Управленческий учет на предприятии – примеры таблицы Excel

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то...

Ведение учета в 1С

По нашим наблюдениям, 1С — следующая по популярности программа после Экселя. Она позволяет автоматизировать множество функций, например,  формирование данных из первичной документации в отчёт. 

Так это выглядит в 1С

Однако для ведения управленческого учёта 1С имеет один огромный минус — отсутствие гибкости. Звучит туманно, поэтому поясним на примере. При формировании ДДС 1С выдает отчет по кошелькам (расчетные счета, кассы, сейфы) либо по статьям.

Если же мы хотим увидеть всю картину полностью, то есть, сколько денег сейчас есть, по каким статьям они ушли, эффективно ли мы сработали по операционной деятельности, 1С нам в этом не помощник. Если в стандартном шаблоне нет каких-то данных, которые вам необходимы для анализа, придется нанять специалиста, который доработает шаблон, поскольку обычному смертному эта задача не под силу. Так что придется тратить кучу денег, времени и сил, чтобы «перешить» отчёт.

А если со временем изменится структура бизнеса или понадобится вносить в отчетные документы новые статьи — придется тратить время и деньги, поскольку понадобится снова обратиться к специалисту за помощью.

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

Таким образом, необходимо сопоставить данные учета с наличностью в кассе и остатками на счетах по банковским выпискам. Необходимо уточнить, как часто Субъект малого бизнеса осуществляет закупки товаров и оплату счетов, если не ежедневно, следовательно, имеется выручка за прошлые торговые дни, которая либо была сдана в банк и лежит на банковском счете, либо, если не сдавалась в банк, учитывается по кассе и хранится в сейфе.

Для определения достоверности полученной информации необходимо дополнительно сопоставить «выручку по отгрузке» и «выручку по оплате» с имеющимся объемом дебиторской задолженности.

Для определния достоверности полученной информации необходимо произвести пересчет нескольких позиций товара. Дополнительно можно косвенно сопоставить объем складских помещений и объем товарной массы.

Сходства и различия

Бухгалтерский учет в обязательном порядке должна вести любая организация, вне зависимости от того, в какой сфере она работает, каковы масштабы и так далее. Во многом это связано с тем, что бухучет должен устанавливать все факты жизнедеятельности компании и отображать их на соответствующих счетах для достижения максимальной картинки финансового положения в целом.

Сведения бухгалтерского учета нередко являются базой для определения налоговых обязательств организации. К примеру, налоговая база на имущество определяется по сведениям бухучета.

Главным предназначением бухучета и параллельно конечной бухгалтерской отчетности является предоставление интересующимся пользователям (внешним) обобщенной информации относительно итогов трудовой деятельности за определенный отчетный период.

В качестве заинтересованных пользователей могут выступать:

  • банковские учреждения;
  • прочие кредиторы;
  • инвесторы и так далее.

Иными словами, в учет берутся все без исключения лица, перед которыми у компании есть долговые обязательства.

В свою очередь, управленческий учет используется исключительно руководством предприятий, а не внешними пользователями. Часто он применяется не только менеджерами компании для оценки текущего положения, но и позволяет предоставлять достоверные сведения для принятия верных управленческих решений, включая возможность мгновенно реагировать на различные факторы.

В свою очередь, направленность управленческого учета на качественные и мгновенные принятия каких-либо решений руководством объясняется разницей в форматах непосредственного представления значений рассматриваемого учета по сравнению с бухгалтерским.

Помимо этого, управленческие отчеты могут различаться высокой степенью детализации или, проще говоря, используемыми способами учета (к примеру, действующим НК РФ, а не РСБУ либо же МСФО), применяемыми специальными счетами/субсчетами, которые не могут быть задействованы в бухучете, а также высокой регулярностью формирования и так далее.

Управленческий учет на предприятии

Отчет показывает динамику изменения основных показателей БДР по месяцам: чистая прибыль, валовая прибыль, расходы и выручка, а также позволяет сравнить план и факт.

С помощью сводных таблиц, срезов и связанных рисунков, сделали для вас отчет, в котором можно переключать изображения и данные в диаграммах.

