Персональные данные

Какие сведения нужно передавать в ПФР?

В ПФР необходимо предоставлять информацию о каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении работника. Передаются только основные реквизиты приказов (распоряжений) руководителя, сами документы в ПФР передавать не нужно.

На практике в большинстве компаний сотрудники подписывают и ознакамливаются с приказами на бумаге под личную подпись. Однако уже сейчас можно организовать подготовку документов в информационной системе работодателя, например в системе управления цифровыми процессами и документами. Это упростит подготовку приказов на основании утвержденных шаблонов, ускорит их согласование.

Кроме того, структурированное хранение данных о кадровых событиях в единой системе упростит в будущем массовую передачу таких сведений в ПФР — нужно только предусмотреть в ИТ-решении возможность автоматической выгрузки данных в нужном формате. Также эта информация окажется полезной при подготовке электронных личных карточек, если Минтруд сохранит этот вид документа.

Общие требования законодательства к работе с электронными документами

Одним из важнейших вопросов при организации работы с электронными документами является обеспечение их оперативного и архивного хранения, ведь в отличие от документов на бумажных носителях обеспечение целостности электронных документов на протяжении длительных периодов времени (свыше 10 лет и постоянно) является сложной технической задачей. Стоит отметить, что сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 11 Инструкции № 19).

КСТАТИ

Типовые сроки хранения документов установлены в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения4.

Законодательство по работе с электронными документами допускает два основных подхода к работе с электронными документами в организациях.

1.  Распространяется на организации, в архивах которых созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности.

ЦИТИРУЕМ ЗАКОН

В соответствии с абз. 12 ч. 1 ст. 1 Закона № 113-З под целостностью электронного документа понимается свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения.

Под созданием условий для хранения электронных документов следует понимать наличие в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), а также специальной информационной системы архивного хранения электронных документов5. Если в организации созданы условия для хранения электронных документов, в своей работе она должна руководствоваться нормами Инструкции № 19 и Правил № 20. Такие организации могут создавать и хранить электронные документы как временного (до 10 и свыше 10 лет), так и постоянного хранения без ограничений и полностью отказаться от работы с документами на бумажных носителях
(п. 17, 18 Инструкции № 19).

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) — автоматизированная система, предназначенная для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации (учреждении) на основе системы электронного документооборота6.

2.  Распространяется на организации, в которых не созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности. Такие организации имеют ряд ограничений по работе с электронными документами, т.к. им необходимо осуществлять хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (ч. 2 п. 236 Инструкции № 4).

КСТАТИ

Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа регулируется Положением № 1086. Удостоверение осуществляется путем совершения удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, которая придает ей юридическую силу (п. 8, 9 Положения № 1086).

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АСДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)7. В таком случае организации при работе с документами в электронном виде должны руководствоваться нормами Инструкции № 4.

Стоит отметить, что в приложении 20 к Инструкции № 48 содержится ряд документов кадровых служб, которые допускается хранить в электронном виде, в частности:

• регистрационно-контрольные формы регистрации приказов по личному составу, срок хранения которых составляет 3 года (подп. 30.2 п. 30 Перечня); документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.) (п. 112 Перечня);
• журналы регистрации командировочных удостоверений (п. 142 Перечня);
• графики трудовых отпусков (п. 143 Перечня) и др.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Таким образом, эксперимент продлится до октября 2018 года. По его результатам Минтруд намерен подготовить поправки в законодательство, которые обеспечат всем работодателям возможность ведения электронного кадрового документооборота.

Итак, если компания решилась на цифровизацию…

Первое, что потребуется сделать – на уровне компании признать значимость электронных документов. Позиция руководства в этом случае должна быть четкой – в конкретной области деятельности организация отказывается от бумажных носителей и переходит к цифровым документам, которые равносильны бумажным.

Проще всего для начала отказаться от бумаги в простых процессах делопроизводства – заявки на пропуск, служебные записки и т.п. К этому же перечню можно отнести массовые документы – сведения о рабочем графике смен, письменные уведомления о составе выплат и т.д. Все эти документы не имеют строго определенной формы и не требуют наличия подписи сотрудника.

От бумаги можно отказаться и при ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, приказами, инструкциями и другими подобными документами. Их можно размещать на внутренних интернет-порталах, отправлять почтой или в корпоративной системе. Даже если ознакомить персонал синформацией нужно под личную подпись, проблем не возникает – для этого достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП).

ПЭП не требует наличия сертификата электронной подписи, то есть не требуется участия удостоверяющего центра, не нужны особые технические и программные средства, при этом в ряде случаев ПЭП признается равносильной собственноручной подписи лица.

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» допускает использование ЭП и приравнивает к собственноручной подписи лица

Опять же внутренняя политика компании должна четко регламентировать порядок использования ЭП, это нужно и сотрудникам – для понимания и правильного применения, и контролирующим инстанциям и судам – чтобы при возникновении споров этот аспект принимался во внимание

Порядок применения ПЭП в компании должно однозначно пояснять ряд моментов: как получить свой ключ ЭП, в каких случаях (с какими документами) использовать, как именно выглядит процесс подписания документа в системе – какие действия необходимо совершить

Кроме того, важно пояснить зоны ответственности сотрудника, основы и правила безопасного использования ЭП

Сотрудник должен понимать, что несет личную ответственность за саму ЭП и то, что она приравнивается к личной подписи.

