Непредставление в налоговый орган заявления о перерегистрации ккт в случае замены фискального накопителя влечет административную ответственность

Причины и порядок перерегистрации онлайн-кассы в ФНС

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована при первичной регистрации онлайн-кассы (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором — о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер — выданный при первичной регистрации ККТ.

Карточка регистрации онлайн-касса — документ, которым ФНС подтверждает регистрацию ККТ. Фактически, это «свидетельство о регистрации» устройства в государственном реестре. Пользователь онлайн-кассы может, если будет желание, получить электронную версию карточки в Личном кабинете налогоплательщика ФНС или запросить ее в бумажном виде при личном обращении в территориальное представительство ведомства.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы .

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

• 1500 — 3000 рублей — на должностное лицо или ИП;
• 5000 — 10 000 рублей — на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

1. Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
2. Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены — перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику — сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы — это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ — кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить — например, если магазин переезжает целиком в другое место города

В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы — замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

В каком случае нужно снять кассу с учета

Таких ситуаций несколько:

• продажа кассового аппарата новому владельцу или продажа бизнеса целиком, вместе с контрольно-кассовым оборудованием;
• кража кассового аппарата;
• выход устройства из строя. Если касса не подлежит ремонту или восстановлению, регистрацию тоже надо аннулировать;
• прекращение деятельности. Закрыли бизнес — снимайте с учета кассовый аппарат;
• перерегистрация. Если вы переводите бизнес на другое юридическое лицо или ИП, устройство нужно снять с учета, после чего зарегистрировать на нового хозяина.

Во всех случаях начать нужно с закрытия фискального накопителя. Без этого кассу с учета не снять. Правда, это не касается случаев поломки или кражи онлайн-кассы, когда закрыть фискальник технически невозможно. Закрыть ФН можно прямо в меню кассового аппарата, зайдя в раздел “Фискальный накопитель”. Там есть пункт — “закрыть ФН”. Нажимаем, и касса распечатывает отчет о закрытии фискального накопителя. Этот документ необходимо сохранить. Если вы собираетесь снимать кассу с учета непосредственно в отделении ФНС, инспектор может потребовать именно “живой” отчет — тот, который распечатала касса. Внешне это простой чек с информацией о закрытии ФН: номером, датой и другими данными.

Отчёт о закрытии фискального накопителя

Внимание! С момента закрытия фискального накопителя у вас есть 5 дней для того, чтобы снять кассовый аппарат с учета. Если не успеете — начнутся проблемы

Программа в личном кабинете начнет выдавать ошибку и никто не сможет вам помочь. Это же касается снятия в офисе налоговой.

Если вы продаете кассовый аппарат новому владельцу — сроки еще строже: у вас есть сутки с того момента, как вы подписали договор купли-продажи. Новому хозяину для постановки на учет понадобится карточка снятия с учета, для того, чтобы регистрировать ККТ на себя. Если кассу украли или она вышла из строя — тоже даются сутки.

Перерегистрация: общий порядок

Применение ККТ и порядок работы с ней регулируется ФЗ-54 от 22/05/03 г. В ст. 4.2-4 указывается, что перерегистрация необходима:

• при изменении данных, внесенных в момент регистрации в карточку учета и журнал учета ККТ;
• при замене накопителя фискальных данных – ФН.

Перерегистрируют аппарат на основании заявления владельца в ФНС. Оно оформляется:

• в письменной форме и подается лично в ФНС;
• в электронной форме, через кабинет ККТ на сайте налоговой.

Заявление подается не позднее суток, если имело место изменение сведений. Днем подачи в электронном виде считается день размещения документа в кабинете ККТ. Форма заявления берется из приказа №ММВ-7-20/484 налоговой службы от 29/05/17 г., там же содержится и инструкция по его заполнению. При электронной подаче необходимо вместо физической подписи ответственных лиц ставить усиленную электронную.

В заявлении придется указывать данные, предоставленные в налоговую при регистрации аппарата, и изменения в них.

При замене ФН подают:

• заявление;
• отчет о закрытии ФН;
• отчет о регистрации (об изменении регистрационных параметров).

Оба отчета формируются в ККТ и служат приложением к заявлению. Сведения передаются электронно и заверяются квалифицированной ЭП, усиленного характера (УЭКП).

В ситуации, когда кассовый аппарат оказался бракованным или сломанным, предать отчет о закрытии в налоговую не представляется возможным, обращаются к его изготовителю. Изготовитель осматривает ФН и дает свое заключение о техническом состоянии устройства.

