Оплата расходов пластиковой картой
Случается, что работник, находясь в командировке, расплачивается за услуги, связанные с ней, своей платежной картой. По этому поводу Минфин (Письмо от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666) указал, что он не против налогового учета расходов, оплаченных таким способом, но напомнил, что подтверждающий данный факт документ должен быть оформлен с учетом требований Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение о наличных расчетах).
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.
Согласно п. п. 1 и 2 данного Положения расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению производятся при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку (имеются в виду квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы).
Такие бланки должны содержать ряд обязательных реквизитов:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
При оплате услуг с использованием платежной карты уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
- получает от клиента платежную карту;
- заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
- вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;
- подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
- возвращает клиенту платежную карту вместе с документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.
При осуществлении смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая — с использованием платежной карты, выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно (п. 20 Положения о наличных расчетах).
Напомнив обо всем этом, чиновники указали, что документ, подтверждающий оплату проживания в гостинице с помощью платежной карты, оформленный с нарушениями требований Положения о наличных расчетах, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли. В частности, это относится к справке об оплате, выданной гостиницей, где указаны: номер транзакции, сумма и дата платежа, владелец карты, тип карты и последние четыре цифры ее номера, дополненной банковской выпиской со счета кредитной карты.
Е.С.Казаков
Эксперт журнала
«Актуальные вопросы
бухгалтерского учета
и налогообложения»
О представительских расходах
Документально необходимо подтверждать и другие расходы, произведенные во время командировки. Условия такого подтверждения те же, что и при оформлении документов по постоянному месту работы, если они соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ.
Например, представительские расходы, произведенные в командировке, учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов (например, счетов ресторанов, отчетов о проведенной встрече и пр.), подтверждающих соответствующие расходы (например, на ужины), понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759).
Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Суточные — как они подтверждаются?
По мнению УФНС по г. Москве, основанием для признания в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с оплатой суточных, являются:
- коллективный договор или локальный нормативный акт, в котором определен размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками;
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение, содержащее отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- авансовый отчет с приложением оправдательных документов (в том числе ксерокопий страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы);
- документы, подтверждающие расходы на питание в период нахождения работника в командировке;
- другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебной командировкой (Письма от 05.06.2009 N 16-15/057712, от 24.03.2009 N 16-15/026454).
Однако заметим следующее. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ суточные и полевое довольствие относятся к расходам, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Статья 168 ТК РФ предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно приведенным нормам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. п. 11, 18 Положения).
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, Минфин считает, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (Письмо от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770)
Примечание. Для подтверждения расходов в виде суточных достаточно командировочного удостоверения.
Налоговая служба указала, что выплата суточных, согласно действующему порядку, обусловлена несением дополнительных к обычным расходов в связи с проживанием вне места жительства. Чеки, квитанции или другие расходные документы, даже при их наличии, могут отразить только суммы понесенных работником расходов на удовлетворение тех или иных своих нужд, но никак не определяют суммы дополнительных к обычным расходов работника на удовлетворение этих же нужд в связи с нахождением в командировке (Письмо ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362). Иными словами, подтвердить как-либо документально (имеются в виду документы, выданные сторонними лицами, а не самой организацией, отправившей своего сотрудника в командировку) правомерность выплаты суточных невозможно.
Таким образом, необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает.
