Правила заполнения путевых листов изменятся с 2024 года

Формы документов

С 2013 года предприятия получили право самостоятельно разрабатывать бланк для оформления путевых листов при условии, что в нем будут указаны обязательные реквизиты, определенные Приказом Минтранспорта № 152. Согласно правилам заполнения, документ, оформленный в 2019 году, должен содержать данные о:

1. Названии и номере.
2. Периоде действия.
3. Владельце ТС (физическом или юридическом лице): наименование/ФИО, организационно-правовая форма, адрес, номер телефона, ОГРН/ОГРНИП.
4. Транспортном средстве: тип, модель, наличие прицепа, государственного регистрационного знака, показания одометра на начало и конец смены, дату и время выезда и проведения техконтроля. Последний необязателен для легковых ТС, используемых для собственных нужд организации.
5. Водителе: ФИО, дата и время медосмотра (предрейсового и послерейсового). Послерейсовый осмотр касается только водителей, работа которых касается пассажироперевозок или транспортировки опасных грузов.

Важно! Отсутствие обязательных реквизитов будет основанием сотрудников ГИБДД выписать штраф собственнику авто и водителю. Налоговый инспектор в таком случае имеет право не принимать документ в качестве подтверждения расходов, пересчитать налоговую базу и выписать штраф

На путевке можно также размещать другие реквизиты с учетом индивидуальных особенностей работы предприятия (перевозки грузов, пассажиров, работы такси).

Процедура заполнения

Для автотранспортных компаний оформлением путевых листов занимается диспетчер, для всех остальных – лицо, ответственное (согласно приказу директора) за выпуск транспортного средства на рейс. Кроме того, ставятся подписи медработника, сотрудника, который осматривает ТС перед выездом, а также самого водителя при приеме и сдаче ТС. При этом обязательно:

• Проверяются показания приборов и их соответствие указанной в документе информации.
• Фиксируется техническое состояние ТС ответственным лицом (механиком, мастером).
• Указываются сведения о медосмотре водителя медработником.

По окончании рейса документ передается диспетчеру или в бухгалтерию для закрытия и должен хранится не менее 5 лет.  Информация о всех выданных путевках отражается в журнале их учета, форма которого определяется на усмотрение компании и утверждается в учетной политике. Документы регистрируются в хронологическом порядке.

Ответственность за заполнение документа с нарушениями возлагается на руководство предприятия и лиц, ответственных за эксплуатацию машины. Обнаруженные ошибки допускается исправлять согласно положениям ст. 9 п. 7 закона «О бухучете» (№ 402-ФЗ от 6.12.11) с указанием даты внесения исправлений, подписи, фамилии и инициалов тех, кто составляет документ

Подписывая бланк, важно понимать ответственность за достоверность внесенной информации. Верно составленный путевой лист – это не только гарантия исправности транспортного средства и права водителя управлять им, но и законное основание для списания соответствующих расходов предприятия

Обзор документа

Минтранс указал, что в настоящее время не установлена форма типового бланка путевого листа, который должны формировать организации и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Ведомство разъяснило, какие обязательные реквизиты должны быть отражены в путевом листе и как проставляются дата и время предрейсового и послерейсового осмотров.

На путевом листе можно указывать дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности. Организации вправе использовать путевые листы для подтверждения расходов на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Разновидности путевого листа

Вид бланка напрямую зависит от типа автотранспорта и сферы его использования. Основные различия прослеживаются в содержании и порядке оформления (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008). Учет п/л ведется в специальном журнале. Новые отдельные бланки введены для следующих категорий ТС:

• грузовые машины;
• легковые автомобили;
• спецтранспорт;
• легковое/грузовое такси;
• автобусы для общественного и иного пользования.

Таблица – типы форм путевого листа:

Как только организация определилась с нужной формой бланка, бухгалтер обязан утвердить его в журнале «Учетная политика». Также необходимо поступить при переходе на использование иной формы путевки. Однако чтобы такой документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты в соответствии с новыми правилами заполнения в 2019 году.

Обязательные реквизиты

Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2019 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:

1. Наименование документа.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Информация о собственнике ТС.
5. Тип и модель авто.
6. Регистрационный номер.
7. Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
8. Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
9. Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
12. Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
13. Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
14. Ф.И.О. механика.

Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2019 год.

Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:

• наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
• повышение требований к контролю технического состояния машины;
• упразднение единой формы документа;
• присутствие обязательных реквизитов.

Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.

Путевые листы – правила заполнения в 2024 году

В 2019 году, с 1 марта, в очередной раз меняется порядок оформления путевых листов – нововведения регламентируются приказом Минтранса от 21.12.2018 г. № 467. Корректировки носят уточняющий характер и способствуют исключению двоякости в расшифровке законодательных требований. Что изменилось:

В формулировках о снятии показаний одометра убрали упоминания о въезде в гараж и выезде из него. Теперь пробег надо оценивать перед отправлением транспортного средства в рейс с парковочного места и после возвращения машины на парковку.

