Бухгалтерский учет кассовых операций

Проведение кассовых операций

• Подходите к кассовому окошечку, и если кассир не убрал еще со стола деньги от предыдущей операции или разговаривает по телефону, то не торопитесь подавать свои документы и деньги;
• Подаете жетон, или приходно-расходные документы и паспорт для проверки;
• Только затем, если операция по приходу проведена, подавайте деньги;
• Во избежание недоразумений внимательно наблюдайте за процедурой пересчета денег и проверкой платёжеспособности купюр.
• При получении денег из кассы, не отходя от кассы, пересчитайте наличность. Не стесняйтесь это делать – деньги любят счет, даже если кассовый работник производил пересчет выдаваемых купюр на глазах у вас.
• Сомнительные, поврежденные или расписанные чернилами купюры просите заменить или проверить их подлинность через аппарат для проверки денег.
• Получая крупную сумму не отходя от кассы проверяйте подлинность купюр на своем аппарате или требуйте сделать такую проверку кассира на ваших глазах. Особенно это касается купюр крупного номинала. Кассир это обязана сделать по вашей просьбе. В некоторых банках предоставляют даже аппарат для вашей проверки.
• Если выдача денег сопровождалась проведением записи в сберегательной книжке, то, также, не отходя от кассы, проверьте – соответствует ли сумма, которую провели по сберкнижке сумме полученных/сданных денег.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

• Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
• Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
• Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
• Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
• Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
• Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

• Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
• Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Проставление печати

Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой «М. П.» и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % — на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:

1. Наименование предприятия (полное и на русском языке), организационно-правовой тип.
2. Местонахождение.
3. Регистрационный номер.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Особенности кассовых операция

• В соответствии с пунктом 1.1. Положения, кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег осуществляются с находящимися на обслуживании в кредитной организации клиентами — физическими лицами. Другими словами, ни один из банков не имеет права отказать вам в обслуживании и в обмене допустим порванных/ветхих купюр или в обмене/размене мелочи. Правда, кассовые работники банков очень неохотно осуществляют обмен монет мелкого достоинства на более крупные купюры. А чтобы у кассовых работников не возникало причин для отказа в обмене мелких монет (5, 10, 50 копеек) на более крупную купюру, лучше всего в банк принести заранее рассортированные по достоинству монеты. Отдельные операции могут быть платными.
• В соответствии с пунктом 2.9. осуществление приходных или расходных кассовых операций, кассовыми работниками кредитной организации на приходных или расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации.Вместо штампа кассы на приходных, расходных кассовых документах может проставляться оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформление приходных, расходных кассовых операций.
• В соответствии с пунктом 2.10. Положения, кассовым работникам при осуществлении кассовых операций запрещается:
  1. выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренной в пункте 2.6 настоящего Положения;
  2. убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;
  3. хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;
  4. уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