Одновременно в пятидневный срок после поломки в ФНС от фирмы подается соответствующее заявление на перерегистрацию. На составление заключения закон отводит месяц. Оно передается изготовителем через кабинет ККТ в ФНС, а также владельцу аппарата.

В заключение вписывается номер ФН, присвоенный заводом-изготовителем, описание брака, если он имеет место, и вывод о невозможности считывания данных. Этот список данных может быть расширен уполномоченным органом.

Если экспертиза показала такую возможность, фирме дается два месяца со дня подачи заявления на то, чтобы передать фискальные данные в ФНС.

После проверки сведений, поданных владельцем ККТ, налоговая заводит новую карточку регистрации кассовой техники и направляет ее фирме электронно:

• через кабинет ККТ на сайте налоговой;
• через ОФД.

День формирования документа считается днем перерегистрации. Оформляется карточка не позднее 10 рабочих дней с даты отправки заявления в ФНС. Карточку можно затем получить отпечатанной на обычном бумажном носителе, обратившись в налоговую службу.

ФНС может отказать в перерегистрации, если данных о ФН нет в реестре или фирмой предоставлены неполные (ложные) сведения при подаче заявления.

Порядок перерегистрации ККТ подробно рассматривается в ст. 4.2 ФЗ-54.

Важно! Теперь бумажное заявление на перерегистрацию можно подавать не только по месту регистрации, но и в любую ИФНС, по выбору (ст. 4.2-1 ФЗ-54)

Снятие ККТ с налогового учёта

Для того чтобы снять ККТ с учёта в ФНС необходимы следующие условия:

— Все данные должны быть переданы в ОФД.

— На кассе должен быть закрыт архив ФН.

Для этого необходимо чтобы на кассе действовал тариф (код активации или годовойквартальныйтрёхгодовой). Касса подключенная к сети интернет передаст неотправленные ранее документы. После чего можно переходить к процедуре закрытия архива ФН на кассе. Осуществляется это через драйвер ККТ установленный на компьютере, к которому подключена касса, или последовательностью команд, описанных в руководстве к конкретной модели ККТ. После того как архив ФН закрыт, необходимо убедиться, что он передан в ОФД и данных для передачи в сторону ОФД на кассе не осталось. Если всё так и отчёт о закрытии ФН отображается в списке чеков в разделе «мониторинг касс» а сама касса находится в статусе «архив ФН закрыт», можно отключать кассу и извлекать из неё фискальный накопитель.

В случае если в ОФД касса активирована квартальным, годовым или трёхгодовым тарифом, необходимо остановить тарификацию кассы в разделе «управления кассами». Остаток средств будет возвращён на баланс лицевого счёта. Его можно использовать для активации другой кассы или осуществить возврат средств через бухгалтерию. В случае активации кассы кодом активации, остановить тариф невозможно, перенести его или вернуть за него деньги, также невозможно.

Фискальный накопитель подлежит ответственному хранению в течении 5и лет с момента закрытия архива и может быть затребован налоговой инспекцией. Сам кассовый аппарат после снятия ККТ с учёта в налоговой можно перерегистрировать с новым ФН на другую организацию (кассу можно продать).

Для снятия ККТ с учёта в НФС необходимо перейти в ЛК налогоплательщика на сайте nalog.ru и осуществить снятие ККТ с налогового учёта, для этого потребуются данные из отчёта о закрытии фискального накопителя (дата, время, фискальный признак).

Следует обратить внимание что в Личном Кабинете ОФД, статус «снята с учёта» не отображается, ФНС не возвращает информацию в ОФД об этом состоянии. Таким образом состояние «архив ФН закрыт» является конечным

Для удобства навигации по Личному кабинету, в разделе «Мониторинг касс» можно создать дополнительную торговую точку (кнопка +торговая точка) и перенести снятые с учёта кассы в неё. Название такой торговой точки, используется произвольное (пример: «снятые с чёта», «списанные». ). Используя иерархию прав доступа к торговым точкам для пользователей, можно запретить пользователям доступ к такой торговой точке и содержащей её кассам. Таким образом пользователи ЛК будут видеть только активные кассы

Важно: — администратор (создатель Личного Кабинета) видит все торговые точки и все модули системы личного кабинета

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер — который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя — и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

1. Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин — хищение накопителя, повреждение, «глюк».

1. Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя.

