[ПРОЕКТ] Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

• Статья 62.

  За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.

  Выдача документов, связанных с работой, и их копий.

• Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
  • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.

• Статья 66.

  За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

  Трудовая книжка.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

• Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
• Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
  • Информацию о работнике,.
  • Его трудовой функции.
  • Переводах.
  • Увольнениях.
  • И указания оснований для прекращения трудового договора.
• Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
• Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
  • У работодателя.
  • В МФЦ.
  • В Пенсионном фонде.
  • На Госуслугах.
• Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
• При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Скачать Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Заявление в ПФР на подключение страхователя к электронному документообороту в связи с электронными трудовыми книжками

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР

Перед отправкой отчетности СЗВ-ТД необходимо отправить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР.

Заявление необходимо для перехода на электронные трудовые книжки. Его необходимо предоставить в ПФР независимо от того, заключалось ли ранее соглашение об обмене электронными документами с ПФР или нет. Т.е. даже если вы уже отправляете отчеты через ЭДО, все равно необходимо отправить данное заявление. Это необходимо для регистрации в новой информационной системе ПФР.

Документ можно отправить в электронном виде через своего провайдера с 1 февраля 2020 г. В этом случае его необходимо подписать сертификатом страхователя. ПФР проверит Заявление в течение 2 рабочих дней и вернет «Уведомление о результате рассмотрения» с результатом проверки. Страхователь считается подключенным к электронному документообороту ПФР после получения им «Уведомления о результате рассмотрения» с отметкой об удовлетворении заявления. После этого можно отправлять сведения по форме СЗВ-ТД.

Если у страхователя нет сертификата, а отчетность за него передает и подписывает уполномоченный представитель, страхователь должен обратиться с заявлением ЗПЭД в территориальный орган ПФР.

Заявление содержит следующие данные:

• Сведение об организации — наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, регистрационный номер в ПФР и электронную почту.
• ИП заполняют 2 раздел, указывая — ФИО, рег. номер ПФР, СНИЛС, ИНН , адрес регистрации и электронную почту.
• Сведения об операторе электронного документооборота (ЭДО).

Скачать образец заявления на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР в формате Excel.

Назначение ответственного лица

Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.

Приказ о трудовых книжках содержит:

• ФИО и должность ответственного лица;
• указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
• номер и дата оформления документа;
• подпись издавшего приказ руководителя.

На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.

История принятия закона

• В 2019 году Госдума приняла Закон об электронных трудовых книжках в окончательной редакции 3 декабря 2019 г. 11 декабря 2019 г.
• Закон о введении электронных трудовых книжек был одобрен Советом Федерации (Законопроект N 748684-7).
• 16 декабря ФЗ об электронных трудовых книжках был подписан Президентом РФ.

Закон об электронных трудовых книжках вступает в силу с 1 января 2020 г. Реквизиты: Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

СКАЧАТЬ ЗАКОН ОБ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.

Перевод других кадровых документов в электронный вид

28 октября 2019 г. на официальном сайте Минтруда РФ появилась новость об одобрении трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений законопроекта о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент направлен на отработку механизмов ведения электронного кадрового документооборота. При этом юрлица, участвующие в эксперименте самостоятельно определяют виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также применяемый в работе вид электронной подписи (за исключением трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, при заключении которых работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись), а работники организаций-участников экспериментов могут отказаться от ведения своих документов, касающихся трудовых отношений с работодателем, в электронном виде путем написания письменного отказа.

Расходы по электронному ведению документооборота (включая траты на электронные подписи) несет работодатель. Срок проведения эксперимента – с 1 января по 31 декабря 2020 г. По законопроекту в эксперименте должны принимать участие не более 10 юридических лиц, согласно новости Минтруда РФ свое желание изъявили уже 37 крупных компаний.

Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения

Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника, и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.

Инструкция по ведению трудовых книжек-2018

На сегодняшний день действуют следующие основные правила:

1. Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
2. Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
3. Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
4. В документ вносятся сведения:

• о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
• о переводах – внешних и внутренних;
• о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности, госнаграды, ценные подарки и прочее);
• о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
• о периоде прохождения военной службы;
• о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.

1. Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
2. В книжку не вносятся:

• сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
• информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.

Хранение трудовых книжек

ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.

