Электронный больничный лист — инструкция для работодателя

Как работнику оформить больничный в электронном виде?

Чтобы работнику получить ЭЛН, ему нужно обратиться в медицинское учреждение, в котором введена система выдачи электронных справок о нетрудоспособности. Это может быть государственная или частная поликлиника.

Главное, чтобы медицинское заведение имело лицензию на проведение лечения.  При обращении в медучреждение, рекомендуется сообщить врачу о желании получить ЭЛН. Оформление электронного больничного листа имеет ряд особенностей.

В первую очередь это касается необходимости подписания пациентом на приеме у врача согласия на обработку личных данных. Без этого документа электронный больничный выдан не будет. Согласие является типовым. Его шаблон скачивается с сайта ФСС и заполняется по образцу.

Вторая особенность ЭЛН заключается в том, что после оформления электронного больничного, доктор предоставляет пациенту уникальный код. Благодаря этому шифру человек сможет просматривать свой больничный лист лично, а также предоставить доступ к нему работодателю. Переносить на бумажный носитель ЭЛН, заверять его печатями нет необходимости.

Работнику, получившему электронную справку о временной нетрудоспособности, рекомендуется проверить правильность внесенных данных доктором. Для этого нужно зайти в персональный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», используя код ЭЛН.

Таким образом, оформление электронных больничных, не представляет особых сложностей для работодателя

Важно соблюдать утвержденный алгоритм действий, вносить достоверные сведения, не допускать каких-либо ошибок, придерживаться установленных сроков заполнения ЭЛН

https://youtube.com/watch?v=GULrptTM6po

Как выглядит

Если взглянуть на отчеты ФСС, можно заметить, что больничный лист в электронном виде оформляют все чаще.

Но практически никто из пациентов не знает, как выглядит этот документ, просто потому что ни разу не видел его вживую. Связана такая ситуация с тем, что такой документ оформляет больница или поликлиника, с ним работает отдел кадров и бухгалтерия работодателя, а также ФСС.

Сейчас еще не все работодатели и лечебные учреждения настроили подключение к системе ЕИИС «Соцстрах». Таким образом, далеко не все пока еще могут выдавать и принимать такие больничные.

Как же он выглядит, этот документ? Все просто, своим внешним видом он практически не отличается от бумажного «собрата», он содержит в себе абсолютно те же поля и графы.

Раздел «Общая информация»

В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.

  

1. Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:

• «Получатель пособия» —  пособие получает сам заявитель.
• «Уполномоченный представитель» — пособие получает представитель заявителя.

При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.

2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.

Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом. 

3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.

4. «Способ выплаты пособия» — следует выберать один из двух способов выплаты:

• «Перечисление в кредитную организацию» — застрахованное лицо получит денежное пособие в отделении банка. Следует указать БИК банка и номер счета получателя.
• «Почтовый перевод» — застрахованное лицо получит денежное пособие в почтовом отделении. Следует указать адрес места жительства сотрудника.

5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.

Просмотр результатов проверки

Если документ принят к рассмотрению

Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.

Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».

На экране отобразится окно с квитанцией.

Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

• «Исправить ошибки и отправить заново» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но при его рассмотрении были обнаружены недочеты и ФСС направил работодателю извещение об ошибках (например, «Почтой России»). Следует исправить ошибки, указанные в извещении, и отправить документ заново.
• «Создать перерасчет» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но уже после получения квитанции работодатель понял, что допущена ошибка в данных для расчета. При создании перерасчета в разделе «Расчет пособия» потребуется указать причину перерасчета, исправить нужные данные и отправить документ заново.

Если документ не принят

Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».

На экране отобразится окно с протоколом.

Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по  и выбрав пунктПросмотреть документооборот».

Законодательная база для ЭЛН

• Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
• Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Постановление Правительства РФ от 10.07.2013 № 584 «Об использовании федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»
• Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись»
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности»

Название программы для работы с электронными больничными

Для заполнения и отправки больничных электронных листов в ФСС можно скачать специальную программу. Это значительно упростит для ответственных лиц предприятия работу с ЭЛН. Такая программа представляет собой систему обмена электронными документами с Соцстрахом.

Программа позволяет работодателю:

1. просматривать изменения в ЭЛН, которые вносит врач медучреждения;
2. указывать данные о стаже, среднем заработке подчиненного и т.п.

Называется она АРМ ФСС. Скачать программу можно через личный раздел сайта ФСС. Находится она в свободном доступе и сопоставима со всеми используемыми сегодня операционными системами. Отличается удобным и понятным интерфейсом. В ней имеется встроенная инструкция по эксплуатации.

