Назначение выездной проверки
Документальная выездная проверка может быть связана с двумя видами контроля. Первый вид контроля — за правильностью расходования организацией средств на цели обязательного социального страхования (выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременных и ежемесячных пособий на детей и т.д.). Кроме того, в рамках данного вида контроля проверяется правильность исчисления и уплаты добровольных взносов, перечисляемых организациями, применяющими специальные налоговые режимы. Процедура такой проверки регламентируется Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденными Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 (далее — Методические указания N 2).
Документы применяются начиная с 9 июля 2008 г. — Примеч. ред.
Примечание. Возможность продлить срок камеральной проверки Методическими указаниями N 1 не предусмотрена.
Второй вид контроля — за правильностью начисления и уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также за расходами организации в счет уплаты этих взносов. Процедура данной проверки регулируется Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утвержденными Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 82 (далее — Методические указания N 3).
Оба вида контроля могут осуществляться в ходе одной проверки (п. 2 Методических указаний N 2 и п. 3 Методических указаний N 3). Поэтому порядок проведения этих видов документальных выездных проверок един и не зависит от целей контроля. Отличаются только формы документов, которые сотрудники ФСС РФ оформляют при назначении, проведении и окончании контрольных мероприятий. Например, при назначении выездной проверки одновременно по двум видам контроля составляются два решения, в которых указывается цель каждой проверки.
Независимо от целей проверки в число проверяемых обычно попадают организации, уже включенные территориальными отделениями ФСС РФ в предварительные списки кандидатов на проверку по итогам камерального контроля, а также те, у кого были значительные расходы на обязательное социальное страхование и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Примечание. Кандидатов на выездную документальную проверку ФСС РФ отбирает при помощи Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»).
Кроме того, по каждому из видов контроля есть еще свои специальные критерии. Так, обязательно проверят организации, которые систематически получают от Фонда социального страхования значительные суммы на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний или в счет возмещения своих расходов на цели социального страхования (выплату пособий, оздоровление детей и др.).
Поводом для проверки страховых взносов на травматизм может стать задолженность организации, нерегулярность представления формы 4-ФСС РФ, а также резкое изменение сумм выплат в пользу работников при их неизменной численности.
Примечание. Сигналом для проведения выездной проверки может послужить представление организацией двух расчетных ведомостей подряд, в которых величина расходов превышает сумму начисленных страховых взносов.
О назначении проверки, ее целях и составе проверяющих руководитель территориального отделения ФСС РФ либо его заместитель выносит специальное решение . С этим документом представителей организации должны ознакомить под роспись непосредственно в день начала проверки (п. 5 Методических указаний N 2 и п. 5 Методических указаний N 3).
Формы решений о проведении документальной выездной проверки страхователя утверждены в Приложениях N 1 к Методическим указаниям N N 2 и 3.
Какие подготовить документы к выездной проверке ФСС
Согласно п.7 ст. 26.16 закона № 125-ФЗ, в рамках выездной проверки могут быть затребованы документы не более, чем за 3 последних года, предшествующих году вынесения решения о проверке. Т.е. для проверок, проводимых в 2020 г. проверяемыми периодами станут 2017-2019 гг. Кроме того, проводиться выездная проверка должна не чаще одного раза в три года.
Проверке подлежат:
- точность расчета суммы взносов на «травматизм»;
- выплаты по несчастным случаям на производстве;
- выплаты по профессиональным заболеваниям.
Поскольку проверка может проводиться совместно с ИФНС, могут проверить также правильность начисления расходов на обязательное социальное страхование, в т.ч.:
- больничные;
- декретные;
- пособия по уходу за ребенком.
Как правило, работодателю следует подготовить к проверке по взносам на «травматизм» следующие документы:
- учредительные документы;
- учетная политика;
- лицензии;
- локальные акты об организации труда;
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- трудовые и коллективные договора;
- трудовые книжки;
- приказы о приеме на работу;
- табели учета рабочего времени;
- договоры ГПХ;
- выписки операций по кассе и расчетному счету;
- расчетные ведомости по зарплате за последние 3 года;
- листки нетрудоспособности;
- справки-расчеты по всем пособиям, а также выплатам в связи с несчастными случаями;
- отчеты 4-ФСС за проверяемый период.
Перечень не полный, т.к. специалисты вправе затребовать и другие документы в зависимости от цели проверки. Например, проверяя законность произведенных расходов на выплату пособий, могут запросить копии свидетельств о рождении детей сотрудниц- «декретниц», заявления и приказы о предоставлении декретных отпусков и т.п.
Работодателю важно следить за тем, чтобы основной пакет документов был надлежащим образом оформлен
Когда ждать изменений
Выездные проверки ФСС с ФНС станут реальностью в ближайшее время. Документ подписан сторонами и уже вступил в силу. Поэтому следующая выездная проверка в вашу компанию (надеемся, что она случится нескоро) уже пройдет с участием инспекторов из двух ведомств.
Что касается доступа ФНС к трудовым договорам, то в Минфине, куда ФНС направила свои предложения, заявили, что пока не видят необходимости в изменениях. Впрочем, этого и следовало ожидать, учитывая, что система электронного кадрового документооборота еще на стадии разработки и поэтапного внедрения. К ней, как к наиболее выгодному варианту ведения документов, в том числе кадровых, чиновникам еще надо подготовить большинство компаний. А если сразу сообщить, что доступ к документам появится у налоговиков, сотрудников ПФР, Минтруда, ФСБ и еще ряда контролирующих органов, у многих предпринимателей отпадет желание участвовать в таком нововведении.
Кроме того, сделать электронный кадровый документооборот обязательным для всех работодателей невозможно: небольшие компании все равно получат возможность вести документы на бумаге, как это предусмотрено сейчас для налоговой и статистической отчетностей.
Тем не менее, нельзя исключать, что уже через 5-7 лет система электронных трудовых договоров станет частью крупного информационного проекта, позволяющего автоматизировать контрольные функции государства. Сюда же планируется ввести подсистему, содержащую данные из трудовых книжек работников, которые помогут отслеживать стаж граждан для дальнейшего назначения и начисления им пенсий.
Но пока говорить о конкретных сроках повсеместного внедрения электронного кадрового документооборота слишком рано. Инициативу чиновников еще должны поддержать законодатели, и в каком варианте будут одобрены изменения, а главное — когда их придется внедрять работодателям — вопрос открытый.
Какие документы может требовать ФСС России при выездной проверке
ФСС России может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:
являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.
Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Например, сотрудники фонда могут требовать копии:
расчетно-платежных ведомостей;
больничных листов;
договоров гражданско-правового характера;
документов, необходимых для оформления пособий;
табелей учета рабочего времени;
трудовых книжек;
документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) и т. п.
Ситуация: может ли ФСС России при проверке признать гражданско-правовой договор ничтожным?
Да, может.
В ходе своих проверок представители ФСС России анализируют основания, по которым производились те или иные выплаты в пользу сотрудников. При этом особенно тщательно они проверяют содержание именно гражданско-правовых договоров. Ведь выплаты по таким договорам не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Некоторые организации «экономят» на этой части страховых взносов и заключают со штатными сотрудниками договоры подряда. Хотя перечень работ в них пересекается с теми, что относятся к основным трудовым обязанностям этих сотрудников.
Если проверяющие докажут, что гражданско-правовой договор носит характер трудового, они признают его ничтожным (мнимым, притворным). На это они укажут в акте проверки и доначислят организации страховые взносы. Обращаться в суд фонд не будет, ведь ничтожные сделки, в отличие от оспоримых, считаются недействительными независимо от того, подтверждено это судебным решением или нет. Обращаться в суд в этом случае придется организации, если, конечно, она намерена доказать, что признаков трудовых отношений в договоре нет и фонд неправомерно доначислил взносы. Основные различия трудового и гражданско-правового договора можно посмотреть в таблице.
Кроме того, можно не только в суде, но и в вышестоящем отделении фонда.
Это следует из статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктов 1, 3 статьи 166, статьи 170 Гражданского кодекса РФ, части 4 статьи 11 Трудового кодекса РФ.
Пример признания недействительным договора подряда, заключенного со штатным сотрудником
А.С. Кондратьев работает в организации «Альфа» менеджером по трудовому договору с 2013 года. В его обязанности входит продажа и установка кондиционеров. Есть норма: не менее 50 кондиционеров в месяц. Оклад Кондратьева – 15 000 руб.
В январе 2014 года «Альфа» дополнительно заключила с ним гражданско-правовой договор. Согласно договору Кондратьев обязан выполнять работу по продаже и установке кондиционеров сверх плана. Оплата труда по гражданско-правовому договору составляет 10 процентов от оклада с каждого заказа сверх нормы.
По гражданско-правовому договору Кондратьеву выплатили:
- 87 200 руб. в 2014 году;
- 124 800 руб. в 2015 году.
Территориальное отделение ФСС России в 2016 году провело выездную проверку «Альфы» за 2014 и 2015 годы. Сотрудники территориального отделения фонда пришли к выводу, что отношения между организацией и Кондратьевым по гражданско-правовому договору имеют признаки трудовых (ст. 15–16, 56–59 ТК РФ):
– сотрудник по гражданско-правовому договору выполняет ту же самую работу, которая входит в его обязанности по трудовому договору;
– он подчиняется Правилам трудового распорядка.
В связи с этим проверяющие переквалифицировали гражданско-правовой договор с Кондратьевым в трудовой и доначислили страховые взносы.
С сумм, начисленных Кондратьеву по притворному гражданско-правовому договору за 2014 и 2015 годы, организации пришлось заплатить в ФСС России:
- страховые взносы в размере 6148 руб. ((87 200 руб. + 124 800 руб.) × 2,9%);
- штраф 1260 руб. (6148 руб. × 20%) по статье 47 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Ситуация: может ли ФСС России при проверке произвести выемку документов?
Нет, не может.
Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица ФСС России при выездной проверке, установлен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:
доступ на территорию плательщика взносов;
истребование документов при проведении проверки.
Закон не дает сотрудникам фонда право на выемку документов. Поэтому даже если у них есть основания считать, что документы будут уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.
