Электронный билет: как подтвердить расходы
В случае приобретения авиабилета в бездокументарной форме для подтверждения расходов потребуется маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20, от 01.02.2011 N 03-03-07/1 и др.).
Маршрут/квитанция, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, — это документ строгой отчетности. Поэтому с ее помощью можно подтвердить расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения.
Напомним, что до вступления в силу Приказа Минтранса России от 18.05.2010 N 117 (до 4 июля 2010 г.) маршрут/квитанция не являлась документом строгой отчетности. Поэтому для подтверждения расходов на приобретение билета требовался также чек ККТ или бланк строгой отчетности, подтверждающий фактическую уплату денежных средств (Письма Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3, УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214 и др.).
Посадочный талон подтвердит, что перелет подотчетного лица действительно состоялся по указанному в электронном билете маршруту (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20, от 01.02.2011 N 03-03-07/1, от 13.12.2010 N 03-03-06/4/123, от 01.07.2010 N 03-03-07/23 и др.).
На практике командированные не всегда сохраняют посадочные талоны. Если такого талона нет, этот факт не является непреодолимым препятствием для признания расходов в налоговом учете. Как считают в Минфине России, в этом случае можно обосновать расходы косвенно. Например, документами, подтверждающими направление работника в командировку и его проживание (пребывание) в месте командировки, — отметками в заграничном паспорте, счетами гостиниц и т.п. (Письмо от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384), справкой транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо от 05.02.2010 N 03-03-05/18).
Билет на иностранном языке
Нередко авиабилет, особенно в электронной форме, составляется на иностранном языке. Но документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации ). Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Руководствуясь этими нормами, Минфин России сделал вывод о необходимости построчного перевода билета, составленного на иностранном языке, на русский язык (Письма от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 22.03.2010 N 03-03-05/57 и др.).
Налоговики придерживаются иной точки зрения. ФНС России в Письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ указала, что авиабилеты, в том числе и электронные, имеют унифицированную международную форму. Фамилия, имя пассажира записываются в билет набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. А наименования реквизитов электронного билета, указанные на английском языке, совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в Форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15. Поэтому, как считают налоговики, не обязательно делать построчный перевод билета на русский язык.
Несмотря на такие благоприятные для налогоплательщиков разъяснения, на наш взгляд, лучше подстраховаться и сделать перевод авиабилета. Ведь Письмо ФНС России не является нормативным правовым актом и не обязательно для применения. А перевод может выполнить и работник организации, стороннего специалиста привлекать для этого не обязательно (Письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 26.03.2010 N 03-08-05/1 и др.). Причем переводить информацию, не имеющую существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа, иную информацию), не нужно (см., например, Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6).
И.Невский
К. э. н.,
аттестованный аудитор