Основные правила хранения трудовых книжек таковы:

1. Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
2. Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:

• об учете бланков ТК и ее вкладыша;
• о движении ТК (и вкладыша).

1. Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).

Новая форма отчетности: СЗВ-ТД и СЗИ-ТД. Порядок заполнения. Форма бланка (скачать)

В связи с законопроектом вводится новая форма отчетности:

• СЗВ — ТД.
• СЗИ — ТД .

Форма “Сведения о трудовой деятельности работников” (СЗВ-ТД) заполняется и представляется страхователями в ПФР на всех работающих (в том числе по совместительству или на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе, перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и так далее).

Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года, ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Так, срок представления первой отчетности по форме СЗВ-ТД за январь 2020 года, не позднее 17 февраля 2020 года (т.к. 15.02 выпадает на выходной день).

При ежемесячном представлении форма СЗВ-ТД заполняется на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Согласноп. 2.4 ст. 11 ФЗ№ 27, форма СЗВ-ТД подается на работников в следующих случаях:

• Прием на работу.
• Увольнение.
• Перевод на другую работу.
• Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, указанных выше, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года  представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Т.е. если в течении 2020 года у сотрудников не будет кадровых мероприятий, на основании которых по ним будет сдаваться отчет СЗВ-ТД, то нулевые отчеты вы не сдаете.

Только не забывайте, что работникам необходимо подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки до 31.12.2020 года, а это уже является основанием для отправки отчета СЗВ-ТД.

Начиная с 1 января 2021 года, сведения о приеме на работу или увольнении работника представляются  не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

При представлении сведений об увольнении  работника одновременно представляются сведения о проведении кадровых мероприятий в отношении данного работника, по которым отчетный период не завершен, либо сведения за предыдущий отчетный период не представлены.

Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

При заполнении бумажной формы могут использоваться любые цвета, кроме красного  и зеленого.

Форма “Сведения о трудовой деятельности работника” (СЗИ-ТД) формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя. Содержат сведения о трудовой деятельности работника.

Данная форма формируется и представляется по запросу работника. Т.е. это та форма которая заменит трудовую книжку, в ней будут отображаться сведения о трудовой деятельности работников с 2020 года.

Порядок заполнения СЗВ-ТД можете скачать тут.

Порядок заполнения СЗИ-ТД можете скачать тут.

А также можете ознакомиться с проектом формы СЗВ-ТД  и СЗИ-ТД.

Плюсы электронных трудовых книжек

Однозначно преимущества ведения ЭТК есть:

• Не нужно ждать от сотрудника принести наконец-то его трудовую книжку=)
• Уменьшение издержек по покупке ТК, удержанию ее стоимости с сотрудника, хранению и заполнению.
• Минимизация ошибок — при заполнении бумажной версии цена ошибки более высока, а в электронной версии нет сложности удалить данные и написать заново. Конечно, если вы их уже не отправили в ПФР — в этом случае нужно будет вносить коррекцию или отмену.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства — нет необходимости отправлять ТК по почте.
• Достоверность данных — не будет проблем с потерей ТК, их незаполнением и т.п. А значит и трудовой стаж будет более точным.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

• приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Как составить приказ

Приказ об электронных трудовых книжках оформляется следующим образом:

В верхней части документа нужно указать полное наименование юридического лица или ИП, можно использовать фирменный бланк.

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Далее необходимо прописать название документа и присвоенный ему номер (к примеру, «Приказ № 7-К»). Также здесь указывают заголовок документа, он должен отвечать на вопрос «О чем издается приказ?».

Затем указывают место и дату составления документа.

После этого надо прописать основание для составления приказа. К примеру, «Во исполнение ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019».

Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем надо отобразить суть распоряжения. К примеру, «Назначить ответственным за подготовку отчета СЗВ-ТД сотрудника кадровой службы Калинину О.Д.». Распоряжений руководителя о назначении ответственных может быть и несколько.

Приказ подписывает руководитель и все ознакомленные с приказом должностные лица, перечисленные в его тексте.

Документ необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек приведен далее, его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.

Введение электронных трудовых книжек имеет ряд преимуществ. Такой документ невозможно потерять, ведь все сведения будут храниться в специальной базе. Работодатели смогут сократить издержки на покупку и хранение бланков трудовых книжек. Подделать ЭТК будет практически невозможно.