Что делать, если приходится пересчитать взносы по увольняемому сотруднику: разъяснение

Премия при увольнении по собственному желаниюв бухгалтерском учете компании

Для расчета базы по налогу на прибыль сумма премии уволившемуся сотруднику в бухучете фирмы будет учтена в структуре затрат на зарплату. Однако отразится она не в традиционной проводке по счету расчетов с персоналом (сч.70), а будет отнесена на сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Безусловной обязанностью работодателя является:

удержание и последующее перечисление НДФЛ с суммы премии;
начисление страховых взносов в обычном порядке:

— в ПФР(22%), ФОМС (5,1), ФСС (2,9%);

— в ФСС по страхованию от производственного травматизма (0,2-8,5%).

Все перечисленные расходы фиксируются в учете в месяце начисления. Бухгалтер составляет следующие проводки:

Операция	Д/т	К/т
Начисление премиальных уволенному работнику	20, 23, 25, 26, 44	76
На сумму премии начислены:
НДФЛ	76	68
Страховые отчисления	20, 23, 25, 26, 44	69
Выплата премии из кассы или перечисление со счета	76	50, 51

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении исчисляют средний заработок, куда должна входить премия за год. Если премия выплачивается в следующем году, а компенсация уже получена, то на основании п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (утв. Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007) придется пересчитать средний заработок и, соответственно, компенсацию.

Пример: выплата премии после увольнения с доначислением компенсации

Сотрудник фирмы уволился по собственному желанию 31 января 2018 года, не использовав 30 дней отпуска. Расчетный период для исчисления среднего заработка – с 01.02.2017 по 31.01.2018 отработан полностью, исключаемых периодов нет. Оклад сотрудника – 40 500 руб. в месяц.

На дату увольнения бухгалтер оформил окончательный расчет, куда вошла компенсация, рассчитанная так:

40 500 х 12 = 486 000 руб. – годовой доход,

486 000 /12 / 29,3 х 30 = 41 467,58 руб. – сумма компенсации.

По итогам работы за 2017 год 15.02.2018 бывшему сотруднику была начислена премия в размере оклада – 40 500 руб.

Бухгалтер скорректировал компенсационную выплату, добавив в расчет среднего заработка сумму премии за год, а также оформил начисление и выдачу премии:

486 000 + 40 500 = 526 500 руб. – доход за год;

526 500 / 12 / 29,3х 30 = 44 923,21 руб. сумма компенсации;

44 923,21 – 41 467,58 = 3455,63 руб. — сумма доначисления компенсации.

Общий размер начисленных выплат после увольнения составил 43 955,63 руб. (40 500 + 3455,63).

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ и сделать отчисления в фонды. Проводки по выплате премии после увольнения по собственному желанию будут такими:

Операция	Д/т	К/т	Сумма
Начислены премия и уточненная сумма компенсации	20	76	43 955,63
Начислен НДФЛ	76	68	5714
Начислены страховые взносы:
— в ПФР 22%	20	69/2	9670,24
— в ФОМС 5,1%	20	69/3	2241,74
— в ФСС 2,9%	20	69/11	1274,71
— в ФСС по травматизму 0,2%	20	69/12	87,91
Выплата из кассы	76	50	38 241,63
Перечислен НДФЛ	68	51	5714
Перечислены взносы	69	51	13 274,60

Как правильно оформить?

Если работник уволился и снова принят на работу, стороны в обязательном порядке заключают новый трудовой договор. Исключение составляют ситуации, если:

уволиться официально работник не успел и после решения вернуться обратно процедура увольнения была прекращена – но в этом случае и говорить о настоящем увольнении не приходится;
работник перешел с одной должности компании на другую, но и тут говорить об увольнении не совсем верно, имеет место перевод на новую должность.

Во всех же остальных случаях работодатель не знает, нужно ли по новой собирать все документы, заводить новую личную карточку работника.

Сбор документов

Когда на работу принимают старого сотрудника, специалист кадрового отдела может решить, что запрашивать документы не нужно, так как все сведения уже имеются в наличии. Но такой шаг будет неверным. Архивные сведения могут устареть, а у работодателя должны находиться актуальные данные. Поэтому при приеме на работу у сотрудника нужно потребовать:

паспорт;
СНИЛС;
военный билет;
ИНН.

Документы копируются или сканируются, чтобы потом их можно прикрепить к личному делу сотрудника.

