Почему ИП не нужно оформлять авансовый отчет
Предприниматель — это единоличный владелец своего бизнеса. Заработанными деньгами после уплаты налогов он распоряжается по своему усмотрению (ст. 209 ГК РФ). Поэтому, будучи индивидуальным предпринимателем, вы можете потратить средства из бизнеса на любые цели (исключение — оплата аренды и выдача займа, подробнее смотрите врезку ниже). Можете купить материалы или оборудование, турпутевку, шубу или подарок родственнику. Писать заявление и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег не нужно. Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. Получается, что ИП не нужно выдавать себе деньги под отчет. Данный вывод подтверждает и Центробанк в письме от 14.06.2012 № 29-1-2/4255. Дословно там сказано следующее:
Наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.
Письмо Центробанка № 29-1-2/4255 от 14.06.2012
Предпринимателю не надо оформлять подотчет, когда он тратит деньги на нужды бизнеса либо личные цели.
Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип
Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей. Установленные сроки Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах.
Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания. Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы.
Инфо
Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт. Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств.
Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.
Зачем и основные цели
Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.
Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.
Так, назначение платежа может быть следующим:
- уплата служебных поездок (командировка);
- наём жилья работнику за счёт организации;
- на приобретение товарно-материальных ценностей;
- представительские расходы;
- оплата работ и услуг, выполненных для компании;
- покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.
Приказ и документы
Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.
Распоряжение должно содержать такие данные:
- список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
- должности работников;
- суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
- сроки использования денежных средств;
- дата подачи авансовой отчётности.
Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.
Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.
Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами
В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.
|
№ |
Описание |
|---|---|
|
1 |
В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды. |
|
2 |
Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов. |
|
3 |
Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование полученных денежных средств под отчет. |
|
4 |
Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руководителя. |
|
5 |
Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых подотчетными лицами. |
Как выдать деньги себе
Деньги на бизнес-цели или личные нужды вы вправе забирать из кассы или со счета в любое время. Нет и ограничения по сумме — берите сколько необходимо. Расскажем, как это оформить.
Как забрать деньги из кассы
Вы можете вести кассу в упрощенном порядке — не заполнять кассовую книгу, не составлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В этом случае никаких документов не заполняйте. Просто взяли деньги и все. Ни перед кем не отчитываетесь. Для себя информацию о тратах можете записать в компьютер или тетрадь. Просто фиксируйте, какую сумму и когда взяли. Так вы будете контролировать остаток денег в кассе.
Наличную выручку нельзя тратить на оплату аренды и выдачу займов
Наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), — это кассовая выручка. Ее предприниматель может спокойно тратить на личные нужды (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Еще из наличной выручки без ограничений можно выдавать зарплату, пособия, деньги под отчет, оплачивать ею товары (работы, услуги).
А вот рассчитаться за аренду помещения или выдать заем из кассовой выручки нельзя (п. 4 Указания № 3073-У). Делайте безналичное перечисление. А если хотите потратить наличные, снимите их прежде со счета и внесите в кассу. На эту сумму оформите приходный кассовый ордер, даже если ведете кассу в упрощенном порядке и не выписываете кассовые документы. Так вы докажете налоговикам, что внесли в кассу деньги со счета, а не получили выручку. После этого оплатите аренду наличными деньгами.
Учтите, фирме или ИП по одному договору аренды вы можете заплатить наличными не более 100 000 (п. 6 Указания № 3073-У). Причем этот лимит действует и после того, как срок договора истек. То есть платить за аренду наличными вы можете только до тех пор, пока сумма всех платежей по одному договору не достигнет 100 000 .
За сверхлимитные выплаты вам выпишут штраф от 4 000 до 5 000 . Такую же сумму налоговики начислят, если платить за аренду вы будете из наличной кассовой выручки.
Если вы оформляете кассовые документы по общим правилам, составьте расходный кассовый ордер. Егоформа 0310002 — в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов». Либо «выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Фрагмент заполненного РКО мы привели ниже.
Как снять деньги с расчетного счета
Средства с расчетного счета вы вправе перевести на личный банковский счет или снять наличными. Для перевода денег на личный счет оформите платежное поручение. В назначении платежа укажите: «Перевод собственных денежных средств на нужды предпринимателя».
Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, оформите в банке чековую книжку. При необходимости заполните чек — впишите свое ФИО и нужную сумму. На оборотной стороне чека в графе «направление выдачи» укажите, что деньги банк выдает со счета бизнесмена. Средства со своего расчетного счета вы вправе тратить без ограничений. Как-то подтверждать, на что расходуете деньги, не нужно.
Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?
Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения
0 210 03 561 забалансовый счет 17
0 201 11 610* забалансовый счет 18
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
0 210 03 661 забалансовый счет 18
Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом
0 401 20 000 0 109 00 000 0 105 00 340 0 106 00 310
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств
0 201 23 510 забалансовый счет 17
Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт
0 201 11 510* забалансовый счет 18
1 201 23 610 забалансовый счет 18
* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.
** Счет применяется казенными учреждениями.
Пример 2.
На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.
Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.
В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства
4 210 03 561 забалансовый счет 17 (код 510 КОСГУ)
4 201 11 610 забалансовый счет 18 (код 346 КОСГУ)
Оплачены работником с банковской карты канцтовары
4 210 03 661 забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ)
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
Пример 3.