Отчет поможет проанализировать бюджет доходов и расходов за период, сравнить план и факт, провести факторный анализ прибыли и сравнить продажи с безубыточной выручкой.

Если вы хотите научиться консолидировать бюджеты с использованием Power Query и выполнять сложные расчеты на основе больших массивов данных с помощью DAX-формул, приходите к нам на курсы «Бюджетирование с Business Intelligence»

В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.

Этот простой отчет с подробной инструкцией по его построению поможет проанализировать продажи и валовую прибыль. А в качестве источника данных подойдет настроенный отчет по валовой прибыли из 1С.

Отчет показывает основные результаты деятельности в четырех разрезах: прибыли и убытки, баланс, движение денег и эффективность.

Отчет показывает динамику и структуру продаж по товарам, регионам и месяцам. Просто введите исходные данные и анализируйте показатели с помощью срезов.

Файл поможет проанализировать выполнение плана ключевых показателей компании, оценить выполнение плана продаж по регионам и по периодам, а также провести ранжирование продаж товаров и определить наилучших менеджеров.

Файл показывает выполнение планов и ключевые показатели эффективности: валовую прибыль, выручку, рентабельность и поступление денег. А также, какой вклад внесли менеджеры в формирование показателя.

С помощью отчета можно отслеживать динамику четырех показателей. Каких именно – вы можете выбирать сами. В отчете есть элемент управления для прокрутки данных до нужного периода и можно настраивать вид графиков.

Отчет показывает абсолютные и относительные темпы роста показателей компании по регионам – как должно было быть по плану и что удалось фактически сделать.

Статистический анализ данных в Excel

Для реализации статистических методов в программе Excel предусмотрен огромный набор средств. Часть из них – встроенные функции. Специализированные способы обработки данных доступны в надстройке «Пакет анализа».

Рассмотрим популярные статистические функции.

  1. СРЗНАЧ – Среднее значение – рассчитывает выборочное или генеральное среднее. Аргумент функции – набор чисел, указанный в виде ссылки на диапазон ячеек.
  2. ДИСП – для вычисления выборочной дисперсии (без учета текстовых и логических значений); ДИСПА – учитывает текстовые и логические значения. ДИСПР – для вычисления генеральной дисперсии (ДИСПРА – с учетом текстовых и логических параметров).
  3. Для нахождения квадратного корня из дисперсии – СТАНДОТКЛОН (для выборочного стандартного отклонения) и СТАНДОТКЛОНП (для генерального стандартного отклонения).
  4. Для нахождения моды совокупности данных применяется одноименная функция. Разделяет диапазон данных на две равные по числу элементов части МЕДИАНА.
  5. Размах варьирования – это разность между наибольшим и наименьшим значением совокупности данных. В Excel можно найти следующим образом:
  6. Проверить отклонение от нормального распределения позволяют функции СКОС (асимметрия) и ЭКСЦЕСС. Асимметрия отражает величину несимметричности распределения данных: большая часть значений больше или меньше среднего.

В примере большая часть данных выше среднего, т.к. асимметрия больше «0».

ЭКСЦЕСС сравнивает максимум экспериментального с максимумом нормального распределения.

В примере максимум распределения экспериментальных данных выше нормального распределения.

Рассмотрим, как для целей статистики применяется надстройка «Пакет анализа».

Задача: Сгенерировать 400 случайных чисел с нормальным распределением. Оформить полный перечень статистических характеристик и гистограмму.

  1. Открываем меню инструмента «Анализ данных» на вкладка «Данные» (если данный инструмент недоступен, то нужно ). Выбираем строку «Генерация случайных чисел».
  2. Вносим в поля диалогового окна следующие данные:
  3. После нажатия ОК:
  4. Зададим интервалы решения. Предположим, что их длины одинаковые и равны 3. Ставим курсор в ячейку В2. Вводим начальное число для автоматического составления интервалов. К примеру, 65. Далее нужно сделать доступной команду «Заполнить». Открываем меню «Параметры Excel» (кнопка «Офис»). Выполняем действия, изображенные на рисунке:
  5. На панели быстрого доступа появляется нужная кнопка. В выпадающем меню выбираем команду «Прогрессия». Заполняем диалоговое окно. В столбце В появятся интервалы разбиения.
  6. Первый результат работы:
  7. Снова открываем список инструмента «Анализ данных». Выбираем «Гистограмма». Заполняем диалоговое окно:
  8. Второй результат работы:
  9. Построить таблицу статистических характеристик поможет команда «Описательная статистика» (пакет «Анализ данных»). Диалоговое окно заполним следующим образом:

После нажатия ОК отображаются основные статистические параметры по данному ряду.

