Инструкция для подотчетных лиц 2020 года

Подтверждение Расходов В Авансовом Отчете 2020 Года

Таким образом, формально все правила будут выполнены. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет.

Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета?

Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека? Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства, решение о необходимости этих затрат для компании и, соответственно, об их возмещении работнику должен принимать директор.

Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компани и ст.

Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги.

Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет. Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги? Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст.

Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований. При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм.

Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался пусть и с опозданием , не являются объектом налогообложения по НДФЛ.

Подотчетное лицо рядовой сотрудник приобрело билеты для себя и своего коллеги.

Новый список документов для авансового отчета в 2020 году

“Старые” чеки уже, по сути, вне закона.

форма авансового отчета сдается подотчетным лицом в течение трех дней с даты окончания поездки, задания и т.

Электронный чек имеет такую же юридическую силу, что и обычный бумажный (п. 4 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Скажите работникам, чтобы они называли адрес электронной почты компании, чтобы собирать все чеки в одном месте. Удобнее всего завести под них отдельный почтовый ящик. В авансовом отчете можно будет указать “электронный чек”.

После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст.

1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека.

Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2020 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО. Сам электронный БСО в 2020 года внешне почти не отличается от электронного кассового чека.

Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон. Его выдают пассажиру при регистрации на рейс.

В нем должна быть отметка о досмотре (письмо Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214). Это подтверждение того, что сотрудник действительно сел в самолет.

Талон можно оформить в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2020 № 7).

Получить его можно, к примеру, на электронную почту или держать на смартфоне. В таком случае – потребуйте от сотрудника распечатку талона.

Иначе компания рискует потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ со стоимости билета.

Образец заполнения авансового отчета в 2020 году

Значит, товарный чек может выступать полноправным оправдательным документом, удостоверяющим наличный расчет. Эту точку зрения подтверждает Минфин России в Письме от 11 февраля 2009 г. N 03-11-06/3/28.Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий.

2020 обязательна ли печать на чеке для авансового отчета

Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий.

Сначала отчет заполняет ответственное лицо: • на лицевой стороне — наименование организации, дата составления отчета, свои должность, ФИО, табельный номер (если присвоен), назначение аванса; • на оборотной стороне, в таблице — графы с 1 по 5/6 (дата, номер и название оправдательных документов — кассовых, товарных чеков, накладных и т.п.) и графу «Итого», а также подпись подотчетного лица с расшифровкой. Затем основную часть авансового отчета проверяет на правильность оформления и заполняет: • на обратной стороне — графы 7,8,9; • на лицевой — табличную часть (графы «Предыдущий остаток/аванс» не заполняются, т.к., согласно новому Порядку ведения кассовых операций работнику, который не отчитался по ранее авансированной

Что такое авансовый отчет

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общую сумму полученных и израсходованных денег;
• сумму остатка либо перерасхода;
• информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Как оформить авансовый отчет

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

«Подотчетнику», полномочия которого установлены доверенностью, будет выдана квитанция к приходному кассовому ордеру с наименованием компании-плательщика. Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

2020 обязательна ли печать на чеке для авансового отчета

1. кроме того, новая редакция №54-ФЗ четко указывает на наличие исключений, для которых предусмотрено право не применять ККТ, — через статью 2 закона. И в этой статье не поименована возможность не пробивать кассовый чек в случае внесения предоплаты (аванса).

С 1 июля 2020 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Порядок выдачи подотчетных сумм

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
2. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Готовая инструкция для подотчетника

1. на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2. на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3. на оплату услуг переводчиков.
4. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Заявление

1. при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2. при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3. при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4. при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5. при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6. при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7. при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8. при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

Актуальные Бизнес семинары в Минске

Внутренние правила наличного оборота. Самостоятельное установление правил оборота наличных денег (размер потребности в разменных деньгах, правила подготовки инкассаторской сумки, время и порядок сдачи денег внутри организации и т.д.).

