Охрана труда в офисе: пять ошибок, за которые штрафует гит

Что будет нового

1. Электронные трудовые книжки.

2. Электронные трудовые договоры.

Есть еще один важный законопроект, который уже внесен в Госдуму.

Трудовыми договорами, заявлениями об отпуске или увольнении и некоторыми другими кадровыми документами можно будет официально обмениваться в электронном виде.

Но эксперты уже сейчас говорят: будут сложности в подтверждении того, что документ подписан обеими сторонами. А значит, трудовые инспекторы будут особенно дотошны в проверке таких документов.

Про электронные трудовые книжки и правила заключения трудовых договоров мы тоже рассказываем в нашем онлайн-курсе.

• Можно будет продлевать срочный трудовой договор
• Изменят правила уведомления о новых условиях труда
• Будут новые сроки выплаты отпускных.

Изменения 2018 года

В 2018 году самыми важными изменениями в трудовом законодательстве стали повышение размера МРОТ и новый порядок проведения плановых проверок ГИТ.

С 1 января 2018 года МРОТ равняется 9489 рублей. Планируется, что с 2019 года эта сумма будет устанавливаться каждый год и равняться прожиточному минимуму для взрослого гражданина России за второй квартал предшествующего года.

Напомним, что в регионах можно устанавливать свой размер МРОТ, но он не должен быть ниже федеральной «минималки».

С этого года плановые трудовые проверки будут проводиться по проверочным листам – это регламентирует Постановление Правительства РФ от 08.09 2017 г. № 1080. Эти правила будут действовать в отношении работодателей, относящихся к категории умеренного риска, уже с 1 января 2018 года. А с 1 июля нынешнего года – и для остальных категорий. Узнать свою категорию риска предприниматель может из Постановления Правительства РФ от 16.02.2017 N 197.

Кто имеет право присвоить категорию риска? При определении к категории высокого риска – главный госинспектор труда РФ или его заместитель; если присваивается значительная, средняя или умеренная «рискованная» категория – главный госинспектор труда в субъекте РФ или его заместитель.

Если работодатель оставлен без внимания и особая категория не присвоена, значит, ваша компания имеет низкую категорию риска. Но чтобы не попасть врасплох, рекомендуем на всякий случай познакомиться с графиком проверок, который утвердила на 2018 год трудовая инспекция.

Сведения о работодателях с риском выше среднего опубликованы на официальном сайте Роструда.

Соответствующий запрос поможет вам узнать свою категорию риска – для этого нужно направить запрос в Госинспекцию труда. В течении 15 дней должны ответить.

Каков же порядок проведения проверки по чек-листам? Проверочные листы будут использовать для проведения плановой проверки – их будет 154 штуки. На сайте Роструда уже сейчас можно найти большинство из них.

Проверочные листы – по сути просто список вопросов. Эти специальные контрольные вопросы охватывают самые значимые требования ТК РФ 2018 года, которые касаются работодателя. Чек-листы не будут применяться во время внеплановых проверок.

Вопросы проверочных листов коснуться тех аспектов, которые связаны с правами работников: оплатой труда, режимом работы, договорами, больничными и т.д

Пристальное внимание разработчики вопросников уделили охране труда, нарушение требований которой может привести к тяжелым последствиям –травмам или смерти работника. Трудовой инспектор обязан ограничиться вопросами, которые есть в чек-листе

Бояться штрафов от Государственной инспекции труда не придется, если соблюдать ТК РФ и не нарушать законы. Помните, обиженные сотрудники смогут не только потребовать с вас материальные выплаты через суд, но и предъявить претензию по моральному ущербу. Компании, которые часто попадают на «карандаш» инспекторов в Государственной инспекции труда, редко имеют высокую репутацию.

Ошибка 4. Инспектор не уведомил о результатах проверки

Инспектор после проверки обязан составить: акт проверки, предписание — если выявил нарушение обязательных правил, протокол и постановление — если он привлекает работодателя к административной ответственности. Со всеми документами инспектор обязан ознакомить руководителя компании (п. 7ст. 18 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, п. 7 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н). Один экземпляр инспектор должен вручить руководителю компании или уполномоченному представителю. Если их на месте нет, документ должны направить заказным письмом с уведомлением о вручении. Акт, предписание или протокол, направленные простым письмом, — это нарушение требований закона. В этом случае работодатель может написать заявление в ГИТ, и результаты проверки признают недействительными (ст. 20 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Инспектора, который допустил это нарушение, могут привлечь к административной ответственности (ст. 19.6.1 КоАП). Ему вынесут предупреждение или оштрафуют до 5000 руб., а за повторное нарушение — до 10 000 руб. или дисквалифицируют до 1 года (ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП).

Пример. Заместитель руководителя инспекции издал распоряжение о проведении внеплановой документарной проверки ООО «Отдых». По результатам проверки инспектор составил акт и направил его руководителю компании «Отдых» почтой простым письмом, чем нарушил требование закона (ч. 4 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП).Судья квалифицировал действия инспектора по труду как грубое нарушение — он не представил акт о проведенной проверке руководителю компании надлежащим образом. Инспектора по труду оштрафовали на 5000 руб.

(Постановление Самарского областного суда от 29.09.2016 № 4а-1075/2016).

Санкции со стороны инспектора

Трудовая комиссия может проверить деятельность компании по заявлению от незаконно уволенного или обиженного сотрудника. Причем проверка Государственной инспекции труда может быть плановой (раз в три года) и внеплановой. После выявления нарушения при проверке предпринимателя ждет повторная инспекция в течение одного месяца.

Согласно УК РФ, инспектор вправе выписать штраф работодателю, если нарушение будет подтверждено. Но чаще всего инспекция по труду ограничивается административным штрафом и предписанием для компании. Причем для устранения незначительных нарушений инспектор сначала предложит выполнить предписание, и, только когда рекомендации будут не исполнены, налагается штраф. Размер штрафа зависит от типа нарушения и от того, является ли оно злостным.

Согласно КоАП ст. 19.5, на само невыполнение предписания от трудовой инспекции тоже налагается отдельный штраф: на физическое лицо – 1-2 тыс. руб. или отстранение от должности на 1-3 года; на юридическое лицо – 10-20 тыс. руб.

Ниже представлены самые распространенные штрафы, которые может выписать Государственная инспекция труда предпринимателю:

1. По ст. 143 УК РФ, за нарушение безопасности труда, которое привело к тяжкому вреду здоровья работника, – 200 тыс. руб. или размер заработной платы за полтора года. Как альтернатива предлагаются исправительные работы на 2 года либо заключение под стражу на 1 год. За нарушение техники безопасности, которая привела к смерти сотрудника, – тюремное заключение на 3 года, отстранение от должностных обязанностей на 3 года.
2. По ст. 145 УК РФ, отказ принять на работу беременную женщину или ее увольнение, а также увольнение женщины с детьми до 3-летнего возраста – штрафные санкции в размере 200 тыс. руб. либо в размере заработной платы за полтора года и принудительная отработка на 120-180 часов.
3. По ст. 145.1 УК РФ, за удержание заработной платы либо пенсии, а также стипендии сроком более двух месяцев с преследованием личных интересов работодателя – штрафные санкции 120 тыс. руб. или заработная плата за 1 год. В качестве альтернативы запрет на определенный вид деятельности на 5 лет, заключение под стражу на 2 года. Если задержки по выплатам имели тяжкие последствия, то налагается штраф в размере 500 тыс. руб. В качестве альтернативы лишение свободы на 5 лет.

Штрафные санкции ГИТ в крупных размерах стали возможны после вступления в силу ФЗ № 203-ФЗ. До вступления документа в силу максимальный штраф взимался в размере до 100 тыс. руб. Предпринимателям в некоторых случаях было проще заплатить штраф, чем исправлять нарушения.

