Приказ о подотчетных лицах

Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?

К сожалению, это довольно распространенная проблема, решить которую не всегда легко: споры с руководителем и неподчинение ему могут обернуться неприятностями для несогласных с таким положением дел работников. Однако исправлять ситуацию необходимо, и самый действенный способ в этом случае — показать руководителю, какими рисками и убытками могут обернуться его неправомерные действия для компании. Аргументов для этого множество:

Искажение налоговой отчетности (результат — налоговая, административная и в некоторых случаях уголовная ответственность).
Искажение финансовой отчетности, составляемой для участников компании (собственники вряд ли останутся довольны, если поймут, что им предоставили недостоверные цифры).
Средства, изъятые директором из оборота, не позволят потратить их на что-то действительно важное, необходимое для фирмы — например, на уплату налогов или погашение долга контрагенту (результат — штрафные санкции, убытки).
Риск претензий контролирующих органов в связи с неправомерной выдачей средств под отчет при наличии ранее выданных непогашенных сумм (результат — штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины).

Подробности — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

• Риск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
• Прочие риски.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм. Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком. Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
   1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
   2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
   3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
   4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании. При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

Правила выдачи денег под отчет

Как выдать средства под отчет директору

В соответствие с Указанием Центробанка, организация вправе осуществлять выдачу подотчетных сумм сотрудникам организации при условии, что средства будут израсходованы в производственной, коммерческой иди хозяйственной деятельности компании. Как правило, сотрудники получают подотчетные суммы в качестве аванса на командировочные расходы, а также в связи с необходимостью хозяйственных расходов (покупка материалов, оплата товаров/услуг, т.п.).

При выдаче средств под отчет организация соблюдает следующий алгоритм действий:

1. Сотрудник оформляет заявление на выдачу средств под отчет, в котором указывает основание для выдачи (командировка, хознужды), необходимую сумму средств, форму получения подотчетной суммы (наличные через кассу предприятия или перечисление средств в безналичной форме на банковский счет).
2. Оформленное заявление сотрудник передает на подпись руководителю для согласования выдачи средств.
3. Заявление, подписанное руководителем, является основанием для издания приказа о выдаче подотчетной суммы. Приказ оформляется в свободной форме и подписывается руководителем организации.
4. На основании приказа сотрудник получает наличные средства в кассе предприятия (выдача денег сопровождается оформлением расходного кассового ордера) либо в безналичной форме на расчетный счет.Выдача средств под отчет отражается в учете следующими записями.

Дт	Кт	Описание
71	50	В кассе предприятия сотруднику выданы наличные средства под отчет
71	51	На расчетный счет сотрудника перечислены подотчетные средства на основании заявления

1. По окончании командировки либо после совершения хозяйственной операции (например, покупки материалов для хознужд) сотрудник обязан явиться в бухгалтерию с авансовым отчетом и документами, подтверждающими сумму понесенных расходов. Срок предоставления отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (совершения хозоперации).

В случае если сумма выданного аванса превысила размер фактически понесенных расходов, остаток неиспользованных средств сотрудник обязан вернуть в кассу предприятия на основании приходного кассового ордера.

Процедура осуществления выдачи подотчетной наличности регулируется п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Она предусматривает обязательное следование следующим правилам:

• Подотчетные средства выдаются исключительно лицам, с которым у компании или предпринимателя, выдающих деньги, заключены отношения трудового или гражданско-правового характера.
• Выдача денег подотчетнику возможна только на оплату расходов, связанных с хоздеятельностью юрлица (или ИП).
• Основание для выдачи сумм — оформленное сотрудником заявление, в котором требуется указать размер запрашиваемой суммы, срок, на который сотрудник ее берет, а также дату. Заявление необходимо завизировать у руководителя.

ВАЖНО! В случае перечисления подотчетных средств в безналичном порядке (на карту сотруднику) заявление, по мнению Минфина РФ, оформить также необходимо

На это чиновники обращают внимание в своем письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288

Передача подотчетнику наличности производится с одновременным оформлением расходного ордера формы ОКУД 0310002.

О том, как его заполнить, см. материал «Расходный кассовый ордер — бланк и образец».

• Выдача новой суммы под отчет сотруднику возможна только при условии отсутствия у этого сотрудника долгов по ранее переданным ему суммам.
• В течение 3 дней, отсчитываемых по окончании последнего дня срока, на который были выданы подотчетные средства, сотрудник обязан отчитаться о произведенных им расходах, предоставив в бухгалтерию своего работодателя авансовый отчет и подтверждающую первичную документацию.

ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы

А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

6168 пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

ФАЙЛЫ В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

1. командировочные расходы и т.д.
2. оплату бензина
3. приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки. Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам. Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег. Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс.

рублей (с течением времени этот лимит может меняться). После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией. Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

1. квитанции;
2. товарные и кассовые чеки;
3. прочие, подтверждающие оплату бланки.
4. проездные билеты;

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать. Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия. Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности). Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные.

Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению. Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться.

Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

Нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю

share on: Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов. Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет.

Однако с 2020 г. этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке. Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях.

Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Приказ на подотчетное лицо образец 2020 директор

Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Приказ о подотчетных – документ, который составляется в случаях, если в организации есть работники, которые могут пользоваться наличными деньгами для исполнения служебных обязательств.

Подотчетными являются деньги, которые используются для нужд предприятия. В тексте обозначаются лица, которые имеют право пользоваться финансами. На практике ими являются бухгалтеры и секретари.

Прописываются данные о сотрудниках.

Указывается срок выдачи под отчет. Также отдельно пишется, что в любых других ситуациях требуется предварительное одобрение в виде приказа. С содержанием знакомятся работники, которые наделены подобными возможностями.

На практике акт составляется в одном экземпляре, который после использования утилизируется.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям. Кто является подотчетным лицом?

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу. Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки.

Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки.

Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв.

Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя. Приказруководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

Приказ о подотчетных лицах

22 Сентября 2017 в 10:54 Распоряжение о подотчетных лицах — документ, определяющий список подотчетных лиц. Сотрудники, указанные в нем, могут пользоваться выданными из кассы денежными средствами в служебных целях.

Образец приказа о подотчетных лицах 2020 г. — в нашей статье. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

1. назначение денежных средств.
2. время, на которое выдаются финансовые средства;

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц.

В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет. Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия. Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе.

Лимит расчетов (не более 100 000 руб.

по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

• Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
• Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
• Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет. Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены.

Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см.

ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

1. на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
2. на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре.

В нем нужно указать:

1. регистрационный номер и дату составления;
2. полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
3. наименование компании;
4. максимально

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Образец положения о подотчетных лицах

06 Февраля 2020 в 15:10 Положение о расчетах с подотчетными лицами 2020 разрабатывается с учетом специфики компании и утверждается приказом руководителя. В нем прописывается порядок работы с подотчетными лицами.

О том, как составить положение, читайте далее. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter При составлении положения стоит учитывать следующие законодательные акты:

1. Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
2. ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402;
3. приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».

Положение о подотчете является внутренним документом компании.

Оно определяет порядок расчетов с подотчетниками (т. е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях, имеющими право на получение от работодателя денег для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы)