Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. форма мх-1

Заполняем бланк

Данные в форму заносят с лицевой и оборотной стороны. Опишем каждую подробно.

Лицевая сторона

Сначала вносят информацию об организации-хранителе:

• указывают наименование, структурное подразделение;
• заполняют код по ОКПО, вид деятельности по ОКДП.

Затем указывают то же самое о поклажедателе, а также его ФИО. Далее вносят реквизиты договора о передаче ТМЦ на хранение, реквизиты настоящего акта.

Затем следует таблица, в которую нужно вносить данные о возвращаемых товарах:

1. Номер п/п.
2. Наименование продукции, вид упаковки, код.
3. Характеристика товара.
4. Единицы измерения.
5. Количество или масса.
6. Цена продукции.
7. Стоимость.
8. Примечание.
9. Суммарное количество и стоимость по странице.

Оборотная сторона

На этой стороне следует продолжение таблицы. Заполняется она аналогично. Графа «Итого» должна содержать показатели по оборотной странице. Графа «Всего по акту» — полностью по таблице на всех страницах. Затем вписывают срок хранения.

Далее идет таблица, в которой должна быть указана информация о сделанных работах и оказанных услугах:

1. Номер по порядку.
2. Вид работ или услуг и их код.
3. Единицы измерения и код по ОКЕИ.
4. Количество.
5. Цена.
6. Стоимость.
7. Примечание.

Затем указывают общую стоимость, НДС и стоимость с НДС.

Далее прописью указывают стоимость работ и услуг, материально ответственное лицо и поклажедатель ставят свои подписи (с указанием должности и расшифровок). Проставляют особые отметки.

Завершают заполнение бланка подписи на расписке в получении ТМЦ.

Общая информация

Несмотря на то что форма МХ-18 унифицированная (утверждена Пост. Госкомстата России от 09.08.1999 №66), работа с ней носит необязательный характер с 2013 года. Предприятие вправе применять собственные бланки, закрепив их в своей учетной политике, если они содержат все необходимые реквизиты. За основу можно взять форму МХ-18. На деле же организации используют именно этот бланк, поскольку он удобен и можно не бояться, что у проверяющих органов возникнут вопросы к руководству по использованию тех или иных бланков.

Сотрудник, который несет ответственность за прием товара на склад, должен сверить по накладной количество и состояние продукции. Затем документ заверяют обе стороны процедуры (материально ответственное лицо, доставляющее продукцию, и работник склада, на чье хранение доставлен товар).

Задача документа — фиксация факта передачи готовой продукции на склад. Заполненный бланк передают в бухгалтерию, где специалист отражает в учете организации движение готовой продукции.

Внимание! Форма МХ-18 применяется для учета перемещения продукции внутри одного предприятия. Ее не нужно путать с накладной по форме ТОРГ-12

Этот бланк необходим для передачи товара (готовой продукции) сторонней организации.

Обязательна ли именно такая форма

С 2013 года все унифицированные формы потеряли первостепенное значение. Они остались обязательными для использования только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Но форма М-35 к этим исключениям не относится. Акт об оприходовании материальных ценностей после сноса здания может быть составлен в любой удобной для организации формой.

Единственным принципиальным моментом остается тот нюанс, что любую собственноручно созданную форму необходимо заносить в учетную политику компании отдельным приказом руководителя. Поэтому, если такой процесс в компании происходит впервые, необходимо позаботиться о том, чтобы к моменту подписания акт уже значился в учетной политике в качестве разработанного документа.

Причем использовать можно как унифицированную, так и собственную форму бланка. Малейшие изменения и дополнения унифицированной формы делают ее уже самостоятельно разработанной.

Условия применения формы МХ-3

При возврате товара, оборудования и иных ТМЦ, находившихся на ответственном хранении, компания-хранитель оформляет соответствующий акт, свидетельствующий о передаче имущества обратно поклажедателю. С 2013 года этот документ может быть оформлен как по унифицированной форме, так и в виде самостоятельно созданной формы аналогичного назначения.

