Отгул: как предоставить, ничего не нарушив

Что делать, если работодатель задолжал выходные за несколько лет?

Нередко количество выходных дней, которые работник не использовал, становится велико. Такая ситуация возможна, когда работодатель не спешит предоставлять отгулы или само заинтересованное лицо не оформляет заявление для их получения.

Чтобы избежать этого, самому работнику не целесообразно затягивать с возмещением потраченного времени и получить отгулы как можно скорее.

Если работодатель не готов предоставить их подряд, то следует договориться брать их раз в неделю перед выходными по 1 дню или обсудить иные варианты. Если работодатель постоянно отказывает в предоставлении выходного, обосновывая это производственной необходимостью или другими причинами, следует постараться решить вопрос мирно.

На первом этапе целесообразно написать заявление о возмещении дней и зарегистрировать его. После того как руководство не согласует документ, обратиться с просьбой вынести отказ в письменной форме или предоставить объяснения.

Если работодатель не реагирует на просьбы, либо предоставляет отказ, следует обращаться в специальные инстанции для защиты интересов:

• комиссия по труду;
• прокуратура;
• суд.

В таком случае у работодателя будет проверка, которая закончится как минимум предоставлением оставшихся не использованных дней, а также наказанием в виде штрафа.

В результате, у отгулов нет определенного срока давности. Если работодатель заявляет, что при окончании года у всех накопленных выходных вышел срок, то он нарушает требования законодательства и ущемляет право работника. В этом случае следует договориться мирным путем о предоставлении неиспользованных выходных.

Если решить вопрос без привлечения третьей стороны не удается, то целесообразно обратиться в специальные инстанции. Обращение поможет восстановить справедливость и получить заявителю положенные выходные дни.

Оформление заявления

Заявление пишется на обычной офисной бумаге формата А4. В самом составлении нет никаких сложностей, однако, во избежание недоразумений, желательно ознакомиться с образцами заявлений, которые должны быть у секретарей или делопроизводителей, чтобы в точности соблюсти принятую в организации форму документа.

В ситуациях, когда организация не имеет специально разработанного фирменного бланка заявления на отпуск, стоит составлять его на основе общепринятых правил:

• «шапка» документа располагается справа-сверху бумажного листа. Здесь указывается ФИО того, на чье имя пишется заявление, приводимое в дательном падеже. Как правило, это руководитель. Сперва пишется его должность, фамилия и имя (или инициалы). Ниже заявитель указывает информацию, кто написал прошение: свою должность и имя в именительном падеже;
• под «шапкой», примерно на два-три сантиметра ниже, записывается название типа документа – «заявление», именно с прописной буквы. Ставится оно в центре листа. С точки зрения грамматики русского языка, это слово оканчивает предложение из шапки;
• далее излагается суть: просьба сотрудника к работодателю о предоставлении ему внеочередного отпуска, на определенных основаниях. Обязательно указание причины. Работник, на котором числятся доступные ему дни возможного дополнительного отпуска (по выполнению рабочих задач в праздники/выходные и переработкам), вправе указать семейные или личные обстоятельства в качестве причины. Здесь же указываются и даты начала и окончания отпуска;
• под основной частью заявитель ставит свои реквизиты – личную подпись и ее расшифровку, а также указывает дату составления документа.

Работодатель более охотно пойдет навстречу своему сотруднику в предоставлении ему административного отпуска, если поймет объективную важность причин просьбы о такой услуге. Поэтому крайне важно подробно перечислить веские аргументы для взятия отгула, а идеальным вариантом станут приложенные к заявлению подтверждающие бумаги (свидетельство о рождении ребенка и прочее)

В Интернете можно быстро найти различные образцы заявлений для ознакомления, и, учитывая приведенные правила составления, написать его будет несложно.

Что такое отгул

Несмотря на широкую известность и массовое применение в сфере трудовых отношений, ни один нормативный правовой акт не дает полную характеристику и не раскрывает основной смысл этого понятия. В новой редакции главного законодательного акта о труде слово «отгул» вообще не встречается.

В действующем ранее Трудовом кодексе (28 декабря 2001 г. КЗоТ прекратил свое действие) упоминается лишь однажды в статье об оплате работы в сверхурочное время, и то, в качестве запрета установки подобной компенсации.

