Образец журнала регистрации трудовых договоров

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений. Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Случаи оформления

Журнал регистрации заводится одновременно с оформлением нового дела по номенклатуре. По инструкции по делопроизводству в деле может быть максимум 250 листов.

Если учесть, что трудовой договор содержит в среднем 2 листа, то в дело можно вложить всего 125 договоров. Это не считая дополнительных соглашений.

Как только дело переполнено, оно закрывается (на титульном листе проставляется дата окончания). К делу прикладывается журнал регистрации. После того, как начат новый том, нужно оформлять и новый журнал регистрации.

Важно: порядковые номера в журнале начинаются с 1‑го с началом нового года. Но можно их продолжать, ведь строгих требований на этот счёт нет ни в одном правовом акте

Нюансы оформления

Листы в журнале нужно пронумеровать (вручную или датером). Сам журнал необходимо прошить, скрепить пломбиром, в котором указать:

• количество листов;
• должность и ФИО исполнителя.

На пломбире нужно расписаться кадровику и подпись скрепить печатью.

Если договоры у вас под номерами, в таблицу нужно внести столбец «№ договора».

Существуют компьютерные кадровые программы с функцией формирования электронного журнала регистрации. Вместе с электронным журналом нужно вести и бумажный по таким причинам:

• от сбоя системы никто не застрахован;
• при расхождении сведений в электронном и рукописном журналах предпочтение отдаётся информации, содержащейся в бумажном варианте.

Если в журнале обнаружится ошибка, он закрывается вместе с делом.

Хранится журнал 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

• Нумерация трудового договора;
• Дата заключения;
• Данные о работнике и занимаемая им должность;
• Название структурного подразделения;
• Дата расторжения;
• Особенности деятельности работника;
• Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
• Примечания.

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам

Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

• Вести четкий учет кадров;
• Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
• Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

• Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
• На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
• На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

• Улучшение работы с персоналом;
• Конфиденциальность информации;
• Снижение расходов;
• Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

• Дата реализации данного процесса;
• Общее количество заполненных страниц;
• Численность указанных документов;
• Личные данные уполномоченного лица;
• Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
• Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

Как регистрируются контракты?

На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений. В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных – выбор за администрацией предприятия. Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа.

Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера. Например, 10/02-3 – ясно, что контракт зарегистрирован 10.02. Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий. У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Как внести исправления в журнал регистрации трудовых договоров

На титульном листе следует указать:

• наименование компании;
• период, за который вносятся сведения;
• ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

1. Номер записи по порядку
2. Дата заключения контракта
3. Номер контракта или доп.соглашения
4. ФИО работника полностью
5. Должность, на которую принят гражданин
6. Дата

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

1. название структурного подразделения
2. указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству
3. дата получения работником экземпляра документа;
4. реквизиты приказа о приеме на работу;
5. реквизиты доп.соглашения и т.д.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы

Оформление бумажного варианта журнала

Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы. Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные. Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт. Или вносят эту информацию в «Примечания». 

Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.

При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале. Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

А как на практике?

Сами кадровики отзываются о журнале регистрации как об удобной форме систематизации документов предприятия. Он позволяет быстро отыскать нужный договор, соглашение или узнать место его нахождения. Например, при обращении с жалобой работника в суд может потребоваться выписка из книги регистрации предприятия. Если же она отсутствует, это может в какой-то мере сыграть не в пользу работодателя в процессе принятии судебного решения.

Данный журнал потребуется еще и для подготовки справок для подачи на следующее место занятости о роде занятий на предыдущем. В разделе «Примечание» оставляют пометки о специфике выполняемых работ (обязанностей) нанятыми сотрудниками. На практике кадровики заводят журнал регистрации в соответствии с определенными рекомендациями – с обязательной подписью первого лица, а также печатью предприятия. Это указывается на первой странице, проставляется дата начала ведения. Книгу обязательно прошивают .

Названный порядок учета дает возможность менеджеру персонала, инспектору или начальнику ОК при разного рода проверках ( в том числе финансовых) дать законно подтвержденный ответ относительно договоров или дополнительных соглашений (их наличия/отсутствия). 

Перегруженность отделов кадров (даже на небольших предприятиях) массой документов общеизвестна. Их сотрудники нередко ведут сразу до десятка различных журналов. Тем не менее, трудовые договора как основополагающий документ взаимоотношений нанимателя и работников, имеет смысл регистрировать, чтобы иметь упорядоченную нумерацию внутренних правоустанавливающих актов.

Если договор меняется

Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины:

• перевод сотрудника на иную должность;
• изменение вида деятельности или условий ее осуществления;
• новый наниматель (руководитель);
• отстранение от должности (работы).

Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа). Такому соглашению устанавливают номер. Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения.

Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего. Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее).

Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника. Если такой возможности нет, предлагается иное – с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже. Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности. Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров. 

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений – так более удобно для нахождения нужного документа.