (при необходимости)

Законодательство устанавливает гарантии некоторым категориям работников, которых можно отправлять в служебную поездку только с их согласия. Эти же требования действуют и в случае продления. Если сотрудник, которому необходимо продлить срок командировки, относится к одной из них, сделать это можно только с его согласия.

Последнее оформляется письменным документом. При этом в бланке обязательно нужно предусмотреть пункт, в соответствии с которым отражается информация о том, что работник предупрежден о возможности отказаться от продления периода служебной командировки.

Поскольку командированный в это время может находиться далеко в другом городе, получение у него согласия может быть проблемой.

Это можно сделать:

• Путем переговоров по телефону. Можно договориться с работником, что он подпишет бланк согласия по возвращении из поездки. Самый небезопасный способ, поскольку работник по какой-либо причине может передумать ставить подпись, а на организацию за продление командировки без согласия будут наложены санкции;
• Передачей бланка согласия по факсу. Необходимо отправить документ по факту работнику, он ставит свою подпись и так же факсом пересылает назад. По возвращении можно попросить его подписать оригинал;
• Передачей бланка по электронной почте. В целом, повторяет предыдущий способ, но работнику необходимо распечатать бланк, поставить свою подпись, после этого отсканировать и скан-копию отправить назад.

Внимание! Если такой работник ни при каких доводах не согласен продолжать командировку, заставить его сделать это нельзя.

Шаг 2. Оформление служебной записки

После того, как с работником достигнуто согласие по продлению командировки, либо он не относится к льготным категориям, и его согласие не требуется, непосредственный начальник подразделения, в котором он работает, пишет служебную записку на имя руководства.

Служебная записка о продлении командировки оформляется в произвольной форме, и должна содержать данные о работнике, информацию о предыдущей дате завершения поездки, причины, по которой нужно произвести продление, период продления и новую дату завершения.

Руководитель фирмы или предприниматель рассматривает документ, и приняв решение, проставляет на нем свою резолюцию — разрешить продление, либо отказать в нем. При положительном решении, бланк передается в кадровую службу для дальнейшего оформления последующих документов.

Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

Документ обязательно должен содержать:

• Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
• Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
• Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
• Указание произвести перечисление денежных средств;
• Установление ответственных лиц.

Внимание! Работник должен быть обязательно ознакомлен с приказом, и подтвердить это личной подписью. Поскольку он может находиться далеко, с ним при помощи телефонных переговоров нужно получить согласие о подписи документа, либо отправить бланк по факсу или электронной почты для того, чтобы он подписал и выслал его обратно.

Шаг 4. Перечисление суточных за новые дни командировки

Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировке за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

В табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

• питание;
• оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
• приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

• дни пребывания (в том числе, добавленные);
• выходные и нерабочие праздничные дни;
• период нахождения в пути;
• время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

• суточные за период с 27 июня по 12 июля;
• больничное пособие за период 4 – 6 июля;
• компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Письмо минфина о позднем возвращении из командировки

ИнфоВ частности, по мнению Минфина России возмещение работодателем стоимости билетов, дата которых отличается от даты выезда в командировку или возвращения из нее, признается компенсацией расходов на командировку, если более ранний выезд (задержка выезда) командированного лица производится с разрешения руководителя подтверждающего целесообразность произведенных расходов. Такая позиция усматривается, в частности, письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545

Кроме того, значение придается длительности периода между этими датами.Так, если этот срок — незначительный (например, работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, использует отгулы), то оплата стоимости проезда рассматривается как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.ВниманиеВ частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме

Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

https://youtube.com/watch?v=Lp2Zkee2UAQ

Как все оформить

Командировка продлевается при согласии трех сторон на основании приказа и сопровождается необходимыми документами. Все документы оформляются по готовым образцам, которые должны соответствовать всем нормам и требованиям действующего законодательства.

Служебная записка

Какими документами сопровождается

Первичные документы остаются неизменными, они дополняются новыми, сопроводительными документами:

• Уведомление о продлении,
• Служебная записка,
• Приказ.

Это видео расскажет нам, как оформить продление командировки в 1С:

Поэтапная инструкция

• Принимается решение о продлении командировки,
• Специалист по кадрам отправляет работнику соответствующее уведомление,
• При согласии сторон составляют служебную записку, в которой обязательно указывается причина продления командировки,
• Издается приказ (возможно в произвольной форме) о продлении командировки или резолюция,
• По факсимильной связи приказ отправляют на подпись сотруднику. Оригинал ему предъявляют после возвращения из командировки

На практике чаще используют именно резолюцию. Например: «Разрешаю продлить срок командировки на 2 дня. Число, подпись».

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

• Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
• Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
• Новая дата завершения командировки;
• Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации, его издавшей;
• Название документа;
• Дата и номер;
• Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника. 

Продление срока командировки

Бывают ситуации, когда специалисту требуется дополнительное время для выполнения служебного задания. В таком случае окончательный срок командировки может существенно отличаться от обозначенного в приказе. Чтобы не возникло никаких вопросов у руководства, нужно следовать правилам оформления продления срока работы вне стенах компании.

Причины продления командировки

На деле представлена инструкция о командировках. В частности, написано, что с разрешения руководителя может быть оформлена вынужденная задержка. Основания для продления поездки следующие:

• Болезнь;
• Отсутствие билетов на транспорт;
• Отмена воздушного транспорта в результате непогоды;
• Ремонт транспортного средства;
• Иные причины, которые никак не зависят от сотрудника.

Продление командировки как оформить в 2018 году

Если вы не знаете, как правильно продлить командировку работнику, то работодателя необходимо заранее предупредить о об этом. Составляется специальная служебная записка, в которой представлен перечень случаев, влияющие на выполнение задания точно в срок. На базе представленных документов работодатель решит, действительно ли эти причины были серьезными и с какого числа нужно издать приказ о том, чтобы увеличить сроки.

Служебная записка о продлении командировки — образец

Как было сказано выше, служебная записка считается основным документом, который послужит опорой для оформления распоряжения. Другими словами, это официальная бумага предназначена для уведомления и которая определяет иной установленный период. Она пишется на имя руководителя. Основная информация для содержания — срок и причины задержки.

В служебной записке все причины должны быть четко изложены. Ведь этот документ в дальнейшем будет приложен к приказу, поэтому он носит официальный характер. Все названия и имена должны полностью присутствовать. Сюда относится подпись и дата составления.

Приказ на продление командировки

В основном приказе должны быть указаны сроки. Если поездку нужно продлить, то потребуется издать дополнительный документ в виде распоряжения.

Никакими законодательными документами и нормативными правовыми актами не была установлена единая форма приказа о необходимости продления поездки сотрудника. По этой причине подготавливая к оформлению подобный приказ, руководствуйтесь общепринятыми правилами и нормами при оформлении. Учтите важные критерии, которые должны присутствовать в этом приказе.