Это третий окончательный результат работы в данном примере.

Видео на тему семейного бюджета в Excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

Рассказать друзьям:Просмотров: 22163

Похожие публикации

Программы для домашней бухгалтерииВ настоящем обзоре мы приводим результаты тестирования пяти программ для ведения домашней бухгалтерии. Все эти программы работают на базе ОС Windows. Каждое приложение было установлено на компьютер и протестировано по нескольким параметрам.
Программы для ведения семейного бюджетаДанный обзор создан для того, чтобы помочь вам выбрать программу для ведения семейного бюджета. Мы протестировали самые популярные windows-программы, предназначенные для финансового контроля. Главный акцент обзора – это учет расходов и доходов именно в масштабах семьи.
Сервис Дребеденьги – ваш личный бухгалтер (обзор, отзывы)На нехватку денег жалуется не тот, кто мало зарабатывает, а тот, кто не умеет эффективно распоряжаться своими доходами. Чтобы денег всегда хватало, нужно правильно распределять финансовые потоки. В данной статье мы рассмотрим популярный онлайн-сервис Дребеденьги.

Секреты домашней бухгалтерии: обзор программ, таблица ExcelЕсли вы ведете домашнюю бухгалтерию, то за основу можно взять отчет о расходах за прошлый месяц.

Анализируя информацию, вы можете сделать вывод о том, что не все покупки были нужными. Зачастую люди после зарплаты тратят значительные суммы на развлечения и бесполезные безделушки.

Как накопить деньги на квартиру или машину?Обретение собственного жилья решает сразу несколько задач. Во-первых, вы не зависите от съемной квартиры (или от родственников, у которых живете); во-вторых, вы можете обустраивать свое «гнездышко» по своему желанию; и в-третьих, у вас появляется чувство независимости и уверенности.

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

  1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
  2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Ведение учета в «Финологе»

Эта программа удобна для ведения ДДС и платежного календаря, так что мы часто советуем ее клиентам для составления этих документов.

Финучет в «Финологе»

Дело в том, что в «Финологе» есть возможность автоматической выгрузки выписок с расчетных счетов. Если у вас много кошельков и большой объем операций по ним, то с помощью «Финолога» можно удобно и быстро сформировать ДДС. Программа все сделает за вас.

А вот ОПиУ и баланс «Финологу» лучше не доверять: иногда с этим отчетом у программы бывают сбои. Дело в том, что «Финолог» предназначен для малого бизнеса, у которого немного денежных потоков. Если вам нужен комплексный анализ прибылей и убытков, то с помощью «Финолога» вы его не получите. Вы увидите только поверхностный анализ расходов.

Отчет о доходах и расходах

В данном отчете рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Промежуточными итогами, которые может содержать Отчет о доходах и расходах могут быть маржинальная прибыль, EBITDA (прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизации), EBIT (прибыль до уплаты налогов и процентов) и т.д. То, какие подитоги будут рассчитываться в данном отчете зависит от того, что выбрано в качестве KPI.

Особенностью ОДР является то, что в нем отражены доходы, признанные заработанными в текущем периоде, и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, подписан акт сдачи-приемки услуг.

Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е. с поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. Результирующим показателем ОДР является чистая прибыль, которая характеризует эффективность деятельности компании в текущем периоде.

Пример структуры ОДР торговой компании:

Разберем подробнее, какую информацию содержит ОДР и какие показатели деятельности компании мы можем рассчитать на его основе.