Некоторые нарушения статей КоАП РФ тоже облагаются штрафными санкциями после проверок трудовой инспекции:

1. Ст. 5.27: при нарушении закона об охране трудовой деятельности с должностных лиц взимается штраф 5 тыс. руб., с юридических лиц – 10-30 тыс. руб. и отстранение от деятельности сроком до 3 месяцев.
2. За повторное административное наказание по той же причине, что и в первый раз по ст. 5.27, предприниматель отстраняется от деятельности на 1-5 лет.

Штраф ГИТ выписывает сразу после проверки. Оплатить можно через банки или на сайте налоговых органов. Отчет об оплате представляется в комиссию ГИТ по месту регистрации предпринимателя.

Выявив следующие нарушения в сфере охраны труда на производстве, государственная инспекция выписывает штраф в размере: с сотрудника – 3 тыс. руб., с юридического лица – 10-30 тыс. руб.:

• Невыполнение на производстве нормативов по охране труда, например необеспечение работникам профилактического питания.
• Несоблюдение вашими работниками мероприятий по безопасности при осуществлении процессов и манипуляций с оборудованием или инструментами.
• Неиспользование во время производственного процесса защитных средств: одежды, перчаток, обуви, масок. Защитные средства должны стираться и дезинфицировать работодателем.
• Несоблюдение работодателем нормативов по продолжительности рабочего дня и выходных (рабочая смена не более 12 часов, более продолжительное рабочее время должно оговариваться в трудовом договоре и оплачиваться как сверхурочное).
• Разрешение и допуск сотрудника к рабочему месту до прохождения инструктажа по технике безопасности.
• Нарушение трудового законодательства РФ ст. 213 и непредоставление сотрудникам ежегодных диспансеризаций. Обязательные медицинские осмотры были введены в 2004 году.
• Отсутствие на производстве должностного лица, ответственного за охрану труда.

За что штрафует трудовая инспекция

Предписания ст. 5.27 КоАП РФ описывают взыскания за отступление от установленных трудовых норм. За такое правонарушение в сфере трудового законодательства виновным назначают штраф, достигающий 50 тысяч рублей. Если факт отступления от правил выявляется повторно, то взыскание будет увеличено до 50-70 тысяч рублей.

Если начальник совершил допуск к работе гражданина, с которым не заключен трудовой договор, то штрафная санкция составит 10-20 тысяч рублей. Руководство, которое неправомерно отказывается от оформления трудовых отношений или оформляет контракт ненадлежащим образом, будет наказано взысканием до 100 тысяч рублей. Повторное привлечение субъекта к ответственности за отказ от составления трудового договора грозит штрафом до 200 тысяч рублей.

Если руководство компании допустило несоблюдение предписаний по охране труда, сумма денежного взыскания составит до 80 тысяч рублей. Аналогичное наказание применяется за нарушение порядка ведения специальной оценки трудовых условий или отказ от ее проведения. Материальное взыскание в сумме до 130 тысяч рублей устанавливается за неправомерный допуск к трудовой деятельности сотрудника, не прошедшего:

• ознакомление с нормами по охране трудовой деятельности;
• проверку полученных после обучения знаний по технике безопасности;
• обязательное освидетельствование у психиатра;
• предварительный осмотр после принятия на работу;
• периодический осмотр у врача.

Отсутствие у персонала индивидуальных средств защиты по вине работодателя наказывают штрафом, сумма которого достигает 150 тысяч рублей. Если руководство предприятия повторно совершает аналогичные нарушения техники безопасности на производстве, инспектор:

• назначит штраф, составляющий 100-200 тысяч рублей;
• вынесет решение о приостановке деятельности организации на определенный срок.