Получение субсидий

Многие россияне сегодня предпочитают пользоваться налоговыми вычетами, предоставляемыми государством. Чаще всего речь идет о вычетах за квартиру или детей. Даже если у работодателя есть полный пакет документов с прежнего раза, пользоваться ими он не должен, так как сведения о сотруднике могут устареть. Если изменения эти произошли не в момент работы, ответственность за использование недостоверных сведений будет лежать на работодателе.

Совсем иная ситуация, если работник не предоставляет актуальных сведений в период работы. Тогда ответственность за неправильные начисления взносов и прочих сумм несет уже он.

Поэтому при оформлении сотрудника на работу работодатель должен потребовать, чтобы вся информация была подтверждена работником документально.

Внутренние документы организации

Прием на работу всегда сопровождается присвоением сотруднику табельного номера. Он используется в зарплатных ведомостях и документах учета в качестве идентификатора того или иного лица. Поэтому устройство на работу обязательно предполагает установление табельного номера.

Другое дело, если сотрудник уже работал на предприятии и имел свой табельный номер. В этом случае работодатель поступает так:

при увольнении сотрудника менее 2 лет назад ему может быть присвоен старый номер;
если работник был уволен больше 2 лет, ему, как правило, присваивают новый номер.

Чем объясняется такое решение? Тем, что законодательство не рекомендует присваивать табельный номер уволенного сотрудника другому работнику в течение 2 лет.

Некоторые работодатели не считают необходимым заводить новую личную карточку Т-2 на работника, объясняя это тем, что все данные о нем уже собраны в старом документе. Такой вариант недопустим по нескольким причинам сразу:

прием человека на работу обязательно сопровождается заполнением формы Т-2, а при его увольнении документ сдается в архив;
карточка имеет графу со сведениями о заключенном трудовом договоре, а так как человек вновь принимается на работу, то и трудовой договор с ним оформляется новый с иной датой (последняя влияет на особенности исчисления трудового стажа);
один из последних разделов содержит информацию об увольнении, при заключении нового договора эта графа должна быть пустой.

К сожалению, кадровому сотруднику придется оформить и новое личное дело. Такие рекомендации даны Коллегией Росархива. Поэтому просто использовать старое дело не получится – придется вносить информацию заново.

А если уволится?

После прекращения пенсионером трудовой деятельности полный размер пенсии с учетом всех индексаций будет выплачиваться за период с 1-го числа месяца после увольнения.

К примеру, пенсионер уволился с работы в марте. В апреле в ПФР поступит отчетность от работодателя с указанием того, что пенсионер еще числится работающим. В мае ПФР получит отчетность, в которой пенсионер работающим уже не числится. В июне ПФР примет решение о возобновлении индексации и в июле пенсионер получит уже полный размер пенсии, а также денежную разницу между прежним и новым размером пенсии за предыдущие три месяца – апрель, май, июнь. То есть пенсионер начнет получать полный размер пенсии спустя те же три месяца после увольнения, но эти три месяца будут ему компенсированы.

Уволенные работники в расчете по страховым взносам

На это указал Минтруд России в Письме от 24.01.2014 N 17-3/В-25. Как начисляются страховые взносы по дополнительным тарифам, если работник, занимающий должность на работе с вредными, тяжелыми и опасными условиями, временно переводится на работу с нормальными условиями труда и при этом период его занятости на такой работе включается в стаж для досрочного назначения трудовой пенсии по старости? Выплаты в пользу таких работников в полном объеме облагаются страховыми взносами в ПФР по дополнительным тарифам, поскольку они считаются полностью занятыми на работах с особыми условиями труда в данном месяце (Письмо N 17-3/В-151).

Как пересчитать выплаты работнику, НДФЛ и взносы

В последний рабочий день работнику выплатили все причитающиеся суммы (ч. 1 ст. 140 ТК РФ), а именно:

заработную плату;
компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Как это исправить, если сотрудник отозвал заявление об увольнении и продолжает работать?

Заработную плату пересчитывать не нужно, так как она выплачена за отработанное время.

Компенсация за неиспользованный отпуск будет излишне выплаченной суммой. Ведь работник продолжает трудиться и сохраняет право на ежегодный оплачиваемый отпуск за отработанное время.

Сумма компенсации будет зачтена в счет последующей выплаты зарплаты. Начисленные на нее НДФЛ и страховые взносы будут также зачтены в счет последующей уплаты налогов и взносов.

Что делать с излишне выплаченными суммами и как пересчитать налоги и взносы, покажем на примере.

Пример 3. Компенсация за неиспользованный отпуск, страховые взносы и НДФЛ

Заместитель генерального директора ПАО «Фортуна» Е.К. Слепов решил уволиться по собственному желанию 17 сентября 2015 г. Он письменно предупредил руководителя компании о своем решении (заявление от 03.09.2015 вх. N 154-л).

