Форма 4-с: путевой лист грузового автомобиля

Нужен ли он для водителя ИП

Исходя из разновидности ТС и сферы их эксплуатации применяют разные путевые листы. Для владельцев и арендаторов предусмотрены документы;

• для грузовиков;
• легковых машин;
• спецтранспорта;
• газели;
• грузового и легкового такси;
• общественных автобусов.

Легковой автомобиль

Любой транспорт, который эксплуатирует бизнесмен или компания в своей деятельности, нуждается в оформлении путевого листа. Документ для легкового автомобиля составляют по форме № 3. Образец применяется простыми фирмами и специализированными организациями.

Форма № 3

Грузовой

Бизнесмены, которые используют в своей работе грузовики, обязаны составлять на них путевые листы.

Важно! С марта 2019 г. листы выписывают на смену или поездку, исходя из того, что продолжительнее

Писать документ на месяц запрещено.

На практике ПЛ выписывают каждый день. Если водитель выполняет заказ, находясь вдали от компании, то составляют на весь период. Если на грузовике работает несколько сотрудников, то оформляют на каждого по отдельности. Если предприниматель, который является собственником техники, вместе с тем водитель, то он также выписывает ПЛ на себя.

В документе находятся все сведения о дате осуществления работ, расстоянии, которое проехал водитель. Эти сведения нужны для исчисления стоимости оказанных услуг, заработка сотрудникам, учета расхода топлива. Если грузовой автомобиль остановит ГИБДД, то водитель обязан предъявить документы на груз и ПЛ.

Обратите внимание! Трудовая инспекция часто проверяет соблюдение норм ТК в отношении сотрудников, поэтому специалисты попросят путевые листы для ИП. По ним отслеживают режим работы водителя и устанавливают правильность начисления зарплаты

Проверяющие из налоговой инспекции обязательно заинтересуются путевым листом. Анализ документов позволит выяснить, корректно ли проводилась калькуляция расходов на транспортировку. ПЛ хранится в течение пяти лет.

Заполненная путевка на грузовик

Автобус

Водители автобусов, которые перевозят пассажиров, должны держать при себе путевой лист на транспортное средство по форме № 6. Путевка понадобится сотруднику в рейсе, если остановит служащий ГИБДД, то нужно доказать право на использование автобуса, законность перевозки пассажиров или груза.

Важно! Правильно выписанный лист доказывает, что техника работает исправно, водитель имеет право управлять ей. Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз»

В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН

Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз». В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН.

Образец заполнения ПЛ № 6

Что заполнять в путевом листке на маршруте?

Документ требует внесения некоторых данных в течение рабочего дня:

• Строчка 27 – для записи номеров всех проведенных рейсов.
• Далее отмечаются номера всех прилагаемых накладных.
• Заполняются данные пунктов 28, 29 и 30 о дате и времени предоставления путевого листа заказчику или отправителю. В случае отсутствия в пункте назначения места, где регистрируют прибытие-убытие транспорта, графы 28-30 останутся незаполненными, а информация будет записана в т/т накладной.
• Данные организации, отправившей груз на этом автотранспорте (название, реквизиты, подпись и печать), проставляются в графах 39 и 40.
• Графа «Простои» заполняется в случае необходимости. Здесь будут указаны дата, временной промежуток простоя, причина. Подпись человека, заполнившего эту строку.
• Графа «Особые отметки» – для замечаний представителя заказчика и инспекторов дорожной полиции. Сюда вносится и информация о поломках автомобиля на маршруте, времени, потраченном на ремонт, и денежных затратах на устранение поломки.

Пример заполнения

Образцы путевых листов для компаний разной формы представлены далее.

Для ИП

При оформлении для индивидуального предпринимателя необходимо учитывать следующие правила:

• на каждую единицу транспорта должен быть оформлен индивидуальный лист. Единовременное оформление нескольких документов допускается исключительно при наличии сменного водителя;
• если перевозками занимается наемный водитель, то в штате ИП должен находиться как минимум еще один сотрудник, отвечающий за одометр;
• индивидуальный предприниматель обязан вести журнал учета путевок по всем правилам и хранить документы в течение 5 лет с момента их использования.

Путевка для ИП состоит из трех разделов (форма ПГ – 1, утвержденная приказом Минтранса №68):

1. Основной раздел, в котором указывается общая информация о перевозке (данные ИП, водителя и автомобиля, срок действия).
2. Описание работы водителя (наименование заказчика, описание груза, пункты отправки и назначения и километраж между ними).
3. Результат деятельности (время в пути, пробег, масса перевезенных товаров).

Для ООО

Общества с ограниченной ответственностью преимущественно пользуются бланком формы 4-с.

