Возможна ли отправка трудовой книжки по почте: пример

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Наниматель потерял трудовую книжку уволенного работника и поэтому не смог выдать ее в день увольнения. Что ему необходимо предпринять?

Утерянный документ следует восстановить. Восстановление производится тем порядком, который действует при восстановлении трудовых, утерянных по вине работника. От работника потребуется заявление, на основании которого будет выдан дубликат.

Наниматель в данной ситуации привлекается к административной ответственности, поскольку нарушил правила хранения трудовых. Ему могут оштрафовать сообразно ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вопрос №2: Что делать нанимателю, если работник не забрал дубликат?

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Обратите внимание

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст

84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, — предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», — рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, — Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать ()».

Как забрать из другого города?

Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

Правильное оформление заявления на отправку работником

В тот день, когда трудовой договор прекратился, наёмник должен тут же расплатиться с работником. Выплатить зарплату до копейки, также компенсацию за отпуск, если его не использовали. Обязательно в тот же день вернуть документ.

По инициативе сотрудника целесообразно вручить заверенные ксерокопии документов, которые связаны с трудовой деятельностью. К ним относятся: приказ о принятии на работу, приказ о назначении на иное место труда, и о прекращении активной деятельности, выписки из формуляра, справки о зарплате, и иные копии.

Если, для получения документов, которые связаны с трудом, работнику нужно обращаться к работодателю письменным образом, то возвращение формуляра при увольнении происходит моментально. Значит, совершенно не обязательно для этого писать заявление о выдаче бумаги.

Бывают такие моменты, если на время прекращения деятельности, работник не получил документ по своей вине, например, он отсутствовал на работе в день увольнения, или он по каким-то обстоятельствам не хочет принять документ. Тогда, при увольнении возврат трудовой книжки уволившемуся сотруднику возможен по почте, придерживаясь всех правил пересылки.

Форма

В заявке сотрудник описывает просьбу, где обозначается дата, когда наёмник обязан отправить ему на действительный адрес формуляр письмом. Заявка оформляется аккуратно и ясным почерком или же с помощью компьютера обычным шрифтом.

Что пишем

Заявление разрешается писать свободным образом, так как таковой установленной формы не существует. Однако если организация имеет свой определенный образец, тогда обязательно придерживаются этого варианта заполнения, при этом обратившись в отдел кадров. Необходимо соблюсти все их требования для написания заявления.

Внимание! Нужно учесть, что заявление принимают только в отделе кадров, и если сотрудник согласен, то с его разрешения делают копию данного заявления. Также в бумагу обязательно ставится печать и роспись нанимателя

В заявке указывают следующее:

ФИО сотрудника;
адрес места прописки и действительный адрес проживания;
все данные организации или ИП, который должен направить уведомление: наименование организации или ФИО для ИП, адрес и так далее;
исходящий номер и дату заполнения;
время, которое доказывает прекращение трудового соглашения;
информацию подтверждающую, что ранее документ никому не вручался никаким способом;
при необходимости указать согласие на пересылку трудовой книжки почтой или же собственноручно;
адрес, куда должен направиться документ;
данные сотрудника, подписавшего письмо, печать с места бывшей работы.

Согласие на отправление

Это такой вид документации, который предусматривает правильные нормы хранения, также передачи. Необходимо придерживаться установленному порядку, благодаря чему пересылка разрешается однозначно с согласия хозяина.

Важно! Данное согласие получают только письменным образом с соответствующей формулировкой, где ясно объясняется о том, что хозяин просит переслать документ туда, как указано на адресате. Обычно просьба выражается в следующем:

Обычно просьба выражается в следующем:

Отдельно вписывают формулировку в заявлении об уходе с места работы.
Пишут отдельное заявление, помимо заявления об уходе с работы. Дополнительное заявление прилагается к основному.
Передают телеграммой с подтверждением подписи отправителя оператором телеграфа.

Правила, по которым разрешается отправить формуляр по почте:

Необходимо составить уведомление, оно обязательно подписывается работником.
Далее уведомление нужно передать служащему почты, чтобы его заверить. В конверт должны положить опись, а оригинал должен находится у заявителя с почтовой пометкой о принятии. Нужно заполнить уведомление о его получении. Форма передачи должна быть заказной.
Прежде чем отправить формуляр, нужно заплатить госпошлину для пересылки.
Когда письмо прибыло и было получено представителем работодателя, то уведомление должно вернуться на почту, или же на адрес работника с пометкой о вручении.