Актуальный семинар по кассовым операциям 09.08.2020

Правила оформления кассовых документов. Приходные и расходные ордеры, заявления на сдачу в банк, получение наличных, книга учета принятых и выданных наличных белорусских рублей, расписка о приеме наличных белорусских рублей и т.д.

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб

— в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

• Размеры выдаваемых денежных средств и их целевое назначение. • Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам. • Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.

Сроки предоставления Отчета

После завершения командировки или выполнения поручения в интересах предприятия работник обязан:

— отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку или под отчет денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). К нему обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

— вернуть сумму не израсходованных в командировке средств (при наличии).

Сроки предоставления Отчета устанавливают пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Для наглядности их представим в таблице.

Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса	Форма выдачи аванса
в наличной форме	в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*
расчеты наличными, снятыми с использованием платежных карточек	расчеты в безналичной форме
Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственных (хозяйственных) вопросов)	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем приобретения работником товаров (работ, услуг) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**
Покрытие командировочных расходов и решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)	До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***	В течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
* Под платежными документами понимают перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** По мнению налоговиков, при расчетах с помощью корпоративных платежных карточек за товары (работы, услуги), приобретенные для нужд предприятия, следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ (см. подкатегорию 103.17 БЗ). Однако мы считаем, что этот вывод справедлив только для расходования средств при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке. *** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В таких случаях необходимо ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки. Ведь перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. Но учитывайте, что налоговики считают иначе. Они настаивают (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214), что при снятии наличных и использовании личной платежной карточки следует отчитаться в течение 3 дней, как и при использовании корпоративной платежной карточки. Но если ввязываться в спор с фискалами вам неохота, советуем учесть их мнение. **** Срок предоставления Отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

Интересный момент! По мнению налоговиков, если во время командировки подотчетное лицо применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, оно должно подать соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ (см. письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). То есть налоговики говорят о двух отчетах. Однако в общем случае достаточно предоставить один Отчет в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ (в течение 3 банковских дней после завершения командировки).

Также заметим: на наш взгляд, указанные в таблице сроки подачи Отчета, не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

Учет расчетов с подотчетными лицами: последние изменения

Учет расчетов с подотчетными лицами в последние несколько лет претерпел серьезные изменения. Первая порция поправок в сложившийся порядок работы с подотчетом была принята летом 2017 года, вторая – летом 2019 года. Если оценивать изменения в целом, то они упростили процедуру выдачи и учета подотчетных средств.

Однако если изменения 2017 года однозначно облегчили жизнь бухгалтерам и берущим деньги под отчет работникам, то нововведения 2019 года не так однозначны. Появление электронных чеков и документов отчасти упрощают жизнь подотчетникам и бухгалтерам, но требуют особой внимательности к содержанию отчетной документации.

Работнику потребовались средства, которые необходимо потратить на нужды компании? Что ему выдать – аванс, кредит? Нет, ему нужен подотчет? Это строго определенная сумма денежных средств, которая передается работнику исключительно на указанные цели и на определенный срок. По прошествии указанного срока сотрудник обязан документально отчитаться по расходам.

Приказом Министерства финансов РФ № 94н утвержден отдельный счет, предназначенный для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм. Это счет 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

На что можно потратить подотчет:

• Командировка. В подотчет авансируются командировочные расходы. Средства могут быть израсходованы на оплату проживания, передвижения, питания и другие расходы в дороге и на месте пребывания.
• Нужды компании. Под нуждами понимаются как хозяйственные, так и административные расходы, иначе говоря, деньги могут быть выданы на любые цели, связанные с жизнедеятельностью предприятия: от подарка ценному сотруднику, оплаты пансионата для проведения тимбилдинга, покупки канцелярии или увлажнителя воздуха в «девичий» кабинет до оплаты стройматериалов, элементов декора и т.п.
• Оплата услуг контрагентов. Чаще всего это мелкие расчеты с подрядчиками, например, оказавшими услугу по печати визиток и т.п. Применяется нечасто, так как безналичная оплата сокращает цепочку участников, однако в ряде ситуаций такой способ имеет свои резоны и может быть применен.
• Любые другие цели. Деньги могут быть потрачены на что угодно, главное, чтобы эти цели были одобрены руководством.

Краткий алгоритм работы бухгалтера с подотчетом:

1. Прием заявление от сотрудника на подотчет. Альтернатива – принимаем приказ руководителя о выдаче подотчета сотруднику или нескольким сотрудникам.
2. Выдача аванса: наличными средствами или переводом на карту. Для этой операции применение онлайн-кассы не требуется.
3. Прием от сотрудника авансового отчет с пакетом отчетных документов. Все электронные документы принимаем в распечатанном виде.
4. Анализ сданной документации на соответствие новым требованиям.
5. В случае остатка или перерасхода либо принимаем остаток, либо компенсируем перерасход при его доказанности.

Как быстро нужно вернуть подотчетные средства?

Если коротко: подотчетник должен отчитаться не позже чем через 3 дня после того, как истечет срок, на который выдавались подотчетные средства. После этого он становится должником. Разберем этот момент подробнее.

Согласно статьи 6.3 Указания Центрального банка РФ от 11.03.

2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», сотрудник, взявший деньги в подотчет, должен в срок, не превышающий трех рабочих дней после «дедлайна», до которого выданы средства под отчет, предъявить бухгалтеру (главному бухгалтеру или, в случае их отсутствия, руководителю компании) авансовый отчет, к которому приложены подтверждающие расходы документы.

Если же сотрудник после наступления «дедлайна» по сдаче обоснований подотчета отсутствовал на работе (был в отпуске, на больничном и т.п.), то он должен предоставить отчет за подотчетные средства в течение трех рабочих дней после выхода на работу.

Кому можно выдать подотчет?

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации. Однако до середины 2017 года было одно ограничение: подотчет не мог выдаваться сотруднику, имеющему задолженности по предыдущим суммам, взятым под отчет. С августа 2017 года это правило утратило силу.

Какие Документы Нужны Для Авансового Отчета В 2020 Году

и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;

выданная сумма;
цели, для которых она предназначалась;
перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
размер остатка средств, если таковой имеется.

1. оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.
2. транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
3. буфетное обслуживание во время переговоров;
4. на проведение официального приема;

По талонам или корпоративным картам.

Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива.

В данной ситуации работник отчитывается не за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам.

Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п.

6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию.

Посадочный авиаталон на бумаге с отметками

С середины 2020 года продавцы товаров и услуг обязаны перейти на онлайн-кассы. Это нововведение коснулось многих: существенно перестроить порядок своей работы теперь должны не только продавцы, но и бухгалтеры. Существует только несколько категорий исключений, для которых такой переход пока не является обязательным

Ознакомиться с новыми правилами и связанными с ними изменениями важно в том числе и подотчетным сотрудникам, предоставляющим в бухгалтерию авансовые отчеты. В тексте ниже разбираемся, какие документы использовать для подотчета с 1 июля 2020 года и как оформлять подотчёт

Онлайн-чеки

Теперь вы знаете, как списывать подотчет с 1 июля 2020 года – это поможет вам испытывать меньше трудностей при принятии документов к учету. А чтобы процесс обработки авансовой отчетности стал еще быстрее и проще, используйте Hamilton Авансовый отчет.

Кассовая реформа затронула все сферы деятельности. Но даже если фирма давно перешла на онлайн ККТ, это не значит, что 01.07.2020 — дата не значительная. Начало второго полугодия совпало с завершением последней отсрочки для перехода малого бизнеса на онлайн кассы. А это значит, что теперь практически все компании и ИП обязаны выдавать фискальные чеки. Работать по-старому нельзя.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2020–2020 год

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу.

Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Упростить составление отчетов можно настроив . Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом.

Почему, сейчас расскажем. Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение.

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса. Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.