В заполненном документе не должно быть помарок и иных исправлений. Перед выездом рекомендуется проверить наличие всех подписей и реквизитов.

Пошаговое заполнение

Сам путевой лист заполняется по таким правилам:

• Если получена лицензия, то заявляется ее категория (стандартная или ограниченная), серия и номер.
• Если автомобиль с прицепом, то вносится информация о регистрационных и внутригаражных номерах прицепа (полуприцепа).
• Вносится информация по служащим, сопровождающим грузовой автомобиль (фамилия и инициалы), и документы, дающие право на сопровождение машины (доверенность, удостоверение охранной или диспетчерской служб).
• В графе с отметкой «О сопровождающих лицах» вписывается фамилия и инициалы экспедитора и сведения о документах, дающих право сопровождать груз.
• Далее записывается информация о шофере и машине. Число и время, в которое машина покинула автопарк, время и дата возвращения транспорта в гараж.
• Строку «водительское задание» заполняет заказчик услуг автотранспорта.
• В строчке «поступает в распоряжение» пишется Ф.И.О. представителя заказчика, который будет командовать работами автомобиля. Правила заполнения путевого листа 4-с требуют приложить к путевке копию доверенности на сопровождающего.
• Далее проставляется время и дата прибытия автомобиля к заказчику. Если рейс транспорта длится более одного дня, то здесь вписывается график выполнения работ для водителя и автомобиля.
• Графа 20 отражает пункт загрузки машины, графа 21 – пункт доставки груза.
• В графу «расстояние» вносится длительность маршрута в километрах.
• Следующая запись – вес перевозимого груза (в тоннах).
• В строчке «о выдаче горючего» записывают полученный на этот рейс бензин (в литрах).

Форма 4-С путевого листа грузового автомобиля требует присутствия на бланке печати или штампа организации, которой принадлежит автомашина. Если предприятие по профилю деятельности занимается перевозками грузов, то отсутствие печати на путевке не является нарушением.

Форма 4-С требует постановки на бланке печати или штампа организации, которой принадлежит автомашина.

Перед выездом автомобиля из автопарка заполняются такие графы путевки:

• Графа «Движение горючего» заполняется кладовщиком (заправщиком), отпускающим ГСМ. Проставляется фактически залитый в бак бензин (в литрах), и в 12-й графе указывается баковый остаток бензина на начало дня.
• Медработник пишет (на титульной стороне путевки) разрешение на выпуск в рейс водителя.
• Механик записывает в путевку показания спидометра, время выезда машины к заказчику и общее техническое состояние автомобиля.

В течение дня в путевку вносятся и другие сведения:

• Графа 27 – все отработанные рейсы за день и регистрационные номера всех товаро-транспортных накладных.
• Графы 28, 29,30 – число и время прибытия транспорта к заказчику.

Наказание за отсутствие документа

Размер штрафа определяется Административным Кодексом (КоАП):

Штрафные санкции так же могут быть назначены Федеральной Налоговой Службой за отсутствие или неправильное заполнение документа. Кроме штрафа предприятию потребуется пересчитать размер налога на прибыль и сумму амортизационных отчислений.

Отметки диспетчера

Несколько граф в форме 4-С заполняются дежурным диспетчером автопарка:

• В графе «Нулевой пробег» диспетчер записывает общий километраж.
• Графа «Коэффициент изменения нормы» должна содержать перерасход бензина, данные о времени эксплуатации двигателя и специального оборудования. Все цифры незапланированного расхода подтверждаются подписанными документами. Проверив правильность заполнения, диспетчер заверяет информацию подписью.
• В графе «Последовательность выполнения заданий» диспетчер записывает, сколько рейсов сделала машина за смену (рейс).
• В графу «Товаро-транспортные документы в количестве» вносят сведения о всех сданных водителем автомобиля накладных.
• Графа «Сдал» – для подписи шофера автомашины, графа «Принял» – для подписи диспетчера.

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Выдача путевки для грузовика

В тетради учета выдачи путевок по организации записывают следующие данные:

• Номер и серию путевки. Эти идентификационные данные дублируют непосредственно на бланке.
• Дату выдачи путевого листа.
• Вид работ (в цифровой кодировке).
• В графы «бригада» и «колонна» вносится цифра, идентифицирующая отделение предприятия, к которому прикреплены шофер и грузовик.
• Марку автомобиля. Здесь же проставляются номера госрегистрации авто и его внутрипроизводственный гаражный знак.
• Полную информацию о водителе (Ф.И.О., водительский класс и номер свидетельства водителя, его табельный номер).

В случае если на одной машине работают два водителя (например, водители дальних, многодневных рейсов), то путевой лист позволяет вписывать данные двоих шоферов или же на каждого выписывают отдельную путевку.