Какие претензии предъявляют налоговики к первичным документам
К чему придираются налоговики в ходе проверок? Чаще всего это либо недостоверные сведения в первичке, либо отсутствие нужных реквизитов.
Наиболее часто встречающейся претензией налоговиков к первичке является отсутствие определенных сведений в документе. К примеру:
- в товарных накладных отсутствуют наименования должностей лиц, их подписавших, и расшифровки подписей, нет сведений о грузоотправителе, грузополучателе, реквизитов транспортных накладных, даны неполные сведения о покупателе ;
- в товарно-транспортных накладных не заполнена графа «Отпуск разрешил», не указаны данные о стоимости товаров, не расшифрована подпись должностного лица поставщика в графе «Отпуск груза произвел», не заполнена графа «Груз получил грузополучатель» ;
- в справке о стоимости выполненных работ (форма N КС-3) и акте приемки выполненных работ (форма N КС-2) не указаны даты их подписания ;
- в отчете о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам (форма N М-29), не полностью заполнены все графы .
Иногда контрагент вносит в документ неверные сведения, например:
- в товарных накладных стоимость поставки, указанная цифрами, не совпадает с суммой, указанной прописью ;
- в закупочных актах приведены недостоверные сведения о паспортных данных лиц, у которых приобретен товар .
Наконец, самая серьезная претензия — документ подписан неустановленным лицом, так как руководитель или другое должностное лицо организации-продавца отрицает факт подписания документа.
Однако во всех этих ситуациях можно отстоять расходы и вычеты по НДС. Для этого нужно убедить судей в реальности сделки.
Постановления ФАС СКО от 08.07.2011 N А32-56123/2009; ФАС УО от 30.06.2011 N Ф09-3562/11. Постановление ФАС СЗО от 26.09.2011 N А13-7842/2010. Постановление ФАС СЗО от 18.05.2012 N А52-1706/2011. Постановление ФАС УО от 30.05.2011 N Ф09-2880/11-С3. Постановление ФАС СЗО от 22.04.2011 N А56-40217/2010. Постановление ФАС СКО от 29.09.2011 N А15-2558/2010.
Что возразить проверяющим
Сами по себе дефекты в документах не свидетельствуют о документальной неподтвержденности затрат и вычетов НДС . Главы 21 и 25 НК РФ не содержат норм, по которым к налоговому учету не могут быть приняты первичные документы, оформленные с нарушениями. Определяющим является то, что приобретенные товары (работы, услуги) используются в коммерческой деятельности и приняты к учету. Именно это имеет решающее значение для целей налогообложения . То есть, если товары (работы, услуги) реально приобретены, недочеты в бумагах некритичны.
Примечание
Документы, оформленные от имени несуществующего юридического лица, не могут служить основанием для учета расходов и вычетов НДС . Однако если организация, у которой вы что-то приобрели, была зарегистрирована, но затем на момент заключения договора уже перестала существовать по причине реорганизации, то расходы учесть можно, если доказать, что вы о реорганизации ничего не знали и не могли знать. Например, при заключении договора проверили факт создания и государственной регистрации контрагента, ознакомившись с реестром, размещенным на сайте ФНС. И в нем не было данных о прекращении деятельности этого юридического лица либо о начале процедуры реорганизации .
Что касается подписей на первичных документах, то покупатель не обязан исследовать их достоверность . Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, при том что ваша компания ничего не знала и не должна была знать о фиктивности «автографа», это не лишает вас права учесть расходы и применить вычеты НДС по реальным покупкам . Кроме того, представитель контрагента может отрицать подпись, чтобы уйти от ответственности, ведь в соответствии с Конституцией РФ никто не обязан свидетельствовать против себя .
Примечание
Заметим: если к отказу контрагента от подписи на первичке добавляются другие признаки, на основании которых покупателя можно заподозрить в нечестности, то риск доначислений увеличивается . К таким признакам, в частности, относятся :
— невозможность реального совершения операций с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для этого;
— отсутствие необходимых условий для достижения результатов деятельности (персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств);
— совершение операций с товаром, который не производился в объеме, указанном в документах.
Обмен опытом
Рогачева Галина Николаевна, финансовый директор ЗАО «ФармАссист»
«Достаточно часто налоговые органы вменяют организациям и предпринимателям отсутствие должной осмотрительности при проведении хозяйственных сделок с контрагентами. Так, отсутствие регистрации контрагента в ЕГРЮЛ может повлечь отказ в вычете НДС. В связи с этим многие организации проверяют реальность деятельности лиц, с которыми намерены заключать сделки.
Еще в 2006 г., после выхода Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», в нашей организации был разработан шаблон письма, которое направляется потенциальному поставщику еще на стадии согласования договора. В письме мы, ссылаясь на это Постановление, просим поставщика представить копии свидетельств о регистрации, о постановке на учет в налоговых органах, страниц устава, в которых указан юридический адрес и руководящий орган юридического лица, решения о назначении руководителя организации. Дополнительно самостоятельно проверяем наличие информации о поставщике в ЕГРЮЛ на сайте ФНС http://egrul.nalog.ru.
Как правило, руководитель и главный бухгалтер редко собственноручно подписывают первичные документы, только если ваш поставщик очень небольшая фирма с маленьким штатом. Чаще всего первичные документы и счета-фактуры подписывают лица, производящие отпуск товара, либо менеджеры по работе с клиентами и т.д. Такая ситуация допустима, надо только заранее подстраховаться. Мы всегда запрашиваем у наших поставщиков приказ или доверенность на право подписи. Форма этих документов может быть произвольной, нужно только, чтобы в них было четко указано, кто и какие именно документы имеет право подписывать, и присутствовал образец подписи уполномоченного лица.
Обычно поставщики не возражают и представляют такой пакет документов.
Со своей стороны будьте готовы к тому, что и вас покупатели попросят представить похожий пакет документов, в том числе и приказ на право подписи или доверенность».