Прекращение трудовых отношений

Порядок окончания профессионального взаимодействия представляет собой определенную процедуру, которая складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, инициатор прекращения отношений должен предварительно проинформировать другую сторону о своем намерении. Если с указанной инициативой выступает труженик, то он обязан уведомить руководителя не позднее чем за две недели. Когда инициатива исходит от руководителя, все зависит от обстоятельств, ставших причиной для этого. Например, в случае полного прекращения деятельности компании, изменения штатной структуры или численности работающих, труженики информируются не позднее чем за два месяца. А при истечении периода действия срочного соглашения уведомление направляется за три дня.

После этого руководитель должен издать распоряжение об освобождении работающего от занимаемой должности. В данном случае не имеет значения, от кого исходит инициатива прекращения взаимодействия. Издание приказа является обязательным, такая обязанность действующими нормами возложена на руководителя. С содержанием такого документа труженик должен быть ознакомлен под подпись. Распоряжение начальника является основанием для прекращения профессиональной деятельности человека в организации.

В личную рабочую книжку должна быть внесена запись о дате и причине увольнения. В отметке необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, а также указать регистрационный номер и дату приказа руководителя.

В последний трудовой день книжка должна быть вручена человеку, а также перечислены заработанные денежные средства, которые он не успел получить к моменту увольнения.

Действия работодателя

Существует несколько действий, которые обязательно должен выполнить работодатель:

Направление уведомления фактически освобождает работодателя, которым может быть как организация, так и индивидуальный предприниматель, от выплаты заработной платы до фактической передачи документа. Считается, что соблюдение установленной процедуры выгодно самому работодателю, а уже потом – его бывшему работнику.

Книжка направляется почтой, если работник согласился на подобные действия. Оно могло быть подано и заранее. Отдел кадров должен выслать документ в срок, не превышающий три рабочих дня.

Особенности отправления трудовой книжки через почтовое отделение

Наёмник вправе полноправно использовать нормы, допускающие отправление трудовой книжки хозяину при увольнении, пересылкой почтовым отделением.

Если сотрудник официально потребовал вернуть формуляр, то работодатель обязан выполнить просьбу, неважно как. Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

живёт в другой отдалённой местности;
уволен во время командировки, стажировки в дальнем регионе;
уехал в отпуск, но при этом оставил заявление о последующем увольнении;
не имеет шанса лично забрать формуляр.

Порядок и процедура выдачи трудовой книжки при увольнении по тк рф

Выдача документов, связанных с работой, и их копий По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Части вторая — третья утратили силу.

Шаги работника для получения трудовой книжки почтой

Несомненно, сотрудник заинтересован в получении своей трудовой книжки. Вариантов у него два – забрать ее самостоятельно или дать свое согласие на получение книжки через почту. Второй вариант используется, например, если сотрудник избегает личного контакта с бывшим руководством (чаще всего встречается в небольших организациях, где имеют место личные отношения) или если фактически работник уже находится в ином городе/селе. Но возможны и иные случаи.

В согласии должны быть указаны следующие моменты:

Полные реквизиты сотрудника, а также данные его трудового договора. Указывается его полное имя, в соответствии с официальной документацией, адрес регистрации, а также дата и номер его договора с работодателем.
Дата расторжения договора (когда согласие подается уже после).
Выраженное согласие на получение документа почтовым отправлением.
Адрес для направления письма. Это не обязательно будет место по регистрации, допускается направление и по иным реквизитам.
Дата заявления и подпись. Без подписи бумага не рассматривается вовсе.

Строгой формы не существует. Документ составляется как угодно, главное, чтобы в нем четко прослеживалось согласие от конкретного сотрудника.

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии

Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи.

Но чаще всего выдача имеет место в день разрыва трудовых отношений. То есть гражданин получает документ тогда, когда происходит оформление сотрудника в качестве уволенного кадра. Не раньше и не позже. Такие правила установлены в России на данный момент. Выдача трудовой книжки в день увольнения — это процесс, который обязательно должен состояться. После того как человек получает данный документ на руки, ему дополнительно вручают расчетную справку. И с подобным перечнем бумаг требуется отправиться в бухгалтерию предприятия, чтобы получить расчет. Только после этого можно будет считать процесс увольнения и выдачи «трудовой» правильно реализованным.