Так, накопитель может быть заменен:

• при приближении окончания срока его эксплуатации;
• при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя — собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета — вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса — который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой — перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС

Четвертый способ — снять кассу с учета через законного представителя

Можно поручить работы третьему лицу — вашему законному представителю. Для этого нужно оформить нотариально заверенную доверенность. Делается это у любого нотариуса. Стоимость услуги — от 1200 рублей и выше

Обратите внимание: выдать доверенность от имени юридического лица дороже, чем написать ее от имени ИП. Для обращения к нотариусу приготовьте следующие документы:

Для индивидуальных предпринимателей:

• свидетельство ИП;
• свидетельство о постановке на учет в Федеральной налоговой службе;
• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН;
• паспорт ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• печать индивидуального предпринимателя, если она существует. По закону ИП имеют право работать без печати, но если она есть, нужно предъявить ее нотариусу и заверить доверенность.

Для юридических лиц:

• свидетельство о регистрации юрлица;
• ИНН;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• учредительные документы: устав, договор и так далее;
• протокол собрания учредителей о назначении доверенных лиц;
• выписка из протокола собрания о назначении доверенных лиц;
• приказ;
• печать компании.

Один из вариантов бланка доверенности

Кроме этих документов нотариусу понадобится личный общегражданский паспорт лица, на которое оформляется доверенность. Процедура занимает от получаса до нескольких часов и зависит от загрузки нотариальной конторы. Документ можно выписать на срок до 3 лет.

Причины для замены фискального накопителя

1

Истёк срок службы

Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15
или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима
налогообложения.

Если вы применяете общую систему
налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.

Если работаете на УСН, ЕНВД, патенте или
ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.

Если торгуете подакцизными
товарами,
можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется
замена.

Если работаете сезонно на
спецрежиме,
можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать
подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.

Если касса работает автономно и не отправляет
сведения оператору фискальных данных (ОФД), допустимо использовать накопитель и
на 13, и на 15, и на 36 месяцев. Но последний проработает не больше 560 дней. А при
продаже
подакцизных товаров — не более 410.

2

Закончилось место

На микрочип, установленный в накопителе,
записывается вся информация о платёжных операциях. «Очистить корзину» на ФН невозможно.
Накопитель на 13 месяцев вмещает 175 – 190 тысяч документов, на 15 месяцев — 200 – 220
тысяч, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном
меню кассового аппарата или по номеру чека. В современных кассах есть функция оповещения:
техника сама напоминает владельцу за 2 месяца, что скоро придётся менять фискальный
накопитель.

3

Блокировка кассы

Техника блокируется, если:

• на предприятии нет доступа в интернет;
• если смена не закрывалась более 24 часов;
• если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД по
  ним не отправлялись;
• если на аппарате неправильно настроено время.

Фискальный реквизит на чеке в таких ситуациях не
проставляется, а значит, отправка документа в ФНС невозможна.

4

Технические сбои

Окислились контакты, произошло короткое
замыкание
или возникли программные неисправности — нужно приобрести и установить новый фискальный
накопитель или обратиться к продавцу за гарантийным обслуживанием.

5

Сменился собственник

По ФЗ-54 только один налогоплательщик может использовать фискальный
накопитель: в настройках кассы указывается ИНН владельца. При передаче онлайн-кассы
другому
собственнику ФН нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если
онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.

6

Ошибки при регистрации или
установке.

Перерегистрации при смене адреса

Согласно регламенту №94н от 29/06/12 г. предоставления госуслуги по регистрации ККТ, п. 76, перерегистрация осуществляется при смене адреса и места установки онлайн-кассы. Перерегистрация необходима при смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего по этому адресу ККТ, переезде торговой точки в новое здание, с изменением адреса, при наличии филиалов в организации и передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если организация приобретает ККТ с намерением использовать его в разных торговых точках, по разным адресам, необходима постоянная перерегистрация устройства.

ККТ нельзя перерегистрировать на иное юридическое лицо или ИП с другим юридическим адресом напрямую, например, в случае продажи технического средства. Передача кассового аппарата сопровождается снятием его с учета у данного владельца и постановкой на учет новым владельцем.

Несовпадение места фактического нахождения онлайн-кассы с адресом, указанным в регистрационных данных, может быть признано противозаконным. Так, постановлением №А43-2435/2011 от 11/07/11 г. Первого арбитражного апелляционного суда организация признана нарушающей порядок использования ККТ по этому основанию. Особый случай – развозная торговля. О том, что техника планируется к использованию именно таким образом, ФНС информируют в момент ее первичной регистрации. Адрес установки указывается тот, где техника будет находиться вне разъездов. Обычно это юридический адрес фирмы или место жительства ИП. А местом установки ККТ и расчетов считается номер машины, осуществляющей развоз (прик. №ММВ-7-20/484 ФНС от 29/05/17 г., прил. 5-18,19).

Таким образом, при изменении адреса торговли в разъездах перерегистрация ККТ не нужна.