С какого момента отсчитывать срок хранения документов, отражающих первоначальную стоимость ос

Ответственность

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 — уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок/выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. — если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налога, то на компанию дополнительно будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может. Поэтому смогут наказать либо по ст. 126, либо по ст. 120. Суммировать эти штрафы не будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов, фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных документов не подпадает (но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения ). Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ таковы:

• от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

Согласно п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Применение этой статьи к ситуации с отсутствием первичных учетных документов маловероятно, хотя полностью его исключить нельзя (в судебной практике встречаются «оригинальные» решения, которые выбиваются из общей системы). Сфера бухгалтерских и налоговых документов в первую очередь регулируется все-таки НК РФ и Законом о бухгалтерском учете.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на виновных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Если по НК РФ (ст. ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не может нести административную ответственность).

М.Полухина

Д. э. н.,

руководитель Департамента

методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль»,

действительный член

Палаты налоговых консультантов России

и ИПБ Московского региона

Исчисление срока хранения

Важным моментом является правильное исчисление срока хранения документов. По общему правилу течение налогового срока устанавливается в годах на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено его начало, и заканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Так какой же день следует считать началом исчисления срока? Мнения по этому поводу расходятся.

Казалось бы, опираясь на определение НК РФ, это будет день, следующий за датой создания документа. С другой стороны, так как речь идет о документах, на основании которых происходит расчет налогов, то обоснованно будет вести расчет с момента окончания налогового периода, в котором документ был использован при исчислении налогов. Ведь расчет налоговой базы должен быть произведен по итогам налогового периода (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Официальная позиция Минфина России близка ко второму варианту. В Письме от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83 (далее — Письмо N 03-03-04/2/83) он разъясняет, что течение срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Кроме того, финансовое ведомство указывает, что, исследуя практику арбитражных судов, можно сделать вывод, что уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации. Этот факт очень важен.

Пример 1. Исчисление срока хранения накладных и счетов-фактур

Допустим, в апреле ваша организация приобрела товар, на который поставщик выписал накладную и счет-фактуру от 24.04.2012. Сколько хранить эти документы? Как на практике следует рассчитывать эти сроки?

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения N 4, п. 22 разд. II Приложения N 5 и п. 13 разд. II Приложения N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Примем во внимание логику Минфина России о том, что отсчет срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз (НДС рассчитывается поквартально, и счет-фактура от 24.04.2012 участвует в расчете НДС за II квартал 2012 г.). Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 1 июля 2012 г

и закончится он по истечении четырех лет, то есть 30 июня 2016 г. Такой срок хранения будет установлен для данного счета-фактуры для обоснования налогового вычета по НДС. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2016) и только потом выделяют по актам к уничтожению.

Еще учтите правило, согласно которому вычет по НДС можно сделать по приобретенным товарам только после принятия их на учет (в соответствии с п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ)

Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения, — накладную — также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры

В целях бухгалтерского учета товарная накладная по унифицированной форме N ТОРГ-12 является первичным учетным документом, и ее срок хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения увеличится на один год и закончится 30 июня 2017 г.

Но надо учитывать, что этот же документ будет служить первичным документом в целях исчисления налога на прибыль. Для налогового учета срок хранения установлен не менее четырех лет. На практике налоговая инспекция проводит выездную налоговую проверку, которая охватывает трехлетний срок, исчисляемый в календарных годах. Поэтому на практике налогоплательщику следует ориентироваться на сроки хранения, в частности, товарной накладной, в течение календарного года. В данном примере этот срок начнется с 01.01.2013 и закончится 31.12.2016.

Как видите, у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. Тогда выбираем максимальный из них.

На сколько продлим срок хранения, или Кому выгодна проверка?

Обращаем внимание читателя на еще один важный момент. Статья 87 НК РФ «Налоговые проверки» в редакции до 2007 г

звучала таким образом, что позволяла налоговым органам охватывать налоговой проверкой только три календарных года деятельности налогоплательщика (плательщика сбора и налогового агента), непосредственно предшествовавшие году проведения проверки (т.е. в 2006 г. могли проверить 2005-й, 2004-й и 2003-й г., но не ранее).

В новой редакции ст. 87 НК РФ, действующей по настоящее время, таких ограничений нет. Налоговые органы вправе проводить камеральную проверку (т.е. затребовать представление копий ваших документов в офис налоговой), охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика, а не только три календарных года, предшествовавших году проведения проверки. Напоминаем, что после внесения изменения ограничение в три года осталось только для выездных проверок.

Настало время вернуться к вопросу, заданному нашим читателем, о сроке хранения документов по ст. 362 Перечня, в которой упоминается проверка (ревизия). И сделаем это во взаимоувязке с положениями других действующих нормативных актов.

Во-первых, НК РФ не требует уничтожать документы. Во-вторых, как мы говорили выше, финансовое ведомство в Письме N 03-03-04/2/83 указывало, что уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Кроме того, опираясь на новую редакцию ст. 87 НК РФ, налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.

Что это значит в совокупности? Какие выводы нам стоит сделать?

По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки. Порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ. При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете (производит доначисление налогов, оплачивает пени и штрафы и т.д.).

Но налогоплательщик имеет право подать уточненные декларации и за периоды, по которым уже проведена камеральная проверка, если в этих периодах он обнаружил ошибки, которые не были указаны в актах налоговых органов. В этом случае налоговый орган будет проводить повторную камеральную проверку.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем истекшие три года, налоговые периоды. Однако при выявлении нарушений за более ранние сроки с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы, поскольку срок давности привлечения к налоговой ответственности, установленный п. 1 ст. 113 НК РФ, составляет три года.

Тогда зачем налоговым органам право проводить проверки «глубже», чем на три года, если по выявленным нарушениям в этих периодах они не смогут получить в бюджет дополнительные деньги от организации?

Ранее, когда период проведения камеральной проверки не мог превышать трех лет, налоговые органы отказывали в принятии уточненных деклараций, поданных налогоплательщиком по прошествии трехлетнего срока, ссылаясь на то, что провести их проверку не представляется возможным.

Правда, на практике и в настоящее время налоговые органы иногда отвечают отказом на принятие уточненной декларации в уменьшение налога к уплате, все на том же основании. Хотя к доначислению (увеличению) налога уточненные декларации принимают.

Итак, стоит ли уничтожать первичные учетные документы по прошествии налоговой проверки? Может, это совсем и не выгодно налогоплательщику? Над этим явно стоит задуматься.

На наш взгляд, после истечения пяти лет хранения первичных учетных документов с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности (а не с даты их оформления) вероятность того, что кто-то обвинит вас в уничтожении документов, «не дождавшихся» своего звездного часа при проведении налоговой проверки, крайне мала. Если же такое все-таки случится, то доказать несостоятельность подобных требований в суде можно будет, сославшись на совокупность других нормативных правовых актов, упомянутых в этой статье.

Но у вас или экспертной комиссии вашей организации может быть другое мнение (желательно оформленное в письменном виде), которым и стоит руководствоваться.

Для чего нужно положение о закупках по 223 ФЗ

Закупочная деятельность в рамках 223 ФЗ регулируется не только законом о закупках отдельными видами юридических лиц и подзаконными актами, но и таким внутренним нормативом заказчика, как положение о закупках. Закон о контрактной системе строго регулирует деятельность заказчика, устанавливая правила относительно всех госзакупок и их результатов. Поэтому положение о закупках по 44 ФЗ не нужно — закон жестко контролирует заказчиков, регламентируя каждый шаг процедуры от планирования до момента заключения контракта. А вот законодательство о закупках отдельными видами юридических лиц более гибкое, многие моменты описаны достаточно свободно. Поэтому заказчику необходим внутренний стандарт, который бы нормировал закупочную деятельность исходя из потребности организации и при этом не шел в разрез с действующими законами. Положение по 223 ФЗ для бюджетных учреждений на 2019 год с изменениями содержит:

• правила подготовки и осуществления электронных и бумажных закупочных процедур;
• возможные способы определения поставщика;
• особенности заключения и исполнения договоров по результатам заказов;
• порядок ведения договорных отношений с единственными поставщиками;
• прочие важные аспекты проведения торгов по 223 ФЗ.

Помимо общего стандарта, заказчикам рекомендуется разработать документ и об отделе закупок, в котором будут четко определены полномочия сотрудников, которые отвечают за проведение торгов по 223 ФЗ. Этот документ должен аккумулировать права и обязанности работников отдела закупок и определять ответственность за нарушение законодательства и несоблюдение требований основного норматива о закупочной деятельности.