Зачем нужны уведомления?
Несмотря на очевидную «инфляцию» книжек, они по-прежнему являются основным документом, где зафиксирован стаж гражданина и все этапы движения по карьерной лестнице – приёмы на работу, переводы, увольнения. Во второй части книжек зафиксированы поощрения работника и наложенные на него взыскания. Перечень наград и поощрений – дополнительный плюс при поиске новой работы.
Продолжительность и непрерывность стажа, изменения в послужном списке и сам факт официального трудоустройства важны при:
- начислении пенсий и пособий;
- оплате больничных листов;
- устройстве на новую работу;
- оформлении заграничных виз;
- получении кредитов в банках.
Технические мероприятия
Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР регулирует Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление утверждает форму (СЗВ-ТД), порядок её заполнения, а также формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.
Документы в форме СЗВ-ТД разрешено формировать и передавать в ПФР на бумаге только работодателям с численностью сотрудников менее 25 человек. Все остальные обязаны делать это исключительно в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны работодателя. Сведения передаются через специальный сервис — телекоммуникационные каналы связи для представления формализованной отчётности в ПФР.
В связи с этим:
- Работодателю необходимо получить КЭП, если до сих пор он не сделал этого. КЭП нужна только для руководителя организации, сотрудникам не нужно лично расписываться в документе формы СЗВ-ТД, так что электронную подпись для них выпускать не надо.
- В зависимости от количества сотрудников и желания руководителя разгрузить HR-специалистов можно выбрать один из вариантов формирования электронного документа в сервисе ПФР: вручную или путем загрузки данных в формате XML. Первый вариант подойдет небольшим организациям, когда кадровику придётся формировать 1-3 документа в день.
Если организация крупная, то лучше организовать ввод и хранение данных о сотрудниках в информационной системе работодателя и настроить автоматическую передачу данных в формате XML в сервис ПФР.
Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»
Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.
Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?
С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.
Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.
- Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:
Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку
После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.
Какие сведения нужно передавать в ПФР?
В ПФР необходимо предоставлять информацию о каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении работника. Передаются только основные реквизиты приказов (распоряжений) руководителя, сами документы в ПФР передавать не нужно.
На практике в большинстве компаний сотрудники подписывают и ознакамливаются с приказами на бумаге под личную подпись. Однако уже сейчас можно организовать подготовку документов в информационной системе работодателя, например в системе управления цифровыми процессами и документами. Это упростит подготовку приказов на основании утвержденных шаблонов, ускорит их согласование.
Кроме того, структурированное хранение данных о кадровых событиях в единой системе упростит в будущем массовую передачу таких сведений в ПФР — нужно только предусмотреть в ИТ-решении возможность автоматической выгрузки данных в нужном формате. Также эта информация окажется полезной при подготовке электронных личных карточек, если Минтруд сохранит этот вид документа.
