Доставка работников к месту работы и обратно: как лучше организовать
Есть несколько способов организовать доставку работников. Можно:
1. Закрепить в трудовом договоре компенсацию работнику:
- за проезд до места работы общественным транспортом;
- за топливо и ГСМ для его личного автомобиля, на котором он ездит на работу.
Главное преимущество компенсирующей схемы заключено в ее «заявительности». Пока работник не предъявил документально подтвержденные расходы на проезд, деньги остаются на счетах организации и участвуют в обороте.
Главный недостаток схемы — в том, что работник может предъявить недостоверные или не относящиеся именно к рабочим поездкам документы по расходам, которые ему оплачивает организация.
2. Закрепить в локальном нормативном акте доставку работников служебным транспортом организации.
Главное преимущество схемы — полная подконтрольность руководству, финансовая прозрачность. Нет больших внешних рисков срыва подачи транспортных средств.
Главный недостаток — организационная сложность, которая сопровождается значительными, в ряде случаев, финансовыми издержками:
- надо обеспечивать прохождение водителями предрейсовых и прочих медосмотров и нести расходы в связи с этим,
- приходится тратиться на обслуживание, страхование автомобилей организации,
- требуется организовывать безопасную стоянку автомобилей.
3. Заключить со сторонним хозяйствующим субъектом договор на доставку работников.
Главное преимущество схемы — цена. Как правило, расходы на «аутсорсинг» транспортных услуг ниже расходов на оплату труда штатных водителей и специалистов по обслуживанию машин. Все издержки на обеспечение работы автопарка находятся на стороне исполнителя.
Главный недостаток — зависимость от форс-мажоров на стороне поставщика услуг. Кроме того, поставщик может внезапно поднять цены на услуги, не прислать автомобиль в той или иной ситуации и т. п. Если даже по договору прописана ответственность с выплатой неустоек, то их порой непросто взыскать (иногда все официальные активы поставщика — это его уставный капитал в 10 000 рублей).
Доставка работников к месту работы: право или обязанность фирмы?
Касательно доставки работника к месту работы Трудовой кодекс по большей части «молчит». В нем нет универсальных, применяемых во всех видах правоотношений с участием работника и работодателя, норм, которые бы предписывали или регулировали такую доставку.
Исключение — доставка работников к месту вахты. Ее работодатель обязан осуществить любым экономически целесообразным способом, что следует из п. 2.5 положений постановления Госкомтруда СССР о вахтовом методе от 31.12.1987 № 794/33-82, которые до сих пор действуют.
Косвенно обязанность работодателя доставить работника до места вахтовой работы прослеживается из нормы ст. 301 ТК РФ о том, что в графике на вахту предусматривается время для доставки работников. А все, что происходит в рамках рабочего графика, происходит за счет работодателя.
Отметим, что оплачивать проезд работника от места жительства до пункта сбора на вахту фирма не обязана (решение ВС РФ от 17.12.1999 № 17.12.1999 № ГКПИ 99-924).
Таким образом, работа с доставкой до места работы — правоотношение, которое инициируется работодателем, если это не вахта, по его собственной воле. Регламентируется, соответственно, различными локальными нормативами, договорами, соглашениями.
Отражение доставки персонала в бухучете
С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:
- 20 «Основное производство»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 44 «Расходы на продажу».
Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:
- при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Ситуация вторая — доставка обусловлена технологическими особенностями, но не предусмотрена трудовыми (коллективным) договорами
Налог на прибыль. Наличие технологических особенностей производства является достаточным основанием для признания в налоговом учете расходов организации на доставку работников (п. 26 ст. 270 НК РФ). Поэтому можно не прописывать в трудовых (коллективном) договорах обязанность работодателя по перевозке сотрудников к месту работы и обратно. Но налоговые органы, как правило, исключают расходы на доставку работников, если такие расходы не предусмотрены в трудовых (коллективном) договорах. По их мнению, названные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если выполнены оба условия, указанные в п. 26 ст. 270 НК РФ. То есть доставка работников должна быть не только вызвана технологическими особенностями производства, но и зафиксирована в трудовых (коллективном) договорах. Аналогичное мнение высказал Минфин России в Письмах от 11.05.2006 N N 03-03-04/1/434 и 03-03-04/1/435.