Отгул – это больше разговорный термин, обозначающий неявку на работу в обычный трудовой день по какой-либо причине. Его также понимают как рабочее время, используемое подчиненным по личному усмотрению. В официальных документах отгул фигурирует как другой день отдыха, не сочетающийся с выходными по утвержденному графику.

Точное количество рабочих и выходных отражено в производственном календаре, это главный инструмент построения рабочего времени.

В ст. 107 ТК приводится закрытый перечень видов времени отдыха:

• короткий перерыв – обычно 0,5-2 ч, чтобы передохнуть, согреться, принять пищу;
• еженедельный – не менее 42 ч, положен после непрерывного труда в течение продолжительного времени;
• выходные – свободные от работы дни, предоставляются согласно правилам внутреннего распорядка на предприятии;
• праздничные – зафиксированные законодательно нерабочие дни, приуроченные к празднованию событий или памятных дат;
• отпуск – конкретный непрерывный временной промежуток освобождения от трудовой деятельности с сохранением занимаемой должности и места работы. Дается для личных целей в соответствии с локальным актом, определяющим порядок предоставления отпусков. Является основной формой реализации права на отдых.

Отпуск предоставляется каждый год, исчисляется в календарных днях, оплачивается. Согласно ст. 128 ТК РФ при наличии уважительных причин, а также отдельным категориям штатного персонала работодатель вправе предоставить дополнительный, иначе административный отпуск, т.е. за свой счет либо оплачиваемые выходные дни.

Отгул по Трудовому кодексу – отдых сверх плана, за пределами обычного графика. Основным отпуском не считается, т.к. положение работников не должно ухудшаться, а продолжительность оплачиваемого отпуска не может быть меньше установленной нормы. Дополнительные выходные, положенные сотрудникам из числа льготников, к отгулам не относятся, предоставлять их входит в обязанности работодателя. Понятие отгул скорее связывают с различного рода компенсациями.

Как взять отгул? Просто так, самовольно, в любой угодный работнику день взять его не получится.

Условия и порядок выполнения действий, чтобы отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом:

1. Работодатель был должным образом уведомлен о предстоящем невыходе на работу.
2. День отгула стороны согласовали.
3. Причину неявки администрация сочла уважительной, либо обязанность предоставить дополнительный день отдыха возлагается законом или трудовым договором.

Когда может быть предоставлен отгул?

Работник вправе взять дополнительный выходной день на следующих основаниях:

1. Выполнение работы в официальные выходные. Если работник трудится в выходной день или праздник, то работодатель должен произвести ему двойную оплату или предоставить в дальнейшем отгул. На практике доказано, что начальство чаще всего отпускает работника на дополнительный выходной, нежели оплачивает двойную ставку за смену.
2. Прохождение обязательного медосмотра или сдача крови. Если сотруднику необходимо посетить медучреждение в рабочее время, то он может попросить оформить дополнительный выходной. Если же он является донором и сдает кровь, то он вправе претендовать на 2 отгула сразу. При выходе на работу в эти дни, дополнительные выходные могут быть предоставлены в другое время или прикреплены к очередному отпуску.
3. Оформление отгула в счет отпуска. Если сотруднику требуется отгул, то он может взять его. Однако работодатель вправе вычесть это время из отпуска.
4. Выполнение сверхурочных работ. Если работодатель привлекает сотрудника производить работы сверх установленного рабочего времени, то он обязан выдать ему отгул или приплюсовать эти часы к дням отпуска.
5. Получение отгула за свой счет. Если сотруднику нужно оформить дополнительный выходной по семейным обстоятельствам, например, в день свадьбы, то он вправе взять несколько дней неоплачиваемого отпуска.

Дополнительные дни отпуска, согласно трудовому законодательству, работнику можно брать на срок не более чем 5 дней. Инвалидам может быть предоставлено до 60 дней, пенсионерам – до 2 недель, а Ветеранам ВОВ – до 35 дней.

Могут ли отказать?

Работодатель имеет полное право отказать в предоставлении отгула практически во всех случаях.

Есть ряд ситуаций, когда дополнительное время отдыха положено сотруднику хоть и с согласования руководства, но в обязательном порядке:

• за донорство;
• в случае смерти близкого родственника;
• при рождении ребенка;
• при заключении брака.

В последних трех случаях речь идет об обязательном предоставлении неоплачиваемых отгулов до 5 дней.