17 сентября 2015 г. был издан приказ на увольнение сотрудника, сделаны записи в его трудовой книжке, в личной карточке, в журналах регистрации приказов, выдачи трудовых книжек.

Права на налоговые вычеты работник не имеет. Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма составляет 0,2%.

Оклад работника по должности заместителя директора равен 45 000 руб.

17 сентября с ним был произведен окончательный расчет. Работнику начислили:

зарплату в размере 26 590,91 руб. (45 000 руб. : 22 раб. дн. x 13 раб. дн.);
компенсацию за неиспользованный отпуск в сумме 17 500 руб.

17 сентября в 12.00 бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70

26 590,91 руб. — начислена зарплата за период с 1 по 17 сентября;

Дебет 20 Кредит 70

17 500 руб. — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 20 Кредит 69 по субсчетам расчетов с фондами

13 315,45 руб. — начислены страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

5732 руб. — удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

38 358,91 руб. (26 590,91 руб. + 17 500 руб. — 5732 руб.) — выплачена работнику заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск.

В последний рабочий день, 17 сентября, в 17.30 Е.К. Слепов отозвал заявление об увольнении. Нужно разобраться с излишне выплаченными суммами и пересчитать налоги и взносы.

ПАО «Фортуна» выплачивает зарплату два раза в месяц: 20-го числа текущего месяца — за первую половину месяца, 5-го числа следующего месяца — за вторую половину месяца.

Решение. Если бы работник не увольнялся, 20 сентября 2015 г. ему нужно было бы выплатить зарплату за первую половину месяца в размере 28 636,36 руб. (45 000 руб. : 22 раб. дн. x 14 раб. дн.).

В день увольнения ему уже выплачена зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 38 358,91 руб. Она превышает размер аванса (28 636,36 руб.). Поэтому 20 сентября никаких выплат работник не получит.

Заработная плата за август будет начислена Е.К. Слепову с зачетом суммы начисленной ему зарплаты за период с 1 по 17 сентября 2015 г., а также суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

30 сентября 2015 г. бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 70

909,09 руб. (45 000 руб. — 26 590,91 руб. — 17 500 руб.) — начислена зарплата за сентябрь;

Дебет 20 Кредит 69 по субсчетам расчетов с фондами

274,55 руб. — начислены страховые взносы с зачетом ранее начисленных сумм;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

118 руб. — удержан НДФЛ с зачетом ранее удержанного налога;

Дебет 70 Кредит 51

791,09 руб. (909,09 руб. — 118 руб.) — выплачена работнику заработная плата за сентябрь за минусом сумм, перечисленных ему 17 сентября, и удержанного НДФЛ.

Примечание. Возможно, что в вашей бухгалтерской программе сторно будет сделано датой отмены документов на увольнение.

А если снова начать работать?

Допустим, пенсионер снова устроится на работу в июле 2019 года. Как это отразится на его пенсии? На новой пересчитанной пенсии – никак. В том размере, который был установлен после увольнения, он и будет ее получать каждый месяц, пока будет трудиться на новом месте работы. Ведь в такой ситуации размер пенсии определяется на дату, предшествующую дате возобновления работы. Однако на следующую индексацию пенсии, положенную всем неработающим пенсионерам, ему рассчитывать не придется (если, конечно, к тому моменту он все еще будет работать).

ВАЖНО

По причине нового трудоустройства пенсионеру не уменьшат пенсию обратно до суммы, которую он получал до увольнения. Так что если он сначала уволится, а потом снова выйдет на работу, на его пенсии это скажется положительно.

Таким образом отвечаем на вопрос “Через сколько месяцев после увольнения пенсионера, можно снова устроиться на работу, чтобы не аннулировали индексацию?” – уже произведенную индексацию НЕ АННУЛИРУЮТ. Однако имейте в виду, что если пенсионер уволился и сразу трудоустроился снова (например, через месяц), то ПФР попросту не успеет проиндексировать его пенсию, поскольку по всем отчетным документам человек будет значится как работающий.

Пособия и страховые взносы

Любой работодатель несет ответственность за правильное исчисление и перевод страховых взносов. База начисления у каждого сотрудника своя. Определяется она нарастающим итогом с начала календарного года, вне зависимости от момента приема на работу. Страховые взносы делаются ежемесячно самим работодателем. Причем существуют ограничения по их исчислению:

до установленного на год лимита – в обычном размере;
при его превышении – по пониженному тарифу.

