Как компании удалось доказать правомерность расходов на доставку сотрудников на работу
омпания, которая обратилась к нам за помощью, пользовалась услугами транспортной организации для доставки работников на стройплощадку.
Необходимость в доставке сотрудников была обусловлена технологическими особенностями строительного процесса.
Общество было заинтересовано в том, чтобы все рабочие, а их было порядка ста человек, своевременно добирались до объекта, поскольку строительство осуществлялось в строгих временных рамках.
По мнению проверяющих, расходы по перевозке рабочих до строительного объекта и обратно до общежития не могли быть учтены в составе налоговых расходов.
Поскольку доставка не была предусмотрена трудовыми или коллективным договорами, а также не обусловлена технологическими особенностями производства (п. 26 ст. 270 НК РФ).
К тому же стоимость автотранспортных услуг была значительно выше, чем стоимость проезда на маршрутном такси.
Контролеры заявили, что оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно не обусловлена технологическими особенностями производства. Поэтому спорные затраты нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль.
Налоговики указали, что график работы на объекте в проверяемом периоде был установлен с 8.00 до 20.00. Что свидетельствует об отсутствии непрерывного цикла строительных работ и особых технологических условий производства (п. 26 ст.
270 НК РФ).
Однако проверяющие не учли, что доставка работников на стройплощадку являлась необходимым условием своевременной и четкой работы на объекте. Ведь строительство — непрерывный процесс, осуществляемый в строгих временных рамках. А отсутствие или опоздание работников на стройплощадку могло привести к негативным экономическим последствиям для компании.
текст возражений
«Вывод налогового органа о том, что оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно не обусловлена технологическими особенностями производства, считаем необоснованным.
Спорные расходы были связаны с режимом работы объекта и его удаленностью от места проживания рабочих. А также с низкой пропускной способностью автотранспорта общего пользования.
Поэтому доставка сотрудников была необходимым условием своевременной и четкой работы на объекте.
Кроме того, своевременное прибытие каждого сотрудника на стройплощадку являлось залогом эффективного и безопасного рабочего процесса.
Ведь строительство объекта состояло из комплекса технологических действий, которые тесно взаимосвязаны друг с другом. Каждый сотрудник на стройплощадке выполнял свою ответственную роль.
И систематическое опоздание рабочих могло привести к несвоевременному завершению строительных работ и негативным экономическим последствиям для компании.
Таким образом, доставка рабочих была обусловлена технологическими особенностями производства. Следовательно, расходы можно признать для целей налогообложения (п. 26 ст. 270 НК РФ). Такой подход разделяют и суды (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17.06.09 №КА-А40/4234–09)».
Налоговики указали, что затраты на перевозку работников до стройплощадки и обратно не были предусмотрены ни в коллективном, ни в трудовых договорах.
Разбираемся
В письме Минфина России от 04.12.06 № 03-03-05/21 финансисты утверждали, что налогоплательщик вправе включать затраты на доставку работников в состав расходов только при одновременном выполнении двух условий:
1) имеются технологические особенности производства;
2) обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно закреплена в трудовом или коллективном договоре.
Однако налоговые специалисты протестовали против такого подхода. Ведь из анализа пункта 26 статьи 270 НК РФ видно, что эти два условия вовсе не взаимосвязаны между собой. Вполне достаточно того, чтобы выполнялось хотя бы одно из них.
Такая точка зрения была поддержана и судами – в частности, в постановлениях ФАС Волго-Вятского от 28.01.08 № А11-12900/2006-К2-23/842 и Поволжского от 17.08.06 № А65-23970/2005 округов.
В конкретной рассматриваемой ситуации для каждого работника предприятия единый маршрут на работу разбит на две составные, но взаимозависимые части – дорога до места сбора и дорога от места сбора до предприятия.
И для каждой части дороги есть обоснование для учета затрат работодателя на проезд или провоз работников при расчете налога на прибыль.
Так, в постановлении ФАС Московского округа от 17.06.09 № КА-А40/4234-09 судьи решили, что если доставка работников необходима в силу технологических особенностей производства, то работодатель может признавать данные расходы для целей налогообложения независимо от того, предусмотрена ли доставка условиями трудового или коллективного договора или нет.
Таких решений довольно много – см., например, постановления ФАС Уральского от 17.12.07 № Ф09-10398/07-С3, Поволжского от 13.03.08 № А55-8279/07 округов.
Вообще, если, скажем, завод находится в 10 километрах от города, то ни один суд не сможет сказать, что единовременная доставка большого количества работников на производство силами самого предприятия является экономически необоснованной.
Не так очевидна обоснованность оплаты проезда работникам, если к месту работы все же ходит общественный транспорт.