Существуют также и другие автоматизированные учетные программы. Многие из них являются бесплатными.

Работа с электронными больничными листами реализована в таких бухгалтерских программах:

• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• Контур-Персонал;
• Калуга-Астрал;
• СБИС;
• ПАРУС;
• Контур-Экстерн;
• Упрощенка 24/7» и т.п.

Данные системы делают обработку электронных листков нетрудоспособности более удобной и быстрой. Обычно руководитель организации поручает заполнение и отправку в ФСС больничных листков сотрудников бухгалтеру либо кадровику.

Преимущества электронных больничных

Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.

Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.

Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.

Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.

Раздел «Расчет пособия»

В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.

1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.

2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.

3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.

Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.

4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.

5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить в ФСС».

Как проверить листок нетрудоспособности по номеру?

Зная идентификационный номер больничного листка, можно проверить вносимые в него изменения в режиме онлайн. Чтобы посмотреть данный документ работодателю, ему необходимо войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах».

Затем система обработает данные и выдаст требуемый листок о нетрудоспособности. Чтобы проверить больничный работнику, также требуется зайти на сайт http://cabinets.fss.ru. Необходимо выбрать «Кабинет застрахованного».

Тут можно просматривать выданные листы о временной нетрудоспособности, начисления и выплаты, проводить распечатку документа.

Руководитель и сотрудник имеют возможность использовать специальные фильтры при просмотре больничного. Это упрощает процесс ознакомления с необходимой информацией.

Как гражданину получить электронный больничный

По закону, использовать листок нетрудоспособности в онлайн-формате могут только застрахованные лица. При этом система электронных больничных изначально ориентирована на обмен информацией со страхователями – работодателями. Безработным гражданам ЭЛН не нужны, поскольку службы занятости не являются страхователями, и они принимают только бумажные документы.

Но прежде, чем оформить в поликлинике е-больничный, гражданин должен дать добровольное согласие на формирование листка нетрудоспособности в таком виде. Для этого чиновниками разработана и утверждена типовая форма информированного согласия на электронный больничный. Она подписывается один раз, после чего до конца жизни или до момента, пока не изменится законодательство, у гражданина будет возможность получать ЭЛН в данном медучреждении.

Обращаем внимание: хотя типовая форма информированного добровольного согласия на формирование е-больничного единая, ее нужно будет подписывать в каждой медорганизации, в которой гражданин собирается получать небумажные документы, подтверждающие болезнь. Согласие на выдачу электронного листка нетрудоспособности (бланк) выглядит следующим образом:

Согласие на выдачу электронного листка нетрудоспособности (бланк) выглядит следующим образом:

Заполненный бланк представлен ниже

Когда гражданин подпишет согласие на информирование в ФСС, он сможет попросить врача оформить ему ЭЛН. И вместо бумажного больничного человек получит на руки талончик с указанием номера открытого листка нетрудоспособности. Его нужно будет сообщить работодателю, который заполнит свою часть документа, а затем направит в ФСС на проверку и оплату.

Если работник потеряет талончик, номер открытого листка нетрудоспособности будет написан неразборчиво или произойдет еще что-то, он сможет узнать необходимую информацию через свой личный кабинет на сайте ФСС. Зайти в него могут только зарегистрированные на сайте госуслуг граждане.

Новшества в расчете ЭЛН в 2020 г.

Начнем с базовых данных, участвующих в обработке листков нетрудоспособности, вне зависимости от того обрабатываете вы бумажный листок или цифровой – изменения коснутся всех.

В 2020 году повысили минимальный размер оплаты труда (далее – МРОТ), теперь он составляет 12 130 рублей.

Лимит совокупного дохода работником за год, который образует верхнюю планку оплаты больничного листа, в 2019 году составил 865 000 рублей.

Таким образом, новые предельные величины при расчете сумм пособия больничного листа составляют коридор: от 370,85 руб. до 2 150,68 руб. за 1 день нетрудоспособности.

Что касается больничных листов в цифровом виде – их обработка теперь занимает меньше времени, так как в отличие от бумажного эквивалента, ФСС получает ЭЛН и обрабатывает быстрее.

О том, как настроить электронные больничные листы в 2020 году, как это будет работать – далее в статье.

Что должен сделать работодатель в личном кабинете ФСС

Найти и оформить электронный больничный лист в ФСС не составит труда. В первую очередь нужно пройти процесс регистрации в сервисе и получить индивидуальный код доступа для юридического лица к своему личному кабинету. Для этого нужно зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».

Разобравшись в системе и выполнив действия несколько раз, страхователь будет с легкостью работать с сервисом.