Однако если работник просит об отдыхе в счет будущей отработки, руководитель может не согласиться на такой вариант. Очевидный риск – увольнение работника по собственной инициативе и невозможность отработки при предоставлении большого периода времени.

Все трудности в получении оплачиваемых дней отдыха осуществляются путем переговоров и поиска наиболее удобного решения для обеих сторон. В результате, получить отдых в рабочее время с последующей отработкой реально. Законодательство напрямую не запрещает использование такого варианта.

Однако обязательным условием выступает согласование с руководителем. При этом директор организации или иное лицо, принимающее решение, вправе отказать в отгуле такого типа. Он имеет определенные риски, поэтому одобрения может и не случиться.

Надо ли оплачивать неиспользованные отгулы

Понятия отгулы по Трудовому кодексу РФ не существует, но мы привыкли употреблять это слово, когда речь идет об отпуске без сохранения заработной платы либо дополнительных выходных днях в счет очередного ежегодного оплачиваемого отпуска. Но если работник своевременно не воспользовался правом на отдых, вправе ли он требовать компенсацию за неиспользованные отгулы при увольнении?

Решать этот вопрос пришлось Самарскому областному суду. С иском обратился работник, у которого накопился 41 день отгулов за ранее отработанное время. Двойную оплату от работодателя он не получал, а брал дополнительные дни отдыха. А за дни, которые не использовал, планировал получить компенсацию при увольнении. И рассчитываться она должна по тому же принципу, как считают выплаты за неиспользованные дни отпуска.

Но судьи не согласились. В Апелляционном определении от 11.06.2019 № 33-7034/2020 сказано, что Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, требующей выплачивать компенсацию за неиспользованные отгулы. Что такое отгул по Трудовому кодексу — непонятно, но приравнивать его к отпуску нельзя, что и сделал работодатель, отказавшись выплатить компенсацию.

Поводы для отгулов

Для неявки на работу сотрудник должен обладать вескими поводами, чтобы оправдать перерыв в работе. Но требуется это только тогда, когда отгул берется из дней ежегодного планового отпуска. Когда же возникают законные и веские основания для дополнительного отпуска, работнику нет нужды обосновывать причины перед руководством.

Законные основания могут быть следующими:

• работник имеет часы переработки за выходы в праздники или выходные, и это сверхнормативное время не оплачено, как это полагается законом, в двойном размере. Переработок может хватить на один день отгула или на несколько, в последнем случае сотрудник может взять их все сразу;
• сотрудник имеет некоторое количество часов, которые он переработал за тот или иной период времени, и руководство организации компенсирует ему трудозатраты предоставлением дополнительного выходного. Это может стать очень эффективным инструментом поощрения персонала.

Но необходимо помнить, что возможность подобного поощрения должна предусматриваться трудовым соглашением компании с персоналом.

Законы о труде допускают замену отгулами денежной компенсации за выходы в выходные и государственные праздники, а также различные переработки, но не определяет ее как обязательную. Работодатель рассмотрит просьбу, но имеет право отказать и выдать компенсацию деньгами. Если же человек против такого решения, ему придется искать пути нахождения консенсуса с руководством.

Перечни законных поводов для взятия отгула указаны в ТК. Составляя юридически грамотное и обоснованное заявление, которое одобрит руководство, необходимо знать их и понимать правовые нормы.

Как оформляется

Для правильного документального оформления потребуется бумага, подтверждающая уведомление сотрудника о предстоящем внеплановом выходе и его согласие не использовать или прервать отдых. Обычно с этой целью выпускают приказ и в нем прописывают компенсацию, в частности обязательство предоставить другой день с указанием точной даты. В этом случае отдельное распоряжение руководителя касательно предоставления отгула можно не издавать, кадровику остается лишь должным образом заполнить первичную учетную документацию по использованию рабочего времени и начислению зарплаты.

В течение какого времени можно использовать заслуженный дополнительный день отдыха? Сроки согласовываются сторонами трудовых отношений, ТК ограничений не накладывает ни на сроки (текущий или последующий месяц), ни на количество эпизодов.

2020 zakon-dostupno.ru

На какой период можно просить отгулы?