Тем не менее, даже сами налоговики не имеют ничего против. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 02.09.08 № 21-11/082829 они указали, что расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами, принимаются в целях налогообложения прибыли, если такие расходы являются частью системы оплаты труда.
И суды считает также (постановление ФАС Московского округа от 08.10.08 № КА-А40/8061-08).
Как правильно
Самыми безопасными с точки зрения налогового законодательства являются два варианта:
- Когда водитель — зарегистрированный индивидуальный предприниматель. Он самостоятельно заключает договор с «Яндекс.Такси» и платит налог с полученных средств от агрегатора. Система налогообложения здесь может быть любой — упрощенной, патентной, ЕНВД.
- Когда Партнёр оформляет водителей в штат компании, выплачивает им не агентское вознаграждение, а заработную плату, уплачивая в бюджет налоги и взносы с заработной платы водителя. Вся сумма поступлений от «Яндекс.Такси» в таком случае будет суммой доходов. Однако такая схема является убыточной и нежизнеспособной, поскольку уплаченные налоги будут в разы превышать вознаграждение, которое платит «Яндекс.Такси» партнёрам
Подтверждающие документы
Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:
- Заказной наряд.
- Квитанцию на установленном бланке.
- ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.
Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.
В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.
Платежный документ должен включать:
- Обязательные данные в виде номера и серии.
- Название компании, осуществляющей перевозку.
- ИНН, ОГРН и иную информацию.
- Стоимость оказанной услуги.
- Дату выдачи.
- Роспись ответственного лица, оформившего платежку.
Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.
Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.
Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.
Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.
Платит ли «Яндекс.Такси» налоги за водителей?
«Яндекс.Такси» не работает с водителями-физлицами, потому что при выплатах им агрегатор обязан удерживать НДФЛ. Он, таким образом, снизил налоговые риски тем, что работает только с ООО или ИП и выступает агентом между пассажирами и этими ООО или ИП.
В договоре между «Яндекс.Такси» и Партнёром указано, что именно Партнёр оказывает услуги по перевозке пассажиров. На самом же деле Партнёры в большинстве случаев создаются не как Таксопарки с наёмными водителями в штате, оказывающие пассажирские перевозки, а как посредники между «Яндекс.Такси» и водителем-физлицом, оказывающие агентские услуги «по установлению взаимодействия между Сервисом „Яндекс.Такси” и Перевозчиком».
Важно! Если бы можно было на законных основаниях перечислять водителям плату за поездки без уплаты налогов с этих сумм, то «Яндекс.Такси» работал бы напрямую с водителями.
В этой системе взаимодействия получается, что налог с доходов водителя не платит никто. «Яндекс.Такси» платит налоги со своей комиссии, Партнёры платят налоги со своей комиссии, водители получают деньги от Партнёров и не платят налог. Получается, что сами водители работают вне рамок правового поля, а Партнёры оказывают пособничество в незаконной предпринимательской деятельности.
Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.
При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).
https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).
Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).
Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).
Расходы на оплату проезда работникам признаются в бухгалтерском учете единовременно (п. 18 ПБУ 10/99).
— счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;
— счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.
При этом в Плане счетов не содержится четкого указания на то, на каком счете следует отразить признание задолженности перед работником по оплате транспортных расходов — на счете 70 или 73.
Кроме того, План счетов содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как разобраться, в какой ситуации использовать эти счета?
1) оплата расходов в командировках и других затрат, по которым сотрудник предоставляет авансовые отчеты, — используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
2) если оплата проезда рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (это прописано в трудовом договоре или ЛНА), тогда следует использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
3) если возмещение расходов не рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (в трудовом договоре или локальном акте нет указаний на это), тогда следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
При этом данные счета будут корреспондировать с затратными счетами в зависимости от назначения поездки и отдела, в котором работает сотрудник. Например, если осуществляется компенсация расходов сотрудника отдела продаж, затраты относятся на счет 44, а если расходы компенсируются сотруднику склада, это может быть и счет 20, и счет 26 — в зависимости от положений учетной политики организации.
Оплата билетов к месту отдыха и обратно
Работникам Крайнего Севера и приравненных к нему районов предусмотрена компенсация за проезд к месту отдыха и обратно. Эта норма закреплена в ст. 325 ТК РФ и предоставляется один раз в два года.
Компенсируется оплата проезда не только самого работника, но и членов его семьи, но только за отдых на территории России. На заграничные путевки компенсации не будет, да и возместят не фактические затраты, а только сумму, рассчитанную исходя из наименьшей стоимости проезда, притом наикратчайшим путем (есть специальная методика расчета).
Оплату дороги к месту отдыха получают не только северяне, но и военнослужащие контрактники. Коммерческим организациям, которые, по закону, не обязаны возмещать сотрудникам затраты на проезд, не запрещено это делать по собственной инициативе.
Оплата дороги в командировку
При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.
