Как правильно заполнить акт о расхождении
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. В акте указываются только те товары, по которым было выявлено расхождение (по количеству или качеству). В конце акта делается отметка: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». В товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.
Обратите внимание! Акт составляется в четырёх экземплярах. Акт оформляется специально созданной комиссией и экспертом организации-получателя с обязательным участием представителей поставщика
Также акт может быть составлен представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Далее акты передаются в бухгалтерию с прикреплёнными счетами-фактурами, накладными и т.д. Печать в акте не ставится.
Шапка документа в акте заполняется так же, как и в форме ТОРГ-1.
В акте указываются сведения о дате и времени прибытия товаров. Сведения о товарах заполняются по сопроводительным транспортным документам.
При заполнении таблицы расхождений по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженных на складе товарополучателя, в строке «По документам поставщика» указываются сведения из товаросопроводительных документов, в строке «фактически» — фактическое наличие, в строке «расхождение +,-» указывается разница между количеством товара по документам поставщика и фактическим.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
- Вести учет товаров в торговых организациях
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами (управление торговлей crm), партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Всегда ли нужно составлять документ
Данный акт не всегда является обязательным документом. В организациях прием продукции осуществляется по товарной, товарно-транспортной накладной, и поэтому составлять акт при каждом поступлении ТМЦ не нужно.
Форма ТОРГ-1 оформляется в таких ситуациях:
-
Наряду с товарной накладной ТОРГ-1 составляется, если такое требование предусмотрено утвержденными в организации правилами ведения документооборота или условиями договора.
-
Если во время приемки продукции было обнаружено несоответствие качественных или количественных характеристик документам поставщика. Также составляется акт по форме ТОРГ-2 (если были получены товары российского производства) или ТОРГ-3 (для продукции импортного производства). Бланки актов ТОРГ-1, ТОРГ-2 , ТОРГ-3 утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.
-
Если продукция была получена, но поставщик не предоставил сопроводительных документов. Дополнительно нужно составить «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» ТОРГ-4.
Документ необходимо подготовить в день поступления товаров.
Образец заполнения унифицированной формы М-15
Бланк обязательно составляется в двух экземплярах: один остается у того, кто списал ценности со склада, а другой передается получателю. В шапке документа вам необходимо заполнить необходимые реквизиты: наименование компании, код по ОКПО.
Далее необходимо заполнить:
- Дату составления бланка;
- Код вида операции;
- Отправитель (подразделение/вид деятельности);
- Получатель (подразделение/вид деятельности);
- Ответственный за поставку (подразделение/вид деятельности/код исполнителя).
В строке «Основание» вам надо указать документ, на основании которого выписывается эта накладная. В строке «Кому» – наименование получателя материальных ценностей: подразделения своей организации или сторонние компании.
Основная часть накладной состоит из таблицы, содержащей 15 граф. Первые 2 графы заполняет бухгалтер: счет, субсчет и код аналитического учета. В графе 3 и 4 указываются характеристики материальной ценности: описание (название, сорт, размер) и номенклатурный номер. В столбцах 5 и 6 «Единица измерения» укажите код единицы измерения в соответствии с ОКЕИ и название единицы измерения, которые приняты для данных материалов (килограммы, штуки и т.д.)
В графе 7 укажите количество материала, которое необходимо отпустить, а в графе 8 – сколько отпущено по факту. Далее графа 9 «Цена» — укажите цену в рублях и копейках, в графе 10 — сумму товара, указанную без НДС, а в графе 11 — сумму самого НДС. В графе 12 необходимо указать итоговую стоимость с учетом НДС (сумма графы 10 и 11).
Оставшуюся часть таблицы заполняет кладовщик:
- в графе 13 указывается инвентарный номер, который присвоен товару на складе;
- в графе 14 необходимо указать номер паспорта. Такой номер есть обычно у материальных ценностей, которые содержат драгоценные металлы, камни. Если у вас этого номера нет — поставьте прочерк;
- в графе 15 необходимо указать номер записи по складской картотеке.
По строке под таблицей, по итогам накладной, необходимо прописью указать количество отпущенных наименований товара, общую сумму ТМЦ и налог на добавочную стоимость, включенный в общую сумму. Накладную необходимо подписать:
- ответственному лицу, разрешившему отпуск товара или других материальных ценностей;
- работнику, непосредственно отпустившему материальные ценности;
- главному бухгалтеру;
- получателю ценностей.
Чтобы разобраться с заполнением накладной на отпуск материалов на сторону, ознакомьтесь с образцом заполнения унифицированной формы М-15. Образец заполнения бланка приводим ниже:
