Изменение персональных данных работника
Заявление работника о внесении изменений в документы
Служащему, чьи ПД подверглись видоизменениям, нужно в свободной форме составить заявление, в котором ему необходимо указать причину произошедших изменений, и сказать о коррективах, которые должны быть внесены в существующие документы.
Если вы меняете фамилию, то заявление нужно подать под старой фамилией, потому что в организации вы пока что числитесь под ней.
К своему заявлению необходимо приложить копии соответствующих документов, которые будут подтверждением произошедших изменений.
Приказ о внесении изменений в документы
Никакой необходимости составления работодателем приказа об изменении ПД сотрудника Трудовым законодательством не подкреплено. Но эта необходимость избирается для донесения информации всем заинтересованным лицам (кадровикам и бухгалтерам).
Дата заполненного приказа должна быть идентичной дате, когда служащий подал заявление со всеми предлагающимися копиями документов.
Приказ должен быть подписан сотрудником в знак того, что он с ним ознакомлен.
Специальные категории
Согласно ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных» категории ПД разделяются на четыре группы:
- Не разрешена обработка данных, которые так или иначе затрагивают тему религии, политических воззрений, личной жизни, национальности, не считая тех отдельных моментов, которые указаны в пункте 2.
- Обработка ПД, перечисленных в пункте 1, допускается.
Но при условии, если:
- на обработку ПД получено письменное разрешение от их владельца;
- они общедоступны;
- ПД связаны с информацией, касающейся здоровья их владельца, и доступ к ним в настоящий момент нужен для сохранения его жизнедеятельности;
- она необходима при осуществлении судебных мер;
- она происходит из-за вступления в силу законодательства РФ о безопасности и розыскной деятельности.
Обработка ПД о судимости может осуществляться государственными или муниципальными органами в соответствии с ФЗ РФ.
Обработка ПД, которая указана в пунктах 2 и 3, обязана сразу же быть приостановлена при прекращении действия причин, из-за которых она осуществлялась.
Файлы cookie и персональные данные
Также важно заметить, что за последние два года в отношении файлов cookie и следов, которые пользователь оставляет в Интернете, позиция Роскомнадзора радикально изменилась
На это стоит обратить внимание, поскольку появилась новая зона риска. Теперь, по мнению регулятора, если используются файлы cookie и они передаются аналитическим службам типа Google Analytics, Webtrends, Яндекс.Метрика, эти данные в совокупности после их обработки позволяют определить уникального пользователя сайта, сформировать сведения о его предпочтениях и поведении на сайте, что говорит об обработке персональных данных
Следовательно, необходимо получить согласие пользователя на обработку таких ПДн.
Теперь обратим внимание на то, что Google Analytics и Webtrends работают из американского облака, а США — это страна, не обеспечивающая адекватную защиту прав субъектов персональных данных, а значит, используя такие инструменты, нужно получить согласие в письменной форме или в форме электронного документа, подписанного в соответствии с законодательством
Решение проблемы
Напрашивается единственный выход: если на сайте используются файлы cookie, необходимо предусмотреть пользовательское соглашение или баннер, который позволяет подтвердить, что пользователь, пусть даже анонимный, согласен с обработкой ПДн.
Пользователь должен поставить галочку в соответствующей форме, выражая тем самым согласие. В таком случае необходимо сделать раздел в отношении обработки следов в Интернете или сформировать отдельную политику в отношении файлов cookie. Чтобы понимать, какие данные, содержащие файлы cookie, относятся к персональным данным гражданина по мнению Роскомнадзора, приведем выписку:
Категории персональных данных в законе
Порядок обращения с персональными данными и общую терминологию содержит Закон о защите персональных данных от 27.07.2006 года № 152-ФЗ. Этот закон называет и категории персональных данных:
- общие категории – перечень открытый. Это любые данные, которые прямо или косвенно относятся к определенному человеку. Поэтому в каждом случае вопрос о том, являются ли данные персональными, решается индивидуально. И зависит от взаимосвязи человека с конкретной информацией.
- специальные категории. Статья 10 Закона относит сюда сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни. Причем не только сами такие сведения, но имеющие отношение к этой группе.