Фиксировать время начала и завершения смены надо с учетом выезда и заезда на парковочное место, а не в гараж

То есть требования по обеспечению каждой единицы транспортного средства гаражом исключено, теперь достаточно иметь выделенное для конкретного автомобиля место парковки.

Новые правила заполнения путевых листов акцентируют внимание на том, что оценка технического состояния машины может производиться не только перед отправлением в рейс, но и перед началом смены водителя (предрейсовый или предсменный контроль). Такое уточнение предусмотрено для порядка внесения в бланк контролером даты и времени проведения техконтроля ТС.

Отрегулирован вопрос о том, когда и на какой срок должен оформляться путевой лист

Раньше оговаривалось, что период действия путевки может быть равен 1 дню или более длительному интервалу, но не более месяца. Теперь действует правило, что документ заполняется до начала осуществления первого за смену рейса (если таких рейсов несколько) или до отправки в рейс длительностью более одной смены. Такие поправки исключают возможность объединения в одной путевке нескольких рейсов, осуществляемых в разные рабочие дни.

Новые правила заполнения путевых листов 2019 не требуют использование штампов для отражения данных о предрейсовом и послерейсовом медосмотре – теперь достаточно подписи и ФИО медработника.

Убрали упоминание о штампе и для подтверждения показателей одометра – для этого до выезда с парковки и после возвращения на нее достаточно подписей ответственных лиц с приведением расшифровки фамилии и инициалов.

Уточнение также сделано по правилам оформления путевок в ситуациях, когда в течение смены одно транспортное средство эксплуатируется несколькими водителями. В этом случае выписывается отдельный бланк по каждому водителю, но километраж пробега фиксируется одинаковый в обоих путевых листах. То есть у каждого водителя показатели одометра до выезда с парковки отражаются те, которые были фактически до начала первого рейса в текущей смене, а данные при заезде на парковку вносятся по показаниям после окончания последнего рейса, привязка к конкретному водителю отсутствует. Аналогичная схема используется и для отражения в путевом листе даты и времени замера километража пробега. Получается, что путевок за смену на один автомобиль несколько, а данные одометра в них показаны одинаковые.

Новые правила

Путевые листы относятся к документам первичного бухгалтерского учета. Информация из них используется для контроля технического состояния и движения транспорта, расхода топлива и ГСМ, работы водителей. Они обязательны к оформлению для:

• индивидуальных предпринимателей и юрлиц, которые занимаются грузовыми и пассажирскими перевозками;
• других организаций, работающих с автотранспортом, которые учитывают производственные расходы при уплате налогов.

На заметку! Отсутствие путевок для указанных субъектов относится к административным правонарушениям. За него предусмотрена ответственность согласно ст. 12.3 КоАП РФ в виде штрафа 500 руб. или предупреждения. При перевозке пассажиров и багажа без соответствующих документов штраф для водителя составляет 5000 руб.

С 1 марта 2019 года путевые листы следует оформлять с учетом положений приказа Минтранса № 467 от 21.12.2008. Они отличаются от предыдущей версии тем, что:

• Вводится новый термин «парковка» на замену двум ранее существующим («место постоянной стоянки» и «гараж»), которыми обозначалось место стационарного положения авто.
• Добавлено понятие предсменного технического контроля в дополнение к предрейсовому контролю. Транспортное средство должно проходить одну из этих процедур.
• Отсутствует необходимость заверять некоторые сведения штампами. Теперь достаточно только подписи с указанием фамилии и инициалов. Это касается времени и показателей одометра при выезде/въезде с парковки, даты и времени медосмотра для водителя перед поездкой и после ее завершения.
• Введены изменения по срокам действия путевых листов. До 1 марта 2019 года его можно было оформить на 1 день, а максимум он действовал 1 месяц. По новым требованиям его следует выдавать перед началом рейса на 1 день (когда его длительность не превышает продолжительности рабочего дня) или на целую поездку, если по времени она длится более одной смены. Таким образом, ограничение месячного действия отменено, что будет удобно для оформления рейсов с более длительными сроками. С другой стороны, больше нельзя оформить один экземпляр на несколько поездок в разные рабочие дни, что ранее позволялось делать нетранспортным компаниям.

Кроме того, определен порядок оформления путевок на имя разных водителей, которые пользуются одной машиной в течение рабочей смены. Дата, время и показания одометра при выезде с парковки указываются в экземпляре, оформленном на первого выезжающего водителя, в конце дня аналогичные данные (за исключением показаний одометра на конец смены) вносятся в путевку последнего заезжающего на парковку сотрудника.