Расчеты с работником при отзыве из отпуска
Со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется зарплата. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгуля л ст. 136 ТК РФ .
В этой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты. Ведь перечень оснований для удержания является закрытым и такая ситуация в нем не предусмотрен а ст. 137 ТК РФ . Поэтому целесообразнее всего рассматривать эту сумму как аванс и зачитывать ее в счет зарплаты работника, начисленной со дня фактического его выхода на работу, вплоть до погашения переплаты.
При предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время расчет отпускных производится занов о ст. 139 ТК РФ . Ведь это будет новый отпуск, а не продолжение уже предоставленного.
Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет:
- меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;
- больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.
Напомним, что отпускные списываются в «прибыльные» расходы в полном объеме в том отчетном периоде, когда начислены и выплачен ы п. 4 ст. 272 НК РФ , даже если отпуск захватывает месяцы, приходящиеся на разные периоды. По мнению ФНС, в этом случае нет необходимости в пропорциональном учете отпускны х Письмо ФНС от 06.03.2015 № 7-3-04/614@ .
В заключение надо упомянуть вот о чем. Если отпускнику, который позарез нужен на работе, руководство решит оплатить проезд из места отпуска к месту работы, то безопаснее всего будет не учитывать эти расходы для целей налогообложения прибыли. В частности, столичные налоговики считают их затратами на личные нужды работника, а значит, его доходо м Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2010 № 20-15/104574 . Логично предположить, что при такой оценке этих затрат проверяющие из ИФНС также потребуют исчислить НДФЛ с суммы оплаты проезда, а ревизоры из внебюджетных фондов — страховые взносы.
А вот если сотрудник отзывается из отпуска для направления его в командировку, куда едет сразу из места проведения отпуска, тогда оплата проезда облагаться НДФЛ не должна, а стоимость билетов можно учесть в налоговых расхода х Письмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 . Ведь работодатель обязан возмещать расходы по проезду к месту командировки и обратн о ст. 168 ТК РФ . В этой ситуации стоимость билетов не нужно облагать и страховыми взносам и подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .
Как правильно оформить отзыв работника из отпуска?
Отзыв оформляется в форме распорядительного документа, подписанного работодателем. Приказу предшествует служебная записка руководителя отдела и письменное согласие работника.
Образец служебной записки:
Образец уведомления сотрудника:
Образец согласия или отказа работника: 
Внесение изменений в кадровую документацию
При оформлении документов кадровая служба должна внести поправки:
- в личную карточку сотрудника формы Т-2;
- в график отпусков по форме Т-7.
В графике отражаются запланированные и фактические даты. В нем же предусмотрены столбцы 8,9, 10 под названием «Перенос отпуска».
В них заполняется:
- в столбце 8 – данные (номер, даты) приказа;
- в столбце 9 – дата, на которую планируется перенос отпуска;
- в столбце 10 – дата, с которой работник приступил к трудовым обязанностям и причина отзыва.
Отзыв из отпуска – правовые аспекты
Возможность отзыва работника из отпуска предусматривает ТК РФ, а именно ст. 125. При этом прерывать отдых разрешается только с согласия сотрудника, а вот объективную причину предприятие формулирует самостоятельно, с обязательным указанием в приказе руководителя. К примеру, это устранение аварийных последствий, срочные организационные действия, проверка контролирующих инстанций и т.д. Если человек отказывается выходить на работу, заставить его администрация компании не вправе. В случае согласия оставшаяся часть выходного периода переносится следующим образом:
- Путем присоединения к очередному отпуску за следующий календарный год.
- Путем использования в любое удобное для работника время в текущем периоде.
Кого запрещено отзывать из отпуска:
- Несовершеннолетние сотрудники, не достигшие 18 лет.
- Женщины, ожидающие ребенка.
- Работники, занятые в опасных/вредных трудовых условиях.
Как обезопасить предприятие и сотрудника
Перерасчет отпускных: а нужно ли?
Даже если у работника и руководства сложились отличные отношения, не следует забывать, что это не исключает возможность возникновения трудовых споров, которые зачастую оборачиваются судом.
Как в интересах сотрудника, так и в интересах предприятия, каждое действие закрепить документом.
В записке следует указать дату, с которой сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей.
В документе должны быть заверения, что отпуск можно будет догулять в удобное время и указания на то, что будет сделано с отпускными.