Нормативно — правовые акты по кассовым операциям

• Лист ДПАУ від 01.07.2010 р. N 13036/7/23-7017/769 «Про штрафні санкції за проведення розрахунків через незареєстрований РРО»
• Лист ДПАУ від 24.12.2009 р. N 13432/6/23-7015/1445 «Щодо застосування штрафних (фінансових) санкцій до суб’єктів господарювання за невиконання щоденного друку фіскальних звітних чеків або їх незберігання в книзі обліку розрахункових операцій «
• Лист ДПАУ від 25.12.2009 р. N 13499/5/23-7015/1470 «Щодо порядку проведення розрахунків при отриманні від замовника готівкового завдатку за організацію та обслуговування банкету «
• Лист ДПАУ від 27.04.2011 р. N 7966/6/23-7015/515 «Про штрафні санкції у випадку пред’явлення підзвітною особою товарного чека»
• Лист ДПАУ від 05.05.2010 р. N 8795/7/23-7017/538 «Роз’яснення з питань оприбуткування готівки»
• Лист ДПАУ від 15.09.2009 р. N 9112/6/23-7015/846 «Щодо обмеження граничної суми готівкових розрахунків між суб’єктами господарювання за сільськогосподарську продукцію»
• Лист НБУ від 05.01.2007 р. N 11-115/23-75 «Щодо можливості видачі у відособлених виробничих підрозділах підприємства заробітної плати іншими, крім касирів, особами «
• Лист НБУ від 11.04.2006 р. N 11-113/1277-3888 «Щодо питань стосовно терміну видачі з каси підприємства коштів одержувачам аліментів, які не є працівниками підприємства, а також термінів зберігання в касі підприємства готівки (понад встановлений ліміт каси) для видачі позики його працівникам «
• Лист НБУ від 26.06.2003 р. N 11-113/1424 «Щодо правомірності застосування обмежень при розрахунках готівкою між комісіонером і комітентом за реалізовані за договором комісії товари»
• Лист НБУ від 19.05.2006 р. N 11-113/1875-5345 «Щодо встановлення ліміту каси на торговельному підприємстві, що має декілька відокремлених підрозділів»
• Лист НБУ від 19.05.2006 р. N 11-113/1903-5427 «Щодо перерахунку встановленого ліміту залишку готівки в касі «
• Лист НБУ від 22.06.2006 р. N 11-113/2351-6538 «Щодо ведення касових операцій у національній валюті в Україні»
• Лист НБУ від 18.07.2006 г. N 11-113/2701-7507 «Относительно практического применения отдельных требований Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине»
• Лист НБУ від 16.07.2009 р. N 11-113/2969-13480 «Про адміністративні правопорушення за порушення правил ведення касових операцій «
• Лист НБУ від 21.08.2008 р. N 11-113/3389-11406 «Про видачу готівкових коштів під звіт або на відрядження «
• Лист НБУ від 16.10.2007 р. N 11-113/3889-10550 «Щодо врахування готівкових внесків до статутного капіталу при розрахунку ліміту каси підприємства»
• Лист НБУ від 22.11.2005 р. N 11-113/3961-11591 «Щодо документального оформлення касових операцій фізичною особою — підприємцем «
• Лист НБУ від 09.08.2010 р. N 11-110/4073-13707 «Щодо практичного застосування листа Державної податкової адміністрації України від 05.05.2010 р. N 8795/7/23-7017/538 щодо роз’яснення з питань оприбуткування готівки, за основу якого взято лист Національного банку України від 16.04.2010 р. N 11-110/2010-6116»
• Лист НБУ від 06.02.2008 р. N 11-113/423-1352 «Стосовно ведення касової книги відокремленим підрозділом «
• Лист НБУ від 22.11.2006 р. N 11-115/4301-12445 «Щодо застосуванням окремих вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»
• Лист НБУ від 07.10.2010 р. N 11-113/4995-17406 «Щодо ведення касової книги відокремленими підрозділами підприємства «
• Лист НБУ від 01.12.2009 р. N 11-113/5438-22292 «Щодо доцільності перегляду ліміту залишку готівки в касі»
• Лист НБУ від 14.02.2007 р. N 11-213/599-1576 «Щодо відліку перших трьох місяців роботи підприємства при визначенні ліміту каси «
• Лист НБУ від 27.12.2010 р. N 13-122/6811-23632 «Щодо питання порядку встановлення ліміту залишків іноземної валюти в касі суб’єкта господарської діяльності»
• Лист НБУ від 23.02.2007 р. N 11-113/726-1968 «Щодо застосування вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні «
• Лист НБУ від 26.02.2007 р. N 11-113/731-1992 «Щодо надання роз’яснення стосовно порядку розрахунку ліміту залишку готівки в касі підприємства»
• Лист НБУ від 29.02.2008 р. N 11-113/818-2372 «Щодо щодо порядку розрахунку ліміту залишку готівки в касі підприємства «
• Лист ДКСУ від 27.11.2006 р. N 14/2-25/89 «Щодо прибуткового касового ордера»

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать:

• номер регистрации;
• название компании;
• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
• дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

https://youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

https://youtube.com/watch?v=dysWYHADvBk

Поспешил – попал на штрафы

Выдача подотчетных денег была оформлена расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). Так как офис подрядчика располагался в этом же здании, операция оплаты автомобиля не отняла у обеих сторон много времени.

Однако радость обеих компаний была недолгой – пришедший в этот же день налоговый инспектор оштрафовал обе компании по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за расчеты наличными деньгами с другими компаниями сверх установленного лимита.

Важно! В настоящее время действует ограничение в расчетах наличными деньгами между коммерсантами: не более 100 000 руб. по одному договору (п

6 указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).Подробнее о том, кто проверяет кассовую дисциплину и какие могут грозить штрафы, см. материал «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»

Штраф настиг обе компании, потому что ответственность за превышение ограничения в 100 000 руб. предусмотрена ст. 15.1 КоАП для участников наличных расчетов, которыми являются и продавец, и покупатель.

Если бы компании не спешили с расчетом наличными и заранее изучили законодательную базу, непредвиденных штрафных санкций в размере 50 000 руб. для каждой компании и 5 000 руб. – для их руководителей можно было бы избежать. В случае если инспектор пришел бы с проверкой спустя 2 месяца – штрафа бы не последовало, так как для такого нарушения установлен 2-месячный срок давности (п. 1 ст. 4.5 КоАП).