Выручка от продаж – оборот компании за отчетный период

Вычитая из суммы выручки от продаж себестоимость продаж и переменные коммерческие расходы (т.е. затраты на производство и продажу реализованной в данном периоде продукции), мы получим показатель маржинальной прибыли. В данном случае этот показатель говорит нам, сколько прибыли остается у компании на покрытие ее постоянных издержек (т.е. издержек, которые она несет в процессе своей деятельности и которые не привязаны к объему продаж).

После расчета маржинальной прибыли можно рассчитать такой часто используемый в торговых компаниях показатель как рентабельность продаж:

Рентабельность продаж = Маржинальная прибыль / Выручка от продаж

В данном примере рентабельность продаж составит 52,48% (524 800 / 1 000 000. Полученный результат позволяет понять, каков процент прибыли в выручке от продажи, другими словами, сколько копеек прибыли приходится на каждый рубль, полученный от покупателей (в данном примере это 52 коп.). К постоянным коммерческим расходам относят расходы на содержание отдела продаж, расходы на рекламу и маркетинг, расходы на содержание и обслуживание складских помещений, а также прочие расходы, связанные с основной деятельностью компании. К административным расходам относят расходы на содержание административно-управленческого аппарата, прочие расходы на функционирование организации, связанные с обслуживанием основной деятельности.

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:

  • Автомобиль
  • Бытовые нужды
  • Вредные привычки
  • Гигиена и здоровье
  • Дети
  • Квартплата
  • Кредит/долги
  • Одежда и косметика
  • Поездки (транспорт, такси)
  • Продукты питания
  • Развлечения и подарки
  • Связь (телефон, интернет)

Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.

Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.

Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.

Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.

Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).

Как быть, если в какой-то месяц вы отклонились от плана? Если отклонение незначительное, то в следующем месяце нужно постараться сэкономить на данной категории. Например, в нашей таблице в категории «одежда и косметика» есть отклонение на -3950 руб. Значит, в следующем месяце желательно потратить на эту группу товаров 2050 рублей (6000 минус 3950). Тогда в среднем за два месяца у вас не будет отклонения от плана: (2050 + 9950) / 2 = 12000 / 2 = 6000.

Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.

Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.

Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).

В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».

Где в итоге лучше вести учет

С нашими клиентами мы используем Гугл-таблицы — и вот почему:

  1. программа сохраняет все функции обычного Экселя, то есть, позволяет без потери времени, сил и денег создать ту структуру отчёта, которая нам необходима, и вносить в нее корректировки;
  2. в Гугл-таблицах нет недостатков, которыми грешит сам Эксель. 

Например, Эксель не позволяет работать одновременно нескольким пользователям. Чтобы внести данные в ОПИУ, бухгалтер Марина должна заполнить свою часть, сохранить документ, отправить его начальнику по отгрузкам Владимиру.  А если была допущена ошибка и нужно вносить корректировки? Ужас — придется начинать всю работу сначала. 

А вот Гугл-таблицы позволяют одновременно работать в документе сразу нескольким пользователям. Это экономит время на заполнение и корректировку отчета. 

Также Эксель не позволяет увидеть, кто имеет доступ к документу и кто вносил последние корректировки — поэтому сложно понять, на ком ответственность за ошибку. Гугл-таблицы позволяют регулировать доступ к документу и видеть, кто, что и когда менял в документе.

Гугл-таблицы — это Эксель в онлайне

У Гугл-таблиц есть существенный минус: если компания большая и в день проходит больше сотни операций, через какое-то время система не сможет обрабатывать столько данных. Документы начнут виснуть.

Поэтому самый эффективный способ ведения отчета следующий:

  1. Автоматизируем сбор первичной документации. Например, для ДДС подойдет Финолог, для ОПиУ — 1С.
  2. Создаем шаблон отчета в Гугл-таблицах.
  3. Назначаем ответственного за внесение данных в отчет и в базы данных («Финолог», 1С). 
  4. Раз в месяц формируем отчеты в Гугл-таблицах и анализируем их показатели. 

Такой комбинированный подход поможет получить полный анализ данных в одном месте, быстро проводить дополнительную необходимую аналитику и вносить корректировки без дополнительных затрат. 

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями:
Знаток права
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock
detector