Приказ об утверждении графика отпусков

Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2019 – 2020 год образец

Сегодня рассмотрим тему: «издаем приказ о составлении графика отпусков на 2019 — 2020 год образец» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в х к статье.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
непременность ознакомления с ним каждого работника;
обязательность его как для работника, так и для работодателя;
создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

ежегодный;
дополнительный;
неиспользованный в предшествующем году;
оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2018-2019 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

указание работодателя-составителя;
номер и дата;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );

Порядок составления приказа

Когда график отпусков разработан, его нужно ввести в действие, то есть сделать этот документ юридически значимым.

Ввести его можно несколькими методами: путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» и личных данных директора с проставлением даты ввода, либо путем оформления дополнительного приказа.

Для этого нужно составить распоряжение руководителя в письменном виде. Составлением приказа занимается либо кадровая служба, либо отдел делопроизводства компании.

Приказ может составляться в произвольной форме на фирменном бланке, но в него обязательно надо включать необходимые реквизиты. Сам график идет в качестве приложения к приказу, который его вводит в действие.

Так как для графика существует строго установленный крайний срок, то он распространяется и на само распоряжение руководителя. Его также следует зарегистрировать в книге приказов, присвоив ему номер.

Поэтому на приказе должна стоять дата не позже 17 декабря. После подписания распоряжения его реквизиты должны быть утверждающим грифом отражены на самом графике отпусков. Здесь обязательно указывается «УТВЕРЖДЕНО», наименование, номер, дата приказа, которым график вводится в действие.

Важно! С приказом нужно ознакомить только ответственных лиц, которые в нем обозначены. График же отпусков, идущий в качестве приложения к нему, должен увидеть каждый сотрудник, и в подтверждение поставить свою визу.

Приказ подшивается вместе с другими распоряжениями

График отпусков помещается в открытый доступ. Как правило, его передают в кадровую службу. Здесь каждый работник может подойти и узнать когда в текущем году он идет в отпуск

Приказ подшивается вместе с другими распоряжениями. График отпусков помещается в открытый доступ. Как правило, его передают в кадровую службу. Здесь каждый работник может подойти и узнать когда в текущем году он идет в отпуск.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков на 2020 год

Решение о составлении такого документа может быть принято по той причине, что в него разрешается вносить дополнительную информацию, которая касается составления графика. К примеру, это сведения о назначении лиц, которые будут отвечать за соблюдение порядка отпусков.

В документ обязательно вносится дата создания документа, его подписывает руководитель организации. Дополнительное утверждение графика необязательно. Также не требуется отдельно составлять документ, функциями которого является утверждение графика предстоящего отпускного периода. Решение о его составлении принимает руководство компании индивидуально, если это предусматривается внутренней системой документооборота. Дату приказа вносят во временные ограничения терминов, которые устанавливаются для утверждения графика отпускной кампании ст. 123 Трудового кодекса РФ.

Как составить приказ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

название юридического лица;
дату составления и номер;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Специфика фирмы

При составлении графика обязательно учитываются производственные потребности и финансовые возможности работодателя. Нельзя одновременно предоставить отпуск всем специалистам отдела сбыта, бухгалтерии, транспортной службы – временное отсутствие профильных специалистов негативно отразится на выпуске продукции, продажах, парализует работу предприятия.

В некоторых учреждениях ежегодный отпуск делится на 2 части по согласованию сторон. Принять такое решение в одностороннем порядке администрация не вправе.

При использовании такой схемы каждый отпускной период (со дня начала и до дня окончания) вносится в график отдельно.

Приказ об утверждении графика отпусков: образец приказа 2020-2020 на график отпусков

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

08 Фев 2019
juristsib

313

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:

название документа;
дата, место его формирования;
номер (по внутреннему документообороту предприятия);
период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

ФИО работника;
дата;
номер смены, в которую он выйдет на работу;
сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Образец приказа о графике рабочего времени