Нарушение органом, осуществляющим проверку трудовых условий, порядка ее проведения влечет штраф, равный 70-100 тысячам рублей. Если факт отступления от регламентированных условий специальной проверки выявляется вновь, виновный наказывается приостановлением деятельности или штрафом, достигающим 200 тысяч рублей.

Денежное взыскание в размере до 200 тысяч рублей грозит юридическим лицам, которые:

• отказались от выполнения законного предписания государственного служащего, деятельность которого направлена на защиту трудовых прав работников;
• ненадлежащим образом исполнили предписания властного органа, уполномоченного на надзор за соблюдением трудовых прав рабочего персонала.

В отдельных случаях юридические лица могут быть подвергнуты уголовному наказанию. Так, в ст. 143 УК РФ описывается состав преступления, предусматривающий нарушение правил по охране трудовой деятельности лицами, которые обязаны соблюдать их.

Наказание по УК РФ назначается, если неосторожные действия виновного вызвали наступление тяжкого вреда здоровью другого лица. В этом случае виновный наказывается денежным взысканием (400 тысяч рублей) или лишением свободы. Дополнительной мерой наказания является лишение права заниматься каким-либо видом деятельности.

Увольнение беременной сотрудницы или матери ребенка до 3-х лет, необоснованный отказ в принятии соискателя на работу влечет штраф до 200 тысяч рублей или обязательные работы. Отказ от выплаты заработной платы или других обязательных платежей более 3-х месяцев влечет назначение штрафа в размере до 120 тысяч рублей, принудительные работы или лишение свободы.

За что сейчас чаще всего штрафуют трудовые инспекторы

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

Первый кадровый документ, который у вас потребуют при проверке. Ошибки там, в основном, связаны с тем, что работодатели не включают в документ все обязательные условия.

По ст. 189 ТК РФ, ПВТР должны регламентировать порядок приема и увольнение, права, обязанности и ответственность сторон, режима работы и отдыха, меры поощрения и взыскания. Все это (без исключения!) надо описать в Правилах.

2. Положение об оплате труда.

Один из самых важных локальных нормативных актов. Его всегда проверяют инспекторы. Несмотря на то, что он не является обязательным ЛНА.

Почему правильность оформления системы оплаты труда становится еще важнее? Дело в том, что уже скоро инспекторы по труду будут взыскивать долги по зарплатам без суда.

Только за 2017 года в результате проверок Роструда было выплачено 20 918 128 руб.

3. Выплата премий.

Премии — излюбленная тема для рытья со стороны инспекторов.

Когда премия определена как обязательная часть заработной платы, то выплата должна быть ежемесячно.

Если в документах есть такой пункт, а премию не выплатили — это не что иное, как неполная выплата в установленный срок заработной платы. Ответственность за это нарушение установлена ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб., а ст. 145.1 УК РФ предусматривает штраф до 120 тыс. руб. или лишение свободы до одного года.

Мы защитим вас от штрафов инспекторов и уголовки из-за ошибок в кадровых документах. Проходите наш онлайн-курс «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок».

Записывайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат Центра обучения «Клерка». Потоковой системы нет, учитесь тогда, когда вам удобно.

Посмотрите первое видео курса:

Хочу купить за 6332,5 вместо 7450 руб.

4. Признание ГПД трудовым.

Это тоже сплошь и рядом.

«Масла в огонь» подлил Верховный Суд, который обозначил признаки, когда отношения с исполнителем признают трудовыми.

Таких признаков 11.

Все про сравнение трудового и гражданско-правового договора будет в дополнительных материалах к курсу про кадровый учет.

5. Индексация зарплаты.

Эксперты рассказывают: еще в 2017 году инспекторы обычно говорили: если в компании есть локальный нормативный акт об индексации, ее надо проводить, если нет — не нужно.

А уже сейчас позиция стала другой: термин в законодательстве есть, следовательно, проводить ее необходимо, хотя порядок не указан ни в одном документе. И основная сложность в том, что ее внедрение — небыстрый процесс, ведь придется разработать алгоритм, коэффициенты, согласовать в компании. А ГИТ все это требует уже сейчас.