Арбитражные суды обычно соглашаются, что из положений п. 26 ст. 270 НК РФ не следует, что для признания в налоговом учете расходов на оплату проезда работников к месту работы и обратно необходимо одновременное выполнение обоих условий, указанных в п. 26 ст. 270 НК РФ. Примеры судебных решений, содержащих подобные выводы , — Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 по делу N А11-12900/2006-К2-23/842 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу N А33-18167/2008.
Подробнее о судебной практике по налоговым спорам, связанным с отражением в налоговом учете расходов на доставку работников, читайте на с. 61. — Примеч. ред.
НДФЛ. Как и в первой ситуации, у работников, которые вынуждены пользоваться корпоративным транспортом в силу технологических особенностей производства, не возникает дохода, облагаемого НДФЛ. То есть начислять НДФЛ на стоимость доставки и удерживать этот налог у сотрудников работодатель не обязан. С данными выводами согласен и Минфин России (Письма от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247 и от 13.11.2007 N 03-03-06/1/809).
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Несмотря на то что доставка работников не предусмотрена в трудовых (коллективном) договорах, на ее стоимость нужно начислить страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ. Дело в том, что финансирование работодателем затрат на перевозку персонала к месту работы и обратно осуществляется в рамках трудовых отношений. С 2011 г. любые выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). В то же время и до 2011 г. Минздравсоцразвития России указывал, что выплаты сотрудникам, которые в трудовых договорах с ними прямо не предусмотрены, все равно облагаются страховыми взносами (Письмо от 23.03.2010 N 647-19). Аналогичные разъяснения приведены в Письме ФСС РФ от 15.02.2010 N 02-03-09/08-147П.
Аналогичным образом должен решаться вопрос о начислении страховых взносов на травматизм. Получается, что даже если в трудовом (коллективном) договоре не установлена обязанность работодателя перевозить работников к месту работы и обратно, страховые взносы на травматизм все равно нужно начислить. Ведь расходы на доставку работников производятся в пользу физических лиц, работающих по трудовым договорам.
Чтобы начислить страховые взносы во внебюджетные фонды, организации нужно обеспечить ведение персонифицированного учета работников, пользовавшихся бесплатным транспортом.
Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Предположим, в трудовых договорах, заключенных с работниками производственного цеха N 3, не указано, что работодатель обязуется обеспечить бесплатную доставку работников до места работы и обратно. Коллективный договор в ООО «Керамика» не заключался.
Поскольку доставка работников производственного цеха N 3 за счет средств работодателя производится в силу технологических особенностей производства, в феврале 2011 г. организация включила стоимость доставки в размере 10 000 руб. в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
Дохода, облагаемого НДФЛ, у работников не возникает. Поэтому НДФЛ со стоимости доставки организация не удерживает.
Страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ начисляются отдельно по каждому работнику, пользовавшемуся в феврале корпоративным транспортом. Для этого организация использует сведения персонифицированного учета поездок на корпоративном транспорте. Так, в феврале 2011 г. в базу для начисления страховых взносов по С.Н. Тихомирову компания включила 600 руб.
Страховые взносы на травматизм ООО «Керамика» начислило в целом по всем застрахованным работникам. За февраль сумма этих страховых взносов составила 59 руб.
Товары для собственных нужд организации, а не третьих лиц
Необходимо наличие факта передачи товаров (выполнения работ, оказания услуг) внутри организации на территории РФ, то есть передача товаров для собственных нужд самой организации, а не третьих лиц. Отметим, что сотрудники организации в данном случае признаются третьими лицами
При этом для данного условия не важно, происходит передача товаров (выполнение работ, оказание услуг), созданных внутри организации и/или приобретенных у третьих лиц
Применение данной нормы налогового законодательства в рассматриваемом случае подтверждается и позицией контролирующих органов (письма Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/132, МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088)
В этих разъяснениях чиновники обращают внимание на то, что при приобретении для собственных нужд имущества, не связанного с производством и реализацией товаров (работ, услуг), если нет последующей передачи его структурным подразделениям, объекта обложения НДС не возникает
При этом под структурным подразделением организации в этих случаях можно понимать подразделение, которое располагается:
- в месте нахождения самой организации (например, производственный цех, обслуживающий цех, столовая и т.д.);
- вне места ее нахождения (обособленное подразделение, например дом культуры, спортзал, дом отдыха).
Как можно организовать доставку
У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.
- Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
- Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
- Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.