Работник, согласившийся на выход на работу, должен внизу документа написать, что согласен. Он также может высказать свои пожелания насчёт возврата отпускных дней и полученной суммы.
Следует знать, что день отзыва должен считаться рабочим и оплачиваться как рабочий.
Оставшиеся дни работник сможет взять согласно приказу. Как и установлено законом, ему оплатят их соответственно новому рабочему периоду.
Перерасчёт отпускных – правильный законный путь, который выбирает большинство предприятий.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Отзыв из отпуска
Документальное оформление и расчеты с работником
Началась пора отпусков. Но в силу определенных обстоятельств иногда возникает необходимость отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс предоставляет работодателям такое право, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой законный отдых.
Не использованная в связи с этим часть отпуска по выбору работника должна быть ст. 125 ТК РФ :
- предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года. При этом надо следить за тем, чтобы соблюдалось правило, согласно которому при разделении отпуска на части хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Например, если сотрудник уже отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе;
- присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Как нам разъяснили в свое время в Роструде, отозвать можно только из ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть работника нельзя отозвать, к примеру, из учебного или из неоплачиваемого отпуска (см. , 2013, № 7, с. 18).
При этом следующие категории работников не могут быть отозваны из отпуска (даже если они сами не возражают против этог о) ст. 125 ТК РФ :
- несовершеннолетние лица;
- беременные женщины;
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплин ы п. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 . А значит, за такой отказ к работнику не могут применяться дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул.
Таким образом, прежде всего надо поинтересоваться у понадобившегося сотрудника, может ли он досрочно выйти из отпуска. Например, позвонить ему, послать СМС-сообщение или электронное письмо.
И если на предложение прервать свой отпуск сотрудник ответил утвердительно, тогда ваши действия по документальному оформлению отзыва будут следующими.
ШАГ 1. Получаем письменное согласие работника на отзыв его из отпуска
Логичнее всего взять такое согласие с сотрудника в первый же день его досрочного выхода на работу. В нем сотрудник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска.
Отметим, что ТК РФ не требует письменно оформлять согласие, но нам же нужно как-то его зафиксировать. Ведь слова, как известно, к делу не пришьешь.
Согласие может выглядеть так.
Генеральному директору ООО «Радуга» А.С. Семину от бухгалтера Т.Г. Луневой
Я согласна прервать отпуск и выйти на работу с 15 июня 2015 г. Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней прошу присоединить ко второй части отпуска за текущий год и предоставить с 24 августа 2015 г.
Т.Г. Лунева
ШАГ 2. Оформляем приказ об отзыве работника из отпуска
Это надо сделать в тот же день, когда вы получили письменное согласие работника. Приказ составляется в произвольной форме. Вот примерный образец.
Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»
ПРИКАЗ № 173-к об отзыве из отпуска
В связи с болезнью главного бухгалтера Г.Н. Чижовой и необходимостью подготовки налоговой отчетности за II квартал 2015 г.
1. Отозвать бухгалтера Луневу Татьяну Геннадьевну из основного ежегодного оплачиваемого отпуска с 15 июня 2015 г.
2. Предоставить Т.Г. Луневой неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней в период с 24 по 28 августа 2015 г. согласно ее заявлению.
3. Внести соответствующие изменения в график отпусков на 2015 г.
4. Сумму отпускных, выплаченную за дни отпуска, не использованные Т.Г. Луневой, зачесть в счет предстоящих выплат заработной платы.
Основание: согласие Т.Г. Луневой на отзыв из отпуска.
С приказом ознакомлена, не возражаю:
ШАГ 3. Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку
Для этого в графике в подразделе «Перенесение отпуска» указываем:
- в графе «Основание (документ)» (графа 8 унифицированной формы № Т-7) — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;
- в графе «Дата предполагаемого отпуска» (графа 9 формы № Т-7) — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда ничего не указывайте.
В разделе «Примечание» (графа 10 формы № Т-7) укажите, что работник отозван из отпуска с его согласия.
В личной карточке в разделе VIII «Отпуск» зачеркиваем:
- количество календарных дней отпуска (графа 4 унифицированной формы № Т-2);
- дату его окончания (графа 4 формы № Т-2).
Ставим новое число дней и дату, когда отпуск был прерван.
В графе «Основание» указываем реквизиты приказа об отзыве из отпуска.