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства
4 210 03 561 забалансовый счет 17 (код 510 КОСГУ)
4 201 11 610 забалансовый счет 18 (код 346 КОСГУ)
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат
4 210 03 661 забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ)
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств
4 201 23 510 забалансовый счет 17 (код 510 КОСГУ)
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту
4 201 11 510 забалансовый счет 18 (код 346 КОСГУ)
4 201 23 610 забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ)
Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:
1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;
2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;
3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);
4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;
5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;
6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.
Обязательно ли составлять положение о подотчете
Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец которого можно найти ниже, выполняет ряд важных задач:
- регламентирует порядок ведения расчетов с сотрудниками, которые получают денежные средства подотчет;
- обеспечивает полный контроль за движением выданных сумм и их использованием;
- обеспечивает контроль за правильностью отображения операций в бухгалтерском учете;
- обеспечивает сохранность денежных ресурсов организации.
Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.
Нужно ли ип оформлять приказ на выдачу денег подотчет для себя
Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью. Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс.
за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.
Расчеты с подотчетными лицами у ИП
Начнем с того, что ИП не обязан вести бухгалтерский учет в силу п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Поэтому при отсутствии бухучета важно внимательно фиксировать выданные и возвращенные подотчетные суммы, чтобы минимизировать риск недостачи денежных средств. В этом помогут правила, установленные указанием № 3210-У, которые обязательны как для юрлиц, так и для предпринимателей, вне зависимости от того, фиксируют ли они свои операции двойной записью или нет
Если у ИП есть наемные сотрудники, то любая выдача денежных средств должна происходить в соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У. Сначала сотрудник пишет заявление на имя ИП, которое предприниматель утверждает. В заявлении должна быть информация о сумме и сроке, на который выдаются средства.
Об ограничениях срока выдачи подотчетных сумм читайте в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».
Далее оформляется РКО на выдачу подотчета. В течение 3 дней по окончании срока сотрудник должен сдать авансовый отчет об использованных деньгах, а также подтверждающие покупку документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером или самим ИП и делается итоговый расчет по этому авансу.
Если ИП не оформляет ПКО и РКО, то подтверждающим документом может быть расписка от работника. Также можно разработать форму заявления, в которой будет раздел для подписи и одобрительной записи от ИП, а также раздел, где сотрудник ставит подпись, подтверждая выданные деньги.
Что включить в Положение
Стандартная структура Положения предполагает наличие следующих разделов:
- Раздел «Общие положения». Здесь следует прописать, с какой целью было разработано Положение, какие расходы относятся к подотчетным суммам и кто является подотчетным лицом в компании. Также нужно дать определение другим понятиям, встречающимся в тексте документа, перечислить нормативные акты, учитываемые при разработке Положения.
- Раздел «Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам».
- Раздел «Порядок предоставления и проверки авансовых отчетов».
- Подпись руководителя организации, утвердившего документ, с расшифровкой.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год будет приведен далее. Его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации, удалив ненужные пункты или внеся дополнительные данные.
При составлении Положения следует ориентироваться на следующие нормативные документы:
- Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
- Указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).
- ТК РФ.
Какие еще моменты следует рассмотреть в Положении:
- Процедуру выдачи денежных средств. Для получения денег необходимо заявление работника либо издание приказа руководителя о выдаче денег в подотчет. Также следует указать, на какие цели могут быть выданы деньги.
- Перечень сотрудников, которые будут получать средства. Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или оформить в виде приложения к Положению.
- Максимальную сумму денежных средств, которую может получить работник.
- Способы получения работником подотчетных сумм (в кассе предприятия, перечисление на корпоративную карту или др.).
- Срок предоставления сотрудником в бухгалтерию авансового отчета и документов, подтверждающих факт расхода денег.
- Перечень документов, которые работник должен сдать вместе с авансовым отчетом.
- Перечень реквизитов, которые должны содержать первичные документы.
- Ответственность работника-подотчетника за несвоевременную сдачу авансового отчета и за предоставление первичных документов, которые содержат заведомо ложную информацию.
- Сроки проверки авансового отчета бухгалтером по целям использования и итоговой сумме, порядок утверждения документа и принятия его к исполнению.
- Сроки окончательных расчетов с подотчетным персоналом.
- Порядок удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в том случае, если он не вернул в установленный срок задолженность по подотчетным суммам.
- Порядок действий работника если деньги не были потрачены на оговоренные цели.
Между бухгалтерами и подотчетными сотрудниками нередко возникают споры по поводу подтверждающих документов. Во избежание этого в Положении нужно прописать четкие требования к их составу и оформлению. Сейчас не действует запрет на выдачу в подотчет денег сотруднику, который еще не вернул оставшуюся сумму по предыдущему авансу, поэтому работодатель вправе сам установить порядок выдачи новых подотчетных сумм таким лицам.
Оформление кассовых операций
Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.
При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.
При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.
Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.
Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.
Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.
Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .
Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.
В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.
Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».
Отчет по подотчетным средствам
Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.
Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.
Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.
Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.
Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.
Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах. Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии
По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия
Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.
Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.
Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?
Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы
0 201 34 610 забалансовый счет 18
Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета
0 401 20 000 0 109 00 000 0 105 00 000 0 106 00 000
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
0 201 34 510 забалансовый счет 18
Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету
0 201 34 610 забалансовый счет 18
Пример 1.
Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:
- суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
- проживание – 4 900 руб.;
- проезд – 3 000 руб.
По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.
Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.
Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.
В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:
2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 212 КОСГУ)
2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)
2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)
Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств (3 000 – 2 700) руб.
2 201 34 510 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)