Заявление работника

В большинстве случаев человек планирует уход заранее и указывает просьбу о пересылке в своем письменном ходатайстве. Действующие положения не установили четкого образца такого обращения. Безусловно, что оно должно быть оформлено в письменном виде и передано руководителю.

Способы передачи также не оговорены. Соответственно человек может использовать любой, удобный для него. Главное, чтобы обращение было получено руководителем.

Самым распространенным и надежным вариантом, является личное вручение, то есть когда труженик передает бумагу самостоятельно, лично в руки начальнику или через секретаря.

Ещё одним из способов является пересылка обращения по почте. Чаще всего это используется в случаях, если человек не имеет возможности прийти лично, например, ввиду тяжелого заболевания.

Можно передать ходатайство через доверенное лицо. Такой представитель должен иметь на руках оформленную доверенность, которая удостоверена нотариусом. Доверенность будет подтверждать полномочия представителя и свидетельствовать о том факте, что он действует именно от лица владельца трудовой.

Правила составления

Общими положениями не определены те сведения, которые должны быть указаны в обращении труженика. Однако по сложившейся практике необходимо указывать те данные, которые будут отражать суть документа.

В тексте необходимо указать:

данные о получателе ходатайства – название компании, адрес места фактического расположения;
сведения о её руководителе – фамилия и инициалы;
данные о составителе – полные фамилия, имя, отчество, адрес места проживания;
сама просьба о необходимости почтовой пересылке личной рабочей книжки;
причины, послужившие этому. В принципе это можно и не указывать;
точный адрес, куда необходимо направить документ;
дата составления и личная подпись инициатора.

Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж

Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991. На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.

Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991

На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002)

Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.

Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.

Учитывая вышесказанное, рекомендовано в подобных ситуациях оставлять трудовую на хранении у нанимателя. Допускается с разрешения работника отсылать трудовую книжку родственнику из РФ на указанный им адрес.

Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.

К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).

Пример 1. Отправление трудовой книжки почтой по просьбе уволенного работника.

Маленко Р. Т., программист ООО «Техника», ушел в очередной отпуск с последующим увольнением. Во время отпускного периода работник нашел новую работу в другом городе и сразу туда переехал.

Чтобы получить трудовую книжку и остальные персональные документы, он написал заявление бывшему нанимателю с просьбой выслать ему все документы по почте. В обращении Маленко Р. Т.:

предупредил о том, что не сможет присутствовать в день увольнения со ссылкой на причину;
попросил переслать личные документы по новому адресу.

При получении данного заявления наниматель переслал заявителю требуемые документы по указанному адресу. Отправка осуществлялась заказным письмом с описью вложения и извещением о вручении. Наниматель оставил копию трудовой у себя на случай утери оригинала, отправленного почтой.

Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку?

Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи. Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой.

Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.

Просьба может выражаться:

отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты.

ВАЖНО: Если уволившийся работник планирует получить документ не Почтой России, а иным видом почтового отправления, об этом даётся специальное указание. Здесь же указывается на оплату отправления из личных средств из суммы расчёта или при получении – курьеру.

Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Стандартными причинами здесь являются:

отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение

Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот

Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде. Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом, что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий.

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику, который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую.

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии.

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе.

На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.

Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников.

При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

любым доступным почтовым оператором.
Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
курьером.

Какое-либо письмо направлять не требуется.

Отправлять трудовую книжку следует заказным письмом обязательно с описью вложения, где нужно указать «Трудовая книжка Иванова И.И.». В этом случае работодатель не будет нести ответственность, если документ потеряют на почте.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Может ли работодатель отправить документы, которые запросил сотрудник, по почте, если в трехдневный срок выдать их ему на руки невозможно

Да, может, при наличии согласия от работника.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать сотруднику запрошенные им документы по работе (ст. 62 ТК РФ). При этом трудовое законодательство не содержит запрет на отправку документов по почте, если их невозможно выдать на руки.

Инфо

Н.

Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой

Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку. Такая обязанность должна быть исполнена в течение трех дней со дня соответствующего обращения. Рассмотрев ситуацию со стороны работодателя, посмотрим на нее с другой стороны данных правоотношений, а именно со стороны уволенного работника.

Tags: актив, бухгалтер, кадр, приказ, увольнение