Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Обязательными реквизитами БСО являются:

• название;
• серия;
• нумерация БСО;
• дата оплаты и дата оформления БСО;
• наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
• наименование и стоимость услуг;
• должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
• печать (при наличии);
• выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников.

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме о получении денежных средств под отчет.

Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на
который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к локальному положению о расчетах с подотчетными лицами (см. примерный образец).

В этом же положении можно прописать перечень подотчетных лиц, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

О том, что эти сроки руководитель организации устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте
4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Также в локальном Положении о подотчетных лицах обычно прописывают срок, в течение которого работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы с момента окончания исполнения ими поручения, на которое выдавались подотчетные суммы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом.

Как и раньше, это три рабочих дня.

Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.).

Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: локальное положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: на него удобно ссылаться при возникновении вопросов к подотчетным лицам и у работников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами.. Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме

Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме.

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать
авансовый отчет и все оправдательные документы.

При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток с предыдущего аванса.

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему
под отчет новую сумму нельзя.

И еще один важный момент — о подтверждающих документах.

В зависимости от ситуации они могут быть разными. Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, мы уменьшим количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетное лицо вовремя не вернуло остаток средств, нам придется удерживать его из его зарплаты.

В этом случае нам потребуется приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты
сотрудника (в произвольной форме). Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа
2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забываем, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

И еще. Нам необходимо периодически проводить ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов.
Делать это лучше ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ.

Если выяснится, что к началу проверки организация не предприняла никаких действий по взысканию долга,
инспекторы могут переквалифицировать дебиторскую задолженность подотчетных лиц в доход работника-подотчетного лица и, как следствие, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени.

• Итак, главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Эти пункты стоит включить в локальное Положение:
• 1 Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
• 2 Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
• 3 Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
• 4 Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему
  подотчету.
• 5 Перечень документов, подтверждающих затраты.

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Подотчет, превышающий установленный лимит утверждается отдельным Приказом.

Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30календарных дней.
Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.
Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.
Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 дней.
Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с «Положением о расходовании денежных средств на представительские расходы», утвержденном Приказом директора от 04.01.2016 № 3.
Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно «Положению о служебных командировках работников ООО «Восток», утвержденном Приказом от 05.01.2016 № 5.

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов

1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.
2. Форма авансового отчета утверждена Приказом директора от 05.12.2015 № 54.
3. Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «Восток»на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.
4. Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:

• в розничной торговле – товарный чек с полной расшифровкой покупки;
• в организациях оптовой торговли – накладная, счет-фактура или унифицированный передаточный документ;
• при получении услуги – договор, акт прима-передачи, счет-фактура.

1. Первичные документы, должны содержать все необходимы реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, составлявшей документ;
• содержание хозяйственной операции;
• величину измерения в натуральных и денежных единицах;
• наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

1. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
2. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение2 дней и утверждается директором за 2 дня.
3. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
4. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
5. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
6. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
7. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Образцы заявления подотчетного лица и авансового отчета находятся в Приложении к данному Положению.

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

• в розничной торговле — товарный чек;
• в оптовой — накладная и счет-фактура;
• при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.