О графике рабочего времени

В соответствии со статьями 100, 103, 104, 73 ТК РФ и Правилами внутреннего трудового распорядка ПАО «Организация», в целях оптимального режима работы предприятия и повышения производительности труда, по согласованию с профсоюзным комитетом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 12 декабря 2015 года следующий режим работы:— для работников основного (цех №№ 1, 2) и вспомогательного производства (цеха №№ 3, 4, 5,6), заводоуправления, непромышленной сферы (уч-к №7, профком) пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями суббота и воскресенье;— для энергомеханического цеха №8 общим выходным днем является воскресенье, второй выходной день предоставляется, согласно графика, утвержденного начальником цеха.2. Для работников основного производства и на участке переработки вторичных ресурсов установить двухсменный режим работы:— начало работы первой смены 7.30;— время перерыва на обед и отдых с 11.30. до 12.15;— время окончания работы первой смены 16.15.— начало работы второй смены 16.15;— время перерыва на обед и отдых с 20.15 до 20.45.;— время окончания работы второй смены 00.45.3. Для цехов и участков, не переведенных на двухсменный режим работы, рабочий день установить:— начало работы 7.30;— время перерыва на обед и отдых с 11.30 до 12.15; Для инструментального цеха время перерыва на обед и отдых с 11.00 до 11.45;— время окончания работы 16.15.4. Для работников плавильного участка (мастер плавильного участка, плавильщик металла и сплавов, завальщик шихты в вагранки и печи), заливочного участка (заливщик металла, машинист ТМЛ) и шихтового двора (машинист крана шихтового двора), установить многосменный режим работы:— начало работы первой смены с 7.30, перерыв на обед с 11.30 до 12.00, времяокончания смены в 16.00;— начало работы второй смены с 16.00, перерыв на обед с 20.00 до 20.30, времяокончания смены в 00.30;— начало работы третьей смены с 00.30, перерыв на обед с 3.30 до 4.00, времяокончания смены в 7.30.

5. Работникам транспортно-складского управления, сотрудникам заводоуправленияустановить следующий график работы:— время начала работы с 8.00;— время перерыва на обед с 12.00 до 13.00;— время окончания работы 17.00.6. Рабочим службы контроля качества, водителям и трактористам транспортно-складского управления, инспекторам по кадрам отдела кадров, обслуживающим основное производство, рабочий день установить в соответствии с режимом работы основного производства.7. Работникам, занятым обслуживанием технологического оборудования, водителям дежурного автомобиля транспортно-складского управления, контролерам технического состояния автомототранспортных средств транспортно-складского управления, мастерам ПРР, работникам службы безопасности, дежурным слесарям-сантехникам, слесарям-ремонтникам компрессорных установок, машинистам компрессорных установок, дежурным слесарям по изготовлению узлов и деталей сан.-технических систем, сторожам-вахтерам жилищно-эксплуатационного управления, дежурным электромонтерам по ремонту и обслуживанию эл.оборудования службы высоковольтного хозяйства, электромонтерам станционного оборудования линейной связи АТС установить сменный режим с суммированным учетом рабочего времени с выходными днями согласно графиков сменности, разработанным и утвержденным руководителями структурных подразделений.8. Руководителям участка переработки вторичных ресурсов, участка отгрузки готовой продукции транспортно-складского управления в зимнее время предоставлять специальные перерывы для обогрева и отдыха работникам, работающим на открытом воздухе.9. Учетный период суммированного рабочего времени для работников пункта 6 настоящего приказа определить календарным месяцем.10. Начальнику отдела кадров приказ довести до сведения всех работников предприятия об изменении существенных условий труда.11. Контроль выполнения настоящего приказа возложить на директора по экономике.

Генеральный директор

СОГЛАСОВАНО:

Председатель профкома

Директор по экономике

Начальник юридического отдела

Образец графика отпусков на 2019 год и требования к формированию, согласованию и утверждению документа

Для составления документа, согласно которому устанавливается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, работодатель может использовать в кадровом документообороте стандартизированный бланк «График отпусков» (форма Т-7), утвержденный постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, либо форму, разработанную самостоятельно.

Работа по составлению графика очередности предоставления отпусков персоналу предприятия проходит два этапа согласования:

1 этап – согласование с работником: перед формированием Графика работодатель должен достигнуть соглашения с работником по ориентировочному периоду предоставления отпуска. Если сотрудник не относится к категории льготников, пожелание работника соотносится с производственными возможностями и нуждами, и вырабатывается общее решение о периоде отпуска. В случаях, когда сотрудник относится к лицам, на которых распространяются льготы, предусмотренные Трудовым кодексом и иными законами (несовершеннолетние, родители троих и более детей до 12 лет, родители ребенка-инвалида, работники, жены которых находятся в декрете, почетные доноры и т.д.), в график отпусков включается период по его желанию;
2 этап – согласование с профсоюзным комитетом (при его наличии на предприятии): сформированный График должен быть согласован с ПК предприятия. На рассмотрение документа профкому отводится 5 календарных дней (ст. 372 ТК РФ). При рассмотрении и обсуждении документа выборный орган проверяет соблюдение прав льготной категории работников, наличие лиц, в отношении которых работодателем было допущено нарушение сроков предоставления ежегодных отпусков в предыдущих периодах, правомерность формирования очередности предоставления отпусков.
3 этап – утверждение Графика руководителем.