Главное, чтобы такие первичные документы были оформлены с сохранением обязательных требований к ним, изложенных в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тем не менее многие бухгалтеры и предприниматели считают, что унифицированную форму МХ-3 гораздо проще использовать, т. к. в ней учтены все необходимые нюансы соответствующей процедуры.

Подробнее о требованиях, предъявляемых к первичным документам, читайте в нашей статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Акт о возврате имущества из хранения подписывается материально-ответственными лицами как хранителя, так и поклажедателя. Факт подписания данной формы документа является основанием для:

• списания ТМЦ со складского учета, осуществляемого с использованием забалансовых счетов;
• начисления стоимости услуг по хранению.

О том, берется ли в расчет чистых активов имущество, учтенное на забалансовых счетах, читайте в статье «Утвержден новый порядок расчета чистых активов».

Вводная часть акта

После наименования документа и его номера посередине листа последовательно находятся графы, в которых при заполнении указываются:

• Наименование организации составителя.
• Название организации заказчика.
• Название компании подрядчика.
• Наименование оценочной организации либо нескольких. Указываются только те, которые непосредственно участвовали в процессе оценки материальных ценностей, полученных при разборке.

Отдельно справа в прилагаемом бланке акта располагается маленькая таблица. В ней уже стоит номер формы по ОКУД. Если хотя бы одна графа в акте будет изменена, то этот номер необходимо будет убрать. Это требование связано с правилами применения унифицированных форм документации.

Помимо кода по ОКУД, прилагаемый акт имеет графы для указания ОКПО. В меньшей из трех таблиц также необходимо заполнить графы: «Дата составления», «Код вида операции», «Название структурного подразделения» и «Вид деятельности». Не все они обязательны для заполнения. Например, если нет структурных подразделений в организации, то соответствующий столбец весь можно оставить незаполненным. Это не возбраняется.

Общие информация о документе

Акт о возврате ТМЦ, переданных на хранение, находится в Альбоме унифицированных форм первички по учету ТМЦ в местах хранения, который был утвержден в 1999 года (9 августа) Пост. Госкомстата №66.

С начала 2013 года унифицированные формы стали лишь рекомендованными к использованию, поэтому компания имеет право сама разработать удобный ей бланк (только путем добавления в МХ-3 строк или столбцов), не забывая при этом внести все необходимые реквизиты документа. Использование разработанного бланка прописывают в учетной политике компании. Форма МХ-3 отличается полнотой и удобством, поэтому организации часто используют ее в неизменном виде.

Назначение акта — документальное отображение передачи ТМЦ, кроме того, на основании его производят списание ТМЦ с забалансового счета, а также начисляют стоимость услуг хранения товара.

К сведению! На основании этого документа могут передаваться любые ТМЦ: транспорт, оборудование, иные товары.

Правила заполнения акта

Форма МХ-1 должна заполняться стороной, принимающей ценности на хранение. Компания, передающая ТМЦ, должна предоставить он них полную подробную информацию в соответствии с сопроводительными документами. В акте должны быть зафиксированы следующие сведения:

• Информация о предприятии-хранителе. Прописывается наименование фирмы и ее контактные данные.
• Информация о компании, передающей ценности. Также указывается название, контактные данные и ФИО уполномоченного лица.
• Данные о договоре хранения, заключенном между сторонами.
• Информация о ценностях, переданных на хранение. Указывается название ТМЦ, количество, вес, стоимость и другие параметры.
• Условия хранения. В акте должно быть указано, что продукция требует специальных условия хранения, в этом случае фирма должна обеспечить выполнение требований.
• Особые отметки о товаре или материалах, если это необходимо.
• ФИО и подпись передающего лица.
• ФИО и подпись принимающего лица.