Это лишь часть самых проблемных кадровых документов. Посмотрите весь список в плане нашего курса.

И главное, о чем забывают работодатели: все штрафы инспекторы любят разносить по каждому отдельному работнику. Так что санкции могут выливаться в сотни тысяч.

Ошибка 2. Инспектор пришел с проверкой, которой нет в плане

Общая характеристика внеплановых проверок ГИТ

С плановой проверкой ГИТ могут приходить в компанию не чаще одного раза в три года (ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Узнайте, включили ли вашу компанию в план проверок на текущий год заранее — план проверок есть на сайте территориальной ГИТ или Генпрокуратуры. Если вы нашли свою компанию в плане, но с момента последней плановой проверки не прошло три года — подайте заявление об исключении компании из плана проверок в территориальную ГИТ (форма заявления, утв. постановлением Правительства от 26.11.2015 № 1268).

В случае когда инспектор пришел с плановой проверкой раньше положенного по закону срока, не избегайте проверки. Если не допустите инспектора в здание компании или не выполните его требования — будет штраф. В зависимости от того, как инспектор квалифицирует это действие, вас могут привлечь к ответственности:

• за неповиновение законному распоряжению инспектора — штраф до 4000 руб. (ст. 19.4 КоАП);
• воспрепятствование законной деятельности инспектора — штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП);
• невыполнение требования инспектора о представлении образцов продукции, документов или сведений, необходимых для проверки в сфере технического регулирования, — до 300 000 руб. (ст. 19.33 КоАП).

Инспектор ГИТ обязан уведомить вас о плановой проверке за три рабочих дня до ее начала (п. 12 ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Если он этого не сделал, суд признает проверку незаконной (п. 1 ч. 2 ст. 20Федерального закона № 294-ФЗ).

С внеплановой проверкой инспекторы придут, если истек срок исполнения ранее выданного предписания об устранении нарушения, в инспекцию поступило заявление о возможном нарушении трудового законодательства, работник обратился с просьбой проверить условия и охрану труда на рабочем месте и т. д. О внеплановой проверке компанию обязаны уведомить за 24 часа до ее начала. Исключение — если инспектор узнает, что есть угроза жизни и здоровью работников, компания не выплачивает зарплату или работник заявит, что нарушили его права.

Если пришли с внеплановой проверкой — выясните, на каком основании проводят проверку. Если проверку проводят без законных оснований, обжалуйте в вышестоящую инспекцию труда или суд.

Что изменилось в прошлом году?

Каждый год законодательство РФ пересматривается, и в силу вступают новые правила. Новый трудовой закон был принят в 2016 году и вступил в силу 1 января прошлом году.

В первую очередь в трудовое законодательство были внесены изменения о минимальном размере заработной платы. Размер средней зарплаты был привязан к среднему прожиточному минимуму в каждом отдельном регионе.

Второе важное изменение в ТК РФ ждало любителей поболеть. По временной нетрудоспособности порядок исчисления денежного пособия начал выплачиваться с учетом следующих изменений:

1. Выплата в размере средней заработной платы начисляется сотрудникам со стажем от 15 лет.
2. Для сотрудников, которые отработали более 8 лет на производстве, размер пособия рассчитывается в размере 80% от средней заработной платы.
3. Остальные работники получают пособие в размере 60% от среднего месячного заработка.

С 2017 года штрафы ГИТ выписывают только самым нерадивым работодателям. Система санкций была пересмотрена и смягчена. Работодатель после первого нарушения получает предупредительное предписание, и только при его невыполнении инспекторы смогут выписать штраф.

Штрафные санкции налагаются только на работодателей, которые повторно нарушили трудовое законодательство. Закон выявил множество недовольных отзывов от работников, так как выполнение и соблюдение правил до повторного нарушения будет полностью на совести владельца компании.