Форма графика отпусков на 2019 год должна содержать:

полный перечень сотрудников, сгрупированный по участкам (подразделениям);
дата начала ежегодного отпуска;
количество календарных дней по основному и ежегодному дополнительному отпуску, полагающихся работнику в соответствии с его профессией и условиями труда;
примечание – колонка для дополнительных указаний о желании разделить отпуск на части, предоставить дополнительный отпуск отдельно от основного, рабочих отметок о возможном переносе отпуска.

В случаях, когда на предприятиях используется собственный стандарт Графика отпусков, самостоятельно разработанная форма и образец заполнения графика отпусков на 2019 года по этой форме, должны быть утверждены в составе Положения об отпусках, согласованного с профсоюзным комитетом предприятия и утвержденного руководителем.

Какие виды отпусков заносят в график?

Нормы трудового права определяют, что работодатель должен включить все периоды трудовых отпусков, в том числе:

Ежегодный оплачиваемый отпуск — ТК РФ устанавливает, что за каждый месяц трудовой деятельности на предприятии работнику положено отпуска 2,33 дня. В год у большинства работающих получается 28 календарных дней. Однако они могут брать его в целом или разбивать на части. Главное, чтобы одна из частей его была не короче двух недель. Все эти моменты обязательно должны отражаться в табеле.
Дополнительный оплачиваемый отпуск — данный вид отдыха предоставляется работающим в хозяйствующих субъектах либо на основаниях, предусмотренных трудовым законодательством, либо если этот отпуск устанавливается в трудовом договоре работника. Продолжительность этого периода либо закрепляется в соглашениях с работником, либо в каждом конкретном случае нормами права. Его можно использовать отдельно или же добавлять ко времени основного отпуска. Правило о том, что одна из частей времени отдыха должна быть не короче 14 дней, здесь также должно использоваться.

Подготавливая график отпусков, администрация компании или предприниматель, должны учитывать, что если работник не использовал свои основные и дополнительные отпуска за прошлый год, их также нужно отразить в утверждаемом на следующий период графике.

На предприятии могут работать сотрудники, оформленные по трудовым договорам по совместительству. Их отпуска также нужно включать в составляемый график, помня при составлении, что у них отпуск на второй работе должен предоставляться в тот же период что и по основой работе.

Внимание! В график не надо включать отпуска в связи с беременностью и родами, а также по уходу за детьми.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков должен соблюдаться всеми сторонами, но так как он имеет достаточно длительный характер, то периодически в него по самым различным причинам приходится вносить изменения.

Часто такая необходимость возникает в связи с приемом и увольнением работников, периодами наступления временной нетрудоспособности, возникновением производственной необходимости.

Если изменения в графике инициируются сотрудниками компании, то им надо на имя руководства составить заявление и приложить к нему подтверждающие документы, в силу которых будет происходить изменения графика отпусков.

Внимание! Когда же изменения в график отпусков происходит со стороны администрации организации, то ответственным лицам на это необходимо обязательно получить согласие письменно сотрудника, а далее издать приказ о внесении изменений в график отпусков. Руководству компании следует помнить, что даже если отпуск работника был перенесен, то оно все рано должно производить уведомление его за 14 дней до начала отпуска

Руководству компании следует помнить, что даже если отпуск работника был перенесен, то оно все рано должно производить уведомление его за 14 дней до начала отпуска.

Что предшествует составлению приказа?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
утверждение приказа руководителем компании;
регистрация документа в кадровом журнале;
ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

График отпусков на 2020 год составляйте по новым правилам

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Название предприятия, составившего документ.
Дату и место составления.
Номер распоряжения.
Суть распоряжения со ссылкой на нормативный акт.
Перечень лиц, ответственных за оформление указанного документа, а также совершение всех необходимых с ним действий.
Подпись руководителя предприятия.
Подписи всех лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Оформление документа допускается на отдельном листе формата А4 как от руки, так и в печатном виде. Необходимости в проставлении печати на приказе нет, поскольку он относится к внутренним бумагам предприятия и может составляться в единственном экземпляре. Впоследствии приказ хранится в архиве предприятия в течение срока, установленного для соответствующих приказов. Рекомендуем отнести его к приказам по административно-хозяйственной деятельности и хранить 5 лет (см. подп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

08 Фев 2019
juristsib

268