Что обещает реформа
Картина будущей безбумажной книжки довольна размыта. Например, предлагается выдавать работнику в некоторых случаях сведения о работе в электронном виде, подписанные ЭЦП работодателя. Но как это будет выглядеть практически, пока не ясно. Возможно, программы учета оснастят каким-то специальным функционалом.
Пока можно только на словах судить, какие преимущества, и то относительные, сулит закон работодателям:
- Отсутствие (не у всех) бумажных книжек – не надо тратиться на их покупку, хранение. Правда тем, кто старательно избегал ЭЦП (например, индивидуальным предпринимателям), придется видимо ее приобрести.
- Уменьшится путаница с записями, исчезнут описки и опечатки. Очевидно, при внесении электронной записи будет проходить какая-то проверка (вроде контрольных соотношений в отчетах) и система предупредит о возможных ошибках.
- Искажение и потерю данных устранят. Утратить трудовую книжку нерадивый сотрудник уже не сможет. Правда, исходя из смысла законопроектов, последний работодатель обязан предоставлять данные только о собственной организации, а как новому работодателю увидеть остальные сведения: подать запрос об их предоставлении в ПФР, попросить работника принести полный список на бумаге? Как эти обязательства пропишут в ТК?
- В 2019 году, если уволившийся сотрудник решил не приходить за своей трудовой книжкой, нельзя отправить ее почтой без его согласия. С 2020 года правила для работодателя другие: в такой ситуации он обязан направить сведения о работе на бумаге заказным письмом с уведомлением. Со дня отправки наступает освобождение от ответственности за задержку (невыдачу) сведений.
- Дистанционное трудоустройство работников станет проще.
Зато для сотрудников открывается довольно много перспективных возможностей (правда при условии, что государство в целом и Пенсионный фонд в частности обеспечат надежную защиту и хранение данных):
- Те, кто предпочтет ведение только электронной книжки, и те, кто захотят сохранить бумажный вариант, остаются в равном положении, т.к. электронные данные необходимо вести на всех сотрудников.
- ПФР утверждает, что получение данных станет проще, не будет зависеть от прописки, например. Доступность обеспечивается возможностью получить сведения через МФЦ и в личном кабинете на сайте Госуслуг.
- Легче станет считать стаж для различных случаев и начислять пенсию.
- Те, кто оформляет пенсию или льготы, избавятся от мороки приносить дополнительные документы, справки и саму книжку в Фонд, все сведения аккумулируются в базе.
- Если раньше работодатель мог не вносить записи в книжку и как-то обманывать работника, то теперь любой сможет легко проверить, числится он на предприятии официально или нет. Достаточно посмотреть сведения на Госуслугах.
Кстати! С помощью портала Госуслуг можно проверить состояние своего лицевого счета в ПФР, увидеть периоды работы в каждой организации, накопленный стаж, в том числе льготный. Для этого войдите в свой аккаунт на сайте, выберете раздел Услуги – Пенсия, пособия и льготы – Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР – Получить услугу. Выписка из ЛС придет в ваш кабинет в течения дня (иногда мгновенно).
Плюсы, несомненно, полезные и приятные, главное, чтобы была обеспечена достаточная безопасность данных в системе.
А что с отчетностью?
Самое обсуждаемое по теме событие – введение очередного отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Законодательство делает послабление, и в 2020 году его придется предоставлять каждый месяц, аналогично СЗВ-М – до 15 числа. Согласно Порядку по заполнению формы, начиная с 1 января 2021 года необходимо подавать отчет не позднее следующего за изданием документа (об увольнении, переводе или принятии сотрудника) рабочего дня.
Что это означает на практике: если штат компании большой, текучка серьезная или персонал перемещается из подразделения в подразделение путем перевода, то кадровый отдел будет постоянно занят отправкой сведений. Если учет в организации возложен на главбуха в единственном числе или директора, то ответственному лицу придется тщательно следить за кадровыми перемещениями. Самые большие проблемы с новой отчетностью:
- Несвоевременное получение информации. До отдела кадров или главбуха нужные данные могут дойти с задержкой. Придется организовать эффективный документооборот или как минимум оперативный обмен информацией.
- Обеспечение соблюдения сроков. Пойти в отпуск незаменимому ответственному лицу станет сложнее. Как говорят некоторые бухгалтера, ведущие учет единолично: теперь и заболеть нельзя, по неписаному закону кого-нибудь непременно уволят, примут, переведут в это время.