Нарушение № 1: не проводятся медосмотры

Медосмотры — первое, на что инспектор обратит внимание. Закон предусматривает несколько видов медицинских осмотров: предварительные, периодические, предрейсовые, послерейсовые, а также психиатрические освидетельствования

Перечень вредных производственных факторов и работ, при которых визиты к врачам обязательны, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее — Перечень № 302н). Есть три категории работников, про чьи медосмотры чаще всего забывают работодатели.

Работники до 18 лет. Перед тем как принять несовершеннолетнего на работу, его нужно направить на предварительный медосмотр (ст. 69 ТК РФ). Затем посещать врачей придется ежегодно, пока работнику не исполнится 18 лет (ст. 266 ТК РФ). Работодатели часто пренебрегают этой обязанностью, за что получают штрафы от ГИТ.

Водители. Штатным водителям нужно обеспечить психиатрические освидетельствования, а также предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые медосмотры (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196- ФЗ). Многие работодатели не хотят тратить время и деньги на посещение врачей. Поэтому не берут водителей в штат, а пользуются услугами транспортных компаний. Эти компании не только предоставляют водителей, но и следят за их медосмотрами. Претензий по вопросам охраны труда к работодателю, который использует их труд, у ГИТ быть не должно.

Другое дело — штатные работники, которые пользуются служебными автомобилями по собственному усмотрению. Один день они могут ездить на общественном транспорте, а другой — на автомобиле. При этом работодатель не обязывает управлять таким транспортным средством в целях исполнения трудовых обязанностей. Это могут быть, например, торговые представители, которые разъезжают по клиентам.

Инспекторы считают, что такие работники выполняют функцию водителей. Следовательно, должны проходить психиатрические освидетельствования и медосмотры. Компания оспорит предписание и штрафы, если по условиям трудового договора в обязанности работника не входит перевозка грузов или пассажиров. А автомобиль предоставлен работнику в качестве меры социальной поддержки, и он вправе использовать его в личных целях.

Пользователи компьютеров. Большинство офисных работников проводит основную часть рабочего времени за компьютерами. Излучение компьютеров вредно для зрения. Поэтому такие работники проходят медосмотр при поступлении на работу, а также периодически посещают врачей (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340–03, утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118 и п. 3.2.2.4 Перечня № 302н). Инспектор оштрафует компанию, которая не организовала медосмотры пользователей компьютеров.

Чтобы не проводить медосмотры, некоторые компании указывают в локальных актах и трудовых договорах, что работники используют компьютеры менее 50% рабочего времени. Инспекторы знают об этом и проверяют, действительно ли у работников такие условия. Если нет, работодатель получит предписание с требованием проводить медосмотры.

У инспектора не будет претензий, если работники действительно используют компьютеры менее 50% рабочего времени. Например, часть времени они работают с документами, часть проводят на совещаниях, а часть в разъездах. Такие обязанности работников должны быть зафиксированы в должностных инструкциях или трудовых договорах.

Предписания ГИТ по охране труда законны

Недочеты в охране труда — всегда очевидные нарушения. Поэтому трудовой инспектор вправе обязать работодателя их устранить.

Суды отменяют предписания и штрафы, если трудовые инспекторы разрешают индивидуальные трудовые споры. Например, когда они обязывают выплатить проценты за просрочку зарплаты, отменить приказ об увольнение или предоставить отпуск. В такие вопросы инспекция вмешиваться не должна. Их работники и работодатели решают в судебном порядке .

Но с нарушениями охраны труда все иначе. Суды считают такие нарушения очевидными. Это значит, что инспекция вправе на них отреагировать. Например, обязать работодателя провести спецоценку, направить работников на медосмотры, обучение по охране труда или выдать им средства индивидуальной защиты.

Работодатель не сможет оспорить предписание только на том основании, что инспектор разрешил индивидуальный трудовой спор. Как следствие, законны и штрафы ГИТ за нарушение правил охраны труда.