Уровень лимитов ежегодно растет, что вполне объяснимо, ведь увеличиваются и остальные показатели.

В такой ситуации работодателю важно знать, как исчислять базу страховых взносов работнику, который уволился и вновь устроился на работу. Разрыв этих сумм не допускается, так как речь идет об их исчислении нарастающим итогом

Более того, сотрудник может успеть поработать на другом месте. И тогда в базу исчисления должны быть прибавлены и эти суммы.

У работодателя при приеме старого сотрудника может возникнуть необходимость в расчете различных пособий, а именно:

по временной нетрудоспособности;
по беременности и родам.

В первом случае все просто. Работодатель, рассчитывая положенную сумму, в учет должен брать размер заработка сотрудника за 2 предыдущих года

Причем абсолютно не важно, трудился ли он в это время только на его предприятии, или работал где-то еще. Все эти суммы должны быть учтены при расчете больничного

Точно такая же ситуация и с пособием по беременности и родам – берется 2 последних года.

Трудности у работодателя могут возникнуть только в том случае, если сам сотрудник предоставить справку с предыдущего места работы не может, а сведения о трудоустройстве в трудовой книжке есть. Тогда работодателю нужно попросить оформить бумагу, а если работник этого сделать не может, то отправляется запрос в ПФР.

Что делать, если приходится пересчитать взносы по увольняемому сотруднику?

Ситуации из практики Как применять дополнительные тарифы страховых взносов к работникам, занятым в течение месяца на работах, поименованных в пп. 1 — 18 п. 1 ст. 30 Федерального закона N 400-ФЗ, с разными классами (подклассами) условий труда? В таком случае страховые взносы исчисляются плательщиком страховых взносов со всех начисленных в этом месяце в пользу данного работника выплат и вознаграждений независимо от того, за какие периоды производятся выплаты, по соответствующим дополнительным тарифам, предусмотренным ч. 1, 2 или ч. 2.1 ст. 58.3 Закона N 212-ФЗ, пропорционально количеству фактически отработанных дней (часов) на соответствующих рабочих местах в общем количестве рабочих дней (часов) (с учетом работы сверхурочно, в выходные и праздничные дни) в месяце. Такие рекомендации дает Минтруд России в Письмах N 17-3/В-113, от 16.05.2014 N 17-3/В-210.Дело в том, что этот подраздел не составляется, если в персонифицированных сведениях о работниках отсутствуют данные о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в их пользу за последние три месяца отчетного (расчетного) периода (п. 22.2 Порядка). Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 21.09.2017 № 03-15-06/61030. Специалисты ФНС России также отметили, что количество сведений о застрахованных лицах за отчетный (расчетный) период раздела 3 расчета учитывается в соответствующих графах строки 010 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1 расчета (п.
7.2 Порядка). Следовательно, если компания не включит в расчет по страховым взносам за отчетный (расчетный) период уволившихся сотрудников в предыдущем отчетном периоде и не получавших выплаты в отчетном (расчетном) периоде, то это будет считаться ошибкой.

Когда выплачивается премия уволенному сотруднику

Локальными актами компаний обычно закреплена выплата премий за выполнение основных производственных показателей и трудовые достижения. Этот факт обязывает работодателя поощрять персонал при успешном завершении отчетного периода. Современные системы оплаты труда (СОТ) зачастую формируют зарплату в несколько этапов с выплатой премиальных вознаграждений не в отчетном периоде, а по его окончании. Пока финансовые итоги не подсчитаны, величину премии определить невозможно. Этот факт и может явиться причиной начисления премиальной выплаты уже после того, как сотрудник уволился. А поскольку премия является частью зарплаты, увольнение не лишает бывшего работника права на ее получение, особенно при условии, что в отчетном периоде он отработал, выполнив все требования, прописанные в Положении о премировании на предприятии.Отказать в премии бывшему сотруднику работодатель не вправе, если на предприятии существует соответствующий локальный акт или условия премирования указаны в трудовом договоре. Невыполнение обязательств работодателя дает право уволившемуся работнику обратиться в суд, который обычно встает на сторону заявителя. Компании в таком случае грозит не только выплата премии, но и оплата судебных издержек, а зачастую и морального ущерба. Отказ в выплате премии бывшему сотруднику при наличии закрепленных локальным актом условий о непремировании уволившихся в периоде начисления премии, также может быть признан неправомерным. Суды неоднократно признавали подобные локальные нормы дискриминирующими (например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 19.01.2016г. № 33-1182/2016).