Для работы в личном кабинете ФСС необходимо:

1. Зарегистрироваться на Едином портале Госуслуг. Затем получить пароль, который необходим для входа в личный кабинет ФСС. Для регистрации нужно ввести данные юридического лица и реквизиты.
2. Выполнить вход на сайт ФСС. Для этого нужно ввести номер телефона, который вы использовали для регистрации на Госуслугах, а также пароль, который вы получили там же.
3. Для того чтобы пользоваться информацией об электронных больничных в личном кабинете ФСС, необходимо назначить бухгалтера, который должен уметь пользоваться новым сервисом.

После получения доступа к личному кабинету, работодатель должен сказать своим сотрудникам о том, что они могут пользоваться услугой и заполнять электронные больничные листы в медицинском учреждении, если там пользуются новой системой. После того как был получен индивидуальный код, его нужно передать бухгалтеру. Далее страхователь должен выполнить такие действия:

1. Выполнить вход в личный кабинет ФСС и найти документ по коду.
2. В виртуальной форме посмотреть период действия больничного листа для расчета выплат.
3. Внеси свои данные в электронный больничный в личном кабинете ФСС об организации, стаже работы застрахованного и средней заработной плате.
4. Проверить введенные данные. Если есть опечатка, то ее нужно сразу же исправить.
5. Отправить заполненный больничный лист в отделение ФСС.

Бухгалтер может пользоваться образцом электронного больничного листа при заполнении электронного документа в личном кабинете ФСС. Пособие по электронному больничному выплачивается через работодателя или от ФСС. Если через организацию, то бухгалтер должен рассчитать и выдать деньги с предоставлением ближайшей зарплаты. Затем застрахованное лицо может возместить из Фонда Социального Страхования по обычной системе. Например, посетить отделение ФСС или подать электронное заявление.

Большинство регионов производят прямые выплаты. Для оплаты такого больничного листа работодатель должен заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного, который получил лист нетрудоспособности, затем отправить его в Фонд.

Больничный ФСС в электронном виде зачем нужен, когда будут введены

Предусматривается, что назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа.

С июля 2017 года электронные больничные листки нетрудоспособности будут применяться наряду с листками нетрудоспособности, оформленными на бланках. Такой подход позволить снизить бумажный документооборот и сделать обмен информацией более быстрым и прозрачным. А также прекратить подделку больничных.

Проблема поддельных больничных высосана из пальца. Их объем катастрофически мал в общей массе всех больничных листов. Есть проблема

фиктивных больничных,

но электронные больничные её не решают. Оформить фиктивный больничный лист у педиатра стоит от 700 руб. до 1500 руб. в зависимости от места работы. Если вахтовик на севере (Газпром, Роснефть, Лукойл и т.п.), то фиктивный больничный стоит порядка 1500 руб. за сутки больничного.

Для реализации получения безбумажного документа требуется, чтобы и медицинская организация, и работодатель застрахованного лица (нетрудоспособного) являлись участниками системы информационного взаимодействия, а застрахованное лицо в письменном виде изъявило согласие на формирование электронного листка нетрудоспособности.

Сведения, содержащиеся в электронном «больничном», подписываются квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации.

Выводы и рекомендации

1. В какой то мере, электронный больничный выгоден работнику и работодателю, ведь его нельзя потерять, работодатель освобождается от хранения огромных архивов и предоставления больничных листов в бумажном варианте по запросу ФСС.
2. В то же время, обработка таких документов требует от работодателя дополнительного программного обеспечения.
3. Для работодателя такой больничный лист выгоднее, чем бумажный, ведь его невозможно подделать. Этот документ совершенно точно пройдет проверку в ФСС. Такое оформление позволяет работодателю избежать финансовых неприятностей.
4. Для работника же такой вариант больничного листа тоже удобнее, ведь не придется ехать в центральный офис организации, достаточно сообщить работнику отдела кадров номер больничного листа по телефону или электронной почте.

Полезная публикация? Проголосуй!

Итоги

Получить электронный больничный на руки больной не может. Врач оформит этот цифровой документ в специальной программе, подпишет УКЭП и отправит в ФСС. Пациенту он сообщит уникальный номер больничного, который следует передать в свою организацию. Работодатель по этому номеру отыщет в базе ФСС больничный и дополнит его данными, необходимыми для начисления пособия.

Чтобы проблем с электронными больничными не возникало, медучреждения, работодатели и ФСС должны быть информационно связаны между собой. При отсутствии такого взаимодействия пациенту оформляется бумажный больничный, который имеет такую же юридическую силу, что и электронный аналог.