Обычно составляется два экземпляра – для передающей и принимающей стороны. Документы скрепляются подписями уполномоченных лиц.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ МХ-1

Как заполняется форма акта

Строки формы заполняет компания-хранитель на основании данных, которые получены от лица, оставляющего имущество на хранение, и которые содержатся в документах по привезенным ТМЦ. Полностью оформленный акт должен быть подписан ответственными лицами, представляющими обе стороны договора о хранении. Право подписи формы предоставляется лицам, отвечающим за материальную часть сотрудничающих сторон. Первые лица предприятий такие акты не подписывают, если они, конечно, не индивидуальные предприниматели.

Унифицированная форма МХ-1 представляет собой бланк, в котором можно выделить 3 информационных блока:

• В первом — верхнем — блоке содержатся сведения о сторонах договора и реквизиты с кодами акта.
• Средний — табличный — блок содержит данные о ТМЦ, передаваемых на хранение.
• В третий блок вносятся дополнительные данные об условиях хранения. Заканчивается форма строками, отведенными для подписей ответственных лиц.

О чем важно помнить

При заполнении документа нужно помнить о следующих правилах:

1. Заполнять бланк должно материально ответственное лицо организации-хранителя.
2. Документ необходимо формировать в двух экземплярах. Первый будет находиться у компании-хранителя, а второй — у поклажедателя.
3. Срок хранения документа составляет 5 лет.
4. Исправлять ошибки требуется стандартным способом: путем аккуратного зачеркивания, написания верного варианта сверху, проставления отметки «Исправленному верить» и подписи уполномоченного сотрудника.

При приеме организацией ценностей на хранение составляется акт приема-передачи ТМЦ по унифицированной форме МХ-1. В каких случаях это необходимо? Организация вправе принимать имущество, которое принадлежит другим лицам или организациям, на хранение, обязуясь обеспечить его сохранность на платной или бесплатной основе. Таким образом, в качестве хранителей могут выступать как компании, для которых это является предпринимательской деятельностью (склады, банки и т.д.), так и предприятия, которые осуществляют данную деятельность безвозмездно (например, библиотеки, театры, поликлиники).

При передаче ТМЦ на ответственное хранение сторона, сдающая ценности, и сторона, принимающая их на хранение, заключают между собой договор хранения в письменной форме. Стоит отметить, что компании, для которых хранение ценностей является предпринимательской деятельностью, вместо заключения такого договора могут выдавать складское свидетельство, в котором определяются сроки и условия хранения материальных ценностей.

Если ТМЦ получены на хранение на основании договора, то помимо договора подтверждающими документами приема ТМЦ, в частности, будет являться акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение по унифицированной форме № МХ-1. Если организация приняла ТМЦ на ответственное хранение по каким-либо другим договорам (например, купли-продажи с переходом права собственности после оплаты), то кроме самого договора обоснованием могут являться документы, которые были оформлены при передаче ТМЦ, в частности, товарная накладная (например, по форме ТОРГ-12) или накладная на отпуск материалов (например, форма М-15).

Форма акта приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение имеет унифицированную форму МХ-1 и утверждена постановлением Госкомстата от 09.08.1999 г. № 66. Тем не менее, вы имеете право самостоятельно разработать акт приема-передачи ТМЦ, используя для заполнения форму МХ-1 как образец.

Что дает заполнение формы?

Документальное оформление договора хранения и заполнение специальной формы по всем правилам предотвращает неприятные ситуации, связанные с пропажей товара на складе. После ее подписания на принимающую сторону ложится материальная ответственность за сохранность товара, ему должны быть обеспечены необходимые условия на складе. Хранитель принимает на себя все риски на случай утраты или порчи.

Если товар по каким-либо причинам был утерян или поврежден во время хранения на складе, его владелец вправе получить компенсацию причиненного материального ущерба. Документы станут основанием для подачи заявления в суд, если сторонам не удастся договориться между собой о размере неустойки.

Если же акт не был составлен или при его заполнении были допущены ошибки, передающая компания не сможет доказать факт передачи товара на хранение и потребовать компенсации за утерю. Заполнение документа гарантирует честное сотрудничество и предотвращает материальный ущерб.