- биометрические персональные данные. Им посвящена статья 11 Закона. Это такие данные, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека (самый яркий пример – отпечатки пальцев, анализы ДНК). При этом таковыми они являются только в случае, если оператор использует эти данные для установления личности субъекта РФ (например, новый способ входа в личный кабинет в банках с помощью сканирования лица).
Права субъектов общедоступных данных
Субъекты ПД могут подать заявление с требованием заблокировать, уничтожить, уточнить или изменить общедоступные данные, если сведения утратили актуальность, являются неполными или не требуются для целей обработки. Субъекты праве также запросить доступ к своим ПД и узнать, какие средства использует оператор для их обработки.
Информация должна использоваться в соответствии с требованиями законодательства и быть защищенной независимо от того, является она конфиденциальной или общедоступной. В обязанности операторов входит обеспечить полную защиту ПД субъекта и ограничить доступа к данных посторонних лиц.
Оператор начинает обрабатывать персональные данные только после получения письменного разрешения субъекта на обработку. Согласие включает информацию о физическом лице и данные оператора: название компании, фамилия, имя и отчество оператора, должность. Также в согласии требуется указать цель обработки и список данных с описанием операций, которые будут выполняться с информацией. Физическое лицо имеет право на отзыв своих ПД и аннулирование своего согласия на обработку.
В случае недееспособности или смерти субъекта согласие на обработку и использование ПД запрашивается у наследников или законных представителей. При этом нужно руководствоваться Федеральным законом о персональных данных.
Уведомление об обработке персональных данных
Очень частой ошибкой операторов производить уведомление об обработке ПД, когда можно было этого не делать. И если вы всё-таки решили уведомить Роскомнадзор, то вот несколько рекомендаций:
- Очень внимательно ознакомьтесь с ч.2 ст.22 ФЗ РФ от 27.07.06г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
- Посмотрите на данные, которые обрабатываются у вас. Некоторые случаи потребуют от вас корректировки с носителями ПД.
Одна из причин, по которой можно не уведомлять об обработке ПД, указана в п.2 ч.2 ст.22 ФЗ и выглядит следующим образом:
Как защитить свои персональные данные узнаете из видео:
Виды
Типы персональных данных можно классифицировать по:
- Заложенному в них содержанию:
Разряд, в который входит перечень, указанный в ст.10: раса, принадлежность к нации, религия, здоровье, личная жизнь, политические убеждения.
При этом согласно ФЗ-152 здесь существуют ограничения, а именно, доступ может быть осуществлен только с письменного разрешения владельца.
Виду и цели обработки персональных данных:
ПД физиологического характера, которые позволяют оператору определить личность их владельца.
Заграничное распространение ПД. Такой вид распространения информации можно разделить на три типа:
- страны, относящиеся к Конвенции Совета Европы (КСЕ);
- страны, не относящиеся к КСЕ, но осуществляют комплекс мер, направленный на защиту прав о ПД;
- страны, относящиеся к КСЕ и не осуществляют комплекс мер, направленный на защиту прав о ПД.
Если данные передаются последней группе, то необходим законный предлог, подкрепленный законом, или согласие владельца, или серьезный повод для сохранения интересов самого владельца.
Передача ПД в государственные информационные системы и муниципальные информационные системы. Здесь обработка проходит согласно функционирующим ФЗ.
Образец согласия на предоставление персональных данных
Предоставление ПД – действия определенного характера, благодаря которым раскрываются ПД какому-либо лицу или группе лиц.
Если вам необходимо составить согласие о предоставлении своих ПД, то в письменной форме вы должны указать следующее:
- ФИО, местожительства, данные, изложенные в паспорте;
- ФИО и местожительства представителя владельца ПД, данные, изложенные в паспорте, доверенность;
- наименование или ФИО оператора, который получает согласие;
- цели, из-за которых производится обработка ПД;
- перечень ПД, на доступ к которым вы даете согласие;
- наименование или ФИО и адрес того, кто по назначению оператора будет обрабатывать данные;
- период, на протяжении которого будет действовать разрешение на доступ к сведениям их владельца;
- подпись владельца ПД.