- Штрафы за несдачу или несвоевременную подачу сведений. Размер пока неизвестен, но если исходить из аналогии с действующим для СЗВ-М – 500 рублей за каждого работника, то бюджет ждет хорошее пополнение.
Сам отчет СЗВ-ТД ничего сложного собой не представляет. Шапка формы похожа на знакомый СЗВ-М, ниже идет таблица с общими сведениями: ФИО, СНИЛС, дата и вид мероприятия (принятие, увольнение, перевод), должность, подразделение, ссылка на законодательство, реквизиты документа-основания. Сдается он в ПФР на бумажном носителе (неизвестно, будет ли ограничение по количеству человек, включенных в отчет на бумаге) или электронно по ТКС, как любая другая отчетность.
Кроме того, вводится форма СЗВ-ТИ, предназначенная для выдачи работнику сведений о периоде работы в данной организации или у ИП при увольнении. Она же предоставляется при получении данных на Госуслугах или в личном кабинете на сайте ПФР. Форма содержит те же сведения, что и отчет для Пенсионного фонда, только по конкретному сотруднику.
Кстати! Для авторизации в личном кабинете ПФР не требуется дополнительная регистрация, войти можно с помощью учетной записи в ЕСИА (Госуслуги).
Что делать работодателям?
Согласно законопроекту, 2020 год признается переходным периодом.
Предлагаемые законопроектом изменения, по экспертным оценкам, затрагивают около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, включая ИП.
В связи с этим работодатели в течение 2020 года должны провести следующие мероприятия:
— внести изменения в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принять (изменить) локальные нормативные акты;
— обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
— уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.
Работодатель должен уведомить каждого работника в срок до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
То есть работник, который уже работает вправе выбрать один из вариантов:
— либо «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
— либо электронный вариант трудовой книжки.
О своем решении работник должен сообщить работодателю (написать письменное заявление) в срок до 31 декабря 2020 года (включительно).
Если работник хочет сохранить «бумажную» трудовую книжку, то его право на сохранение бумажной формы остается и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Информация о выбранном работнике решении будет храниться в базе ПФР.
А если работник проигнорирует заявление? В этом случае работодатель будет продолжать вести «бумажную» трудовую книжку.
Действия работодателя, если работник подаст заявление о ведении электронной трудовой книжки:
— работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;
— при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Действия работодателя, при сохранении работником бумажной трудовой книжки:
— работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в «бумажную» трудовую книжку (т.е. по сути, работодатель ведет двойную работу);
— право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется у работника при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
— сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
В этой ситуации возникает вопрос: а нужно ли все сведения переносить из «бумажного» варианта трудовой книжки в электронный вариант?
За периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся.
Какие преимущества
Как показал общественный опрос, 52% населения хотят введения нового формата с одновременным сохранением прежнего, 21% — оставить только бумажные, 18% — ограничиться только электронными.
Как видно, народное мнение схоже с законодателем.
На самом деле выгода очевидна, ведь много стажевых проблем возникает с неправильными приписками. Отмена записи в трудовой книжке по образцу будет восполнена вводом данных через компьютерную программу, что исключит ошибки и, соответственно, возможные придирки сотрудников пенсионных подразделений.
Также человеку не нужно опасаться обыкновенной утраты документа и последующей суеты по его восстановлению. Теперь данные будут в федеральных базах – это надежно.
В конце концов, упростится документооборот между трудящимся и работодателем.
Удобно будет и работодателю, так как он будет освобожден от такой ответственности как хранение бумажных Ткн.
Возможно, в дальнейшем это коснется и других документов, таких как приказов, личных карточек, прочее.
Перечень проектов законов о трудовых книжках
Они установят возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, которые будут основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Предполагается, что это:
- позволит предоставить работникам и нанимателям удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности;
- обеспечит дополнительные возможности трудоустройства для дистанционных работников;
- обеспечит сохранность персональных данных в информационной системе Пенсионного фонда;
- снизит издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек на бумажном носителе;
- будет способствовать защите прав работников, своевременному и полному отражению в инфосистеме ПФР сведений о трудовой деятельности.
Речь идёт о следующих проектах ФЗ:
- «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» (далее – законопроект № 1);
- «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования”» (далее – законопроект № 2);
- «О внесении изменений в КоАП РФ в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и/или недостоверных сведений» (далее – законопроект № 3).
Эти документы разработаны в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика РФ».
Напомним, что в соответствии с действующим законодательством трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведёт её на каждого работника, когда работа является основной.