Что касается документов личного характера, например трудового договора, то Трудовой кодекс РФ на сегодняшний день допускает оформление кадровых документов в электронном виде только при взаимодействии с удаленными сотрудниками и с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Однако выпуск сертификата УКЭП – платная услуга, и это становится еще одним сдерживающим фактором. Несмотря на существующие ограничения, все же частично отказаться от бумаги уже возможно. Если обобщить перечисленные выше факты, то получится небольшой список рекомендаций:

• согласование документов можно полностью перевести в цифровой вид, например запускать процессы в системе электронного документооборота, тогда бумажный документ физически появится только на конечном этапе; • ознакомиться с инструкциями, нормативными актами и правилами сотрудники могут также в корпоративной системе или на внутреннем интернет-портале, а в качестве личной подписи удобно использовать ПЭП; • вести справочники кадрового делопроизводства в электронном виде позволяют не только профильные HR-системы, но и другие решения; • исключить в документообороте компании документы, которые в принципе не нужны – заявления о приеме на работу и отпуск по графику, аналогичные приказы и т.п. • повышать квалификацию кадровых специалистов нужно в том числе и в области ИТ – знания о современных технологических инструментах помогут правильно формировать требования к внедряемым системам и эффективно взаимодействовать с ними.

Узнать больше о цифровых технологиях в области HR и законодательных аспектах их применения можно будет 20 ноября на конференции DIRECTUMEnterpriseForum 2019. Участников ждут доклады от Сколково, ООО «Локомотивные технологии», Deloitte, ПАО «Сургутнефтегаз», ГК «Р-Фарм» и др. Подробная программа и регистрация на сайте def.directum.ru

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

• трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
• электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
• акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
• сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
• любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Что относится к «кадровым документам»

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде. Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

В чем выгоды электронного документооборота?

В кадровых процессах участвует в той или иной мере каждый работник, и при большом штате сотрудников нагрузка на HR-службы возрастает. Если компания имеет распределенную структуру с удаленными филиалами, тогда статьи затрат не ограничиваются расходами на печать и хранение.

Экономия на печати документов – наиболее очевидное преимущество перехода на электронный документооборот, однако это не такие уж и значительные расходы. К примеру, если в год компания расходует 50 пачек бумаги (25 000 листов), то при средней стоимости пачки бумаги 250-300 рублей, сумма затрат не превышает и 15 000 рублей. Намного серьезнее вопрос с хранением – некоторые документы по законодательству имеют срок хранения 75 лет, поэтому архивы, в особенности крупных компаний, занимают огромные площади – и это тоже расходы.

Наибольшая статья расходов связана с пересылкой документов. Если компания крупная и имеет филиальную структуру, то электронное взаимодействие окупает себя в короткие сроки.

За год среднестатистический сотрудник подписывает около 20 различных документов, связанных с кадровым делопроизводством (заявления на отпуск, отгул, ознакомление с информацией и технологическими документами под личную подпись и т.д.). Казалось бы, всего не более 15 минут на документ – не более 5 часов в год. Но что, если сотрудников 500 и больше? Это уже, как минимум, 2500 часов. При средней ставке сотрудника 250 руб./час компания уже тратит 625 000 рублей в год, а если работники заняты на производстве (за N минут производится Mтоваров на определенную сумму), то еще сотни тысяч недополученной прибыли. Если же документы необходимо не просто перенести из здания в здание, а организовать доставку документов, например до торговой точки, а потом вернуть их обратно, то затраты будут ещё больше.

Переход на электронный кадровый документооборот сокращает сумму недополученной прибыли – времени на подписание и передачу документов уходит значительно меньше.

***Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод части документов в электронный вид, автоматизация процессов подготовки и согласования уже сделают процессы эффективнее.

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

• опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
• оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
• выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
• подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
• предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

• к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
• к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Технические мероприятия

Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР регулирует Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление утверждает форму (СЗВ-ТД), порядок её заполнения, а также формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.

Документы в форме СЗВ-ТД разрешено формировать и передавать в ПФР на бумаге только работодателям с численностью сотрудников менее 25 человек. Все остальные обязаны делать это исключительно в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны работодателя. Сведения передаются через специальный сервис — телекоммуникационные каналы связи для представления формализованной отчётности в ПФР.

В связи с этим:

1. Работодателю необходимо получить КЭП, если до сих пор он не сделал этого. КЭП нужна только для руководителя организации, сотрудникам не нужно лично расписываться в документе формы СЗВ-ТД, так что электронную подпись для них выпускать не надо.
2. В зависимости от количества сотрудников и желания руководителя разгрузить HR-специалистов можно выбрать один из вариантов формирования электронного документа в сервисе ПФР: вручную или путем загрузки данных в формате XML. Первый вариант подойдет небольшим организациям, когда кадровику придётся формировать 1-3 документа в день.

Если организация крупная, то лучше организовать ввод и хранение данных о сотрудниках в информационной системе работодателя и настроить автоматическую передачу данных в формате XML в сервис ПФР.

Ответственность работодателя

При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

Напомним, что Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов.

А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.

Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику не позднее чем в течение 3-х рабочих дней со дня подачи им заявления электронные кадровые документы, способом, указанным в заявлении работника. Это может быть в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.