Когда работник идет во внеплановый отпуск без сохранения за ним зарплаты, то он вправе рассчитывать на определенный его срок. По закону, работодатель может предоставить не более 5 дней на отгулы по уважительным причинам. Активным донорам в день назначенной сдачи крови также дается отгул, но они обязаны приступить к работе уже на следующее утро.

Важно учитывать и тот факт, что дни отпуска, взятого за свой счет, идут в трудовой стаж, если их число не более 14. Все, что больше, в стаж не засчитывается

Данный нюанс особенно влияет на пенсионные расчеты. Например, работник, отгулявший за год 30 дней дополнительного отпуска, лишится в итоге 16 дней засчитанного стажа в глазах ПФР.

Некоторые типы работников обладают правом на дополнительный отпуск более 5 дней, и работодатель обязан удовлетворить их письменную просьбу. В эти категории входят:

• работающие лица, получающие пенсию по возрасту. Они могут брать отгулы до 14 дней;
• ветераны ВОВ – им предоставляется до 35 дней отгула;
• инвалиды разных категорий – 60 дней;
• поступающие в ВУЗы могут взять отгулы на 15 суток, для подготовки к экзаменам и сдачи;
• поступающие в ССУЗы имеют законное право на 10 дней отгулов;
• студенты-очники могут брать также 15 суток на период сессии и до 4-месячного срока на время подготовки и защиты диплома;
• студентам средне-специальных учебных заведений дается 10 дней отгулов на сессию, и до 2 месяцев – на подготовку и сдачу дипломной работы;
• 14 суток предоставляется родственникам военнослужащих, погибших при исполнении;
• те, кто работает в нескольких организациях по совместительству, могут брать дополнительные дни, число которых равно разнице длительности ежегодных отпусков по главной и дополнительной работе – если отдых на месте совмещения длится дольше;
• обитатели Крайнего Севера и иных определенных законом регионов с особыми условиями имеют закрепленное за ними право на дополнительные отгулы на период, проведенный в дороге от места работы до места, где они проводят отпуск, а также на дорогу обратно. Срок рассчитывается на основании дат в билетах.

Если человек берет отгул, прося вычесть дни из отпуска, то отгулы вычитаются из суммы суток основного отпуска. Взявший 5 суток административного отпуска человек отгуляет впоследствии 23 дня основного отпуска вместо 28.

Проведение отгулов по документам.

Если работник не оформил соответствующим образом свое отсутствие на рабочем месте, это засчитывается как прогул. Прогул может иметь неприятные для человека последствия, поэтому его лучше избегать. Для этого требуется:

• составить заявление на имя руководства на предоставление отгула, приведя в нем уважительные причины этой необходимости;
• подать документ на рассмотрение руководства самолично или через делопроизводителя/секретаря;
• дождаться, пока бумага будет одобрена и подписана директором/руководителем;
• после одобрения издается приказ, с которым работника непременно обязаны ознакомить под подпись.

Есть случаи, когда приказ не делается. Например, когда у сотрудника накопились часы переработки, приказ не делают, достаточно просто заявления. Работодатель не имеет права предоставить отгул без письменного на то заявления своего работника, поэтому документ должен быть. Хотя в случае с переработками он носит характер формальности. И руководитель предприятия должен письменно завизировать на заявлении свое одобрение.

Когда человек приходит на работу, он получает закрепленное законом право получить все сведения о том, на каких условиях предоставляются отпуска и отгулы в компании, куда он устроился. Условия эти указываются либо в трудовом договоре, либо в коллективном.

Если же условия эти нигде не прописаны, то решение о предоставлении отгула принимается только начальством, исходя из его понимания ситуации, интересов организации и личного отношения к сотруднику. Если, к примеру, на период отгула некому будет выполнять обязанности сотрудника, или перед ним стоит некоторая срочная задача, то работодатель вправе отказать в административном отпуске и предложить его замену на денежную компенсацию. Но это не действует в случаях, когда отгулы предоставляются в обязательном порядке, они перечислены выше.

Если сотруднику необходимо взять отгул, крайне важно правильно оформить его документально, это необходимо для сохранения за собой рабочего места – ведь самовольный уход с работы уже считается прогулом и чреват увольнением по неприятной статье. Также надо помнить, что заявление не имеет силы, если написано задним числом, такая бумага не сможет стать оправданием для отсутствия на работе

Когда лучше взять?

