Номенклатура дел отдела кадров

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

10-Номенклатура дел.doc

Номенклатура дел (образец)

Индекс дела	Название раздела,заголовок дела(тома, части)	Кол-во дел(томов, частей)	Срок хранения дела(тома, части) и № статейпо перечню1	Приме­чание
1	2	3	4	5
	01. Канцелярия
01-01	Устав предприятия		Пост., ст. 8.1.
01-02	Положение о канцелярии. Копия		Пост., ст. 10
01-03	Должностные инструкции работникам канцелярии		3 г., ст. 12.3	После замены новыми
01-04	Приказы (распоряжения) руководителя предприятия по основным вопросам деятельности		Пост., ст. 16.1
…	…
	03. Бухгалтерия
03-01	Положение о бухгалтерии. Копия		Пост., ст. 10
03.02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии		3 г., ст. 12.3	После замены новыми
03-03	Больничные листы		3 г., ст. 479
03-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет		До минования надобности	После проведе­ния налоговой проверки
…	…
	^ 04. Отдел кадров
04-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
04-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела		3 г., ст. 12.3	После замены новыми
04-03	Положения об отделах предприятия		Пост., ст. 10
04-04	Приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении, премировании работников предприятия		75 л., ст. 16.4
04-05	Приказы руководителя предприятия о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников предприятия		3 г., ст. 16.3
04-06	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)		5 л ЭПК, ст. 29
…	…

подпись подпись ^СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО11

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 летвключительно)
Итого

подпись подпись ^ Схема построения номенклатуры дел организации

1 Сроки хранения документов, заведенных в организации, указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. от 28 апреля 2004 г. № 4.
1 Согласно Приложению 10 Инструкции по делопроизводству в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
1 * Заполняется по окончании календарного года.

Поиск по сайту:  

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

• перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

• должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
• могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
• могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

• перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
• сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Примечание

В графе «Примечание» указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это могут быть:

• информация о том, что документ электронный;
• информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;
• пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т.п.

Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае — начальником отдела кадров.

Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.

Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.

Пример 2.

    Общество с ограниченной ответственностью                   "Виктория"             Управление по персоналу                 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                       2016                    На ---- год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по Перечню	Примечание
Название раздела
03-01	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год после замены новыми, ст. 773
03-02	Штатное расписание		Постоянно, п. «а» ст. 71
03-03	Приказы о внесении изменений в штатное расписание и основания к ним		Постоянно, п. «а» ст. 71
03-04	Трудовые договоры с работниками		75 лет, ст. 657	ЭК
03-05	Приказы о приеме работников		75 лет, п. «б» ст. 19	ЭК
03-06	Приказы об увольнении работников		75 лет, п. «б» ст. 19	ЭК
03-32	Журнал регистрации запросов о выдаче копий документов, связанных с работой			Электронный
03-33	Приказы по основной деятельности. Копии			Оригиналы в деле 01-12
03-34	Номенклатура дел управления по персоналу		До замены новой и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел, ст. 200(1)

Начальник управления по персоналу       Головлев         П.А. Головлев

Номенклатура дел в ДОУ образец

Образец номенклатуры дел в ДОУ может быть только  примерным, так как дошкольные образовательные учреждения могут быть разными по виду: ясли-сад; детский сад; детский сад компенсирующего вида; детский сад комбинированного вида и другие. Поэтому и номенклатура дел будет иметь свои особенности.

Каждый руководитель ДОУ на основе образца может разработать номенклатуру дел своего дошкольного образовательного учреждения.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно» или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.

Например:  02-05 Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка)  рабочих (творческих) групп комиссий по деятельности организации  срок хранения указываем 5 л. (1) ЭПК  ст.59 , а означает (1), что  После   завершения   деятельности рабочих групп документы храним  еще 5 л.

Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.

Например: 01-01 Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения РФ, муниципальные нормативные правовые акты) До минования надобности  ст.1

Так как в законы часто вносятся изменения, это значит что устаревшие законы хранятся еще определенный срок  1 год

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать,

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Зачем нужна?

Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования:

• Систематизация документации. Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.
• Включает сведения о периодах хранения. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения. Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.
• Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.
• Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.
• Может послужить учетом дел временного хранения.

Указанный перечень не является исчерпывающим.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.

Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет. При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.

За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение личного дела работника не находит закрепления в нормативных актах. Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если справки с места работы востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело. На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.

Более развернуто проблемы и вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также способы и методы заполнения ее формы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более – велика вероятность, что вам это будет интересно.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива. Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Также рекомендуем к прочтению:

1 Комментарий

Здравствуйте! Приказы о тарификации педагогических работников на начало учебного года к какому виду приказов относятся по кадрам или по основной деятельности?

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

• Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
• Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть — порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

Заголовок дела

Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы

Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

• разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
• поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Номенклатура дел в отделе кадров

Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев ——————— ——- ———— (место составления) Подпись Расшифровка подписи 2011 21.12.2010 На ———— год ———- Дата —————————————————————— ¦Индекс¦ Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦ ¦ед. хр.¦и N статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 03. Отдел кадров ¦ +—————————————————————-+ ¦03-01 ¦Законодательные¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦и нормативные ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦акты в сфере ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦трудовых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отношений. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-02 ¦Приказы по ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦основной ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦деятельности. ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-03 ¦Правила ¦ ¦1 год, ¦После замены новыми¦ ¦ ¦внутреннего ¦ ¦ст. 773 ¦ ¦ ¦ ¦трудового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦распорядка ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-04 ¦Положение об ¦ ¦Постоянно, ¦ ¦ ¦ ¦отделе кадров ¦ ¦ст. 55 ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-05 ¦Должностные ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦инструкции ¦ ¦ст. 77 ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-06 ¦Приказы по ¦ ¦75 лет ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦(прием, ¦ ¦п «б» ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦увольнение, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перевод и др.) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-07 ¦Приказы по ¦ ¦5 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦п. «б» (2) ¦ ¦ ¦ ¦(о ¦ ¦ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦предоставлении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ежегодных и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учебных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отпусков, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦взысканиях, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦краткосрочных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦командировках) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-08 ¦Штатное ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦расписание и ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦изменения к ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦нему. Копия ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-09 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры и ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦ ¦ ¦соглашения ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-10 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦ ¦ ¦уволенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-17 ¦Документы ¦ ¦3 года, ¦ ¦ ¦ ¦(анкеты, ¦ ¦ст. 663 ¦ ¦ ¦ ¦резюме, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявления и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦др.) лиц, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦принятых на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-18 ¦Книга учета ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦движения ¦ ¦п. «в» ¦ ¦ ¦ ¦трудовых книжек¦ ¦ст. 695 ¦ ¦ ¦ ¦и вкладышей в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦них ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-26 ¦Протоколы ¦ ¦15 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦заседания ¦ ¦ст. 696 ¦ ¦ ¦ ¦аттестационной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-27 ¦Табели учета ¦ ¦5 лет, ¦ ¦ ¦ ¦рабочего ¦ ¦ст. 586 ¦ ¦ ¦ ¦времени ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ ——-+—————+——-+————-+——————— Начальник отдела документационного обеспечения Лукшева /А.Д. Лукшева/ 19.12.2010 Начальник архива Шлакова /Р.Л. Шлакова/ 19.12.2010 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения 18.12.2010 3 12.12.2010 18 от ———— N ———- от ———- N ————

Комментарии:

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

• Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
• На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

• приказы;
• договоры;
• учетные документы;
• карточки;
• трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Варианты номенклатуры дел

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

• Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
• Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
• Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Приказы по личному составу		75 лет
01-02	Должностные инструкции		3 года
01-03	Личные дела работников		75 лет
01-04	Личные дела руководителей		Постоянно
01-05	Трудовые договоры		75 лет
01-06	Трудовые книжки		До востребования

Структура номенклатуры отдела кадров

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.

Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).

Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем — остальные в порядке убывания сроков хранения документов

Важный момент при формировании дела — сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.