Расходы на цветы
Для оформления помещения приема важных гостей часто используют цветы. В связи с этим возникает вопрос: можно ли принять расходы на цветы как представительские?
Если цветы были использованы для оформления зала переговоров, то такие расходы можно принять как представительские. Однако не исключено, что их правомерность будете доказывать в суде.
Для того, чтобы у проверяющих не возникало сомнений, надо документально все оформить и обосновать.
Более подробно о документальном оформлении вы можете узнать из статьи «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году».
Налог на прибыль
Требование ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности и документальном подтверждении касается всех расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. В п. 2 ст. 264 НК РФ нет требования о том, что только завершившиеся удачно для налогоплательщика переговоры позволяют ему учитывать понесенные представительские расходы. В то же время переговоры должны быть направлены на получение результата, экономической выгоды, связанной с осуществлением полезного для обеих сторон сотрудничества. Из чего это должно следовать? Из документов, оформляемых на данное мероприятие.
В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в таком отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288)
Немаловажно, чтобы вышеназванные документы позволяли установить факт осуществления учреждением расходов в процессе ведения его деятельности, а не в рамках корпоративного мероприятия, проводимого данным учреждением (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.10.2013 N 11-34171)
Представительские расходы учитываются при налогообложении по нормативу 4% от расходов на оплату труда (Письмо ФНС России от 18.09.2014 N ГД-4-3/18838@)
Норматив принимается во внимание как в течение отчетных периодов, так и по окончании налогового периода
Пример 1. Оператор связи провел с управляющей компанией переговоры о предоставлении услуг связи жильцам крупного жилого комплекса. Затраты организатора на переговоры составили 17 тыс. руб. (без НДС), включая:
- оплату услуг питания (обеда) в переговорной — 12 тыс. руб.;
- транспортное обслуживание (доставку к месту переговоров) — 2 тыс. руб.;
- приобретение подарочных сувениров для участников переговоров — 3 тыс. руб.
По завершении переговоров также были подписаны договоры с председателями советов многоквартирных домов жилых комплексов на оказание возмездных услуг по информированию и сбору подписей жильцов за размещение оборудования связи в домах. Сумма вознаграждения по всем договорам составила 50 тыс. руб. Расходы на оплату труда у оператора связи за отчетный период (I квартал) составили 300 тыс. руб.
Из общей суммы затрат в составе представительских расходов оператор связи вправе учесть лишь 14 тыс. руб. (12 + 2), то есть расходы на проведение официальных переговоров (оплату услуг питания) и транспортное обслуживание. Норматив представительских расходов составит 12 тыс. руб. (300 тыс. руб. x 4%). Поскольку норматив расходов меньше суммы фактически произведенных затрат на проведение переговоров с управляющей компанией, в целях налогообложения прибыли может учесть в уменьшение облагаемых доходов только 12 тыс. руб. Оставшиеся 2 тыс. руб. (14 — 2) не могут быть учтены при налогообложении. При этом по итогам следующего отчетного периода сумма расходов на оплату труда возрастет, что, возможно, позволит учесть названные представительские расходы в полном объеме.
Что касается иных затрат, приобретение подарочных сувениров не может быть учтено в налоговых расходах, так как это затраты, связанные с безвозмездной передачей имущества (п. 16 ст. 270 НК РФ). Считать их расходами на рекламу тоже нет оснований (п. 4 ст. 264 НК РФ), поскольку они приобретены для определенного круга лиц (сотрудников управляющей компании), в то время как рекламой является информация, предназначенная для неопределенного круга лиц. Затраты на выплату вознаграждения председателям многоквартирных домов (50 тыс. руб.) квалифицируются как расходы, понесенные оператором по договору гражданско-правового характера по оказанию услуг. При получении согласия собственников на размещение оборудования в многоквартирных домах такие расходы могут быть учтены как другие прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем такие расходы, в отличие от представительских, не нормируются, но они должны быть экономически оправданны и документально подтверждены, в чем помогут договоры, заключенные с председателями советов многоквартирных домов, а также договоры, заключенные с жильцами этих домов, на оказание услуг связи.
Внутренние нормы
Внутреннее нормирование представительских расходов закрепляют локальным нормативным актом. Это может быть положение о представительских расходах, в котором установлена их структура у конкретной фирмы. Здесь более четко прописывают, что относится к представительским, а что нет.
Как правило, утверждают специальную комиссию по принятию представительских расходов: прописывают полномочия данной комиссии, порядок подтверждения расходов, приводят формы документов (смета, отчет, акт и т. п.). Лимиты на представительские расходы можно тоже закрепить в указанном положении, а можно вынести в отдельный приказ.
В локальном акте может быть также прописан порядок получения ответственными работниками средств на представительские расходы, содержаться шаблоны заявок, порядок их утверждения, порядок выдачи наличных денег на представительские цели или расходования средств с корпоративной карты.
Образец Положения о представительских расходах бесплатно скачать статьи
Посмотреть и бесплатно скачать образец приказа, которым устанавливают размер представительских расходов, можно по прямой ссылке далее.
Отметим, что внутреннее нормирование необходимо для организации эффективного контроля за расходованием средств на определенные цели и помогает соблюдать внешние требования и ограничения.
Внешние нормы
Внешние лимиты представительских затрат установлены налоговым законодательством и составляют 4% от годового размера оплаты труда и всех выплат по договорам ГПХ в совокупности с расходами на добровольное медицинское страхование сотрудников. Этот норматив считают нарастающим итогом с начала каждого календарного года, т. е. с 1 января.
Данный предел установлен намеренно, чтобы у налогоплательщиков не было соблазна принять под статью «представительские» другие, похожие расходы.
Разберем на примере.
ПРИМЕР
В 1 квартале 2019 г. АО «Восток» истратило на проведение переговоров с иностранным покупателем 36 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 6 000,00 руб.).
Во 2 квартале расходов на представительские цели не было.
Фонд оплаты труда в 1 квартале 2019 г. составил 477 000,00 руб., за полугодие 2019 г. – 1 007 000,00 руб.
Рассчитаем нормируемые представительские расходы:
1 квартал
Представительские расходы: 477 000,00 × 4% = 19 080,00
НДС: 19 080,00 × 20% = 3 816,00
Полугодие
Представительские расходы: 1 007 000,00 × 4% = 40 280,00
НДС: 40 280,00 × 20% = 8 056,00
Таким образом, в 1 квартале компания принимает 19 080,00 руб. представительских расходов и НДС в размере 3 816,00 руб. Исходя из лимита в 4% от ФОТ.
По окончании полугодия можно признать представительские расходы полностью. Поэтому 30.06.2020 признаем остаток представительских:
36 000,00 – 6 000,00 (НДС) – 19 080,00 = 10 920,00
И принимаем НДС к вычету:
6 000,00 – 3 816,00 = 2 184,00.
Алкоголь
В прошлом, как считали налоговые органы, решение деловых вопросов несовместимо с употреблением алкогольных напитков. Однако судьи их не поддерживали (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 по делу N А56-15358/2007 и от 14.08.2007 по делу N А56-3739/2006, ФАС Северо-Кавказского округа от 30.10.2008 N Ф08-6557/2008).
Затем позиция налоговых органов изменилась (Письма Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136). Однако установлено, что сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена обычаями делового оборота. Обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения независимо от того, зафиксировано ли это в каком-либо документе (ст. 5 Гражданского кодекса РФ). Некоторые компании устанавливают нормы принятия расходов на приобретение алкогольных напитков (например, алкогольные напитки крепостью до 15 градусов — не более 300 мл на одного человека и т.п.).
Определение представительских расходов
Сам термин «представительские расходы» пришел к нам из налогового законодательства. И буквально он означает затраты, которые понес налогоплательщик при подготовке и проведении официальных переговоров, деловых встреч с настоящими и будущими партнерами по бизнесу. У юридических лиц это также могут быть затраты на организацию совета директоров компании.
К данным расходам также приравнивают затраты на проведение официального приема (например, делового обеда), транспортное обслуживание по доставке участников на место проведения мероприятия, стоимость услуг переводчиков и др.
Нельзя учесть в составе представительских затраты, не имеющие привязки к деловым вопросам: это организация развлечений и отдыха (например, экскурсия до делового обеда), питание участников до и после окончания приема и т. п.