Заинтересованное лицо вправе самостоятельно решить, когда удобно использовать дополнительный выходной. Однако время оформления отдыха все же придется согласовать с руководством.

Вариантов использования выходных дней множество, например, при 5-дневной рабочей неделе:

• в середине недели;
• приурочив к нерабочим дням, например, в пятницу или понедельник. Это позволяет продлить выходные;
• перед или после отпуска.

В каждом из перечисленных случаев есть свои преимущества. Например, если работник берет отгул перед выходными или отпуском, это позволяет пусть незначительно, но продлить отдых. Выбор всегда остается на усмотрение работника.

Кроме того, он может воспользоваться отгулами в дни, когда они нужны, но законом напрямую не предусмотрен выходной. Например, на 1 сентября, в день рождения свой или ребенка и т.д.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

Сотрудник, работая в выходной или сверхурочно, должен получить дополнительное время для отдыха. Отказ в возмещении отгулов расценивается как нарушение прав работников.

Оплата отгулов

В соответствии с 153 статьёй ТК РФ отгулы не оплачиваются, если берутся вместо денежной компенсации за переработку.

Оплате подлежит только отгул в счёт оплачиваемого отпуска. Порядок расчёта при этом такой же как и при уходе в отпуск по графику очерёдности. Работодатель обязан произвести расчёт с сотрудником за три дня до первого дня отпуска или ранее. Поэтому если сотруднику нужен срочный выходной (на следующий день), таким видом он воспользоваться не сможет.

Если сотрудник увольняется, но у него есть неиспользованные отгулы, то ему должна быть выплачена компенсация в виде повышенной оплаты за сверхурочную работу или работу в праздник/выходной, либо предоставляются выходные дни (неоплачиваемые) с последующим увольнением. Компенсацию он получит в последний день работы.

Особенности оформления отгула

Как показывает практика, в более чем половине случаев предоставление дополнительного выходного требует официального оформления.

Первое, что требуется работнику, это проинформировать работодателя о своем желании взять один или несколько отгулов

Это необходимо сделать с помощью заполненного от руки заявления с указанием причины, причем неважно, будет ли дополнительный выходной оплачиваемым или нет

Заявление передается в отдел кадров или руководителю лично. Ответственное лицо прикрепляет документ к табелю учета рабочего времени. Это поможет бухгалтерии правильно рассчитать сотруднику заработную плату.

Порядок предоставления отгула выглядит так:

• на первом шаге сотрудник должен договориться с руководителем о получении отгула через заявление;
• после этого начальство согласовывает документ;
• затем создается соответствующий приказ.

Далеко не в каждой организации издается приказ на отгул, поэтому нередко процесс оформления дополнительного выходного заканчивается на написании сотрудником заявления и его дальнейшем принятии.

Можно ли заменить отгул денежной компенсацией?

Работник имеет право по письменному согласованию с работодателем получить вместо внеочередного выходного денежную компенсацию. Как правило, так делают в том случае, когда организация имеет хорошие финансовые возможности и может себе позволить дополнительные выплаты.

Все компенсации выдаются работодателем вместо отгулов только по согласованию сторон. Просто так требовать их выплаты сотрудник не имеет права.

В большинстве случаев руководителю проще отпустить работника на дополнительный выходной, нежели заменить его денежной премией. Однако он по закону не может компенсировать отгул деньгами при таких обстоятельствах, как:

• беременность сотрудницы;
• не предоставление дополнительных выходных в течение более 2-х лет;
• осуществление трудовой деятельности во вредных для здоровья работника условиях;
• выполнение работ сотрудником, не достигшим 18-летнего возраста.

Все вышеперечисленные обстоятельства, согласно ТК РФ, не могут являться основаниями для замены дополнительного дня отдыха деньгами. По закону работодатель не может нарушать права своих сотрудников, поскольку за это он несет ответственность.

Выводы

Работник может получить время отдыха за переработку. Однако прежде, чем пойти отдыхать, нужно убедиться, что с работодателем этот вопрос согласован, оформлен приказ.

Самовольный уход может быть расценен как прогул, что не допустимо. За это можно даже уволить с работы.

Если работодатель отказывается в предоставлении выходного времени, то работник вправе жаловаться в трудовую инспекцию, так как заменить сверхурочное время отдыхом – это право сотрудника, прописанное в ст.152 ТК РФ.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы —